FAQ - Software für die Online-Einreichung

Allgemeine Informationen

Wo finde ich die Software für die Online-Einreichung?

Was kostet die Nutzung der Software für die Online-Einreichung?

Nichts. Der Dienst ist kostenlos.

Was benötige ich vom EPA, um Unterlagen online einreichen zu können?

Sie brauchen eine Smartcard, ein Smartcard-Lesegerät (einschließlich Software) sowie die eigentliche Software für die Online-Einreichung.

Wo bekomme ich eine Smartcard?

Eine Smartcard können Sie online anfordern. Dann erhalten Sie ein Startpaket mit einer Smartcard und  einem Smartcard-Lesegerät. Ihre Smartcard ist fünf Jahre gültig.

Kann ich über die EPA-Website www.epo.org Patentanmeldungen einreichen?

Ja. Es stehen zwei Optionen für die Einreichung über unsere Website zur Verfügung:

Welche Unterlagen kann ich mit der Software für die Online-Einreichung einreichen?

Mit der Software für die Online-Einreichung (OLF) können Sie Folgendes direkt beim EPA einreichen: EP-Anmeldungen (EP(1001E2K)), Euro-PCT-Anmeldungen (Euro-PCT(1200E2K)) und PCT-Anmeldungen (PCT/RO/101), Nachreichungen im EP-Verfahren einschließlich Beschwerden (EP(1038E)) und Unterlagen zum Einspruchsverfahren EP(Oppo), nachgereichte Unterlagen im PCT-Verfahren (PCT-SFD) sowie das Formblatt PCT-DEMAND (PCT/IPEA/401). Außerdem können bei nationalen Patentämtern, die eine Online-Einreichung per OLF-Software zulassen (DE, FI, GB, NL, PL, SE, SK usw.), nationale Patentanmeldungen sowie die Formblätter EP(1001E2K) und PCT/RO/101 eingereicht werden. UP 7000 (Antrag auf einheitliche Wirkung) - im Demo-Modus, UP 7038 (Europäisches Patent mit einheitlicher Wirkung – Begleitschreiben für nachgereichte Unterlagen) - im Demo-Modus.

Online Einreichung SP14

Muss ich aktualisieren?

Ja.

Das Installationspaket für Version 5.14 ist ab sofort (umfasst alle Updates bis einschließlich 1. July 2022) verfügbar.

Bitte beachten Sie, dass V5.14 eine neue Version des Thin Client umfasst, die aktualisiert werden muss.  

EP-Updates nach dieser Version werden nur für V5.14 verfügbar sein. Wir raten daher dazu, das Update zu installieren, um Verfahrensbeeinträchtigungen zu vermeiden.

Die PCT-RO-Version vom 1. April 2022 (Version 3.51.275) einschließlich PCT-Gebühren-Updates zum 1. July 2022 ist in diesem Paket enthalten und wird nicht gesondert zur Verfügung gestellt.

Die Deinstallation früherer Versionen ist nicht erforderlich.

Wie aktualisiere ich?

Laden Sie das komplette Paket herunter, starten Sie es und folgen Sie dann den Anweisungen auf dem Bildschirm. Ausführliche Anweisungen zur Installation enthält die Installationsanleitung.

Installieren Sie weitere Pakete in chronologischer Reihenfolge (beginnend mit dem ältesten) oder aktivieren Sie die Funktion "Live Update", sobald das komplette Paket installiert wurde.

Frühere Versionen nicht deinstallieren, Sie könnten dabei Ihre Datenbank löschen.

Wie überprüfe ich die Server-Version?

Klicken Sie im Dateimanager auf Hilfe > Info.

Im Fenster Über EPO Online-Services Datei-Manager werden die Installationsart und die Build-Nummern der aktuell installierten Module angezeigt. Es ist wichtig, dass Sie diese Daten parat haben, wenn Sie mit der Kundenbetreuung sprechen.

Im unteren Bereich finden Sie Informationen zu allen installierten nationalen Verfahren.

Um alle Plug-ins zu sehen, scrollen Sie den unteren Teil des Fensters nach unten.

Wie überprüfe ich die Thin-Client-Version?

Öffnen Sie den Installationsordner der Software für die Online-Einreichung (bei Einzelplatzinstallationen in der Regel C:\Program Files (x86)\EPO_OLF5; wenn Sie nur den Thin Client installiert haben: C:\Program Files (x86)\EPO_OLF5-TC).

Suchen Sie die ausführbare OLFClient.exe und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf OLFClient.exe.

Gehen Sie auf Eigenschaften, wählen Sie Details und zeigen Sie die Dateiversion an.

Wie installiere/aktualisiere ich den Thin Client?

Bevor Sie einen Thin Client installieren, sollten Sie bereits einen OLF-Server in Ihrem Netzwerk installiert haben.

Zur Installation des Thin Client können Sie entweder wieder die Installationsdatei OLF514.exe nutzen oder die Installationsdateien für den Thin Client. Sie finden die Installationsdateien OLF514client.exe und OLF514client.msi nach der Installation des OLF-Servers auf dem Server-Rechner im Programmordner C:\Program Files (x86)\EPO_OLF5\ThinClient_v500 (C:\Program Files\EPO_OLF5\ThinClient_v500 in einem 32-Bit-Betriebssystem).

Die aktuelle Version der Thin-Client-Installationsdateien können Sie auch von der Website des EPA herunterladen: Software herunterladen

Mit der Datei OLF514client.exe können Sie den Thin Client auf allen Windows-Betriebssystemen installieren und aktualisieren, ohne vorhandene Clients vorher deinstallieren zu müssen.

Wenn Sie OLF514client.msi verwenden wollen, müssen Sie vorhandene Clients vorher deinstallieren.

Mit einer Batch-Datei können Thin Clients auch im Silent Mode installiert werden.

Ausführliche Anweisungen zur Installation und Informationen zur Verwendung des Silent Mode enthält die Installationsanleitung.

Was ist im Komplettpaket für SP14 enthalten?

Das komplette Installationspaket für SP14 umfasst alle Updates bis einschließlich 1. July 2022. Ausführliche Informationen finden Sie in der ReadMe-Datei: Dokumentation herunterladen

Spätere Pakete in chronologischer Reihenfolge (beginnend mit dem ältesten) auf SP14 installieren. Die Updates werden kumulativ bereitgestellt, d. h. Sie müssen pro Kategorie (EP, IB, national) nur das jeweils neueste Update installieren, da es alle früheren noch anwendbaren Updates umfasst.

Muss ich danach zusätzliche Patches installieren?

Ja.

Das komplette Installationspaket für SP14 umfasst alle Updates bis 1. July 2022 einschließlich Plug-ins nationaler Ämter. Weitere Pakete finden Sie auf der Seite Software herunterladen. Spätere Pakete in chronologischer Reihenfolge (beginnend mit dem ältesten) auf SP14 installieren. Die Updates werden kumulativ bereitgestellt, d. h. Sie müssen pro Kategorie (EP, IB, national) nur das jeweils neueste Update installieren, da es alle früheren noch anwendbaren Updates umfasst.

Wie lange dauert die Installation?

Da es sich bei der SP14-Installation um ein Komplettpaket handelt, geht die Installation deutlich schneller als die Installation mehrerer Patches. Die genaue Installationszeit hängt vom jeweiligen System ab.

Während der Installation erscheint eine Pop-up-Meldung, dass die Schriftart Arial Unicode nicht gefunden wird. Was soll ich tun?

Suchen Sie zunächst die Schriftartdatei arialuni.tff.

  • Sie befindet sich vermutlich im Verzeichnis C:\Windows\Fonts.
  • Kopieren Sie die Datei arialuni.tff in das Installationsverzeichnis der Online-Einreichung, z. B. C:\Programme (x86)\EPO_OLF5.
  • Starten Sie den Installationsvorgang neu.
  • Wenn Sie nun während der Installation aufgefordert werden, die Schriftart anzugeben, wählen Sie die Datei arialuni.tff im oben genannten Ordner (z. B. C:\Programme (x86)\EPO_OLF5).

Smartcards und Soft-Zertifikate

Benötige ich eine Smartcard, um mit der Software für die Online-Einreichung Patentanmeldungen erstellen zu können?

Für die Erstellung von Anmeldungen benötigen Sie keine Smartcard, wohl aber für deren Online-Übermittlung an das EPA und an die meisten nationalen Ämter.

Wie kann ich überprüfen, ob mein Smartcard-Lesegerät richtig installiert ist und die Smartcard von meinem PC erkannt wird?

Öffnen Sie das Utility-Modul von cryptovision. Wenn Token-Label und -ID Ihrer Smartcard angezeigt werden, funktioniert Ihr Smartcard-Lesegerät.


Was sind Soft-Zertifikate, und werden sie vom EPA akzeptiert?

Ein Soft-Zertifikat ist eine Datei mit Zertifikaten, die denen auf einer Smartcard ähneln, aber nicht auf dem Chip einer Smartcard gespeichert oder dort gesichert sind. Derzeit akzeptiert das EPA keine Anmeldungen, die per Soft-Zertifikat unterzeichnet sind oder ihm per Soft-Zertifikat mit der Software für die Online-Einreichung übermittelt wurden. PCT/RO/101-Formblätter, die mit PCT-SAFE und einem WIPO-Zertifikat erstellt wurden, können hingegen online eingereicht werden.

Wie kann ich meine Smartcard wieder entsperren, wenn ich dreimal hintereinander meine PIN-Nummer falsch eingegeben habe?

Technische Voraussetzungen und Hardware-/Software-Fragen

Zwischen welchen Installationsarten kann ich bei der Software für die Online-Einreichung wählen?

Sie können die Software als Einzelplatz- oder als Netzversion installieren. Folgen Sie dazu einfach den Anweisungen in der Installationsanleitung und im Installationsprogramm.

Bei Version 5 der Software ermöglicht das Paket "Thin Client MSI" die Verwendung von Befehlszeilen zur Netzinstallation mit "silent mode" und Parametereinstellung.

Informationen zur Aktualisierung des "Thin Client"-Moduls finden Sie in der Installationsanleitung unter folgendem Link:

Welche Systemanforderungen gelten für eine Einzelplatz- bzw. eine Netzinstallation der Software für die Online-Einreichung?

Die empfohlene Hardware-Mindestausstattung für die Online-Einreichung finden Sie in der ReadMe-Datei.

Hinweis: Die Software für die Online-Einreichung läuft nicht auf Mac- oder Linux-Servern. Das EPA bietet keine Unterstützung für Emulationen auf Mac- oder Linux-Rechnern an.

Hinweis: Die Online-Einreichung läuft zwar in einer Terminalemulations-Umgebung, aber das EPA bietet keinen Unterstützungsservice für den Fall an, dass die Software für die Online-Einreichung auf einem Microsoft-Windows- oder einem Citrix-Terminal-Server bzw. in Verbindung mit einem Terminal-Emulator betrieben wird.

Wo finde ich was in der Verzeichnisstruktur (Version 5 der Software für die Online-Einreichung)?

Für alle Verfahren gibt es eigene Verzeichnisse.

Jedes Plug-in hat zusätzliche Unterverzeichnisse:

bin - mit der Ausführungsdatei (*.exe) und etwaigen *.bin-Dateien zum schnelleren GUI-Start

\data - mit den temporären Verzeichnissen pro Vorgang

\config - mit allen Definitionen und Konfigurationen des Plug-ins

Das \db-Verzeichnis enthält die Datenbank-Dateien.

Das \fm-Verzeichnis enthält die Dateien des Datei-Managers.

Die DTD-Dateien befinden sich in \fop\config\dtd oder aber in einem \dtd-Unterverzeichnis innerhalb des Plug-in-Verzeichnisses.

Welche Versionen des Adobe Acrobat Reader werden von der Software für die Online-Einreichung benötigt? Werden auch andere PDF-Reader unterstützt?

Sie benötigen Version 11 oder DC des Adobe Acrobat Reader. Andere PDF-Reader und Acrobat-Versionen werden nicht unterstützt.

Ich erhalte ständig die Fehlermeldung "Adobe Acrobat is not installed". Was muss ich tun?

Installieren Sie Adobe Acrobat Reader neu.

Meine OLF-Datenbank ist zu groß. Wie kann ich sie bereinigen?

Mit den Backup-Funktionen von Server-Manager können Sie in der Online-Einreichung Ihre vollständige Datenbank sichern (backup), wiederherstellen (restore) und leeren (empty). Wir empfehlen, vor der Leerung der Datenbank die bereits übermittelten Einreichungen zu exportieren (Anleitung s. Benutzerleitfaden, Abschnitt 13, Server-Manager).

Die Registerkarte Backup zeigt eine Liste aller Sicherungsdateien in Ihrem Sicherungsverzeichnis mit Datenbank-Typ, Dateiname und Erstellungsdatum. Das Sicherungsverzeichnis legen Sie in den Einstellungen (Settings) fest.

Button

Funktion

Beschreibung

Backup

Sicherungskopie der kompletten Datenbank in einer komprimierten Archiv-Datei anlegen

Restore

Wiederherstellen der Datenbank aus einer Sicherungsdatei

Delete file

Löschen einer Sicherungsdatei

Empty database

Leeren der Datenbank. Bestimmte Daten der Produktionsdatenbank können in die neue Datenbank übernommen werden.

Refresh

Aktualisieren der Liste von Sicherungsdateien, die sich im Standard-Sicherungsverzeichnis befinden

Die Exportfunktionen im Server-Manager können nur auf die Produktionsdatenbank angewendet werden.

Wenn Sie mit der Funktion Export eine Anmeldung exportieren, wird eine neue ZIP-Datei mit dem Nutzerzeichen der Anmeldung als Dateiname erzeugt. Ist im Exportordner bereits eine gleichnamige ZIP-Datei vorhanden, z. B. Beispiel_Oppo.zip, werden die folgenden ZIP-Dateien Beispiel_Oppo_001.zip, Beispiel_Oppo_002.zip usw. genannt. Das Gleiche passiert, wenn zwei oder mehr Anmeldungen ein identisches Nutzerzeichen haben.

Sie können Dateien auch in einem einzigen Vorgang aus der Datenbank exportieren und löschen:

  • Markieren Sie das Kästchen Delete items from database after archiving (Elemente nach dem Archivieren aus der Datenbank löschen).
  • Klicken Sie auf das Symbol Export. Klicken Sie nicht auf Cancel (Abbrechen), während das Fenster mit der Export-Fortschrittsanzeige noch geöffnet ist: Dadurch werden die bis dahin verarbeiteten Anmeldungen gelöscht, aber nicht exportiert.

Die Anmeldungen werden exportiert und endgültig aus der Datenbank gelöscht. Wenn Sie sie in der Datenbank wiederherstellen möchten, können Sie dafür die Funktion Import im Datei-Manager oder Server-Manager nutzen. Die Funktion Restore überschreibt die gesamte Datenbank vollständig und stellt den Zustand wieder her, der beim Erstellen der Sicherungskopie bestand, d. h. alle seit dem Backup erstellten Anmeldungen gehen verloren.

Die ausführliche Anleitung finden Sie ebenfalls im Benutzerleitfaden, Abschnitt 13, Server-Manager.

Aktuelle Fragen zur Einreichung und Übermittlung

Beim Versuch, PDF-Dateien an meine PCT-Anmeldung anzufügen, erhalte ich eine Validierungsmeldung in gelber oder roter Schrift. Was soll ich tun?

Die Vorschriften für das Anfügen von PDF-Dateien sind beim PCT-Verfahren noch strenger als beim EP-Verfahren. Achten Sie daher bitte darauf, dass Ihre PDF-Dokumente folgende Anforderungen erfüllen:

  • kompatibel mit Adobe Portable Document Format Version 1.4
  • nicht komprimierter Text zur Erleichterung der Suchfunktion
  • unverschlüsselter Text
  • keine eingefügten OLE-Objekte
  • alle Schriftarten sind eingebettet und für die Weitergabe lizenziert

Sollte das Problem weiterhin auftreten, kontaktieren Sie uns oder wenden Sie sich direkt an die WIPO.

Um sicherzustellen, dass die von Ihnen erzeugte PDF-Datei von der Software für die Online-Einreichung gelesen werden kann, können Sie den Amyuni PDF Converter verwenden. Bitte kontaktieren Sie uns für eine kostenlos herunterladbare Version des Amyuni PDF Converter.

Immer wenn ich versuche, an eine EP-Anmeldung ein PDF-Dokument anzufügen, erhalte ich die folgende Fehlermeldung: "The PDF file you tried to attach does not comply with Annex F standard. Some fonts used in it have not been embedded". Was kann ich tun?

Um Konformität zu gewährleisten, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr PDF-Generator und die entsprechenden PDF-Dateien folgende Kriterien erfüllen:

  • Alle Schriftarten müssen eingebettet und für die Weitergabe lizenziert sein (Ausnahme: Base 14 Fonts werden auch akzeptiert, wenn sie nicht eingebettet sind).
  • Der Text ist nicht komprimiert, um die Suche zu erleichtern.
  • Die PDF-Datei ist nicht verschlüsselt.
  • Die PDF-Datei wurde mit Version 1.4 (oder höher) erstellt.
  • Die PDF-Datei enthält keine eingebetteten OLE-Objekte.

Wenn Sie mit Ihrem firmeneigenen Scanner PDF-Dateien aus Papierunterlagen erzeugen, sollten Sie die Scanner-Einstellungen entsprechend anpassen.

PDF-Dateien, die Seiten im Hoch- und im Querformat enthalten, werden akzeptiert.

Die PDF-Datei darf nicht elektronisch signiert sein. (Ausnahmen: beglaubigte Kopien von Prioritätsunterlagen, die den Verwaltungsvorschriften zum PCT, Teil 7 und Anlage F genügen und digital signiert werden können; sie können online eingereicht werden, allerdings nur über die Online-Einreichung (OLF) und die Online-Einreichung 2.0; weitere Informationen finden Sie in ABl. EPA 2018, A94. Darüber hinaus können über die Online-Einreichung, die Web-Einreichung oder die Online-Einreichung 2.0 Unterlagen mit qualifizierter elektronischer Signatur eingereicht werden, die als Nachweis zur Stützung von Anträgen auf Eintragung von Rechtsübergängen gemäß den Regeln 22 und 85 EPÜ und von Lizenzen oder anderen Rechten gemäß Regel 23 EPÜ dienen; s. ABl. EPA 2021, A86.)

Hinweise: US-Prioritätsunterlagen können nur im A4-Format eingereicht werden. Qualifizierte elektronische Signaturen, die Referenzlinks oder eine Validierung über externe Websites erfordern, werden nicht akzeptiert.

Es kann vorkommen, dass der EPA-Client für die Online-Einreichung bei einer PDF-Datei fälschlicherweise feststellt, dass sie nicht mit Anlage F konform ist, und sie daher nicht akzeptiert. Unter Umständen werden auch Dateien abgelehnt, wenn das Seitenformat von A4 geringfügig überschritten ist. (Abmessungen bis 312 mm x 227 mm (A4 + 5 %) bzw. bis 12,28 inch x 8,94 inch (US-Letter + 5 %) sind zulässig.)

Um sicherzustellen, dass die von Ihnen erzeugte PDF-Datei von der Software für die Online-Einreichung gelesen werden kann, können Sie auch den Amyuni PDF Converter verwenden. Bitte kontaktieren Sie uns, diese Software ist bei uns erhältlich.

Wo kann ich im Formblatt für den Eintritt in die europäische Phase (Formblatt Euro-PCT(1200E2K)) angeben, dass ein ergänzender internationaler Recherchenbericht (SISR) vorliegt, den eine für die ergänzende internationale Recherche bestimmte Behörde (SISA) nach dem PCT erstellt hat?

Sie können auf in der internationalen Phase erstellte ergänzende internationale Recherchenberichte hinweisen, indem Sie im Formblatt Euro-PCT(1200E2K) auf "Anmerkungen" klicken und dort die entsprechenden SISAs eintragen. Eine Kopie des ergänzenden internationalen Recherchenberichts muss nicht eingereicht werden, da die WIPO ihn direkt an das EPA übermittelt.

Hinweis: Falls Sie Anspruch auf eine Ermäßigung der Gebühr für die ergänzende europäische Recherche haben, können Sie dies angeben, indem Sie auf "Gebühren" klicken und in der Registerkarte "Gebührenauswahl" unter "Ermäßigung" den Wert manuell ändern.

Wie fülle ich das Feld "Zahl der Ansprüche, für die Sie bezahlen möchten" in den Formblättern Euro-PCT(1200E2K) und EP(1001E2K) aus?

Dieses Feld ist wie folgt auszufüllen:

Müssen Sie keine zusätzlichen Anspruchsgebühren zahlen, geben Sie "0" ein (s. auch die von der Software für die Online-Einreichung generierte Überprüfungsmeldung im obigen Screenshot).

Müssen Sie Gebühren für zusätzliche Ansprüche zahlen und wissen Sie bereits, wie viele Ansprüche es insgesamt sind, so geben Sie diese Zahl ein (einschließlich der ersten 15 gebührenfreien Ansprüche). Wollen Sie nicht für alle, sondern nur für bestimmte Ansprüche Gebühren zahlen, können Sie diese Ansprüche im Feld "Anmerkungen" angeben.

Wissen Sie noch nicht, wie viele Ansprüche es sind, so geben Sie ebenfalls "0" ein.  Sie haben dann die Möglichkeit, die Gebühren später zu entrichten, wenn Sie genau wissen, wie viele Ansprüche Ihre Anmeldung umfasst.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie als Zahlungsart "Automatischer Abbuchungsauftrag" wählen, werden alle Gebühren bei Fälligkeit automatisch abgebucht und dieses Feld wird außer Acht gelassen.

Ich möchte das Formblatt Euro-PCT(1200E2K) einreichen, aber die PCT-Schrift (die internationale Anmeldung) wurde noch nicht veröffentlicht. Wie kann ich die vorzeitige Bearbeitung beantragen und die Seitenzahl von Beschreibung, Ansprüchen und Zeichnungen eingeben, wenn ich beim Eintritt in die regionale Phase keine Änderungen vornehmen möchte?

Die Berechnung der Seitenzahl und etwaiger Seitengebühren muss ausgehend von den beim zuständigen Anmeldeamt eingereichten Unterlagen vorgenommen und im Feld "Seitenzahl" die entsprechende Zahl eingegeben werden. Das EPA überprüft die Richtigkeit der Angaben und die korrekte Zahlung der Seitengebühren, wenn es die Unterlagen nach Artikel 20 PCT von der WIPO erhalten hat. Bitte geben Sie die Seitenzahl bei "Internationale Anmeldung in der veröffentlichten Fassung" ein.

Um anzugeben, dass Sie den Eintritt in die europäische Phase durch einen Antrag auf vorzeitige Bearbeitung beschleunigen wollen, klicken Sie außerdem das folgende Kästchen an:

Ich möchte ein elektronisch signiertes Dokument in Bezug auf ein Prioritätsrecht, einen Rechtsübergang oder eine Lizenz einreichen. Wie muss ich vorgehen?

Beglaubigte Abschriften von Prioritätsunterlagen, die den Verwaltungsvorschriften zum PCT, Teil 7 und Anlage F entsprechen (s. ABl. EPA 2018, A94), sowie Unterlagen, die als Nachweis zur Stützung von Anträgen auf Eintragung von Rechtsübergängen gemäß den Regeln 22 und 85 EPÜ und von Lizenzen oder anderen Rechten gemäß Regel 23 EPÜ dienen (s. ABl. EPA 2021, A87), können mit qualifizierter elektronischer Signatur über die Online-Einreichung (OLF) oder die Online-Einreichung 2.0 eingereicht werden. Beglaubigte Abschriften von Prioritätsunterlagen können nicht über die Web-Einreichung eingereicht werden.

Qualifizierte elektronische Signaturen, die Referenzlinks oder eine Validierung über externe Websites erfordern, werden nicht akzeptiert. Bei manchen dieser Signaturen erscheint die Fehlermeldung "Das PDF-Dokument ist offenbar verschlüsselt. Entfernen Sie es und laden Sie ein unverschlüsseltes PDF-Dokument hoch."
Entfernen Sie die Datei, beheben Sie das Problem mit der Signatur und laden Sie die Datei erneut hoch.

Für die Einreichung über die Online-Einreichung, die Web-Einreichung und die Online-Einreichung 2.0 müssen elektronisch signierte Unterlagen, die nach den Regeln 22, 23 und 85 EPÜ eingereicht werden, bestimmte Standards erfüllen:

  • Das Dokument muss den Anforderungen der Anlage F entsprechen.
  • Alle qualifizierten elektronischen Signaturen müssen Teil des Dokuments sein.

Die Signaturen dürfen nicht separat geschickt werden, eine Validierung über eine externe Website erfordern oder als Bild verwendet werden.

Für weitere Informationen zur Verwendung qualifizierter elektronischer Signaturen bei PDF-Dokumenten wenden Sie sich bitte an Ihren PDF-Softwareanbieter (z. B. Acrobat Help).

Tools - Vorlagen - Funktionen

Kann ich Nutzerprofile für die Online-Einreichung erstellen und den einzelnen Nutzern bestimmte Rechte zuweisen?

Ja. Nutzerprofile können im Datei-Manager unter Hilfsmittel ? Nutzerverwaltung erstellt werden.

Kann ich mein Adressbuch in die Software für die Online-Einreichung importieren bzw. daraus exportieren?

Ja. Klicken Sie im Datei-Manager auf Hilfsmittel ? Adressbuch und anschließend auf Datei ? Importieren/Exportieren.

Kann bei der Netzinstallation der Software für die Online-Einreichung eine Anmeldung von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden?

Nein. Auf einen Entwurf können mehrere Personen gleichzeitig zugreifen, auf eine Anmeldung jeweils nur eine. Sobald ein Nutzer eine Anmeldung öffnet, wird sie für den Zugriff durch andere Nutzer gesperrt. Wenn andere Nutzer versuchen, die Anmeldung zu öffnen, erhalten sie die Aufforderung, es später noch einmal zu versuchen oder sie schreibgeschützt zu öffnen.

Beschwerdeverfahren

Mit welchem Formblatt reiche ich Unterlagen im Beschwerdeverfahren online ein?

Unterlagen im Beschwerdeverfahren können nur über die Online-Einreichung (OLF) und die Online-Einreichung 2.0 mit dem Formblatt EP(1038E) eingereicht werden.

Kann das Formblatt EP(1038E) auch von anderen Beteiligten des Beschwerdeverfahrens als dem Beschwerdeführer verwendet werden?

Ja. Das Formblatt EP(1038E) kann von allen am Beschwerdeverfahren Beteiligten genutzt werden. Die konkrete Parteistellung ergibt sich dabei aus den Angaben in dem Schreiben bzw. den angefügten Unterlagen, die eingereicht werden. Die Registerkarte Namen kann unausgefüllt bleiben, aber selbst wenn sie ausgefüllt wird, ist den Bediensteten der Beschwerdekammereinheit bewusst, dass hier nicht alle relevanten Angaben gemacht werden können. Lässt sich ein Beteiligter vertreten, sollte der Name des Vertreters in dem entsprechenden Feld angegeben werden.

Nationale Ämter

Wo finde ich nationale Plug-ins für die Online-Einreichung?

Nationale Plug-ins können entweder von dieser Website oder von den Websites der betreffenden nationalen Ämter heruntergeladen werden. Alle gegenwärtig verfügbaren Plug-ins werden automatisch mit der vollständigen Installation der jeweils aktuellen Software für die Online-Einreichung installiert. Informationen über deren Aktivierung/Deaktivierung im Server-Manager finden Sie in der Installationsanleitung ("Andere Verfahren").

Beim Versuch, mit der Software für die Online-Einreichung eine Anmeldung bei einem nationalen Patentamt einzureichen, erhalte ich immer eine Fehlermeldung. Was kann ich tun?

Bitte wenden Sie sich bei Problemen mit der Einreichung nationaler Patentanmeldungen an das betreffende nationale Amt.

Kann ich mit meiner EPA-Smartcard Patentanmeldungen online bei nationalen Ämtern einreichen?

Ja. Bei den meisten nationalen Ämtern der EPÜ-Vertragsstaaten können Sie Ihre EPA-Smartcard für die Einreichung von Patentanmeldungen verwenden.

Sie müssen Ihre Smartcard dafür beim entsprechenden nationalen Amt registrieren. Wählen Sie für die Kontaktdaten das betreffende Land aus der Liste aus: Online-Einreichung bei nationalen Ämtern

Benötige ich eine INPI-Smartcard, um Patentanmeldungen online beim französischen Patentamt einzureichen?

Nein. Sie können Ihre EPA-Smartcard zusammen mit der Cryptovision-Software benutzen. Allerdings müssen alle Smartcards registriert werden, bevor sie für die Einreichung von Unterlagen beim INPI verwendet werden können. Vorhandene INPI-Smartcards, die den Gemalto Classic Client erfordern, können bis zu ihrem Ablaufdatum weiterhin genutzt werden. Für sonstige Fragen wenden Sie sich bitte an INPI-Direkt.

Auf der Website habe ich gesehen, dass ein Tool für die Registrierung von EPA-fremden Smartcards zur Verfügung steht. Welche Karten sind damit gemeint?

Derzeit gibt es nur zwei EPA-fremde Karten, die für Online-Transaktionen mit dem EPA zugelassen sind. Diese sind:

  • FINUID (herausgegeben von der finnischen Regierung für finnische Staatsbürger)
  • Ceres (herausgegeben für spanische Staatsbürger)

Aktualisierungen

Kann ich mich automatisch benachrichtigen lassen, wenn neue Software erscheint?

Sie können die Funktion "Live Update" im Server-Manager aktivieren. Klicken Sie auf Einstellungen => Live Update und wählen Sie System für die Aktualisierung der Software aktivieren. Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie die für Sie relevanten EPÜ-Vertragsstaaten unter Hilfsmittel => Einstellungen => Systemeinstellungen => Staaten angekreuzt haben. Wenn Live Update aktiviert ist, werden die Updates für das EP-Verfahren, das PCT-Verfahren und die ausgewählten nationalen Verfahren automatisch durchgeführt.

Sie können einstellen, wie oft Ihre Software nach Aktualisierungen suchen soll, indem Sie im Feld Nach Aktualisierungen suchen alle nn Tage den gewünschten Wert eingeben. Das System benachrichtigt Sie in den ausgewählten Zeitabständen, wenn neue Software erscheint. Wir empfehlen, beim ersten Start der Software die Einstellung "1" zu wählen, bei der täglich nach Aktualisierungen gesucht wird. In der Registerkarte Einstellungen des Server-Managers können Sie eigene und/oder fremde E-Mail-Adressen eingeben. Alle dort registrierten Nutzer erhalten eine automatisch generierte E-Mail, sobald ein neues Update verfügbar ist.

Bitte beachten Sie, dass Sie die Updates erst herunterladen müssen, bevor Sie sie installieren können. Mit dem Herunterladen ist der Aktualisierungsprozess aber noch nicht abgeschlossen. Sie müssen die Updates auch installieren, damit sie in die Software für die Online-Einreichung integriert werden.

Bei der Installation einiger großer Patches öffnet sich ein separates Download-Fenster mit einem Link zum Herunterladen des Patches.

Fragen zur Umwandlung (PDF, PatXML)

Wie wandle ich meine Unterlagen in PDF-Dateien um, die ich dann bei der Online-Einreichung anfügen kann?

Das EPA bietet das Tool Amyuni PDF Converter an, das für die Erstellung von PDF-Dateien gemäß dem Standard "Anlage F" konfiguriert ist.

Nachdem Sie dieses Tool installiert haben, klicken Sie im Dokument auf Datei => Drucken, wählen in der Druckerliste Amyuni PDF Converter aus und klicken auf OK. Dann müssen Sie noch einen Dateinamen angeben, unter dem die erzeugte PDF-Datei gespeichert wird. Der Amyuni PDF Converter ist als normaler Drucker konfiguriert und kann Daten aus allen Programmen konvertieren, die über eine Druckfunktion verfügen.

Sie können auch jeden anderen PDF-Konverter verwenden, sofern die erzeugten PDF-Dateien dem Standard "Anlage F" entsprechen. Wenn Sie den Amyuni PDF Converter verwenden, können Sie sicher sein, dass dieser Standard eingehalten wird.

Bitte kontaktieren Sie uns für eine kostenlos herunterladbare Version des Amyuni PDF Converter.

Wie kann ich Patentanmeldungen in XML erstellen?

Dazu verwenden Sie PatXML; diese Software ermöglicht es Ihnen, mit Microsoft Word technische Unterlagen zu EP- und PCT-Anmeldungen im XML-Format (eXtensible Markup Language) zu erstellen.

Was ist das Archiv für unkonvertierte Dateien im Rahmen der Online-Einreichung?

In das Archiv für unkonvertierte Dateien können Sie die Unterlagen (Beschreibung, Ansprüche, Zusammenfassung, Zeichnungen), die Sie Ihrer Anmeldung im PDF- oder XML-Format angefügt haben, als ZIP-Datei im Originalformat (z. B. MS Word) aufnehmen.

Einreichung von Sequenzprotokollen

Wie kann ich im Rahmen einer internationalen Anmeldung Protokolle von Nucleotid- und/oder Aminosäuresequenzen einreichen, die dem Textformat gemäß Anlage C des WIPO-Standards ST.26 entsprechen?

Markieren Sie unter Biologisches Material des Formblatts PCT/RO/101 das Kästchen Die Beschreibung enthält ein Sequenzprotokoll.

Gehen Sie zu Inhalt und doppelklicken Sie auf Sequenzprotokoll. Fügen Sie ein Sequenzprotokoll gemäß dem WIPO Standard ST.26 (XML oder ZIP) bei. 
Sequenzprotokolle im PDF-Format sind nach dem WIPO-Standard ST.26 nicht zulässig.

Ich muss Sequenzprotokolle einreichen ‒ soll ich den WIPO Standard ST.26 oder ST.25 verwenden?

Das internationale Anmeldedatum entscheidet darüber, ob Sequenzprotokolle nach WIPO-Standard ST.26 oder ST.25 einzureichen sind.

Der WIPO-Standard ST.25 gilt weiterhin für Anmeldungen mit einem internationalen Anmeldedatum vor dem 1. Juli 2022. Anmeldungen mit einem internationalen Anmeldetag am oder nach dem 1. Juli 2022 müssen dem WIPO-Standard ST.26 entsprechen.

Weitere Informationen zu den geänderten Erfordernissen für Sequenzprotokolle finden Sie im ABl. EPA 2021, A97.

Ich habe vor der Aktualisierung vom 1. Juli 2022 Sequenzprotokolle erstellt, aber noch nicht eingereicht. Kann ich sie in dieser Form noch einreichen?

Nein. Ab dem 1. Juli 2022 müssen Sequenzprotokolle dem WIPO-Standard ST.26 entsprechen, damit die Anforderungen nach Regel 30 (1) EPÜ erfüllt sind.

Der WIPO-Standard ST.26 ist der international vereinbarte Standard für die Darstellung von Nucleotid- und Aminosäuresequenzprotokollen in XML (eXtensible Markup Language). Die aktuelle Fassung des Standards ist auf der Website der WIPO verfügbar. Er beschreibt die Formerfordernisse für die Einreichung von Sequenzprotokollen und erläutert, wie die darin enthaltenen Sequenzen darzustellen sind.

Bei Anmeldungen, die unterzeichnet und sendebereit sind, aber nicht mehr vor der Aktualisierung vom 1. Juli 2022 eingereicht wurden, müssen Sie alle angehängten, dem WIPO-Standard ST.25 entsprechenden Sequenzprotokolle entfernen und sie vor der Einreichung gemäß dem WIPO-Standard ST.26 neu formatieren.

Dasselbe gilt für Anmeldungsentwürfe, die nicht mehr vor der Aktualisierung vom 1. Juli 2022 unterzeichnet wurden: Alle angehängten Sequenzprotokolle, die nach WIPO-Standard ST.25 erstellt wurden, müssen entfernt und gemäß  WIPO-Standard ST.26 neu formatiert werden.

Weitere Informationen zu den geänderten Erfordernissen für Sequenzprotokolle finden Sie im ABl. EPA 2021, A97.

Welche Dateiformate sind nach dem WIPO-Standard ST.26 zulässig?

Sobald der WIPO Standard ST.26 am 1. Juli 2022 in Kraft tritt, müssen Sie Ihre Sequenzprotokolle entweder als XML-Datei oder als ZIP-Datei (mit einer XML-Datei) anhängen.

Kann ich mehr als eine Sequenzprotokoll-Datei einreichen?

Nein. Ab dem 1. Juli 2022 können Sie nur noch eine Sequenzprotokoll-Datei einreichen.

Wie kann ich Sequenzprotokolle erstellen, die dem WIPO-Standard ST.26 entsprechen?

Neben einigen kommerziell erhältlichen Produkten kann Ihnen die kostenlose WIPO-Software WIPO Sequence bei der Erstellung von Sequenzprotokollen helfen, die dem WIPO-Standard ST.26 entsprechen.

Es steht Ihnen frei, jedes beliebige XML-Editingtool zu verwenden, um Ihr Sequenzprotokoll zu erstellen, solange es zum Zeitpunkt der Einreichung dem WIPO-Standard ST.26 entspricht. Allerdings ist der WIPO-Standard ST. 26 kompliziert, weshalb dringend empfohlen wird, nur Software zu verwenden, die speziell für diesen Zweck entwickelt wurde.

Warum ist im Reiter Teilanmeldung das Kästchen Das Amt wird gebeten, [...] schon vorausgewählt?

In der Registerkarte Antrag von Form EP(1001E2K) im Reiter Teilanmeldung ist das Kästchen Das Amt wird gebeten, [...] schon vorausgewählt. Dadurch kann das Amt eine Kopie des standardkonformen Sequenzprotokolls, das im Rahmen der früheren (Stamm-)Anmeldung eingereicht wurde, im XML-Format und nur für die Zwecke der Recherche (d. h. nicht als Teil der Beschreibung) in die Akte der Teilanmeldung aufnehmen (siehe ABl. EPA 2021, A97, Nr. 18). Das Sequenzprotokoll der früheren Anmeldung wird nicht automatisch in die Akte der Teilanmeldung aufgenommen, wenn Sie ein dem Standard ST.26 entsprechendes Sequenzprotokoll als Teil der Beschreibung der Teilanmeldung einreichen oder wenn das in der früheren Anmeldung vorliegende Sequenzprotokoll nicht dem WIPO-Standard ST.26 entspricht.

Wenn Sie nicht möchten, dass das EPA eine Kopie des für die frühere Anmeldung eingereichten Sequenzprotokolls in die Akte einer Teilanmeldung aufnimmt, sollten Sie das Häkchen manuell entfernen.

Unterschriften

Muss ein dem Formblatt EP(1038E) beigefügtes Schreiben unterzeichnet sein, wenn das Formblatt selbst von einem bestellten zugelassenen Vertreter unterzeichnet ist?

Die Formalsachbearbeiter überprüfen etwaige Unterschriften: wenn entweder das Formblatt EP(1038E) oder das Schreiben von einem bestellten zugelassenen Vertreter unterzeichnet ist, ist das Dokument wirksam unterzeichnet. Grundsätzlich genügt es, wenn der zugelassene Vertreter das Formblatt EP(1038E) elektronisch unterzeichnet; sämtliche einem wirksam unterzeichneten Formblatt EP(1038E) angefügten Unterlagen gelten als von dem Unterzeichner des Formblatts EP(1038E) autorisiert und müssen nicht (erneut) unterzeichnet werden.

Gibt es Unterlagen, die handschriftlich unterzeichnet werden müssen, und wenn ja, welche?

Bei der Online-Einreichung müssen einer elektronischen Einreichung angefügte Unterlagen nicht handschriftlich unterzeichnet werden. Formblätter für die elektronische Einreichung (z. B. 1001E2K, 1200E2K, 1038E, PCT/RO/101, PCT-SFD und PCT-DEMAND) können mittels Faksimile-Signatur, fortgeschrittener elektronischer Signatur oder alphanumerischer Signatur unterzeichnet werden. Eine Faksimile-Signatur ist die bildliche Wiedergabe der Unterschrift der handelnden Person. Eine fortgeschrittene elektronische Signatur ist eine vom EPA herausgegebene oder anerkannte und mit vom EPA herausgegebenen oder anerkannten Zertifikaten bestätigte elektronische Signatur (d. h. die Unterzeichnung mittels Smart-Card). Eine alphanumerische Signatur ist eine Kette von Zeichen, vor und hinter der ein Schrägstrich (/) steht und die vom Unterzeichner zum Nachweis seiner Identität sowie seiner Unterzeichnungsabsicht gewählt worden ist.

PCT-Verfahren und Online-Einreichungen

Kann ich den ePCT-Dienst der WIPO nutzen, um Unterlagen online beim EPA als Anmeldeamt einzureichen?

Ja. Weitere Informationen zur Nutzung und Einrichtung des ePCT-Dienstes finden Sie auf der Website der WIPO.

Seit 1. November 2016 kann der ePCT-Dienst genutzt werden, um nachgereichte Unterlagen gemäß Regel 89bis.2 PCT und den Antrag nach Kapitel II PCT einzureichen. Auch die Gebührenzahlungen für den Antrag können auf diese Weise eingegeben werden.

Können nachgereichte Unterlagen im PCT-Verfahren und im Verfahren nach Kapitel II online eingereicht werden?

Ja.

Lesen Sie die Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 23. September 2016 über die Online-Einreichung nachgereichter Unterlagen nach dem PCT einschließlich des Antrags nach Kapitel II PCT.

Für meine online eingereichte PCT-Anmeldung habe ich als Zahlungsart "automatische Abbuchung" gewählt. Nun liegt laut dem Recherchen Bericht mangelnde Einheitlichkeit der Erfindung vor. Wie stelle ich sicher, dass ich die richtige Zahl von Recherchen Gebühren entrichte?

Mithilfe des Plug-in PCT-SFD (nachgereichte Unterlagen) sollten Sie dem EPA mitteilen, zu wie vielen unabhängigen Erfindungen eine Recherche durchgeführt werden soll.

Falls Sie nicht antworten, werden alle fälligen zusätzlichen Recherchen Gebühren automatisch von Ihrem laufenden Konto abgebucht.

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