Qualitätsaktionsplan für 2025

Einführung

Hochwertige Patente sind entscheidend für ein fruchtbares Innovationsökosystem. Sie sind unverzichtbar für die Kommerzialisierung von Erfindungen, für erfolgreiche Unternehmens­beteiligungen und für die Innovationsförderung. Sie sind außerdem ein zentrales Element der neuen Wachstumsstrategie auf der Grundlage von Mario Draghis richtungsweisendem Bericht zur Zukunft der europäischen Wettbewerbsfähigkeit sowie dem jüngst aufgelegten EU‑Kompass für Wettbewerbsfähigkeit.

Investoren bauen auf ein hochwertiges Patentsystem, um fundierte Anlageentscheidungen für eine intelligentere, sicherere und nachhaltigere Welt zu treffen. Unsere Anmelder, ihre Wettbewerber und die Öffentlichkeit verlassen sich darauf, dass das Europäische Patentamt Patente zeitnah erteilt, die den höchsten Grad an Rechtssicherheit, Berechenbarkeit und Konsistenz bieten.

Damit das EPA seine Verpflichtung zu Exzellenz erfüllen kann, verfolgt es eine einheitliche Vorgehensweise in Sachen Qualität, wie in der Charta für Patentqualität beschrieben. Im Frühjahr 2024 haben wir erstmals einen Qualitätsaktionsplan herausgegeben, in dem unsere geplanten Qualitätsmaßnahmen für alle Stakeholder transparent dargelegt sind.

Parallel zum Qualitätsaktionsplan haben wir einen Satz von Schlüsselleistungsindikatoren (Key Performance Indicator, KPI)  in einem neuen Qualitäts-Dashboard veröffentlicht und regelmäßig überarbeitet, sodass alle Nutzerinnen und Nutzer unsere Fortschritte verfolgen können. Unser Qualitätsbericht, der jährlich im Juni veröffentlicht wird, liefert einen umfassenden Überblick darüber, wie wir daran arbeiten, unseren Patenterteilungsprozess immer weiter zu verbessern: indem wir in unser talentiertes Personal investieren, unsere Tools und Datenbanken verbessern, unsere Arbeitspraktiken harmonisieren und den Dialog mit unseren Nutzerinnen und Nutzern vertiefen.

Wir können die positive Wirkung dieser koordinierten Maßnahmen und Initiativen bereits sehen. Die Ergebnisse unserer Qualitätsaudits werden immer besser. Die Audits werden von der Direktion für Qualitätsaudits (DQA) durchgeführt, einer gesonderten, vom operativen Bereich getrennten internen Einheit. Unser internes Harmonisations-Dashboard zeigt eine verbesserte Konsistenz unserer Vorgehensweise, und wir erhalten positive Rückmeldungen von Nutzerinnen und Nutzern.

Unsere zielgerichteten Maßnahmen für 2025 basieren auf den Rückmeldungen aus 2024, den Ergebnissen unserer Untersuchungen und der Analyse von Daten und Audits. Diese Maß­nahmen werden sicherstellen, dass wir unser Streben nach Exzellenz in unserem gesamten Patenterteilungsprozess fortführen.

Fortschritte 2024

Der Qualitätsaktionsplan für 2024 spiegelte die ganzheitliche Vorgehensweise zur Verbes­serung der Qualität unserer Produkte und Dienstleistungen in jeder Phase des Patenterteilungsprozesses wider. Hier einige wichtige Erfolge unseres Strebens nach Qualität aus dem vergangenen Jahr:

Wir haben in unser Personal investiert

Als wissensbasierte Organisation beginnt unser Weg zu hochwertigen Patenten bei unserem Personal. 2024 haben wir:

• 146 hochqualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rekrutiert, darunter 111 Patent­prüferinnen und -prüfer
• über 50 000 Stunden Training zum Patenterteilungsprozess abgehalten – um unsere Prüferinnen und Prüfer über die neuesten Entwicklungen bei unseren Tools und der Rechtsprechung auf dem Laufenden zu halten
• spezielle Schulungen für Prüferinnen und Prüfer in sich schnell entwickelnden Bereichen organisiert – um sicherzustellen, dass ihr Wissen auf dem neuesten Stand ist
• Schulungen zur Anführung von asiatischem Stand der Technik abgehalten – um die Qualität unserer Recherchenberichte zu verbessern
• spezielle Schulungen für 3 000 Prüferinnen und Prüfer zu ANSERA abgehalten, dem leistungsfähigen Recherchetool des EPA – womit wir der Außerbetriebnahme unseres bisherigen Recherchetools Ende des Jahres den Weg geebnet haben
• eine Reihe von "EPO Talks" zu Themen wie KI, Patentqualität und dem Draghi-Bericht organisiert – um unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern das breitere Innovations­umfeld und die Bedeutung der Patentqualität für die Industrie näherzubringen
• die Entscheidungen des Einheitlichen Patentgerichts (EPG) in die Recht­sprechungsberichte für die Prüferschaft aufgenommen – um sie über die Entwicklungen im Patentrecht auf dem Laufenden zu halten

Wir haben im Patenterteilungsprozess verstärkt Technologie und Tools eingesetzt

Wir haben verstärkt auf KI gesetzt, um unsere Prüferinnen und Prüfern bei der Ermittlung der relevantesten technischen und rechtlichen Informationen zu unterstützen und unsere Nutzer­dienste zu verbessern. 2024 haben wir:

• unsere Datenbanken zum Stand der Technik von ca. 333 Millionen auf 357 Millionen Dokumente erweitert – damit unsere Prüferinnen und Prüfer Zugriff auf den besten Stand der Technik haben
• eine KI-gestützte Vorklassifikation und Weiterleitung eingehender Anmeldungen eingesetzt – damit die richtigen Expertinnen und Experten die richtige Akte zum richtigen Zeitpunkt erhalten
• die Nutzung der KI-gestützten automatischen Klassifikation verstärkt, um noch vollständigere Recherchen durchführen zu können – KI wird inzwischen für die Klassifi­kation der Patentliteratur in den meisten Bereichen eingesetzt, sowie für neue und bestehende Sammlungen von Nichtpatentliteratur
• Normendokumentation vollständig in unser Recherchetool ANSERA integriert – damit Prüferinnen und Prüfer relevante Normendokumentation leichter auffinden können
• eine neue KI-basierte Legal Interactive Platform (LIP) entwickelt und installiert – um allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des EPA schnelle und richtige Antworten auf verfeinerbare Abfragen in unseren Rechtstexten und der Rechtsprechung liefern zu können, mit Links zu den relevanten Teilen
• die LIP in einem Pilotprojekt im Februar 2025 bereits vor ihrer Freigabe mit ausgewählten externen Nutzern in MyEPO getestet
• MyEPO verbessert, unsere Suite von Online-Nutzerdiensten – zur Förderung hoch­wertiger Patentanmeldungen und des Nutzerdialogs im gesamten Patenterteilungs­prozess

Wir haben unsere Arbeitspraktiken weiter harmonisiert

Wir haben die Konsultation zwischen den Abteilungen und Expert/innen verstärkt, um die Ausrichtung und Qualität in allen Phasen des Patenterteilungsprozesses zu verbessern. Außerdem haben wir eingehende Untersuchungen angestellt, um Bereiche für weitere Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. 2024 haben wir:

• die frühzeitige Interaktion innerhalb der Abteilungen verstärkt – rund 260 000 Recherchen wurden 2024 im Rahmen der Initiative der aktiven Recherchenabteilung durchgeführt
• unsere Vorgehensweise bei Recherche und Prüfung von Zukunftstechnologien harmonisiert – über das Expertennetzwerk für computerimplementierte Erfindungen (CII) und KI, Peer Reviews und die Zuweisung gemischter Abteilungen
• die Bearbeitung von über 2 000 Einwendungen Dritter auf die Konsistenz der Praktiken hin analysiert und entsprechende Aktionspunkte identifiziert
• die 2023 ergangenen Entscheidungen der Beschwerdekammern analysiert – womit wir neue KPI für 2025 festlegen und eine detailliertere Aufschlüsselung unseres Verbesserungspotenzials vornehmen konnten

Wir haben unseren Dialog mit der Nutzerschaft vertieft

Wir haben Einsichten aus einem breiteren Spektrum von Nutzerfeedback zur Qualität gewonnen. 2024 haben wir:

• 88 Nutzertreffen abgehalten – 26 mit großen Anmeldern, 29 mit KMU/Kleinsteinheiten und 33 mit Nutzervereinigungen
• die Befragungen zur Nutzerzufriedenheit 2024/2025 angestoßen – mit neuen von der Nutzerschaft angeregten Fragen und gezielten Fragen zum Einheitspatent
• unser SQAP-Konzept verbessert – unter Berücksichtigung der Rückmeldungen des epi, der SACEPO-Arbeitsgruppe "Qualität" (WP/Q) und von BusinessEurope; eine neue Sitzung zu Zurückweisungen ergänzte die regulären Sitzungen zu Recherchen und schriftlichen Bescheiden sowie zur Patenterteilung
• im November einen Workshop zur Klarheit durchgeführt und unter den mehr als 70 Teilnehmenden und Vortragenden aus Nutzervereinigungen, der Industrie, den Beschwerde­kammern, dem Einheitlichen Patentgericht und der European Patent Litigators Association die verschiedenen Ansichten zum Klarheitserfordernis im europäischen Patentsystem erfasst haben
• Nutzerinnen und Nutzer bezüglich der Überarbeitung der Leitlinien konsultiert, die im April 2025 in Kraft treten, einschließlich der ersten Auflage der Richtlinien für das Einheitspatent

Wir haben gute Ergebnisse erzielt

• Die Investitionen in unser Personal und in Technologie, die Harmonisierung unserer Praktiken und der Dialog mit der Nutzerschaft wirken sich positiv auf unsere Ergebnisse aus. 2024 haben wir:
• die Auswirkungen der Einführung aktiver Recherchenabteilungen auf die Qualität gesehen – die DQA hat eine Reduzierung der ungültigen Einwände im Recherchenbericht und in schriftlichen Bescheiden von 11,5 % im Jahr 2023 auf 6 % im Jahr 2024 ermittelt
• bessere Resultate im DQA-Qualitätsaudit zur Patenterteilung erzielt – die Zahl der falschen Beurteilungen der Neuheit oder der erfinderischen Tätigkeit sank von 7,9 % im Jahr 2023 auf 6,8 % im Jahr 2024
• in unserem internen Harmonisations-Dashboard konsistentere Praktiken festgestellt, besonders im Bereich Zukunftstechnologien
• 82,4 % der Recherchen-, Prüfungs- und Einspruchsprodukte pünktlich abgeschlossen
• das gemeinsame Qualitätsverständnis durch verbesserte Stakeholder-Qualitätssicherungspanels (SQAPs) gestärkt
• positive Rückmeldungen von Anmeldern und zugelassenen Vertretern zu unseren Qualitätsmaßnahmen und dem verbesserten Nutzerdialog erhalten

Qualitätsaktionsplan für 2025 

Hochwertige und pünktliche Produkte und Dienstleistungen: Exzellenz in unserem gesamten Patenterteilungsprozess 

Investitionen in unser Personal – technische Ausbildung und Umschulung

2025 wird das EPA, ergänzend zu kontinuierlichen Schulungen zu Tools, Prozessen und Rechtsänderungen, das Konzept der Technologiegemeinschaftsforen untersuchen. Diese bringen führende Forscher/innen und Wissenschaftler/innen mit Prüfer/innen zusammen, damit sie in ihren Fachgebieten auf dem neuesten Stand bleiben. Diese Vorgehensweise wird weitere Initiativen unterstützen, wie die Teilnehme von Prüferinnen und Prüfern an relevanten Warenmessen in Europa.

Zusätzlich zu Technologiegemeinschaftsforen werden wir ein aktives Programm für die technische Umschulung und Weiterbildung entwickeln. Zusammen mit gezielter Rekrutierung wird diese Maßnahme sicherstellen, dass unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die notwendigen Fertigkeiten und Kompetenzen für die veränderliche Nachfrage in verschiedenen Technologiebereichen verfügen.

Verstärkter Einsatz von Technologien und Tools im Patenterteilungsprozess sowohl für unsere Nutzerschaft als auch für unsere Bediensteten

Tools und Technologien für den Patenterteilungsprozess: Nutzung der KI und Vorantreiben der digitalen Transformation

Die Konzentration auf unserem Weg der digitalen Transformation liegt auf der Verbesserung unserer Produkte und Dienstleistungen. Wir werden weiterhin die neuesten KI-Technologien einsetzen, um Prüferinnen und Prüfer bei der korrekten und konsistenten Anwendung des Europäischen Patentübereinkommens (EPÜ) und der Richtlinien zu unterstützen.

Die Verbesserung der Patent Workbench (PWB), des Aufgabenmanagement-Werkzeugs des EPA, wird neue Funktionen zur Unterstützung der digitalen Aktenzuweisung und verbesserten Nutzerfreundlichkeit bringen. Neue Dashboards werden die Manager beim Abgleich der Arbeitslast mit den verfügbaren Kapazitäten unterstützen. Eine neue, moderne Benutzeroberfläche für Aufgaben im Bereich der Patentverwaltung wird in die PWB-Workflows und die digitale Aktenablage integriert werden.

ANSERA wird enger in die Prüfertools eingebunden, um die Erfassung von Passagen für Recherchenberichte zu optimieren und die manuelle Arbeit bei der Verifizierung zitierter Dokumente zu reduzieren. Ergonomische Verbesserungen wie Tastaturkürzel und Sprachsteuerung sind ebenfalls geplant. Außerdem wird ein neuer Smart Communication Drafter ANSERA-Annotationen zu Problemen mit der Klarheit und dem Stand der Technik nutzen, um EP-Mitteilungsentwürfe zu erleichtern, wobei die KI die Identifizierung relevanter Passagen, der Struktur der Patentansprüche und hinzugefügter Gegenstände erleichtert.

Verbesserung der Online-Nutzerdienste

Um die Einreichung hochwertiger Patentanmeldungen zu unterstützen, werden wir uns auf die Verbesserung der angebotenen Dienstleistungen in MyEPO und die Umstellung vom Legacy-System eOLF zum neuen System OLF2.0 konzentrieren und die Nutzerschaft während der gesamten Umstellung anleiten. Ebenso werden wir weiter auf Gesetzesänderungen hinwirken, mit denen wir die Verfahren für unsere Anmelder optimieren und vereinfachen können. Unser Smartcard-Authentifizierungssystem wurde am 1. Januar 2025 vollständig abgeschaltet, zugunsten moderner Tools, die unterschiedliche Formen der mehrstufigen Authentifizierung ermöglichen.

Recherche und schriftlicher Bescheid – vollständig und richtig

2025 wird die aktive Recherchenabteilung – unterstützt durch Verbesserungen an unseren Tools und Schulungen – die Grundlage unserer Anstrengungen für vollständige und richtige Recherchen und schriftliche Bescheide bilden. Ein Jahr nach Einführung der Recherchenabteilung stellen wir eine verbesserte Qualität dank mehr Interaktion zwischen den Mitgliedern der Abteilung fest.

Aufgrund der verschiedenen Phasen des Patenterteilungsprozesses und der jeweils benötigten Zeiträume befinden sich viele der von der Recherchenabteilung angestellten Recherchen noch in der Prüfungsphase – also sind ihre Vorteile noch nicht in vollem Umfang realisiert. Über unsere ersten Ergebnisse werden wir im Juni im Qualitätsbericht 2024 berichten, eine ausführlichere Analyse wird im Jahresverlauf 2025 angestellt. Danach werden wir die Auswirkung des Pilotprojekts der aktiven Recherchenabteilungen auf die Qualität unserer Recherchen und schriftlichen Bescheide sowie auf die Prüfungsphase vollständig beurteilen können. Außerdem werden wir genauer betrachten, wie die Abteilung in der Recherchenphase bei der Prüfung und Verbreitung optimaler Vorgehensweisen in allen Technologie­bereichen in unseren Teams zusammenarbeitet. Die Recherchenabteilung wird bei unserer Arbeit ein entscheidendes Werkzeug sein, um in den frühesten Phasen des Patent­erteilungsprozesses mehr Konsistenz bei unserer Interpretation der erfinder­ischen Tätigkeit zu erzielen.

KPI für die Recherche und für schriftliche Bescheide

Wie bereits 2024 setzen wir uns klare und anspruchsvolle KPI für die Recherche und die schriftlichen Bescheide, um zu verfolgen, wie gut unsere Maßnahmen eine umfassende Recherche sowie umfassende und richtige schriftliche Bescheide ermöglichen.

Prüfung – umfassend, richtig und konsistent

2025 werden wir eine Reihe von Maßnahmen umsetzen, um die Harmonisierung bei der Anwendung des maßgeblichen Patentrechts und der Verfahren zu verbessern. Insbesondere werden wir uns auf folgende Maßnahmen konzentrieren:

Verbesserung unserer Beurteilung der erfinderischen Tätigkeit 

Die Analyse der Beschwerdekammerentscheidungen, eine Maßnahme in unserem Qualitäts­aktionsplan für 2024, wie im Folgenden beschrieben, zeigte Möglichkeiten zur Verbesserung der Konsistenz bei der Beurteilung der erfinderischen Tätigkeit auf. Dies wird durch die Ergebnisse des DQA-Audits und der SQAPs bestätigt. Wir werden die Harmoni­sierung vorantreiben, indem wir den Aufgabe-Lösungs-Ansatz anwenden und die Divergenz bei der Beurteilung der erfinderischen Tätigkeit zwischen Abteilungen oder Instanzen reduzieren. Eine genauere Analyse der Entscheidungen der Beschwerdekammer, Weiterbildung der Prüferinnen und Prüfer sowie die Hinzuziehung der aktiven Recherchen­abteilung wird der Schlüssel zu besseren Beurteilungen sein und mehr Rechtssicherheit für die Anmelder schaffen. 

Weitere Harmonisierung bei der Beurteilung von Klarheit 

Der Workshop zur Klarheit verstärkte unsere mit den Anmeldern geteilte Verantwortung beim Gewährleisten eines klaren Schutzumfangs der erteilten Patente. Unsere Anstrengungen in diesem Bereich werden durch Schulungen, Bewusstsein und Verbesserungen an unseren Tools für Prüferinnen und Prüfer unterstützt.

Angemessene Beschränkung des Schutzumfangs von Patentansprüchen

Manche Nutzerinnen und Nutzer reklamieren, dass wir zu streng sind bei der Forderung nach bestimmten Funktionen, die zu den unabhängigen Patentansprüchen einer Patentanmeldung hinzuzufügen sind. Dies kann den Schutzumfang unangemessen beschränken. Wir werden unsere Praxis in diesem Bereich überprüfen, das Bewusstsein schärfen und die Prüfungsabteilungen bei diesem Thema hinzuziehen.

Verbesserte Zugänglichkeit zur EPG-Rechtsprechung für unsere Prüferschaft

Die EPG-Rechtsprechung wird in die bestehenden Überwachungs- und Analyse­aktivitäten zur Rechtsprechung der Rechts- und der und operativen Abteilung des EPA integriert. Dadurch kann das EPA die Einhaltung bindender EPG-Entscheidungen sicherstellen, Einsichten in Widerrufgründe gewinnen, die Anlass zu zusätzlichen Qualitätssicherungsmaßnahmen geben könnten, notwendige Maßnahmen und Chancen für die Wahrung der Kohärenz und Harmonisierung bei der Anwendung des europäischen Patentrechts identifizieren sowie die Qualität und Konsistenz der Anwendung des europäischen Patentrechts durch Analyse abweichender Entscheidungen sichern. Die Ergebnisse werden gegebenenfalls in den Prüfungsrichtlinien berücksichtigt.

Mehr Konsistenz bei der Bearbeitung von Einwendungen Dritter

Auf der Grundlage von Rückmeldungen und einer detaillierten Analyse unserer Bearbeitung von über 2 000 Einwendungen Dritter werden wir Einwendungen Dritter für die Abtei­lungen sichtbarer machen und Schulungen zur Sensibilisierung hinsichtlich der Anforderungen anbieten, so dass die Abteilungen die Einwendungen gemäß den Richtlinien bearbeiten. Zur Beurteilung der Wirksamkeit unserer Maßnahmen wird 2026 eine Folgestudie angestellt werden.

Verfeinerung unseres Peer-to-Peer-Qualitätsverbesserungsprozesses

Neben der Praxisharmonisierung in den Prüfungsabteilungen und Teams muss die Konsistenz der Vorgehensweisen zwischen in verwandten technischen Bereichen tätigen Teams sicher­gestellt werden. Dies ist ein wesentlicher Bestandteil der ständigen Verpflichtung des EPA zur Bereitstellung hochwertiger Patente. Austausch und Diskussion zwischen Prüferinnen und Prüfern sind entscheidende Elemente, um wie gewünscht die Konsistenz zu erhöhen. Die aktive Recherchenabteilung, die Peer-to-Peer-Bewertung zwischen Abteilungen und die Schaffung gemischter Abteilungen von Prüferinnen und Prüfern aus unterschiedlichen Technologiebereichen und Standorten helfen uns bei diesem Vorhaben.

Peer-to-Peer-Bewertungen finden bereits seit einiger Zeit statt, und wir haben wertvolle Einblicke gewonnen, wie wir eine solche Qualitätskontrolle über Peer-Reviews effizienter durchführen könnten. 2025 werden wir die Initiative auf weitere Technologiebereiche ausweiten, in denen wir abweichende Praktiken oder Verfahren feststellen. Wir werden verstärkt auf die eine bessere Kommunikation und Feedbackschleifen zu diesen Aufgaben achten (intern wie extern), um Verständnis, optimale Vorgehensweisen und Lernmöglichkeiten zu fördern. Der Mechanismus für die Stichprobennahme für Peer-Reviews wird formalisiert. Diese Schritte werden die Qualitätssicherungsmaßnahmen unserer Team-Manager und Direktoren als Teil unserer operativen Qualitätskontrolle verbessern.

Verbesserung des Dialogs mit Anmeldern – frühzeitige Zusammenarbeit bei der Prüfung

Bessere Qualität ist sowohl ein gemeinsamer Weg als auch eine gemeinsame Verantwortung. Wir müssen mit unseren Nutzerinnen und Nutzern zusammenarbeiten, um Produkte und Dienstleistungen höchster Qualität zu erzielen. Eine frühzeitige und klare Zusammenarbeit im Patenterteilungsprozess ist ein entscheidender Faktor zur Verbesserung der Qualität, und wir werden Tools und unterschiedliche Arbeitsweisen einsetzen, um unsere Ziele zu erreichen. Eine falsche Auslegung des Erfindungsgegenstands, sowie der Art, wie die Prüfungsabteilung ihre Einwände begründet und den Bewerber/innen antwortet, kann zu Verzögerungen und Verwirrung im Patenterteilungsprozess führen – mit mehreren Runden langwieriger Korres­pondenz – was manchmal zu mündlichen Verhandlungen führen kann.

Durch Ermutigung eines frühzeitigen Dialogs und der Zusammenarbeit an der Patentakte können wir sowohl die Qualität als auch die Effizienz des Patenterteilungsprozesses verbessern. Seit seiner Einführung am 30. Juni 2023 wird der gemeinsame Bereich – wo die Abteilung und Bewerber/innen Dokumente und Änderungen teilen und diskutieren können – von seinen Nutzern geschätzt. Die Nutzungsrate ist allerdings gering. Gemäß den Rück­meldungen könnten der gemeinsame Bereich und die Richtlinien zu seiner Verwendung noch verbessert werden. Wir werden auf die Rückmeldungen eingehen und Möglichkeiten suchen, um diese frühzeitige Zusammenarbeit bei mehr Akten zu ermutigen. Wenn wir Anmelder/innen formell anschreiben, werden wir unsere Einwände besser begründen und auf Vollständigkeit unserer Mitteilungen achten, um die Anmelder bei der Weiterverfolgung ihrer Anmeldungen zu unterstützen.

Verstärkte Konsultation vor wesentlichen Änderungen durch die Abteilung

Wir haben von unseren Nutzern die Rückmeldung erhalten, dass die Mitglieder der Prüfungsabteilung manchmal wesentliche Änderungen an den Ansprüchen vornehmen und den abgeänderten Text zur Erteilung vorlegen, ohne zuvor den Anmelder zu kontaktieren. Zur Abhilfe werden wir das Online-Schulungsmodul zu Änderungen und Rückfragen überarbeiten und in den Prüfungsabteilungen das Bewusstsein für das Problem stärken. Wir werden außerdem die Nutzung des gemeinsamen Bereichs und anderer Möglichkeiten zur Zusammenarbeit mit dem Bewerber/der Bewerberin bei Änderungen unter­suchen. Tatsächlich ist die Rücksprache der Abteilung mit dem Anmelder, bevor sie wesentliche Änderungen an den zur Erteilung vorgelegten Ansprüchen vornimmt, entschei­dend, damit der Anmelder Probleme korrigieren kann, bevor die Anmeldung zum nächsten Schritt geleitet wird.

KPI für die Prüfung

Die Maßnahmen in unserem Qualitätsaktionsplan für 2025 werden an die Erfolge unserer KPI für die Prüfung 2024 anknüpfen und weitere Verbesserungen vorantreiben. Die Qualität unserer Zurückweisungsentscheidungen ist ebenfalls wichtig, weshalb wir 2024 eine eigene SQAP-Sitzung zu diesem Thema abhielten. Durch eine umfassende Analyse der Beschwerdekammerentscheidungen konnten wir einen neuen KPI für Ex-parte-Zurück­weisungen hinzufügen, der die vorhandenen KPI zur Patenterteilung und Nutzer­zufriedenheit ergänzt. Gegen ca. 12 % der Zurückweisungen wird Beschwerde eingelegt, was 0,3 % der beim EPA eingereichten Anmeldungen entspricht. 2023 wurden insgesamt 1 248 Ex-parte-Verfahren beigelegt. 745 der beigelegten Verfahren fallen unter die Verfahrensordnung der Beschwerdekammern 2020, bei 36 davon entschied die Kammer, ein Patent zu erteilen.

Einspruch – fair und transparent

2025 werden wir uns darauf konzentrieren, von den Beschwerdekammern zu lernen und die gleiche Vorgehensweise bei unseren Einspruchsentscheidungen zu verfolgen.

Bessere Lehren aus den Beschwerdekammern

Im Jahresverlauf 2024 setzten wir unseren Qualitätsdialog mit den Beschwerdekammern fort. Dieser Austausch liefert weiterhin wertvolles Feedback dazu, wie wir robustere Einspruchsentscheidungen treffen können. Eine Maßnahme 2024 bestand in der Festlegung eines neuen KPI zu Beschwerdekammerentscheidungen. Damit wir unsere Entscheidungen auf die richtigen KPI stützen, führten wir eine Analyse der Beschwerdekammerentscheidungen durch. Etwa 0,7 % der eingereichten Anmeldungen erreichen diese Phase. Um eine maximale Vergleichbarkeit der Prüferentscheidungen sicherzustellen, wurde die Analyse der 2023 beigelegten Fälle auf diejenigen Fälle eingegrenzt, die unter die Verfahrensordnung der Beschwerdekammern 2020 fallen. Die Analyse zeigte eine überwiegende Übereinstimmung zwischen Entscheidungen erster Instanz und Beschwerdekammerentscheidungen auf – in 72,4 % der Fälle hatte das Ergebnis keine Auswirkungen auf die Einspruchs­entscheidung. In 16,5 % der Fälle wurde das Patent widerrufen – wobei die größte Uneinigkeit bei der erfinderischen Tätigkeit liegt (8,2 %), einem eher subjektiven Bereich. Die Ergebnisse der Inter-partes-Fälle wurden in einer Grafik visualisiert und genauer aufgeschlüsselt.

Dank dieser Details können wir kleine Gruppen von Entscheidungen mit hohem Lernpotential für die Prüferinnen und Prüfer identifizieren und gezielte Maßnahmen für bestimmte technische Bereiche entwickeln. Die bisher identifizierten Verbesserungsbereiche stimmen mit den Ergebnissen des DQA-Audits und den Ergebnissen der SQAPs überein. Es wurde ein Satz neuer KPI für Beschwerdekammerentscheidungen entwickelt, die im Jahres­verlauf 2025 in unser Qualitäts-Dashboard einfließen werden. Das DQA-Audit wird weitere Details ans Licht bringen und die Feststellung der Neuheit und erfinderischen Tätigkeit trennen, um gezieltere Maßnahmen treffen zu können.

Bessere Lehren aus Einspruchsentscheidungen

Aufbauend auf der Methodik zur Analyse der Ergebnisse der Beschwerdekammern, die Lernchancen für die Einspruchs- und Prüfungsabteilungen aufzeigt, werden wir eine ähnliche Vorgehensweise auch bei der Analyse der Ergebnisse des Einspruchsverfahrens verfolgen. Ziel ist es, eine detaillierte Aufschlüsselung der Gründe für Entscheidungen zu erstellen und Bereiche zu identifizieren, in denen die Entscheidungen der Abteilungen voneinander abweichen. Außerdem unterstützt sie eine weitere Harmonisierung der Praktiken zwischen unseren Teams für Prüfung und Einsprüche.

KPI für den Einspruch

Nach Analyse der 2023 von den Kammern beigelegten Fälle haben wir folgende KPI für den Einspruch festgelegt. Die Ziele für 2028 berücksichtigen, dass es eine gewisse Zeit braucht, bis heutige Qualitätsmaßnahmen auf zukünftige Beschwerden Wirkung zeigen. 

Beibehaltung unserer Pünktlichkeitsziele – Sicherheit für den Markt

In unseren Nutzerzufriedenheitsumfragen und unseren Treffen mit Anmelderinnen und Anmeldern wird immer betont, welche Bedeutung die Pünktlichkeit für die Qualität hat. Pünktlichkeit ist auch für Wettbewerber und die Gesellschaft wichtig und wird für das EPA weiterhin ein Schwerpunkt bleiben.

Pünktliche Recherche – Wir streben an, 90 % der Standardrecherchen^[1] pünktlich abzu­schließen, das heißt:

• EP-Erst- und Nachanmeldungen: sechs Monate 
• ISA-Recherchen und Recherchen für nationale Ämter: sieben Monate 
• Euro-PCTbis-Recherchen: acht Monate 

Pünktliche Prüfung – Wir streben an, 70 % der Standarderteilungen^[2] pünktlich zu verschicken.

Pünktliches Einspruchsverfahren – Wir werden den Bestand unter 5 000 anhängigen Fällen halten und uns bemühen, zur vor der Coronapandemie erreichten Pünktlichkeit zurückzu­kehren: 70 % der Standardakten innerhalb von 18 Monaten zu bearbeiten^[3].

Pünktlichkeit über das gesamte Verfahren hinweg – Wir streben weiterhin an, das gesamte Verfahren von der Einreichung der Anmeldung eines EP-Patents bis hin zu dessen Erteilung bei 75 % der Standardfälle innerhalb von 48 Monaten abzuschließen^[4].

Beschleunigung des Verfahrens bei Bedarf – Das Amt führte vor Kurzem eine Reihe von Maßnahmen ein, um sicherzustellen, dass Teilanmeldungen zügig bearbeitet werden, um Rechtssicherheit zu erreichen. Zu diesen Maßnahmen zählt eine Ladung zur mündlichen Verhandlung als erste Maßnahme bei der Prüfung von Teilmeldungen, bei denen die Stammanmeldung einen identischen Erfindungsgegenstand hatte und zurückgezogen oder zurückgewiesen wurde. Darüber hinaus werden nun alle Teilanmeldungen so bald wie möglich nach Abschluss der Formalprüfung veröffentlicht, was frühzeitig Transparenz für Dritte schafft.

Wir streben an, mindestens 80 % der Entscheidungen über die Erteilung innerhalb von 48 Monaten ab der Einreichung der Teilanmeldung zu treffen. Auf die Bitte der Nutzer werden wir die Nutzung von Teilanmeldungen überwachen und darüber berichten, insbeson­dere von Mehrgenerationen-Teilanmeldungen in den verschiedenen technischen Bereichen.

Ausbau unserer Partnerschaften – Zuhören und Reagieren

Der Dialog mit unserer Nutzerschaft bleibt weiterhin von entscheidender Bedeutung. Wir werden weiterhin eng mit Partnern zusammenarbeiten, um die Qualität zu erhöhen und die Zugänglichkeit des Patentsystems für alle zu verbessern, damit Innovationen gedeihen und das Patentsystem sein volles Potenzial für die Gesellschaft entfalten kann.

Mit dem Erfolg von MyEPO und der Außerbetriebnahme von Legacy-Systemen werden wir mit unseren Nutzern zusammenarbeiten, um ein papierloses System zu realisieren. Sowohl innerhalb des EPA als auch bei der Kommunikation mit unseren Nutzern haben wir riesige Schritte gemacht – aber einige unserer Prozesse und Kommunikationen werden weiterhin im Papierformat geführt. Das EPA möchte bis 2027 vollständig auf papierlose Prozesse umgestellt haben.

In diesem Jahr werden die Nutzerzufriedenheitsumfragen 2024/2025 abgeschlossen sein, im Sommer werden die Ergebnisse veröffentlicht. Da diese wertvollen Daten und Rückmeldungen die Sicht eines Anmelders zur Qualität unserer Produkte und Dienstleistungen wiedergeben, wird dies ebenso wie die Ergebnisse des jährlichen SQAP-Programms weitere Verbesserungen vorantreiben.

Die Ergebnisse der SQAPs 2024 werden kommenden Juni im Qualitätsbericht veröffentlicht. Das SQAP-Programm für 2025 wird in Zusammenarbeit mit unseren Nutzern erarbeitet werden und auf deren Rückmeldungen und Vorschläge eingehen. 

Wir werden unsere Treffen mit Anmelderinnen und Anmeldern sowie Nutzervereini­gungen fortsetzen und unser neues Programm der Beteiligung von KMU und Kleinst­einheiten weiter ausbauen. Unsere Diskussionen mit SACEPO und dessen Arbeitsgruppen, sowie mit Mitgliedsstaaten über den Ausschuss für technische und operative Unterstützung (ATOU) werden ständige Verbesserungen unterstützen, indem sie ein gemeinsames Verständnisses von Patentqualität fördern.

Schlussbemerkungen

Der gemeinsame Weg hin zu hoher Qualität ist lang. Die Selbstverpflichtung des EPA zu Exzellenz – partnerschaftlich mit allen Nutzerinnen und Nutzern des europäischen Patentsystems – wird 2025 weitere Verbesserungen vorantreiben. Während des gesamten Jahres werden wir unser Qualitäts-Dashboard aktualisieren, so dass jeder unsere Fortschritte verfolgen kann. Das Ergebnis aller Maßnahmen werden wir in unserem Qualitäts­bericht 2025 melden, der im Juni 2026 veröffentlicht wird.

^[1] Ausgeschlossen sind Fälle (a) mangelnder Einheitlichkeit, (b) mangelnder Klarheit oder (c) einer unvollständigen Recherche.

^[2] Ausgeschlossen sind Fälle, in denen (a) mehr als ein Antrag auf Verlängerung der Erwiderungsfrist gestellt wurde, (b) mehr als eine Gebührenzahlung nicht rechtzeitig erfolgte oder (c) ein Antrag auf eine Verschiebung der mündlichen Verhandlung gestellt wurde.

^[3] Ausgeschlossen sind Fälle, in denen (a) mehr als ein Einsprechender vorhanden ist, (b) ein oder mehrere Anträge auf eine Verschiebung der mündlichen Verhandlung gestellt wurden, (c) in einer Abteilung ein rechtskundiges Mitglied beteiligt ist.

^[4] Standardfälle sind Anmeldungen mit einer Standardprüfung – für EP direkt: Zeit bis zur Erteilung ab dem europäischen Anmeldetag; für PCT: Zeit bis zur Erteilung ab Eintritt in die europäische Phase.