Wichtigste Erfolge: Treiber 3
Qualitativ hochwertige, pünktliche Produkte und Dienstleistungen
- Qualität an der Quelle
Qualität ist eine gemeinsame Reise und eine gemeinsame Verantwortung des EPA und der Nutzer. Die Anmelder und ihre Vertreter spielen von Anfang an und über den gesamten Patenterteilungsprozess hinweg eine wichtige Rolle, wenn es um die Sicherung der Qualität geht. Durch eine Vorabrecherche und eine sorgfältige Formulierung klarer Anmeldungen mit einem angemessenen Schutzumfang können sie zu Qualität und Effizienz beitragen und die Kosten senken.
Das EPA bemüht sich darum, die Qualität bereits an der Quelle zu unterstützen, indem es zusammen mit dem epi die Fortbildung und Qualifizierung von Anwälten und Fachangestellten durch EEP und EPVZ zu fördern sucht, Tools für die Nutzer entwickelt und das Einreichungsverfahren und die Nutzererfahrung verbessert. Außerdem reagiert das EPA auf Nutzervorschläge zur Diskussion von Themen und Suche nach gemeinsamen Lösungen. 2024 wurde unter anderem das Thema Klarheit vertieft diskutiert.
- Vereinfachungsausschuss für den Patenterteilungsprozess
Der Vereinfachungsausschuss für den Patenterteilungsprozess erleichtert die digitale Transformation und fördert Qualität und Effizienz. Durch technische Umsetzungen und unterstützende Änderungen der rechtlichen Vorschriften hat das EPA den Patenterteilungsprozess in enger Zusammenarbeit mit und Konsultation der Nutzerschaft weiter vereinfacht und digitalisiert.
Der erste Korb mit rechtlichen Änderungen zur Unterstützung der Digitalisierung und Vereinfachung wurde im November 2023 abgeschlossen. 2024 hat das EPA den zweiten Korb mit Änderungen umgesetzt, um den Patenterteilungsprozess einfacher zu gestalten und besser an das digitale Zeitalter anzupassen. Ein dritter Korb, der auf den bisherigen Erfolgen aufbaut, wird derzeit erarbeitet.
- Digitale Dienstleistungen für externe Nutzer
2024 haben wir die Nutzung von elektronischen Signaturen erweitert, den Faxdienst vollständig eingestellt und Rechtsanwälte von der Pflicht entbunden, eine Vollmacht einzureichen. Im Sinne eines papierlosen Patenterteilungsprozesses haben wir papierbasierte Empfangsbestätigungen abgeschafft und den Versand von Papierkopien der in Recherchen- und Prüfungsberichten angeführten Patentliteratur eingestellt.
Ende 2024 haben wir auch den Pilotzugang zur LIP für Nutzer von MyEPO freigeschaltet. Daneben wurden 2024 noch mehrere weitere Entscheidungen getroffen und gegenüber den Nutzern kommuniziert, z. B. die Abschaltung der alten Online-Einreichungssoftware eOLF bis Ende 2025. Außerdem hat das EPA als strategisches Ziel angekündigt, bis April 2027 papierlos arbeiten zu wollen.
- Förderung einer frühen Zusammenarbeit im Prüfungsverfahren
Das EPA unterstützt die Nutzer weiter bei der Umstellung auf ein digitales Verfahren. Es geht aber nicht nur um die digitale Wende, sondern auch darum, unsere Arbeitsweise innerhalb des Patenterteilungsprozesses zu verändern. Insbesondere soll eine frühe Zusammenarbeit zwischen Anmelder und Prüfungsabteilung im Prüfungsverfahren gefördert werden.
2024 bewarb das EPA den gemeinsamen Bereich in MyEPO sowohl bei den Prüfungsabteilungen als auch bei den externen Nutzern über verschiedene Kanäle, z. B. durch Nutzertreffen, drei Online-Seminare und den jährlichen Nutzertag.
- Workshop zum Thema Klarheit
Klarheit ist ein Thema, das bei den EPA-Veranstaltungen mit der Nutzerschaft und in den Feedback-Kanälen des Amts immer wieder zur Sprache kommt. Auch die Arbeitsgruppe "Qualität" des Ständigen Beratenden Ausschusses beim EPA (SACEPO WP/Q) wies auf die Herausforderungen in Bezug auf die Patentklarheit hin. In Stakeholder-Qualitätssicherungspanels (SQAPs) haben die Beurteilenden festgehalten, welche Herausforderungen bei der Beurteilung der Qualität bestehen, z. B., ob bestimmte Formulierungen in einem bestimmten Fachgebiet zweideutig oder klar sind. Als Reaktion darauf lud das EPA im November 2024 72 Teilnehmer zu einer Diskussion über die Bedeutung der Klarheit ein.
Daraus ergaben sich Empfehlungen für das EPA einerseits und für die Anmelder und ihre Vertreter andererseits. Wir werden aufgrund dieser Empfehlungen Maßnahmen ergreifen, die Teil unseres Qualitätsaktionsplans 2025 sind.
Für Anmelder und Vertreter: Für das EPA: - Mit erfahrenen Vertretern zusammenarbeiten und sicherstellen, dass nichteuropäische Anmelder die Anforderungen des EPÜ verstehen.
- Hochwertige Anmeldungen mit klarer, konsistenter Terminologie, belastbaren unterstützenden Daten und Alternativformulierungen in Vorwegnahme möglicher Einwände gegen die Klarheit erstellen.
- Proaktiv mit den Prüfern über Klarheitsfragen diskutieren und angemessen auf Einwände reagieren.
- Die Bedeutung der Klarheit hervorheben, nicht zuletzt für die Nacherteilungsphase und gegenüber Dritten.
- Konsistente, gut begründete und belegte Klarheitsbeurteilungen sicherstellen, erforderliche Einwände in einem frühen Stadium des Verfahrens erheben und, soweit möglich, Lösungsvorschläge anbieten.
- Die Richtlinien verbessern, eine strukturierte Methode für Klarheit entwickeln und die Zusammenarbeit mit den Anmeldern verbessern.
- Umschulung und Weiterbildung
Kontinuierliche Verbesserung ist ein tief verwurzelter Wert des EPA. Wir stellen sicher, dass das Wissen und die technischen Fähigkeiten unserer hochqualifizierten Bediensteten über die neuesten technischen und rechtlichen Entwicklungen sowie Entwicklungen bei unseren Tools auf dem Laufenden bleiben.
Die Qualität beim EPA fußt auf der Einstellung und Weiterbildung hoch qualifizierter Personen und einer stetigen beruflichen Entwicklung über die gesamte Laufbahn hinweg. 2024 nahmen 111 neue Prüferinnen und Prüfer an unserer Patentakademie für neue Bedienstete teil und durchliefen ein umfangreiches Schulungsprogramm aus Präsenzschulungen und direkter praktischer Ausbildung.
2024 haben wir über 50 000 Stunden Training zum Patenterteilungsprozess durchgeführt, um unsere Bediensteten über die neuesten Entwicklungen in den Fachgebieten, bei unseren Tools, im Patentrecht und in der Rechtsprechung auf dem Laufenden zu halten. Die technische Weiterbildung konzentrierte sich auf rasch wachsende Fachgebiete wie z. B. Batterien. Auch bei Konferenzen, Messen und Vorträgen der Industrie und der Beschwerdekammern wurden wertvolle Lerninhalte vermittelt. Der kontinuierliche Wissenstransfer (CKT) des EPA fördert Zusammenarbeit und Wissensaustausch. Die "Tipps des Tages" sind ein Mechanismus, über den die Kollegen hilfreiche Informationen weitergeben können: 2024 wurden 272 neue Tipps eingereicht, sodass die Datenbank inzwischen über 5 000 kuratierte und durchsuchbare Tipps enthält. Dabei wurden wichtige Tipps für Tools für den Patenterteilungsprozess wie ANSERA und die Patent Workbench (PWB) veröffentlicht.
2024 haben wir über 250 Veranstaltungen für den kollegialen Austausch organisiert, um die digitale Transformation und den Veränderungsprozess zu unterstützen. Dabei ging es häufig um die Themen ANSERA, PWB und Web Search Assistant (WSA).
Über 2 100 Personen nahmen 2024 an iLearn-Veranstaltungen teil, mit deren Hilfe die Konsistenz der Prüfung verbessert werden soll. Dazu gehörten Präsentationen zu den Themen erfinderische Tätigkeit, Patentierung von KI, computerimplementierte Erfindungen, Änderungen und ausreichende Offenbarung.
Wir haben die Entscheidungen des EPG in die Rechtsprechungsberichte für Prüferinnen und Prüfer aufgenommen, um sie über die Entwicklungen im Patentrecht auf dem Laufenden zu halten.
- Zutreffende und pünktliche Klassifizierung des Stands der Technik
2024 haben wir unsere Klassifizierungsverfahren daraufhin überprüft, wie wir Unterstützung durch KI intensiver nutzen können. Ausgehend von der umfangreichen Erfahrung unserer Prüfer und Klassifikationsspezialisten wurde KI stärker in Tools und Workflows integriert, um dem stetig wachsenden Dokumentationsbestand passende Klassifikationssymbole zuzuweisen. Dank der idealen Kombination aus KI und unseren erfahrenen Klassifikationsspezialisten können wir Klassifikationen pünktlich (innerhalb von vier Monaten nach der Veröffentlichung) und mit hoher Genauigkeit (bei mindestens 95 % der Dokumente) vornehmen.
Wir weisen nicht nur dem Stand der Technik und unseren Anmeldungen die passenden Symbole zu, sondern arbeiten auch an der Optimierung unserer Gemeinsamen Patentklassifikation (CPC-System), um die Qualität und Effizienz der Recherche zu verbessern und das System auf eine künftige, umfangreichere KI-Unterstützung vorzubereiten. Wir gleichen das CPC-System regelmäßig mit der Internationalen Patentklassifikation (IPC) ab, was Aktualisierungen des Systems erfordert. Die jüngsten KI-Entwicklungen unterstützen die Prüferinnen und Prüfer beim Umgang mit diesen komplexen Reklassifizierungsprojekten.
- Zuweisung der richtigen Akte zum richtigen Zeitpunkt an den richtigen Prüfer und die richtige Abteilung
Das Tool für die digitale Aktenzuweisung (DFA) ist in die Patent Workbench integriert. Es handelt sich um ein KI-gestütztes, rein digitales System für die Aufgabenzuweisung, das die Akten möglichst passgenau denjenigen Mitgliedern der Prüfungsabteilungen zuweist, die vom technischen Standpunkt aus am besten geeignet sind. Angesichts der zunehmenden technischen Komplexität der Anmeldungen – eine Anmeldung umfasst inzwischen häufig mehrere Technologien – trägt das DFA zur Qualitätssicherung bei, indem es die richtigen Akten zum richtigen Zeitpunkt zu den richtigen Personen und der richtigen Abteilung bringt.
2024 wurde das DFA-Tool um einen Konfigurationsbildschirm für die Team-Manager erweitert. Das ist ein wichtiger Fortschritt zur Vereinfachung des Zuweisungsverfahrens innerhalb des EPA. Diese Funktion ermöglicht es den Team-Managern, Zuweisungen nahtlos zu konfigurieren. Damit ist eine manuelle Zuweisung nicht mehr erforderlich, und der Prozess wird durch automatisierte Vorschläge im DFA verschlankt, was die Effizienz des Patenterteilungsprozesses steigert.
- Vollständigkeit und Richtigkeit der Recherchen und schriftlichen Bescheide verbessern
Wenn Anmelder hochwertige, pünktliche Recherchen und schriftliche Bescheide mit einer gründlichen Bewertung der Patentierbarkeit erhalten, hilft ihnen das dabei, fundierte strategische und unternehmerische Entscheidungen über weitere Investitionen in ihre Erfindung zu treffen.
Das EPA verfügt über die weltweit umfangreichste Sammlung zum Stand der Technik, die 2024 von rund 333 Millionen Dokumenten auf 357 Millionen Dokumente erweitert wurde.
2024 wurde unsere Datenbank mit Nichtpatentliteratur um 18 Millionen Dokumente erweitert; sie umfasst inzwischen 197 Millionen Dokumente, darunter Zusammenfassungen ebenso wie Volltextdokumente. Unsere Sammlung mit Standards wuchs ebenfalls um 500 000 Dokumente auf über 5,5 Millionen Dokumente an. Das zeigt, wie wichtig Standards für eine vollständige und zutreffende Recherche sind.
- Aktive Recherchenabteilung
Es reicht für sich genommen nicht aus, die besten Fachleute mit Zugang zur führenden globalen Datenbank und zu hilfreichen Tools zur Verfügung zu haben. Wir müssen außerdem sicherstellen, dass der Rechercheprozess so robust wie möglich ist. Das EPA verfolgt seit Langem die Praxis, dass die Fachleute einander zur Recherchestrategie konsultieren. Diese Praxis wurde mit der Einführung der aktiven Recherchenabteilung (ASD) im November 2023 gestärkt und formalisiert.
Nach einer erfolgreichen Pilotphase im Jahr 2022 wurde das ASD-Konzept am 1. November 2023 vollständig umgesetzt. Jedes Rechercheprodukt wird nun über unseren digitalen Workflow in Patent Workbench an alle drei Mitglieder der Recherchenabteilung und den Manager/die Managerin zur Überprüfung weitergeleitet, bevor es an den Anmelder gesendet wird.
2024 profitierte jeder Recherchenbericht und jeder schriftliche Bescheid – also insgesamt über 260 000 Produkte – von dieser durch ASD angestoßenen, intensiveren Interaktion in einem frühen Stadium. In einer vorläufige Analysen zu den Auswirkungen dieser Änderung waren vielversprechende erste Anzeichen dafür zu erkennen, dass sich das ASD-Konzept positiv auf die Qualität, die Effizienz und den Wissensaustausch auswirkt. Eine Analyse der mithilfe von ASD bearbeiteten Anträge zeigte Folgendes:
- Die Auffangpositionen wurden in schriftlichen Bescheiden umfassender beurteilt, wie sowohl Manager des EPA als auch Nutzer in Gesprächen berichteten.
- Die Qualitätsprüfer stellten eine höhere Vollständigkeit der schriftlichen Bescheide fest; z. B. wurden alle unabhängigen Patentansprüche im Einzelnen abgehandelt.
- Laut den Ergebnissen der Direktion Qualitätsaudit (DQA) ging der Anteil der ungültigen Einwände im Recherchenbericht und in den schriftlichen Bescheiden von 11,5 % im Jahr 2023 auf 6 % im Jahr 2024 zurück.
- Ausbildern zufolge erleichtert ASD das Onboarding neuer Prüfer.
- weniger Anmeldungen gelangten ins Prüfungsverfahren
- vor der Erteilung waren weniger Mitteilungen erforderlich
Außerdem gibt es erste Anzeichen dafür, dass das ASD-Konzept die Rechtssicherheit und Effizienz verbessert. Seit der Einführung der ASD ist Folgendes zu beobachten:
Die ersten Anzeichen sind zwar positiv, aber das ASD-Verfahren wird erst seit einem Jahr angewendet, sodass sich die vollständigen Auswirkungen noch nicht beurteilen lassen. Wir werden 2025 eine detailliertere Analyse durchführen.
- Qualitativ hochwertige und konsistente Prüfung
Harmonisierung war in den vergangenen Jahren ein Schwerpunktthema (siehe dazu den Qualitätsbericht 2023). Da immer mehr Anmeldungen für Erfindungen sich auf mehr als eine Technologie beziehen, hat das Amt Investitionen vorgenommen, um sicherzustellen, dass seine Abteilungen über einen optimalen Mix an technischen Hintergründen verfügen, um alle Aspekte der beanspruchten Erfindungen abzudecken. Diese "gemischten Abteilungen" bleiben über den gesamten Prozess hinweg, von der Recherche bis zum Einspruch, bestehen. 2024 wurden rund 40 % der Erteilungen von Prüferinnen und Prüfern aus unterschiedlichen Teams betreut.
Neben der Praxisharmonisierung in den Prüfungsabteilungen und Teams müssen wir die Konsistenz der Vorgehensweisen zwischen in verwandten technischen Bereichen tätigen Teams sicherstellen. Dies ist ein wesentlicher Bestandteil der Verpflichtung des EPA zur Bereitstellung hochwertiger Patente. Austausch und Diskussion zwischen Prüferinnen und Prüfern sind entscheidende Elemente, um die Konsistenz wie gewünscht zu erhöhen. Die aktive Recherchenabteilung, die Peer-to-Peer-Bewertung zwischen Abteilungen und die Schaffung gemischter Abteilungen aus unterschiedlichen Technologiebereichen und Standorten helfen uns bei diesem Vorhaben.
Bei der Peer-to-Peer-Bewertung teilen und überprüfen Prüferinnen und Prüfer aus unterschiedlichen Teams und Standorten ihre jeweiligen Akten. Dies erfolgt seit einiger Zeit. Auf Wunsch der Nutzer haben wir uns 2024 besonders auf die Praxisharmonisierung bei digitalen Zukunftstechnologien konzentriert.
Die Prüfungsabteilungen von benachbarten Teams haben auf diesem Gebiet über 2 200 Akten von über 60 Anmeldern geprüft. Es handelte sich um Fälle, bei denen zum Beispiel eine potenziell verfrühte Ladung zur mündlichen Verhandlung erging, früh die Erteilungs- bzw. Zurückweisungsabsicht mitgeteilt wurde, oder mehrfach Mitteilungen ergingen, ohne dass eine Lösung gefunden wurde. Die Peer-to-Peer-Bewertung ergab Folgendes:
- In den meisten Fällen wurden keine Bereiche gefunden, in denen Verbesserungen möglich wären.
- In rund 10 % der Fälle wurden Bereiche gefunden, in denen Verbesserungen möglich wären. Es handelte sich z. B. um Verbesserungen bei der Ladung zur mündlichen Verhandlung und Vorschläge für weitere Mitteilungen.
2025 soll die Initiative auf weitere Technologiebereiche ausgeweitet werden, in denen abweichende Praktiken oder Verfahren festzustellen sind.
- Mehr Konsistenz bei der Bearbeitung von Einwendungen Dritter
Zum einen ist die materielle Qualität wichtig, zum anderen müssen wir sicherstellen, dass unsere Verfahren in jedem Stadium des Patenterteilungsprozesses korrekt durchgeführt werden. Bei der Herbstsitzung 2023 der SACEPO WP/Q wurde darauf hingewiesen, dass Prüfungsabteilungen Einwendungen Dritter teils uneinheitlich behandeln.
Daraufhin hat das EPA den Umgang mit über 2 000 Einwendungen Dritter auf die Praxiskonsistenz hin überprüft. Die Ergebnisse wurden bei der SACEPO WP/Q-Sitzung im Juni 2024 vorgestellt. Die Studie bestätigte Folgendes:
- Dritte investieren beträchtlichen Aufwand in die Einreichung von Einwendungen, führen häufig neue Dokumente an und bringen eine sorgfältige Argumentation vor. Damit schaffen Einwendungen Dritter Mehrwert und steigern die Qualität der beim EPA anhängigen Anmeldungen.
- In nahezu allen Fällen haben die Abteilungen des EPA die Einwendungen gründlich geprüft.
- In etwa 20 % der Fälle haben die Abteilungen die Einwendungen Dritter zwar in vollem Umfang berücksichtigt, aber dann kein klares und zeitnahes schriftliches Feedback zu ihrer Relevanz im öffentlichen Teil der Akte erfasst.
Die Studie kam zu dem Schluss, dass die Aufzeichnungen zu Einwendungen Dritter im öffentlichen Teil der Akte verbessert werden können. Daher sensibilisieren wir unsere Prüfungsteams dafür, dass es erforderlich ist, in der nächsten Mitteilung auch auf die Einwendungen Dritter einzugehen, und wir werden das Thema weiter verfolgen und 2026 eine neue Studie dazu durchführen.
- Zurückweisungen
Auch die Qualität von Zurückweisungsentscheidungen ist von Bedeutung. Deshalb haben wir dem Thema Zurückweisungen 2024 eine gesonderte SQAP-Sitzung gewidmet. Die Beurteilenden kamen zu dem Ergebnis, dass die Zurückweisungen großenteils gerechtfertigt waren und den vorhergehenden Mitteilungen entsprachen; das rechtliche Gehör wurde durchgehend gewahrt. Allerdings hätte ein besserer Dialog zwischen den Abteilungen und den Anmeldenden verhindern können, dass einige Anmeldungen mit patentierbarem Gegenstand zurückgewiesen wurden. Die Ergebnisse der SQAPs 2024 werden als Anlage zum Qualitätsbericht 2024 veröffentlicht.
Wir haben außerdem die Entscheidungen der Beschwerdekammern in Fällen, in denen Beschwerde gegen eine Zurückweisung der Anmeldung durch die Prüfungsabteilung eingelegt worden war, eingehend analysiert. 2024 wurde die Anmeldung in 3 % der Fälle zurückgewiesen. In 12 % dieser Fälle wurde eine Beschwerde gegen die Entscheidung eingelegt. Dies entspricht etwa 0,3 % der eingereichten Anmeldungen.
Bei unserer Überprüfung der Entscheidungen der Beschwerdekammern über solche Fälle zeigte sich, dass die Entscheidungen der Beschwerdekammern und diejenigen der Prüfungsabteilungen weitgehend übereinstimmten. Lediglich bei 4,8 % der untersuchten 745 Fälle erteilten die Beschwerdekammern ein Patent, das zuvor von der Prüfungsabteilung zurückgewiesen worden war. Die größten Abweichungen ergaben sich bei der erfinderischen Tätigkeit. Die Studie ermöglichte es, wie im SP2028 vorgesehen eine weitere KPI für die Prüfung einzurichten. Die Aufnahme dieser KPI in das Qualitäts-Dashboard[1] erhöht unsere Transparenz weiter, stellt eine zutreffende Information der Öffentlichkeit sicher und löst Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung in der GD1 aus.
[1] www.epo.org/de/about-us/services-and-activities/quality/quality-dashboard
- Einspruchsverfahren
Bei Einspruchsverfahren ist das EPA bestrebt, mit größtmöglicher Unparteilichkeit zu handeln, faire und transparente Einspruchsverfahren zu gewährleisten und zeitnah rechtsgültige Entscheidungen zu erlassen. Jeder Fall wird von einer Einspruchsabteilung bearbeitet, die sich aus drei sehr erfahrenen Prüfern und Prüferinnen zusammensetzt, die gegebenenfalls durch ein juristisches Mitglied ergänzt werden kann. Auch gemischte Abteilungen können eingesetzt werden, damit alle technischen Aspekte des Falls interessensgerecht bewertet werden können.
2024 wurden insgesamt 2 306 Einsprüche abschließend bearbeitet. Der Prozentsatz der erteilten Patente, gegen die Einspruch erhoben wurde, ging von 2,4 % im Jahr 2023 auf 2,1 % im Jahr 2024 zurück. Wie in den Vorjahren waren die Einspruchsverfahren im Jahr 2024 nicht gleichmäßig über die Fachgebiete verteilt: Der höchste Prozentsatz von Einsprüchen wurde im Bereich Landwirtschaft und Lebensmittel verzeichnet (7,0 %), der niedrigste bei Digitaltechnologien (0,4 %).
2024 haben wir verstärkt auf die Anwendung optimaler Praktiken geachtet, um sicherzustellen, dass die Entscheidungen jederzeit höherrangige Anträge berücksichtigen und die Verwerfung bzw. Stattgebung unter Verwendung des dreistufigen Ansatzes begründet wird, der das rechtliche Gehör garantiert. Die Abteilungen:
- treffen begründete Entscheidungen;
- dokumentieren die Argumente der einsprechenden Parteien; und
- gehen mit Begründungen auf die Argumente der einsprechenden Parteien ein.
Die mit Einspruchsverfahren befassten Prüferinnen und Prüfer wurden daran erinnert, dass bei einem verspäteten Vorbringen zunächst die Zulässigkeit zu prüfen ist, z. B. anhand einer Prima-facie-Beurteilung ihrer Relevanz. Außerdem betonten wir, dass Ladungen zur mündlichen Verhandlung in Einspruchsverfahren vollständig sein müssen und dass vollständig auf alle Einsprüche und Hilfsanträge (bis zum ersten akzeptablen Antrag) eingegangen werden muss.
- Lehren aus Entscheidungen der Beschwerdekammern und Festlegung neuer KPIs
Eines der Ziele, die wir uns für 2024 gesetzt haben, war es, bessere Lehren aus Entscheidungen der Beschwerdekammern zu ziehen und anhand dieser Analysen eine neue KPI für die Ergebnisse von Beschwerdeverfahren bei Einsprüchen und Zurückweisungsentscheidungen festzulegen. Einspruchsentscheidungen, bei denen Beschwerde bei den Beschwerdekammern eingelegt wurde, sind eine kleine, aber wichtige Unterkategorie der eingereichten Anmeldungen. 2024 wurde gegen 2,1 % der erteilten Patente Einspruch eingelegt. Gegen die entsprechende Entscheidung der Einspruchsabteilung können eine oder mehrere Verfahrensparteien Beschwerde einlegen. Gegen ca. 45 % der Entscheidungen über einen Einspruch wird Beschwerde eingelegt, was 0,7 % der beim EPA eingereichten Anmeldungen entspricht.
Bei der Betrachtung dieser kleinen, aber wichtigen Unterkategorie von Anmeldungen muss man sehr sorgfältig vorgehen. Die Entscheidungen der Beschwerdekammern sind unseres Erachtens eine wertvolle Quelle, aus der die Einspruchs- und Prüfungsabteilungen etwas lernen können. Vor diesem Hintergrund haben wir die Entscheidungen der Beschwerdekammern sorgfältig analysiert und uns dabei zwei Ziele gesetzt: die Datenlage für kontinuierliche Verbesserungsbemühungen zu verbessern und neue KPIs zur Beurteilung der Fortschritte festzulegen.
Die Analyse wurde für einen begrenzten Datensatz durchgeführt, nämlich die 2023 abgeschlossenen Fälle, die nach der Verfahrensordnung der Beschwerdekammern 2020 entschieden wurden (insgesamt 1 519 Fälle). Wenn nur die von dieser Verfahrensordnung erfassten Fälle betrachtet werden, wird die Zahl der Fälle minimiert, bei denen die Beschwerdekammern aufgrund anderer Tatsachen und Beweismittel zu einem anderen Ergebnis kommen könnten. Da künftige Fälle nach der neuen Verfahrensordnung verhandelt werden, sind die Ergebnisse auch besser mit künftigen Ergebnissen vergleichbar und die Fortschritte können besser verfolgt werden. Die Studie ermöglichte eine kleinteiligere Kategorisierung der Entscheidungen der Beschwerdekammern als zuvor, wie Abbildung 10 zeigt. Die Analyse zeigte, dass die Entscheidungen in der ersten Instanz und die Beschwerdekammerentscheidungen weitgehend gleich ausfielen; in 72,4 % der Fälle wurden die Einspruchsentscheidungen im Beschwerdeverfahren aufrecht erhalten.
In 16,5 % der Fälle widerriefen die Beschwerdekammern ein Patent, das von der Einspruchsabteilung aufrecht erhalten worden war, wobei mangelnde Neuheit nur in 2,5 % der Fälle der Grund für den Widerruf war. Die größten Differenzen (bei 8,2 % der Fälle) ergaben sich bei der Interpretation der erfinderischen Tätigkeit. Dieser Aspekt der Patentierbarkeit wird naturgegeben stärker subjektiv ausgelegt.
Abbildung 10 – Entscheidungen der Beschwerdekammern: 2023 abgeschlossene Inter-partes-Fälle
Auf der Grundlage von Entscheidungen der Beschwerdekammern über Einspruchsentscheidungen wurden vier neue KIPs entwickelt, die es uns erlauben werden, den Wandel voranzutreiben und die Fortschritte zu überwachen. Sie wurden anhand der Analyse der Fälle aus dem Jahr 2023 und durch Diskussionen mit den Beschwerdekammern im Rahmen unseres Qualitätsdialogs erarbeitet. Auch die SACEPO WP/Q und die Mitgliedstaaten haben im Rahmen des Ausschusses für technische
und operative Unterstützung (ATOU) wertvolle Beiträge und Rückmeldungen zur Entwicklung der KPIs geliefert.Mit der Beschwerdekammereinheit wurde eine neue Methode zur Datensammlung vereinbart, die dem Amt Daten zu den Begründungen von Beschwerdeentscheidungen liefern soll. Dies wird die jährliche Aktualisierung der neuen Qualitäts-KPIS im online verfügbaren Qualitäts-Dashboard[1] erleichtern und den Prüfungs- und Einspruchsabteilungen ein zielgerichtetes Lernen ermöglichen. Wir werden diese Daten außerdem als Grundlage für künftige Qualitätsmaßnahmen verwenden.
Abbildung 11 – KPIs für Entscheidungen der Beschwerdekammern (Inter-partes-Fälle)
Abbildung 12 – KPIs für Entscheidungen der Beschwerdekammern (Ex-partes-Fälle)
[1] https://www.epo.org/de/about-us/services-and-activities/quality/quality-dashboard
- Beurteilung der Qualität aus verschiedenen Blickwinkeln
SQAPs: Gemeinsame Bewertung von Qualität
Ein regelmäßiger und konstruktiver Dialog mit unseren Nutzern nahm auch 2024 die wichtigste Stelle in unserem Exzellenzstreben ein. Die SACEPO-Arbeitsgruppe "Qualität", das wichtigste Forum für Qualitätsfragen, trat 2024 zwei Mal zusammen. In diesem Rahmen wurden 2024 drei SQAPs organisiert.
Die SQAPs sind ein wichtiger Bestandteil des Programms des EPA zur Einbeziehung der Nutzerschaft. Sie bieten europäischen Patentvertretern und -vertreterinnen die Möglichkeit, mit EPA-Expertinnen und -Experten zusammenzuarbeiten, um gemeinsam die Qualität der Arbeit des EPA zu bewerten. Außerdem erhält das Amt dadurch wertvolle Rückmeldungen zur Qualität seiner Produkte und Dienste, anhand derer es Maßnahmen ergreifen kann.
2024 ging es bei den drei SQAPs um Zurückweisungen (was 2024 zum ersten Mal ein Thema war), Recherchen und schriftliche Bescheide (wie 2023) und Erteilungen (wie bereits 2022 und 2023). Das Programm wurde von der SACEPO WP/Q, dem Institut der zugelassenen Vertreter beim EPA (epi), BusinessEurope (BE) und den SQAP-Beurteilenden sehr positiv aufgenommen.
In ihren Feststellungen haben die Panels Beispiele sowohl für bewährte Praxis als auch für Verbesserungsmöglichkeiten aufgezeigt. Das Feedback aus den SQAPs im Jahr 2024 lieferte nennenswerten Input für den EPA-Qualitätsaktionsplan 2025. Zentrale Erkenntnisse aus den SQAPs 2024 lauten (für einen vollständigen Bericht siehe den Qualitätsbericht 2024[1]):
- Recherchenberichte und schriftliche Bescheide hatten hohe Qualität; der einschlägige Stand der Technik und gut begründete Einwendungen trugen zu einem effizienten Verfahren bei. Außerdem standen die Recherchenberichte und die schriftlichen Bescheide in der Regel in Einklang miteinander. Bei der Beurteilung der erfinderischen Tätigkeit wurde eine besser abgestimmte Anwendung des Aufgabe-Lösungs-Ansatzes empfohlen.
- Die Erteilungen basierten auf klaren und gut begründeten Mitteilungen, die zu gerechtfertigten Entscheidungen führten. Weitere Verbesserungen sind beim Dialog mit den Anmeldern – insbesondere in Bezug auf materielle Anpassungen in der Erteilungsphase – sowie bei der genaueren Beurteilung aller Ansprüche, auch abhängiger Ansprüche, in den Mitteilungen der Prüfungsabteilungen möglich.
- Qualitativ hochwertige Zurückweisungen weisen eine klare Struktur, unzweideutige Begründungen und eine gut durchdachte Argumentation auf, wobei das rechtliche Gehör respektiert wurde. Zu einem effektiven Vorgehen gehört auch, dass der einschlägige Stand der Technik zu einem frühen Zeitpunkt angeführt wird und dass die Konsistenz gegenüber vorhergehenden Mitteilungen gewahrt wird. Verbesserungen sind insofern zu erreichen, als unterschiedliche Zurückweisungsgründe nicht miteinander vermischt werden und von Dritten eingereichte Unterlagen ordnungsgemäß einbezogen werden. Ein intensiverer Dialog zwischen Prüfenden und Anmeldenden und Offenheit für Rückmeldungen können die Effizienz und Ausgeglichenheit des Entscheidungsverfahrens verbessern.
[1] Der Qualitätsbericht findet sich in der Anlage zu diesem Bericht.
- Nutzerdialog
Der Dialog mit den Nutzerinnen und Nutzern wurde 2024 weiter verbessert. Das EPA traf in 26 bilateralen Gesprächen mit 22 großen Anmeldern aus der Industrie zusammen; damit stieg die Zahl derartiger Gespräche seit ihrer Einführung im Jahr 2021 auf 80 an. Neben den Einzelgesprächen mit der Industrie halfen uns 33 Treffen mit internationalen, europäischen und nationalen Nutzerverbänden dabei, verschiedene Industriesektoren und Regionen besser zu verstehen. Die Rückmeldungen trugen entscheidend zur Festlegung der Schwerpunktbereiche bei, die in den Qualitätsaktionsplan 2025[1] aufgenommen wurden.
Am 1. August 2024 startete das EPA parallel dazu ein Kommunikationsprogramm, das sich auf KMU und insbesondere Kleinsteinheiten konzentriert. Das Programm umfasste 29 Einzelgespräche mit britischen und deutschen Unternehmen und half uns dabei, zu verstehen, was KMU vom Patentsystem und insbesondere vom EPA brauchen.
[1] https://www.epo.org/de/about-us/services-and-activities/quality/quality-action-plan
- DQA-Ergebnisse
Die DQA-Ergebnisse für das gesamte Jahr der Recherche- und Prüfungsaudits bestätigen eine kontinuierliche Verbesserung der materiellen Qualität, wobei im Vergleich zu 2023 insgesamt 2,7 % weniger Feststellungen bei der Erteilung und 4,4 % weniger Feststellungen bei der Recherche zu verzeichnen sind. Die Ergebnisse der Rechercheaudits bestätigten erneut die hohe Qualität der Recherche; 2024 wurde bei lediglich 3 % der Akten ein näherer, einschlägiger Stand der Technik gefunden, und die Zahl der Fälle, bei denen die schriftlichen Bescheide besser durch die Prüferinnen und Prüfer hätten begründet werden können, ging von 11,5 % auf 6 % der überprüften Akten zurück.
Abbildung 13 – Recherche: Befunde der Qualitätsaudits
Zur positiven Entwicklung bei der Erteilung trägt eine bessere Beurteilung der Neuheit und der erfinderischen Tätigkeit bei, wobei die fehlerhaften Beurteilungen von 7,9 % der untersuchten Akten im Jahr 2023 auf 6,8 % im Jahr 2024 gesunken sind.
Abbildung 14 – Erteilung: Befunde der Qualitätsaudits
- Ombudsstelle
Die Ombudsstelle wird zunehmend genutzt, wobei sowohl die Bedeutung als auch die Qualität der Fälle steigen. Im Jahr 2024 wurde die Ombudsstelle 117 Mal in Anspruch genommen, also stärker als bei der Aufnahme des Diensts im April 2022 prognostiziert (100 Mal pro Jahr). Der steigende Anteil nicht vertretener Nutzer (rund 40 % der Kontaktaufnahmen) spricht dafür, dass die Ombudsstelle ihre Zielgruppe unter den Nutzern erreicht.
Bei den meisten Fällen ging es um Informationsbedarf innerhalb des Patenterteilungsprozesses. 27 Fälle bezogen sich auf Arbeitsbeziehungen, z. B. unangemessene Beschränkungen seitens der Prüfungsabteilung oder anhaltende Einwendungen in Bezug auf die Klarheit. Dies wurde reibungslos gelöst, sodass die Anmeldungen auf dem normalen Weg fortgesetzt werden konnten. Eine neue Infografik wurde entwickelt, um die Ombudsstelle von der Beschwerde- und Feedbackstelle zu trennen.
Abbildung 15 – Feedbackkanäle des EPA
- Direkte Nutzerunterstützung
Die Nutzerinnen und Nutzer können uns Rückmeldungen über Anfragen und Reklamations-/Feedbackkanäle zukommen lassen. Daraus ergeben sich wertvolle Informationen, um die Produkte und Dienste des EPA zu verbessern. Ein verändertes Volumen der Anfragen oder Muster bei den gestellten Fragen können uns dabei helfen, möglichen Prozess- oder Qualitätsproblemen auf die Spur zu kommen.
2024 wurden insgesamt 72 547 Fälle erfolgreich bearbeitet, also etwas weniger als 2023. Das EPA konnte 97,1 % aller Fälle im Jahr 2024 (2023: 96,7 %) innerhalb der intern festgelegten Fristen (je nach Anfrage 16 Arbeitsstunden, fünf Tage oder 20 Tage) lösen und übertraf damit den festgelegten Zielwert von 95 %.
2024 wurden lediglich 194 Reklamationen und Rückmeldungen eingereicht; 2023 waren es noch 214 gewesen. In 93,4 % der Fälle (2023: 92 %) erhielten die Betreffenden innerhalb von 20 Tagen eine ausführliche Antwort; damit wurde der Zielwert von 90 % erreicht. Der Anteil der gerechtfertigten oder teilweise gerechtfertigten Reklamationen und Rückmeldungen lag 2024 mit 53 % niedriger als 2023 (60 %). Die Zahl der Reklamationen in den Bereichen Recherche und Prüfung stieg von 66 im Jahr 2023 auf 100 im Jahr 2024 an. 56 davon (56 %) wurden für ganz oder teilweise gerechtfertigt befunden. Gleichzeitig ging die Zahl der Reklamationen im Zusammenhang mit Online-Tools von 56 im Jahr 2023 auf 37 im Jahr 2024 zurück. In dieser Kategorie wurden 76 % der Reklamationen für ganz oder teilweise gerechtfertigt befunden.
- Befragungsergebnisse
Die alle zwei Jahre durchgeführte Befragung zur Nutzerzufriedenheit wurde im September 2024 angestoßen und im April 2025 abgeschlossen. Die Ergebnisse werden dem Verwaltungsrat vorgelegt und dann im Laufe des Jahres 2025 auf der Internetseite des EPA veröffentlicht.
- Pünktlichkeit bewahren: Sicherheit für den Markt schaffen
Pünktlichkeit ist ein wesentlicher Aspekt von Qualität und Rechtssicherheit. Insgesamt wurden 81,9 % der Standardakten in Recherche, Prüfung und Einspruch im Jahr 2024 pünktlich erstellt.
Abbildung 16 – Pünktlichkeit bei der Recherche
Die Pünktlichkeit der Recherche (in Standardfällen[1]) blieb hoch: 85,1 % der Recherchen und der schriftlichen Bescheide wurden pünktlich versendet; im Mittel wurden dafür 5,5 Monate benötigt.
2024 haben wir unseren Zielwert von 90 % für die Recherche verfehlt; zum Jahresende wurden 85 % der Recherchen pünktlich abgeschlossen. Dies war auf das hohe Volumen an eingehenden Recherchen im Berichtsjahr zurückzuführen. Die Zahl der Recherchen stieg gegenüber dem Vorjahr um 5 % an und lag um 10 % höher als veranschlagt. Nichtsdestotrotz wurden zwei Drittel der verspäteten Recherchen noch innerhalb von vier Wochen nach Fristablauf abgeschlossen.
Neben der hohen Anzahl der neuen Recherchen haben wir den Zeitraum für PCT-Bis-Recherchen von zehn auf acht Monate verkürzt, was den Dienst für die entsprechenden Anmelder verbessert, aber unser Ziel, 90 % der Recherchen pünktlich abzuschließen, noch ehrgeiziger macht.
Dies ist im Rahmen unseres Programms zu sehen, möglichst alle Recherchen auf einen Zeitraum von sechs Monaten zu harmonisieren. Seit 2022 haben wir beispielsweise den Zeitraum, innerhalb dessen wir 90 % der Recherchen als internationale Recherchenbehörde (ISA) sowie der nationalen Recherchen durchführen wollen, erfolgreich von neun Monaten auf acht und inzwischen sieben Monate verkürzt.
Die Eingangsstelle erledigte 2024 über 99,6 % ihrer Aufgaben pünktlich. Bei Einsprüchen wurden 99,8 % der Aufgaben bei neuen Fällen pünktlich erledigt. Die Compliance-Quote, die Aufschluss über die Qualität der Eingangsstelle gibt, lag 2024 bei 93,3 %.
Abbildung 17 – Pünktlichkeit der Prüfungen
Die Pünktlichkeit der Prüfungen ist ebenfalls ein wichtiges Element unserer Qualitätspolitik: Verzögerungen im Verfahren können unnötige Kosten und Unsicherheit für Wettbewerber und die Gesellschaft insgesamt verursachen. 2024 wurden 76,0 % der Standardfälle[2] innerhalb des Zielzeitraums von 36 Monaten ab einem gültigen Prüfungsantrag bearbeitet, wobei die durchschnittliche Prüfungsdauer 24,9 Monate betrug. Bei beschleunigten Prüfungsanträgen (PACE) lag die Pünktlichkeit der kombinierten Erst- und weiteren Bescheide bei 2,3 Monaten.
2024 konnten wir die Zahl alter Akten unter Kontrolle halten: nur 18,6 % des Prüfungsbestands waren älter als 36 Monate. Als Ergebnis der gezielten Maßnahmen beendeten wir das Jahr mit nur 5 294 alten Prüfungsakten, die mit einem gültigen Prüfungsantrag aus der Zeit vor 2019 anhängig waren und von den Prüfern bearbeitet werden konnten (d. h. es wurde nicht auf Maßnahmen der Anmelder gewartet), und 7 649 Verfahren, die seit mehr als 30 Monaten zur Prüfung anhängig waren und bei denen die Prüfer keine Verfahrensschritte vorgenommen hatten. Insgesamt betrug unsere Bearbeitungszeit von der Einreichung bis zur Erteilung 2024 36,9 Monate für Standardfälle[3], wobei 75,2 % dieser Fälle innerhalb von 48 Monaten vollständig abgeschlossen wurden (79,3 % der Teilanmeldungen wurden innerhalb von 48 Monaten abgeschlossen).
Abbildung 18 – Pünktlichkeit bei der Bearbeitung von Einsprüchen
Im Jahr 2024 konnten wir den Bestand an Einsprüchen auf einem niedrigen Niveau von 3 691 anhängigen Akten halten; vor der Pandemie waren es 5 000. Im Durchschnitt dauern die Verfahren 20,5 Monate, wobei 38,1 % der Standardfälle[4] innerhalb von 18 Monaten abgeschlossen werden.
[1] Standardrecherchen schließen (1) nicht einheitliche, (2) unklare und (3) unvollständige Fälle aus.
[2] Bei den Standardprüfungen werden Fälle ausgeschlossen, in denen (1) mehr als ein Antrag auf Verlängerung der Erwiderungsfrist gestellt wurde, (2) mehr als eine Gebührenzahlung nicht rechtzeitig erfolgte und (3) eine Verschiebung der mündlichen Verhandlung beantragt wurde.
[3] Standardfälle sind Anmeldungen mit einer Standardprüfung – für EP direkt: Zeit bis zur Erteilung ab dem europäischen Anmeldetag; für PCT: Zeit bis zur Erteilung ab Eintritt in die europäische Phase.
[4] Standardeinsprüche schließen Fälle aus, in denen (1) es mehrere Einsprechende gibt, (2) Beweisaufnahmen durch rechtskundige Mitglieder und (3) eine Verschiebung der mündlichen Verhandlung oder mehrere mündliche Verhandlungen stattgefunden haben.
- Teilanmeldungen
Teilanmeldungen werden vom EPA sorgfältig überwacht. In den vergangenen Jahren blieb die Anzahl der freiwilligen Teilanmeldungen stabil bei rund 85 % aller eingereichten Teilanmeldungen, und das Gesamtvolumen der Teilanmeldungen ist mit 6,3 % der Gesamtanmeldungen ebenfalls stabil. Der SP2028 definiert strikte Kriterien, um sicherzustellen, dass Teilanmeldungen pünktlich behandelt werden. Entsprechend diesen Anforderungen blieb die Pünktlichkeit des EPA bei der Bearbeitung von Teilanmeldungen auch 2024 bei 80 % (dies ist der prozentuale Anteil der Standardfälle, bei denen innerhalb von 48 Monaten nach der Antragstellung ein EP erteilt wird).
Außerdem hat das EPA Maßnahmen ergriffen, um eine rasche Bearbeitung und Rechtssicherheit von Teilanmeldungen sicherzustellen. Dazu gehören:
- seit 2023 die Option, eine Ladung zur mündlichen Verhandlung als Erstbescheid ergehen zu lassen, wenn die Stammanmeldung zurückgewiesen oder zurückgenommen wurde.
- seit 2023 eine vorzeitige Veröffentlichung der Teilanmeldung.
- seit 2014 eine generationsspezifische Gebühr, um Folgen von Teilanmeldungen zu verhindern.
Diese Maßnahmen erweisen sich als effektiv; die Bearbeitungszeit vom Eingangsdatum bis zum Abschluss konsolidiert den positiven Trend des Vorjahres. Zudem wird bei Teilanmeldungen häufiger ein beschleunigtes Verfahren durchgeführt als bei regulären Anmeldungen (in 3,2 % der Fälle verglichen mit 2,4 % der Fälle). Dies kann in Form von PACE (Beschleunigung durch den Anmelder) oder von Amts wegen nach einer nicht anonymen, ordnungsgemäß begründeten und belegten Einwendung Dritter erfolgen.
- Zunehmende Nachfrage nach unseren Dienstleistungen
Die Nachfrage nach Produkten und Diensten des EPA blieb 2024 hoch. Die Zahl der Rechercheanträge erhöhte sich im Vergleich zu 2023 um 1,9 %, wobei es sich bei 75 % um Nachanmeldungen handelte.
Art der Recherche Zahl Erst- oder Nachanmeldung Erstanmeldung für europäisches Patent 31 510 Erstanmeldung Nachanmeldung für europäisches Patent 51 187 Nachanmeldung Erstanmeldung nach Kapitel I PCT 5 459 Erstanmeldung Nachanmeldung nach Kapitel I PCT 80 466 Nachanmeldung Euro-PCT (EPA nicht als Internationale Recherchenbehörde) 64 557 Nachanmeldung Nationale Erstanmeldung 27 242 Erstanmeldung Nationale Nachanmeldung 1 426 Nachanmeldung Gesamtzahl der Recherchen 261 847 Rechtssicherheit und Sorgfältigkeit sind zwei Gründe für diese lebhafte Nachfrage. Das EPA ist nach wie vor die wichtigste ISA in der Welt: Insgesamt finden wir bei knapp 83,5 % der Ersteinreichungen Unterlagen zum Stand der Technik, die für die Neuheit relevant sind, und selbst wenn wir eine Recherche im Nachgang zu einer anderen ISA bzw. zu einem anderen Patentamt durchführen (z. B. in einem PCT-Bis-Verfahren), finden wir immer noch in knapp 85,6 % der Fälle einen potenziell relevanten Stand der Technik.
Was den Arbeitsanfall im Prüfungsbereich betrifft, so traten 177 197 Anmeldungen in die europäische Prüfungsphase ein. Weitere 4 732 gingen in die Phase nach Kapitel II PCT ein, sodass sich die Gesamteingänge im Jahr 2023 auf 446 218 Patentprodukte (Recherchen/schriftliche Bescheide, Prüfungen und Einsprüche) beliefen.
- Produktions- und Produktivitätsstatistiken
Durch eine sorgfältige Arbeitsplanung und ein umsichtiges Management der Eingänge lag die Produktion 2024 um 15 472 Produkte über dem geplanten Ansatz. Das ist ein Anstieg von 6 % gegenüber 2023. Weil wir wieder verstärkt einen Schwerpunkt auf die Prüfung legten, konnten wir 2024 insgesamt 109 526 Patente veröffentlichen (Zielwert: 100 728).
Über die Hälfte der KPIs für Treiber 3 entsprechen bereits den Zielwerten für den SP2028, und bei den übrigen war 2024 eine positive Entwicklung festzustellen.
Ende 2024 schienen die KPIs für die Pünktlichkeit gut auf Kurs zu sein; bei der Hälfte waren die Ziele des SP2028 bereits erreicht. Insbesondere wurden 76 % der Standardprüfungen pünktlich abgeschlossen, und 75,2 % der Standard-EP-Anmeldungen wurden pünktlich erteilt (siehe oben). Zudem wurden 85 % des Stands der Technik innerhalb von vier Monaten nach der Veröffentlichung mit einer Richtigkeit von 95 % klassifiziert.
Die KPIs für die Qualität der Arbeit der Formalsachbearbeiter scheinen auf einem guten Weg zu sein; die Qualitätsüberprüfungen in der Eingangsstelle deuteten auf eine Compliance von 93,3 % hin. In der Einspruchsstelle lag die Compliance bereits bei 89,2 %, also nahe dem Zielwert von 90 % für das Ende des SP2028.
Die KPIs für die Qualität von Recherche- und Erteilungsprodukten werden inzwischen um fünf KPIs für das Lernen aus den Entscheidungen der Beschwerdekammern ergänzt. Genaue Informationen dazu finden sich oben.
Einschlägige Links