Wichtigste Erfolge: Treiber 2

Technologien

Im Sinne des SP2028 wollen wir Technologie nutzen, um Effizienz, Qualität und Nachhaltigkeit zu fördern. 2024 haben wir auf dem Weg zur digitalen Transformation beträchtliche Fortschritte auf verschiedenen Gebieten gemacht.

Im Jahresverlauf konzentrierten wir uns darauf, Prozesse zu vereinfachen und zu automatisieren, die Abhängigkeit von veralteten Legacy-Systemen abzubauen, sichere Cloud-Technologien einzubinden und eine hohe Verfügbarkeit von IT-Systemen sicherzustellen.

Pipeline für den Patenterteilungsprozess

Die Pipeline für den Patenterteilungsprozess soll den Patenterteilungsprozess verbessern, damit wir effizienter hochwertigere Produkte und Dienste für unsere Nutzerinnen und Nutzer liefern können.

• Vollständige Digitalisierung der Tätigkeit im Prüfungsbereich und Automatisierung der Aufgaben bei der Formalsachbearbeitung: Mit der vollständigen Digitalisierung der Tätigkeit der Prüferinnen und Prüfer durch digitale Workflows haben wir einen Meilenstein erreicht. Außerdem haben wir die Digitalisierung der Patentverwaltung vorangetrieben und die Effizienz erhöht, indem wir manuelle Tätigkeiten durch eine automatisierte Verarbeitung ersetzt haben. So erfolgt die Versendung von "Mitteilungen über Rechtsverluste" je nach Komplexität halb oder vollständig automatisiert, und in den meisten Fällen (rund 50 000 pro Jahr) wird die Mitteilung automatisch ohne menschlichen Eingriff bearbeitet.
• Modernisierung der Veröffentlichung: Wir haben den Europäischen Publikationsserver^[1] und die EP-Dokumente als Linked Open Data^[2]-Dienste wieder ins Amt verlagert und neu aufgebaut. Damit sind wir nicht mehr von externen Providern abhängig und konnten einen Vertrag auflösen, wodurch wir 320 000 EUR pro Jahr einsparen. Außerdem ist so sichergestellt, dass beide Dienste nachhaltig in Einklang mit den höchsten Standards laufen und weiterentwickelt werden können, um dem sich wandelnden Bedarf der Nutzer nachzukommen.
• Einführung der Legal Interactive Platform (LIP): Die im Mai 2024 eingeführte Legal Interactive Platform (LIP) ist ein KI-basiertes Tool, mit dessen Hilfe die Nutzerinnen und Nutzer Antworten auf Fragen zum europäischen Patentsystem erhalten können. Sie ist nutzerfreundlich, bietet rasche und strukturierte Suchergebnisse mit Zusammenfassungen und Links zu Rechtstexten und kann Zusammenfassungen der Rechtsprechung der Beschwerdekammern generieren. Zum Jahresende wurde das Tool intern als hochwertige Informationsquelle und hilfreiches Instrument im Tagesgeschäft eingeführt. Die Pilotphase für externe Stakeholder hat mit einem nationalen Patentamt und den Pilotnutzern von MyEPO begonnen.
• KI-gestützte Klassifikation: Nach dem erfolgreichen Einsatz von KI bei der Vorklassifikation und Reklassifikation haben wir 2024 eine KI-gestützte Klassifikation für die meisten technischen Gebiete eingeführt. Damit haben wir zum einen die manuelle Arbeit reduziert und Effizienzsteigerungen erzielt und zum anderen höhere Genauigkeit und Einheitlichkeit erreicht, was letztendlich zu einer besseren Qualität beiträgt.
• Abschaffung alter Klassifikationstools: Durch die Projekte im Rahmen des SP2023 wurde erfolgreich ein neuer Klassifikationsdienst entwickelt, der in das Rechercheumfeld von ANSERA integriert ist und die gesamte Palette an Klassifikationsaufgaben abdeckt. Dies ermöglichte die Einstellung der alten Tools^[3], was wiederum die IT-Umgebung der Prüfer entschlackte und optimierte.
• Verbesserungen bei der Recherche in Nichtpatentliteratur: Mithilfe des neu eingeführten Web Search Assistant kann die Recherche über die hauseigene ANSERA-Sammlung von Nichtpatentliteratur hinausgehen; das Tool bietet nahtlosen Zugriff auf Milliarden von Dokumenten von führenden wissenschaftlichen Verlagen. Ein besserer Zugang zum Stand der Technik trägt letztendlich zur Qualität der Recherche bei.
• Vollständige Integration der Standarddokumentenrecherche in ANSERA: Standards sind insbesondere in der Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) anerkanntermaßen von Bedeutung für den Stand der Technik, und das EPA hat umfangreiche Sammlungen von Standards aufgebaut, die inzwischen Millionen von Dokumenten umfassen. Durch die vollständige Integration der Standarddokumentenrecherche können sich die Prüferinnen und Prüfer gänzlich auf ANSERA verlassen und diesen Reichtum an Informationen dank einer besseren Datenqualität und moderner Recherchepraktiken nutzen.
• Abschaltung von EPOQUE und anderer früherer Recherchetools für die interne Recherche: Dank dieser Erfolge war es möglich, die bisherigen Anwendungen, die für die Recherche in der Nichtpatentliteratur und in Standarddokumenten genutzt wurden, abzuschalten. Sämtliche Volltext-Datenbanken von EPOQUE sowie andere spezifische Recherchefunktionen wurden in ANSERA aufgenommen, und der ANSERA-Viewer bietet gegenüber dem vorherigen Viewer ergonomische Verbesserungen und eine größere Leistung. Daher konnten wir EPOQUE Ende 2024 für die interne Recherche abschalten. 

Abbildung 7 – Pipeline Patenterteilungsprozess SP2028

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^[1] Der Europäische Publikationsserver (EPS) ist die rechtlich verbindliche Quelle für die vom EPA veröffentlichten europäischen Patentanmeldungen und Patente. Außerdem bietet der EPS gratis Online-Zugriff auf all diese Dokumente, die durchsucht, übersetzt und sofort heruntergeladen werden können.

^[2] EP-Dokumente als Linked Open Data (LOD) ist ein Dienst, der eine Kombination von Datensätzen zu Patentanmeldungen und erteilten Patenten mit anderen Ressourcen wie z. B. Unternehmensdaten in verschiedenen Formaten ermöglicht, zum Beispiel für Darstellungen auf Internetseiten.

^[3] Doctool, Clip-on, Classtool, +Cla und REPA

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Corporate pipeline

Die Corporate Pipeline soll die Systeme, die unsere allgemeinen Dienste im Corporate-Bereich unterstützen, modernisieren und vereinfachen, und sicherstellen, dass unsere externen und internen IT-Systeme auf einer belastbaren und sicheren Infrastruktur beruhen.

2024 haben wir die Effizienz und Wirksamkeit unserer HR-Funktion durch Nutzung von Technologien wie folgt verbessert:

• Tool zur Meldung von Interessenkonflikten: Ein einheitliches Portal wurde eingerichtet, über das die Bediensteten tatsächliche, scheinbare oder potenzielle Interessenkonflikte melden und eine Genehmigung für Nebentätigkeiten einholen können. Dadurch wurde das Verfahren für den Umgang mit Interessenkonflikten sehr viel einfacher und transparenter gestaltet, sodass sowohl die Bediensteten als auch das Amt ihre Integrität, Objektivität und Unparteilichkeit belegen können.
• Tool zur Nachverfolgung der Sprachkenntnisse: Es wurden neue Funktionen eingeführt, mit deren Hilfe die Manager besser nachvollziehen können, wie Bedienstete, deren Sprachkenntnisse bei der Einstellung noch verbesserungsfähig waren, ihre Sprachkenntnisse in den ersten fünf bis zehn Dienstjahren ausbauen. Das neue Tool führt zu mehr Transparenz, indem es aktuelle Informationen leicht zugänglich macht.
• Aktualisierung der Tools zur Unterstützung der überarbeiteten Telearbeits-Politik: Aufbauend auf den Erkenntnissen und Erfolgen der zweijährigen Pilotphase der neuen Formen der Arbeit hat das Amt die vom Verwaltungsrat im Juni 2024 gebilligte Telearbeits-Politik umgesetzt. Die Tools wurden überarbeitet, sodass Kollegen und Führungskräfte jetzt für eine effektivere Planung und Koordination Informations-Dashboards einsetzen können, was die Zusammenarbeit erleichtert. Weitere Änderungen unterstützen die Bediensteten beim Arbeitsmanagement, z. B. das integrierte Arbeitsplatz-Buchungstool und automatisierte Erinnerungen zur Einhaltung der geltenden Quoten.

In den Bereichen Finanzen und Beschaffung haben wir ebenfalls neue Instrumente eingeführt, um die Effizienz dieser Funktionen mithilfe von modernen Technologien zu verbessern:

• Vollständige Umsetzung der tätigkeitsbezogenen Haushaltsplanung: Wir haben die tätigkeitsbezogene Haushaltsplanung im Jahr 2023 eingeführt, und 2024 wurden auch die Finanzen- und Beschaffungssysteme auf dieses Modell umgestellt, was die finanzielle Transparenz und Effizienz verbessert. Die Prozesse wurden so angepasst, dass die Einheiten jetzt ihre Ausgaben nach Tätigkeiten verbuchen, sie mit dem Budget vergleichen und die Genehmigungsverfahren vereinfachen können. Außerdem haben wir neue Dashboards für die Ausgabenkontrolle eingeführt, sodass jetzt alle Einheiten ihren Budgetverbrauch konsistent berichten und überwachen können.
• Einführung des neuen Beschaffungstools in allen Referaten: Das neue Beschaffungstool wurde allen Referaten des EPA zur Verfügung gestellt, die mit der Beschaffung befasst sind. Es erhöht die Effizienz und Transparenz und reduziert die manuellen Tätigkeiten. Das Tool fasst die Lieferantendaten, Verträge und Beschaffungsanforderungen zentral zusammen, unterstützt eine elektronische Signatur und verbessert die Lieferantenerfahrung mithilfe eines speziellen Portals. Außerdem stellt es eine nahtlose Datenintegration mit den Finanzsystemen sicher, sodass Fehler minimiert werden.
• Neue Lösung für E-Invoicing: Zum Jahresende haben wir eine neue E-Invoicing-Lösung eingeführt, die den rechtlichen Pflichtvorgaben entspricht und gleichzeitig eine effizientere Rechnungsbearbeitung ermöglicht.

Verschiedene weitere Verbesserungen betreffen alle Bereiche der Organisation:

• Umsetzung von Aufbewahrungsvorschriften im Dokumentenmanagement­system: Um Verwaltungssicherheit zu schaffen und die langfristige Nachhaltigkeit zu stärken, will das Amt eine verlässliche Archivierung (Records Management) fördern. Die neue Aufbewahrungspolitik setzt einen umfassenden Rahmen und spielt eine wichtige Rolle für unsere digitale Transformation und die Bemühungen zur Reduzierung des Papierverbrauchs. Sie wurde in der neuen Dokumentenmanagementplattform umgesetzt, und bei der ersten Überprüfung wurden 77 000 veraltete Verwaltungsdokumente gelöscht, deren Aufbewah­rungsfrist abgelaufen war.
• Erweiterung des Service Request Portal des EPA: Die ursprünglich nur zur Abwicklung von IT-bezogenen Anfragen benutzte Plattform wurde um weitere Services wie z. B. HR-Anträge, Facility-Management und sicherheitsbezogene Dienste erweitert. Das alte System für den Umgang mit HR-Anträgen wurde in der Folge abgeschafft.
• Beurteilung von MS Copilot: Gemäß unserem Ansatz, die jeweils modernsten Technologien umsichtig einzusetzen, haben wir MS Copilot, einen KI-gestützten Assistenten zur Förderung der Produktivität und Vereinfachung von Aufgaben im Rahmen von Microsoft 365-Anwendungen, in einem Pilotversuch unter spezifischen und gut überwachten Bedingungen ausprobiert. Anhand der positiven Ergebnisse prüfen wir, inwieweit wir MS Copilot in unserer Organisation weiter einsetzen können und wo die Anwendung die größten Vorteile bietet.
• Abschaltung der früheren Datenanalyse-Plattform: Die neue, Open-Source-Datenanalyse-Plattform wurde 2021 eingeführt. Nach einer schrittweisen Migration der Datendienste hat sie sich für Analysten im gesamten Amt zum Tool der Wahl entwickelt. Nach der vollständigen Umstellung auf die neue Plattform im Jahr 2024 konnten wir die externen Verträge für die alte Plattform kündigen, wodurch wir 590 000 EUR pro Jahr einsparen können.

Außerdem werden wir unsere IT-Landschaft mit Hilfe verschiedener Initiativen weiter modernisieren, um die IT-Funktion einfacher und nachhaltiger zu gestalten, wodurch hohe Verfügbarkeit und eine sichere digitale Umgebung für das Amt sichergestellt werden:

• Modernere Endgeräte: Zur Verbesserung der Arbeitsumgebung haben wir an allen Standorten 1 600 neue Monitore und andere Hardware installiert, wodurch ein einfacheres und moderneres Arbeitsumfeld entsteht. Das Set-up ist das gleiche wie für die Telearbeit, was einen nahtlosen Übergang zwischen dem Heimarbeitsplatz und dem Büro ermöglicht. Außerdem haben wir 3 000 Bediensteten neue Laptops mit modernster Technologie zur Verfügung gestellt, um die Zusammenarbeit, die Leistung und die Ergonomie zu verbessern.
• Wi-Fi 6 in der Dienststelle Wien: Wir haben in unserem renovierten Gebäude in Wien eine raschere Datenübertragung, eine höhere Kapazität, eine bessere Stromeffizienz und eine bessere Leistung in Bereichen, in denen zahlreiche Geräte verbunden sind, sichergestellt.
• ISO-Rezertifizierung für Informationssicherheit: Bei der ISO-Prüfung 2024 wurde unsere Zertifizierung für Informationssicherheit und die erfolgreiche Umstellung unseres Rahmens auf die neue Version des ISO27001-Standards von 2022 bestätigt. Dies unterstreicht unseren Willen, hohe Standards bei der Informationssicherheit aufrecht zu erhalten.

Abbildung 8 – Corporate Pipeline SP2028

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Pipeline zum Online-Nutzerengagement

Die Pipeline "Online-Nutzerengagement" soll Qualität und Transparenz verbessern. Dafür sollen intuitiv zu bedienende Online-Dienste bereitgestellt werden, die den unterschiedlichen Bedürfnissen der Nutzerinnen und Nutzer entsprechen. Außerdem erweitern wir den Umfang der Selbstbedienungsdienste, um mehr Funktionen bereitzustellen.

• Vollständige Freigabe der MyEPO-Funktionen der Pilotphase 4: Die Version der MyEPO-Dienste vom April 2024 umfasst eine größere Anzahl von Erwiderungen auf Mitteilungen sowie Anträgen sowie neue administrative Optionen. Damit bringt sie uns einem vollständig digitalen Patenterteilungsprozess näher. So können jetzt Änderungen an internationalen Anmeldungen eingereicht, gratis beglaubigte Kopien von Dokumenten angefordert, Lizenzen verwaltet und Rechtsübergänge eingetragen werden. Außerdem können Sammelanträge hochgeladen und sämtliche veröffentlichte Patentanmeldungen abgerufen werden.
• Vollständige Freigabe der MyEPO-Funktionen der Pilotphase 5: Im November wurden die Workflows in den MyEPO-Diensten um die Möglichkeit zur Speicherung von Entwürfen erweitert. Das Verfahren für Gebührenrücker­stattungen wurde vereinfacht und ist jetzt vollständig papierlos, sodass keine Rückerstattungscodes und PINs mehr per Post versandt werden müssen. Außerdem wurden das Design und die Nutzerfunktionen von MyEPO überarbeitet; unter anderem gibt es jetzt granuläre Zugriffsrechte. Wir führen im Gespräch mit unseren Nutzergruppen eine Überarbeitung der MyEPO-Startseite und der daran anschließenden Seiten durch, die 2025 freigeschaltet werden soll.
• Business-to-Business-Schnittstellenpakete für die Anwendungsprogram­mierung (APIs): Da viele Unternehmen eigene IP-Managementsysteme nutzen, haben wir damit begonnen, technische Business-to-Business-Schnittstellen (APIs) zu entwickeln, um den nahtlosen Datenaustausch zwischen den MyEPO-Diensten und verschiedenen IP-Systemen zu erleichtern. 2024 haben wir zwei neue APIs für das Abrufen und Aktualisieren von Mailbox-Inhalten und Informationen über Anmeldungen sowie für Online-Einreichungen eingeführt.
• Einstellung der Faxannahme: Zum 1. Juli hat das EPA die Annahme von Einreichungen per Fax eingestellt. Nach der Abschaffung des Versands von Faxnachrichten im März 2023 wurden sämtliche Faxdienste in EP-, PCT- und Einheitspatentverfahren vollständig eingestellt und durch die webbasierte Online-Einreichung 2.0 sowie in dringenden Fällen den Contingency Upload Service auf unserer Internetseite ersetzt.
• Abschaltung der bisherigen Mailbox und der Dienste MyFiles und Verwaltung: Die bisherige Mailbox wurde abgeschaltet und durch MyEPO Mailbox ersetzt. Der neue Dienst wird laufend um weitere Funktionen erweitert und bietet zahlreiche Leistungsmerkmale, über die das alte System nicht verfügte. Die Dienste MyFiles und Verwaltung wurden durch Funktionen in MyEPO Portfolio ersetzt, die einen leichteren Zugang zu Akten und zur Aktenverwaltung ermöglichen.
• Einstellung von Smartcards: Um hochwertige und sichere Online-Dienste anbieten zu können, haben wir eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)^[1] für den Zugriff externer Nutzer auf MyEPO eingeführt. Dies ermöglichte die schrittweise Abschaffung der zuvor zur Authentifizierung verwendeten Smartcards, deren Nutzung zum 31. Dezember 2024 endgültig eingestellt wurde. Damit stehen den Nutzerinnen und Nutzern nicht nur sicherere und bequemere Authentifizierungsmethoden zur Verfügung, sondern wir können auch jährlich rund 660 000 EUR einsparen.
• Einstellung der Web-Einreichung: Zur weiteren Konsolidierung unserer Einreichungstools rund um die Online-Einreichung 2.0 und zur Vereinfachung unserer IT-Infrastruktur wurde das Tool Web-Einreichung eingestellt.

Abbildung 9 – Pipeline Online-Nutzerengagement SP2028 

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^[1] Der Anmeldevorgang mit Zwei-Faktor-Authentifizierung beinhaltet ergänzend zum Nutzernamen und Passwort eine zusätzliche Sicherheitsebene und ermöglicht es MyEPO-Nutzern, zwischen Telefon, E-Mail, Google Authenticator oder Okta Verify zu wählen.

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Bei den KPIs für Treiber 2 wurden 2024 beträchtliche Erfolge erzielt; drei der fünf Kennzahlen entsprachen bereits den langfristigen Zielen des SP2028.

Dank der laufenden Investitionen in hoch moderne Tools, der weiteren Abschaltung alter Tools und eines umsichtigen Problem-Managements blieben die KPIs für die interne und externe "Verfügbarkeit der IT-Systeme" 2024 kontinuierlich deutlich über den erwarteten Werten. Daher werden die Ziele für 2025 angehoben, damit sie weiterhin ehrgeizig bleiben.

Die oben beschriebenen Fortschritte bei der Transformation und Vereinfachung unserer Verfahren schlagen sich auch in den relevanten KPIs nieder. Nach der vollständigen Digitalisierung des Patenterteilungsprozesses werden wir uns jetzt mit der Digitalisierung der Patentverwaltung befassen, für die 2025 eine neue KPI eingeführt werden soll. Die KPI für die Corporate-Prozesse macht gute Fortschritte und wird den Grad der Digitalisierung der Verfahren weiterhin nicht nur in den Bereichen HR und Finanzen, sondern auch in der Allgemeinen Verwaltung und anderen Corporate-Bereichen messen.

Im Januar war bei 15 % der Klassifikationsaufgaben keine Klassifikation durch Menschen mehr erforderlich. Dank der Bemühungen um eine hochwertige, effiziente und zutreffende KI-gestützte Klassifikation stieg die KPI für die "Nutzung von KI" bis zum Jahresende auf 46,7 % an und ist damit auf einem guten Weg, das Ziel von 90 % im Jahr 2028 zu erreichen.