Artikel 41

Beschluss des Präsidenten des Europäischen Patentamts vom 8. September 2026 über die Einreichung von Unterlagen

Der Präsident des Europäischen Patentamts (EPA), gestützt auf Artikel 10 (2) a) des Europäischen Patentübereinkommens (EPÜ), die Regeln 2, 49, 50 und 114 EPÜ in der mit Beschluss des Verwaltungsrats vom 19. März 2026 (CA/D 2/26) geänderten Fassung, Regel 89bis.1 und 2 des Vertrags über die internationale Zusammenarbeit auf dem Gebiet des Patentwesens (PCT) sowie die Regeln 3 und 20 (2) a) und c) der Durchführungsordnung zum einheitlichen Patentschutz (DOEPS), beschließt:

Artikel 1

Dienste für die elektronische Einreichung

1. Europäische Patentanmeldungen, internationale (PCT-)Anmeldungen und andere Unterlagen, die mit diesen Anmeldungen oder auf deren Grundlage erteilten Patenten im Zusammenhang stehen, können nach Maßgabe dieses Beschlusses über die Online-Einreichung 2.0 oder den EPO Contingency Upload Service beim EPA eingereicht werden. Vorbehaltlich des Artikels 2 können andere Unterlagen auch über MyEPO eingereicht werden.
2. Für den Zugang zu den in Absatz 1 genannten Diensten für die elektronische Einreichung und deren Nutzung sind ein EPA-Konto und ein vom EPA zugelassenes Authentifizierungsmittel oder, soweit zulässig, eine temporäre Anmeldung mit einer E-Mail-Adresse erforderlich.
3. Für internationale (PCT-)Anmeldungen und andere Unterlagen, die mit diesen Anmeldungen im Zusammenhang stehen, sind in der Online-Einreichung 2.0 die relevanten Funktionalitäten des ePCT-Dienstes integriert.

Artikel 2

Umfang von MyEPO

1. Über MyEPO können Erwiderungen auf Bescheide des EPA, Anträge oder Mitteilungen – einschließlich etwaiger Begleitunterlagen – eingereicht werden, sofern und insoweit diese Erwiderung, dieser Antrag oder diese Mitteilung

1. in MyEPO vorgesehen ist und
2. in einer auf der EPA-Website oder auf andere geeignete Weise veröffentlichten Liste enthalten ist.

2. Jede Einreichung gemäß Absatz 1 wird in einem elektronischen Dokument festgehalten, das automatisch während des Übertragungsvorgangs generiert und der Akte hinzugefügt wird.
3. Gegen Absatz 1 verstoßende Einreichungen über MyEPO gelten als nicht eingegangen.

Artikel 3

Prioritätsunterlagen

1. Prioritätsunterlagen zu europäischen Patentanmeldungen oder internationalen (PCT-)Anmeldungen in der europäischen Phase können nur dann elektronisch eingereicht werden, wenn sie von der ausstellenden Behörde digital signiert wurden und die Signatur vom EPA anerkannt wird.
2. Unter Verstoß gegen Absatz 1 elektronisch eingereichte Prioritätsunterlagen gelten als nicht eingegangen. Der Absender wird, soweit er ermittelt werden kann, unverzüglich benachrichtigt.

Artikel 4

Sequenzprotokolle

Sequenzprotokolle dürfen nur gemäß den Vorschriften für die Einreichung von Sequenzprotokollen eingereicht werden.¹

Artikel 5

Dokumentenformate

1. Unbeschadet der Erfordernisse für die Einreichung von Sequenzprotokollen nach Artikel 4 und der Möglichkeit nach Artikel 6, technische Unterlagen in ihrem ursprünglichen Datenformat beizufügen, können Dokumente in den folgenden Formaten eingereicht werden:

1. im PDF-Format bei Nutzung der Online-Einreichung 2.0, von MyEPO oder des EPO Contingency Upload Service;
2. im TIFF-Format bei Nutzung von MyEPO;
3. im DOCX-Format bei Nutzung der Online-Einreichung 2.0, von MyEPO oder des EPO Contingency Upload Service, mit Ausnahme der Einreichung internationaler (PCT-)Anmeldungen und anderer in der internationalen Phase eingereichter Unterlagen;
4. im XML-Format bei Nutzung der Online-Einreichung 2.0 für Einreichungen in der internationalen Phase, einschließlich konvertierter DOCX-Dokumente vor Einreichung einer internationalen (PCT-)Anmeldung.

2. Dokumente im PDF-, TIFF- oder, sofern zulässig, XML-Format müssen den Verwaltungsvorschriften zum PCT, Teil 7 und Anlage F entsprechen²; dies gilt nicht für elektronisch zertifizierte Prioritätsunterlagen nach Artikel 3 (1), als Beweismittel eingereichte Dokumente und digital signierte Vollmachten, sofern diese angezeigt werden können, ohne dass Informationen verloren gehen. Im DOCX-Format eingereichte Dokumente, mit Ausnahme solcher, die zu Beweiszwecken eingereicht werden, müssen den Vorgaben der Definition von "DOCX" für die Einreichung beim EPA genügen.³
3. Entspricht ein eingereichtes Dokument nicht dem vorgeschriebenen Dokumentenformat, fordert das EPA den betreffenden Verfahrensbeteiligten vorbehaltlich des Artikels 10 auf, es gemäß den geltenden Erfordernissen und innerhalb einer festzulegenden Frist erneut einzureichen; handelt es sich um Unterlagen einer europäischen Patentanmeldung, so ergeht diese Aufforderung gemäß Regel 58 EPÜ.
4. Kommt der betreffende Beteiligte der Aufforderung nach Absatz 3 nicht nach, so gilt Folgendes:

1. Wenn es sich um Unterlagen einer europäischen Patentanmeldung handelt, wird die Anmeldung zurückgewiesen (Artikel 90 (5) EPÜ).
2. Wenn es sich um Unterlagen einer internationalen (PCT-)Anmeldung handelt, kommen die Bestimmungen des PCT zur Anwendung.
3. Wenn es sich um ein anderes Dokument als Unterlagen einer Patentanmeldung handelt, gilt es als nicht eingegangen.

Artikel 6

Ursprüngliche Datenformate

1. Wird eine europäische Patentanmeldung oder eine internationale (PCT-)Anmeldung mittels Online-Einreichung 2.0 eingereicht, können die technischen Unterlagen zur Anmeldung (Beschreibung, Ansprüche, Zusammenfassung und gegebenenfalls Zeichnungen) zusätzlich in dem Datenformat beigefügt werden, in dem sie erstellt wurden, sofern die betreffenden Dateien entweder in Plain ASCII vorliegen oder mit einem der nachstehenden Textverarbeitungssysteme erstellt wurden:

1. Microsoft Word 2010 oder später,
2. Corel WordPerfect 2000 oder später oder
3. OpenOffice Writer Version 4.0 oder später (einschließlich der entsprechenden StarOffice-Produkte).

2. Aus anderen Programmen stammende Objekte können in Dokumente eingefügt werden, die mit einem der in Absatz 1 genannten Textverarbeitungssysteme erstellt werden, sofern diese Objekte angezeigt werden können, ohne dass Informationen verloren gehen.
3. Falls die technischen Unterlagen in einem anderen Format als den in Absatz 1 genannten erstellt worden sind, dürfen sie nur dann in diesem Format beigefügt werden, wenn das EPA mit der Anmeldung darüber in Kenntnis gesetzt wird, wo es die entsprechende Software in zumutbarer Weise erwerben kann.

Artikel 7

PDF-Sicherungskopien

Werden eine europäische Patentanmeldung oder nachgereichte Schriftstücke im DOCX-Format eingereicht, können die technischen Unterlagen zur Anmeldung (Beschreibung, Ansprüche, Zusammenfassung und gegebenenfalls Zeichnungen) für Beweiszwecke zusätzlich auch im PDF-Format eingereicht werden, sofern dies im Rahmen derselben Einreichung geschieht.

Artikel 8

Unterschrift

1. Unbeschadet der für die Unterzeichnung von Verträgen und Erklärungen nach den Regeln 22 und 85 EPÜ sowie Regel 23 EPÜ und Regel 20 (2) b) DOEPS und für Vollmachten geltenden Vorschriften⁴ können zu unterzeichnende Unterlagen mittels Faksimile-Signatur oder alphanumerischer Signatur unterzeichnet werden, so wie diese in Anlage F der Verwaltungsvorschriften zum PCT definiert sind. In MyEPO kann die Unterzeichnung nur mittels alphanumerischer Signatur erfolgen.
2. Wenn Unterlagen durch Postdienste eingereicht werden, kann die Unterzeichnung auch in Form einer handschriftlichen Unterschrift erfolgen.

Artikel 9

Empfangsbescheinigung

1. Unbeschadet des Absatzes 4 wird der Empfang der gemäß diesem Beschluss online eingereichten Unterlagen vom EPA nach der Übermittlung elektronisch bestätigt. Die Empfangsbescheinigung wird vom EPA digital signiert und im betreffenden Einreichungsdienst bereitgestellt.
2. Schlägt die Übermittlung der Empfangsbescheinigung fehl, so wird sie vom EPA unverzüglich auf anderem Weg übermittelt, sofern die ihm vorliegenden Angaben dies gestatten.
3. Die Empfangsbescheinigung enthält eine Identifikation des EPA, Datum und Uhrzeit des Eingangs, eine vom EPA vergebene Referenz- oder Anmeldenummer, die Liste der übermittelten Dateien und einen Hash-Wert ("message digest").
4. Der Empfang der mit dem EPO Contingency Upload Service gemäß diesem Beschluss eingereichten Unterlagen wird vom EPA nach der Übermittlung elektronisch bestätigt. Für europäische Patentanmeldungen, internationale (PCT-)Anmeldungen und Anträge auf einheitliche Wirkung wird zusätzlich eine gesonderte Empfangsbescheinigung ausgestellt, aus der insbesondere die Anmeldenummer hervorgeht.
5. Die Bestätigung des Empfangs ist nicht gleichbedeutend mit der Zuerkennung eines Anmeldetags.

Artikel 10

Nicht lesbare, unvollständige oder infizierte Dateien und Datenträger

1. Sind die eingereichten Unterlagen nicht lesbar oder unvollständig, so gilt der Teil der Unterlagen, der nicht lesbar ist oder fehlt, als nicht eingegangen.
2. Sind die eingereichten Unterlagen mit einem Computervirus infiziert oder enthalten sie andere bösartige Software, so gelten sie als nicht lesbar. Das EPA ist nicht verpflichtet, Unterlagen mit solchen Mängeln entgegenzunehmen, zu öffnen oder zu bearbeiten.
3. Werden in den eingereichten Unterlagen Mängel nach den Absätzen 1 oder 2 festgestellt, so wird der Absender, soweit er ermittelt werden kann, unverzüglich benachrichtigt.
4. Die Absätze 1 bis 3 gelten entsprechend für nach Maßgabe von Artikel 11 zugelassene elektronische Datenträger.

Artikel 11

Datenträger

1. Unterlagen, die aufgrund ihrer Größe nicht mit den in Artikel 1 genannten Diensten für die elektronische Einreichung eingereicht werden können, können auf einem zugelassenen elektronischen Datenträger durch Postdienste eingereicht werden.
2. Prioritätsunterlagen und sonstige beglaubigte Abschriften früherer Anmeldungen können auf einem zugelassenen elektronischen Datenträger eingereicht werden, sofern

1. der Datenträger von der Behörde erstellt wird, bei der die frühere Anmeldung eingereicht wurde, und gewährleistet ist, dass der Inhalt nicht nachträglich unbemerkt verändert werden kann, 
2. der Inhalt des Datenträgers von der Behörde als mit der früheren Anmeldung oder einem Teil davon übereinstimmend bescheinigt ist und 
3. auch der Anmeldetag der früheren Anmeldung von dieser Behörde bescheinigt wird.

Artikel 12

Einreichung durch Postdienste

Gemäß Regel 2 (2) EPÜ durch Postdienste eingereichte Unterlagen müssen auf elektronischem Weg erneut eingereicht werden, mit Ausnahme von

1. Unterlagen, die von einem Zeugen, einem Sachverständigen, einem Erfinder, der weder Anmelder noch Patentinhaber ist, einem gerichtlich bestellten Treuhänder oder Verwalter, einem eingetragenen Lizenznehmer oder einem Pfandnehmer eingereicht wurden,
2. Unterlagen, die von einem nationalen Gericht oder einer nationalen Behörde eingereicht wurden,
3. Unterlagen, die aufgrund ihrer Größe nicht mit den in Artikel 1 genannten Diensten für die elektronische Einreichung eingereicht werden können,
4. Prioritätsunterlagen und sonstigen beglaubigten Abschriften früherer Anmeldungen, die in Papierform oder nach Artikel 11 (2) auf einem zugelassenen elektronischen Datenträger eingereicht wurden,
5. Unterlagen, die innerhalb von zwei Monaten vor dem Termin einer mündlichen Verhandlung vor den Beschwerdekammern des EPA eingehen,
6. in Papierform eingereichten Anträgen nach Regel 33 EPÜ sowie
7. sonstigen Unterlagen, wenn das EPA im Einzelfall feststellt, dass besondere Umstände vorliegen.

Artikel 13

Aufhebung des früheren Beschlusses

Mit Inkrafttreten dieses Beschlusses tritt der Beschluss des Präsidenten des EPA vom 25. März 2026 über die elektronische Einreichung von Unterlagen (ABl. EPA 2026, A19) außer Kraft.

Artikel 14

Inkrafttreten

Dieser Beschluss tritt am 1. April 2027 in Kraft.

Geschehen zu München am 8. September 2026

António CAMPINOS

Präsident