Zusammenfassung

Im Jahr 2025 hat das EPA bei vielen der Leistungskennzahlen (KPIs) für alle fünf Treiber, die den Strategieplan 2028 (SP2028) untermauern, erhebliche Fortschritte gemacht. Mehrere der Zielwerte für die KPIs wurden bereits vorzeitig erreicht und einige wurden wegen der guten Fortschritte angehoben. 

Bei Treiber 1 – Personal konzentrierte sich das EPA darauf, das Engagement der Bediensteten zu fördern, die besten Talente aus ganz Europa anzuwerben, Lernen und Entwicklung in den Vordergrund zu stellen und Mobilität und Flexibilität zu fördern. Das Mitarbeiterengagement insgesamt ist auf 75 % angestiegen; damit wurde nicht nur das Ziel erreicht, sondern es wurden auch Verbesserungen in mehreren Bereichen realisiert. Das Programm "Neue Formen der Arbeit" wird nach wie vor sehr geschätzt, und 60 % der Bediensteten geben an, dass sie Telearbeit oder hybride Arbeit bevorzugen. 

2025 ging beim EPA eine Rekordanzahl von über 11 700 Bewerbungen ein. Die Geschlechterdiversität war weiterhin eine Priorität, wobei 35,5 % aller Bediensteten und 30,5 % der neuen Prüfer Frauen sind. Dies war zum Teil der Einführung der Kampagne "Empowering women" zu verdanken, die eine Reihe an Kommunikations­maßnahmen umfasste, um Patentprüferinnen vorzustellen und mögliche Bewerberinnen auf LinkedIn anzusprechen. Von den 97 jungen Fachkräften, die beim Amt anfingen, waren 63 % weiblich. Das Programm für junge Fachkräfte wurde 2025 um 20 Hochschulen erweitert, die MINT-Abschlüsse vergeben und deren Studentinnen und Studenten sich ab 2026 bewerben können.

Im Laufe des Jahres verbesserte das EPA die Qualität, den Umfang und die Auswirkungen seines Lernangebots. Unter den Initiativen waren die Einführung eines zielgerichteten Umschulungsprogramms für Prüferinnen und Prüfer mit einem Pilotprojekt zum Thema Batterien und Brennstoffzellen; Vorträge von Experten aus Hochschulen und Industrie und Besuche bei Konferenzen und Messen; ein umfassendes Lernprogramm zu Künstlicher Intelligenz; ein Programm zur kollegialen Unterstützung für Frauen im Management; sowie ein neues Verfahren zur Stärkung des Wissenstransfers beim Abgang von Bediensteten.

Wir legen weiterhin großen Wert auf interne Mobilität und weisen Kapazitäten dort zu, wo sie am meisten gebraucht werden. Außerdem ergriffen wir Maßnahmen, um die Gesundheit der Bediensteten zu unterstützen, wie zum Beispiel die Campus-Tage im Mai, deren Programm ganz im Zeichen von Sport, Sicherheit und Gesundheitsvorbeugung stand und die von über 4 000 Kolleginnen und Kollegen besucht wurden. Die Förderung des Gesundheitsbewusstseins wurde fortgesetzt und bis jetzt haben 88 % der Manager die verpflichtende Schulung zum Thema psychosoziales Wohlbefinden abgeschlossen.

Was den sozialen Dialog angeht, hat das EPA viele Sitzungen abgehalten und bei vielen Themen Fortschritte gemacht. Neben inklusiveren Elternschaftsregelungen wurden zum Beispiel auch die vertraulichen Beratungsangebote für Bedienstete verbessert, indem externe Berater für Arbeitsplatzlösungen hinzugezogen wurden, die bei beruflichen Herausforderungen Unterstützung bieten. Wir haben weiterhin eine Kultur des Dialogs gefördert, was zu einer erheblichen Reduzierung der Rechtsstreitigkeiten geführt hat: im Vergleich zu 2024 gingen die internen Beschwerden um 27 % und die Klagen beim VGIAO um 35 % zurück.

2025 haben wir die Effektivität und Ausgereiftheit des integrierten Managementsystems gestärkt und die Nachhaltigkeitsberichterstattung in Einklang mit der Global Reporting Initiative (GRI) vorangetrieben. Im Rahmen des Gebäudeinvestitionsprogramms konnten alle Bediensteten in Berlin bis Ende Februar 2025 in die neuen Büroräume umziehen; außerdem wurde das Shell-Gebäude in Den Haag in Vorbereitung auf den Abriss völlig abgetrennt und es wurden neue Solaranlagen in München installiert.

Das EPA setzte seine digitale Transformation in Einklang mit Treiber 2 – Technologien fort und konzentrierte sich dabei auf einfachere Prozesse und moderne Plattformen bei gleichzeitiger Gewährleistung von Sicherheit, Verfügbarkeit und Nutzerdiensten. 

Die Digitalisierung des Patenterteilungsprozesses wurde durch weitere Maßnahmen vorangetrieben, wie zum Beispiel die Verbesserung der Aufgabenverwaltung in der Patent Workbench, die Unterstützung der Verwaltung des Arbeitsaufkommens durch die digitale Aktenzuweisung, die Integration des ANSERA-Recherchetools in Prüfungstools wie Trimaran und die Unterstützung für die Abfassung von Bescheiden. Es wurden KI-Tools zur Unterstützung von Prüferinnen und Prüfern in verschiedenen Bereichen eingeführt, wie zum Beispiel bei der Abfassung von Niederschriften über mündliche Verhandlungen sowie bei der Recherche, der Klassifikation und der digitalen Aktenablage.

Im Rahmen der Pipeline zum Online-Nutzerengagement wurden verschiedene Initiativen durchgeführt: die Freischaltung der Legal Interactive Platform (LIP) für alle Nutzer von MyEPO; die Verbesserung der Oberfläche von MyEPO und Erweiterung der Selbstbedienungs­funktionen und digitalen Handlungen; die Einführung einer durchsuchbaren Datenbank für zugelassene Vertreter; Verbesserungen am gemeinsamen Bereich; die Einführung von Einreichungen in Farbe; die Vorbereitung zur durchgängigen Verarbeitung von DOCX als Einreichungsformat; und die Außerbetriebnahme der alten Software für die Online-Einreichung (eOLF).

Außerdem hat das EPA die amtsinternen Verwaltungssysteme modernisiert und vereinfacht. 2025 haben wir einen Talent Intelligence Hub zur Erfassung der Fähigkeiten aller Bediensteten geschaffen, die Prozesse im Personalwesen, wie zum Beispiel die Eintragung von Partnern und Elternschaftserklärungen, digitalisiert und den Prozess für das Offboarding durch die Einführung von strukturierten Leitfäden für Bedienstete verbessert. Darüber hinaus haben wir die Effizienz in verschiedenen Bereichen des Finanz- und Beschaffungs­wesens verbessert, zum Beispiel für den Abschluss der Jahresrechnung, und haben neue Online-Services für das Ratssekretariat zur Verfügung gestellt. Einige Initiativen haben dabei geholfen, die IT-Landschaft zu modernisieren, darunter eine Aufrüstung auf die neue cloudbasierte SAP-Technologie, schnelleres WLAN 6 in Berlin und die Außerbetriebnahme mehrerer überholter Technologien. 

In Bezug auf Treiber 3 – Qualitativ hochwertige, pünktliche Produkte und Dienstleistungen haben wir die Qualität an der Quelle durch die Verbesserung digitaler Tools gestärkt, um Anmelder bei der Einreichung und der Kommunikation mit dem EPA zu unterstützen, sowie die Selbstbedienungsfunktionen erweitert, um den Zugriff auf Patentliteratur und Nichtpatentliteratur (einschließlich Multimedia) zu verbessern. Durch die Optimierung des gemeinsamen Bereichs wurden Transparenz und Interaktion verbessert. 

2025 wurden 130 Treffen mit der Nutzerschaft organisiert. Wir haben 42 Treffen mit Nutzerverbänden abgehalten, bei denen die Zielsetzungen und Leistung bezüglich Qualität und Pünktlichkeit sowie sonstige Anliegen wie die Entwicklungen beim Einheitspatent und Einheitlichen Patentgericht besprochen wurden. Wenn es sich um regionale Nutzerverbände handelte, verglichen wir die Nutzung der Beschleunigungsprogramme des EPA und des Einheitspatents und des Einheitlichen Patentgerichts in verschiedenen Regionen.

Im Rahmen unserer Bemühungen, die Richtigkeit und Vollständigkeit der Recherchen und schriftlichen Bescheide zu optimieren und die Prüfung zu verbessern, indem sichergestellt wird, dass das EPÜ teamübergreifend einheitlich angewendet wird, haben wir die aktive Recherchenabteilung weiter integriert. Insgesamt gaben 93 % der Teilnehmenden der Befragungen zur Nutzerzufriedenheit 2024/2025 an, mit unseren Rechercheprodukten zufrieden zu sein, und die Ergebnisse der Direktion Qualitätsaudit (DQA) zu den Themen Recherche und schriftlicher Bescheid erreichten 94 %, wobei es keine die Gültigkeit betreffenden Feststellungen gab.

Wir haben verschiedene Initiativen ergriffen, um die Beurteilung von unzulässigen Erweiterungen des Gegenstands zu verbessern, und am Ende des Jahres wiesen unsere Audits zur Erteilungsqualität weniger Feststellungen zur Erweiterung des Gegenstands auf (4,6 % aller überprüften Erteilungen) – somit haben wir unseren Leistungs­indikator erreicht. Außerdem haben wir mehrere Maßnahmen eingeleitet, um die Klarheit im Patenterteilungsprozess zu stärken. Nach einer eingehenden Analyse der Entscheidungen der Beschwerdekammern wurden fünf neue KPIs für Prüfung und Einspruch zum Qualitäts-Dashboard hinzugefügt, und um die Anwendung des Aufgabe-Lösungs-Ansatzes bei der Beurteilung der erfinderischen Tätigkeit zu verbessern, fand im Juni ein Workshop für alle Einspruchsprüferinnen und -prüfer statt. Die Befunde der Qualitätsaudits der DQA für die Erteilungsphase haben sich insgesamt verbessert, und 2025 waren bei 88,8 % der überprüften Akten keine für die Gültigkeit relevanten Feststellungen zu verzeichnen.

Im letzten Jahr wurden drei Stakeholder-Qualitätssicherungspanels (SQAPs) abgehalten: eines zum Thema Recherchenbericht und schriftlicher Bescheid, eines über Erteilungen und außerdem das erste Panel, das je zum Thema Einspruch abgehalten wurde. Insgesamt bewerteten 66 Anwältinnen und Anwälte sowie EPA-Expertinnen und -Experten, eingeteilt in 18 Panels über verschiedene technische Sachgebiete, die Qualität von 108 Akten. Dies wurde von den Nutzern begrüßt und das Ergebnis floss in unseren Qualitätsaktionsplan ein. Außerdem wurden die SQAPs geändert, um mehr interne sowie externe Beobachter zu erlauben, was die Anzahl der Beobachter der Panels beinahe verdoppelte.

Was die Pünktlichkeit angeht, wurden 82,6 % der Standardakten in Recherche, Prüfung und Einspruch im Jahr 2025 pünktlich erstellt. Die Pünktlichkeit der Recherche (in Standardfällen) verbesserte sich weiter. Ende 2025 wurden 86,8 % der Standardfälle pünktlich bearbeitet, wofür im Mittel 5,1 Monate benötigt wurden, während 75,8 % der Standardfälle innerhalb des Zielzeitraums von 36 Monaten ab einem gültigen Prüfungsantrag bearbeitet wurden, wobei die durchschnittliche Prüfungsdauer 24,2 Monate betrug. Insgesamt betrug unsere Bearbeitungszeit von der Einreichung bis zur Erteilung im Berichtsjahr 36,5 Monate für Standardfälle, wobei 74,8 % dieser Fälle innerhalb von 48 Monaten vollständig abgeschlossen wurden (78,5 % der Teilanmeldungen wurden innerhalb von 48 Monaten abgeschlossen).

Im Jahr 2025 konnten wir den Bestand an Einsprüchen auf 3 335 anhängige Akten noch weiter reduzieren, damit erheblich weniger als vor der Pandemie mit 5 000. Dank unserer Bemühungen in diesem Bereich beträgt die durchschnittliche Dauer jetzt 19,1 Monate, und 51,6 % der Standardfälle wurden innerhalb von 18 Monaten vollständig abgeschlossen. Das ist eine deutliche Verbesserung im Vergleich zu 38,4 % im Jahr 2024, und wir sind bestrebt, unser Pünktlichkeitsziel von 70 % bis Ende 2026 zu erreichen.

Die Nachfrage nach unseren Produkten blieb hoch, und 2025 beliefen sich die Gesamt­eingänge auf 443 352 Patentprodukte (Recherchen/schriftliche Bescheide, Prüfungen und Einsprüche).

Im Rahmen von Treiber 4 – Partnerschaften hat das EPA 2025 die Zusammenarbeit mit europäischen und internationalen Partnern vertieft, um das europäische Innovationsöko­system zu stärken, Nutzer zu unterstützen und die Wettbewerbsfähigkeit, Rechtssicherheit und Kompetenzentwicklung zu fördern.

Die 19. Jahrestagung zur Zusammenarbeit fand im Juni in Reykjavik statt und umfasste zum ersten Mal eine eigenständige Preisverleihung für den Young Inventors Prize. 

Die Vorbereitungen für den Beitritt von Bosnien und Herzegowina sowie der Republik Moldau schritten stetig voran und sind ein wichtiger Schritt zur Erweiterung des Europäischen Patentübereinkommens (EPÜ) auf 41 Vertragsstaaten. Gegen Ende 2025 hat auch Georgien formell sein Interesse an einem Beitritt zum EPÜ angekündigt. Im Laufe des Jahres wurden neue bilaterale Kooperationsvereinbarungen mit allen 39 Mitgliedstaaten abgeschlossen. 

Im Dezember wurde der zweite Zyklus des Programms zur Konvergenz der Verfahren und somit ein weiterer Schritt hin zur Angleichung der Verfahren und verbesserter Rechts­sicherheit für Nutzer in ganz Europa abgeschlossen. Mit einer Studie zum Thema der europäischen Rechtsprechung bei Vorbenutzungsrechten trieb das EPA die Harmonisierung des materiellen Patentrechts weiter voran. 

Bei der IT-Zusammenarbeit wurden 2025 weitere Fortschritte bei der Konsolidierung von Diensten, der Außerbetriebnahme von überholten Systemen und der Einführung des digitalen Toolkits erreicht. Unter den Neueinführungen waren erweiterte Frontoffice-Dienste wie verbesserte Sicherheit, Barrierefreiheit, sowie Interoperabilität mit den Backoffice-Systemen der Mitgliedstaaten, die vollständige Bereitstellung des ANSERA‑basierten Recherchetools SEARCH an über 40 nationale Patentämter sowohl in Mitglied- als auch in Nichtmitgliedstaaten und KI-gestützte Lösungen zur Unterstützung der Klassifikation, Übersetzung und des Zugriffs auf rechtliche Informationen.

Die Europäische Kommission genehmigte den Angemessenheitsbeschluss für das EPA und erkannte damit an, dass sein Datenschutzrahmen einen gleichwertigen Schutz wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU bietet. Damit ist das EPA die erste internationale Organisation, die diese Anerkennung erhält, während unser Datenaustausch mit Mitgliedstaaten einen solideren Rahmen erhält.

Das Validierungsabkommen mit der Demokratischen Volksrepublik Laos trat in Kraft, und Burundi, El Salvador und São Tomé und Príncipe signalisierten ihre Absicht, Validierungs­verhandlungen aufzunehmen.

Die multilaterale Kooperation schritt voran durch Treffen der IP5-Ämter, bei denen man sich auf Themen wie die Förderung der Digitalen Transformation und die Stärkung der Anwendung von KI in den Tätigkeiten der Patentämter konzentrierte, und die Dreier­konferenz mit dem Japanischen Patentamt und dem US-Patent- und Markenamt, die Themen wie die Verbesserung der Patentqualität und der betrieblichen Effizienz durch fortgeschrittene IT- und KI-gestützte Tools und die Angleichung der Herangehensweise an aufkommende Technologien behandelte.

2025 haben das EPA und die Chinesische Nationalbehörde für geistiges Eigentum (CNIPA) vereinbart, das Pilotprojekt, in dessen Rahmen das EPA als Internationale Recherchen­behörde (ISA) für chinesische Staatsangehörige sowie Personen mit Sitz in China tätig wird, die PCT-Anmeldungen in englischer Sprache bei der CNIPA einreichen, um weitere fünf Jahre bis zum 30. November 2031 zu verlängern.

Eine neue Version der EPÜ- und PCT-EPA-Richtlinien sowie die erste Fassung der neuen Einheitspatentrichtlinien wurden am 1. Februar vorab veröffentlicht und traten am 1. April in Kraft. Am 1. April 2025 trat eine geänderte EPÜ-Ausführungsordnung in Kraft, die geschlechtergerechte Sprache in die Ausführungsordnung und damit verbundene Texte einführt.

Bis Ende 2025 hatte das EPA fast 79 000 Einheitspatente registriert. 2025 wurde bei mehr als einem von vier erteilten europäischen Patenten ein Antrag auf einheitliche Wirkung gestellt. In den EPÜ-Mitgliedstaaten war die Nutzungsrate mit 40 % noch höher, was auf das starke Interesse der europäischen Industrie, insbesondere von KMU, Einzelerfindern, Hochschulen und öffentlichen Forschungseinrichtungen, hinweist. Im Juni 2025 führte das EPA eine modernisierte und erweiterte Version des Dashboards für das Einheitspatent ein. Das Amt veröffentlichte seinen Beitrag zum Bericht der Europäischen Kommission über das Funktionieren der Verordnung zum Einheitspatent.

Im Laufe des Jahres realisierte die Akademie der Europäischen Patentorganisation 136 Schulungsaktivitäten mit einer Dauer von 1 532 Stunden und beinahe 30 000 Teil­nehmenden. Die Nutzung der digitalen Lernformate wuchs ebenfalls weiter, und das E‑Learning-Center registrierte über 23 000 aktive Nutzerinnen und Nutzer und beinahe 300 000 Aufrufe. Zu den wichtigen Projekten zählen der modulare IP-Ausbildungsrahmen (MIPEF), die Initiative für Kinder und Jugendliche und Konferenzen wie Opposition Matters, Litigation Matters, Rechtsprechung der Beschwerdekammern und das Europäische Richterforum. 

Die PATLIB-Konferenz 2025 in Wien verzeichnete mit fast 4 000 Online-Zuschauern einen neuen Rekord. Die Initiative Wissenstransfer nach Afrika (KT2A) hat ihre Reichweite erweitert und pflegt nun Kontakt zu 80 Universitäten in 29 afrikanischen Ländern durch maßgeschneiderte Schulungen, Mentoringprogramme und Partnerschaften.

Die Beobachtungsstelle erweiterte ihre Tätigkeit und veröffentlichte 14 Publikationen, die im Laufe des Jahres fast 100 000 Mal heruntergeladen wurden. Außerdem lancierte sie die Initiative "Szenarien für die Zukunft 2025 - 2045", die 2027 erscheinen soll. 

Unter Treiber 5 – Finanzielle Nachhaltigkeit setzte das Amt unterschiedliche Maßnahmen um. Zur Verbesserung der Überwachung entwickelte das EPA ein Dashboard für die KPIs der Finanzstudie, während das Insourcing der Anlagenverwaltung für den EPOTIF die Kosteneffizienz verbessern wird. Um die Risiken durch Kapitalmarktschwankungen und Inflation zu mindern, haben wir einen Deckungsgrad von 105 % für alle leistungsorientierten Versorgungssysteme umgesetzt und die neuen Risikotoleranzen auf die Deckung der Versorgungs- und Sozialversicherungssysteme angewendet. Bei der Tagung des Verwaltungsrats im Dezember legte das Amt außerdem eine Überprüfung des Gehaltsanpassungsverfahrens vor, dessen sechsjähriger Zyklus nun abgeschlossen ist.

Durch Umsetzung aller Treiber des SP2028 kommt das EPA seinem Ziel eines nachhaltigeren, qualitativ hochwertigen, zugänglichen und zukunftssicheren Patentamts näher. Mit dieser starken Position ist das EPA sehr gut aufgestellt, um im Jahr 2027 sein 50-jähriges Bestehen gebührend zu begehen.