Artikel 43

Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 8. September 2026 über die verpflichtende elektronische Einreichung und Zustellung von Unterlagen

I. Einführung

1. Mit dem Beschluss CA/D 2/26 vom 19. März 2026 hat der Verwaltungsrat der Europäischen Patentorganisation unter anderem die Regeln 2, 114 und 125 der Ausführungsordnung zum EPÜ geändert.¹ Diese Änderungen treten am 1. April 2027 in Kraft und ermöglichen es dem Europäischen Patentamt (EPA), die Umsetzung eines vollständig digitalen Patenterteilungsprozesses abzuschließen – entsprechend der Verpflichtung in seinem Strategieplan 2028, die Qualität, Effizienz und Nutzererfahrung zu verbessern.
2. Mit diesen Änderungen führt das EPA die verpflichtende elektronische Einreichung von Unterlagen und die verpflichtende elektronische Zustellung in Verfahren nach dem Europäischen Patentübereinkommen (EPÜ), in Verfahren nach dem Vertrag über die internationale Zusammenarbeit auf dem Gebiet des Patentwesens (PCT) sowie in Verfahren für europäische Patente mit einheitlicher Wirkung ein.
3. Um sicherzustellen, dass die Nutzer frühzeitig unterrichtet werden, wurden die ab 1. April 2027 geltenden Umsetzungsbeschlüsse des Präsidenten des EPA bereits jetzt erlassen.² Diese Mitteilung enthält zusätzliche Hinweise zur Anwendung der geänderten Regeln 2, 114 und 125 EPÜ sowie zu den Folgen der Nichteinhaltung der vorgeschriebenen elektronischen Einreichungs- und Zustellungswege. Im Vorfeld des Inkrafttretens der geänderten Vorschriften am 1. April 2027 werden weitere Informationen veröffentlicht, unter anderem zu technischen Aspekten.

II. Einreichung

Verpflichtende elektronische Einreichung

4. Gemäß Regel 2 EPÜ in der mit Wirkung vom 1. April 2027 geänderten Fassung wird die elektronische Einreichung zum Standardweg für die Einreichung von Unterlagen beim EPA. Für die Einreichung von Patentanmeldungen und anderen Unterlagen ist der Dienst Online-Einreichung 2.0 zu nutzen, während für bestimmte Nachreichungen MyEPO genutzt werden kann.³ Als Ausweichmöglichkeit, insbesondere in Ausnahmesituationen, steht weiterhin der EPO Contingency Upload Service zur Verfügung. Außerdem kann für die Einreichung internationaler (PCT-)Anmeldungen und anderer Unterlagen im Zusammenhang mit solchen Anmeldungen in der internationalen Phase der ePCT-Dienst des Internationalen Büros der WIPO genutzt werden, mit Ausnahme von Einreichungen im Verfahren vor dem EPA als für die ergänzende internationale Recherche bestimmte Behörde.

Einreichung durch Postdienste

5. Die Einreichung auf dem Postweg bleibt weiterhin möglich, unter anderem insbesondere für Zwecke der Zuerkennung eines Anmeldetags oder die Wahrung einer Frist. Auf diesem Weg eingereichte Anmeldungen und andere Unterlagen müssen jedoch grundsätzlich innerhalb von zwei Monaten nach einer entsprechenden Aufforderung auf elektronischem Weg erneut eingereicht werden, sofern keine Ausnahme vorliegt.
6. Nach Regel 2 (2) EPÜ in der geänderten Fassung müssen durch Postdienste eingereichte Unterlagen auf elektronischem Weg erneut eingereicht werden; es ist nicht möglich, sie erneut durch Postdienste einzureichen – auch nicht, um die vorgeschriebene Zweimonatsfrist für die erneute Einreichung auf elektronischem Weg einzuhalten.
7. Ungeachtet dieser Verpflichtung zur erneuten Einreichung auf elektronischem Weg muss für durch Postdienste eingereichte europäische und internationale Patentanmeldungen die Anmeldegebühr für die Einreichung in Papierform entrichtet werden; die ermäßigte Gebühr für die Online-Einreichung oder die Einreichung in elektronischer Form findet keine Anwendung.

Erneute Einreichung einer europäischen oder internationalen Patentanmeldung

8. Wird eine europäische Patentanmeldung oder eine internationale (PCT-)Anmeldung durch Postdienste eingereicht, so erkennt das EPA ihr einen Anmeldetag zu, sofern die Erfordernisse nach Artikel 80 und Regel 40 EPÜ bzw. Artikel 11 PCT erfüllt sind, und fordert den Anmelder auf, die Anmeldungsunterlagen innerhalb einer nicht verlängerbaren Frist von zwei Monaten durch eines der zulässigen Mittel für die elektronische Einreichung auf elektronischem Weg erneut einzureichen.
9. Anmeldern wird dringend empfohlen, sorgfältig darauf zu achten, dass die erneut eingereichten Anmeldungsunterlagen mit den ursprünglich durch Postdienste eingereichten Anmeldungsunterlagen übereinstimmen.
10. Es wird außerdem empfohlen, die Anmeldungsunterlagen so bald wie möglich erneut einzureichen, um sicherzustellen, dass sie umgehend überprüft werden können und etwaige festgestellte Mängel (z. B. fehlende oder abweichende Inhalte) noch vor Ablauf der bereits laufenden zweimonatigen Frist behoben werden können.
11. Kommt der Anmelder der Aufforderung nicht rechtzeitig nach, so wird die europäische Patentanmeldung nach Regel 2 (2) EPÜ zurückgewiesen. Im Fall einer internationalen (PCT-)Anmeldung führt die Nichtbeachtung der Aufforderung dazu, dass die Anmeldung gemäß Artikel 14 (1) b) und Regel 89bis.1 d-ter) PCT als zurückgenommen gilt.
12. Weichen die auf elektronischem Weg erneut eingereichten Anmeldungsunterlagen inhaltlich von der ursprünglich eingereichten Anmeldung ab oder werden die Unterlagen durch Postdienste erneut eingereicht, unterrichtet das EPA den Anmelder entsprechend. Wurde bis zum Ablauf der Zweimonatsfrist keine vollständig übereinstimmende Fassung der Anmeldungsunterlagen elektronisch eingereicht, erlässt das EPA eine Entscheidung über die Zurückweisung der Anmeldung oder eine Mitteilung über den Rechtsverlust.
13. Ein Antrag auf einheitliche Wirkung wird für die Zwecke der Regel 2 (2) EPÜ wie eine europäische Patentanmeldung behandelt, da die einschlägigen Bestimmungen der Durchführungsordnung zum EPÜ entsprechend gelten. Kommt der Patentinhaber der Aufforderung zur erneuten Einreichung auf elektronischem Weg nicht fristgerecht nach, wird der Antrag auf einheitliche Wirkung daher nach Regel 20 (2) a) der Durchführungsordnung zum einheitlichen Patentschutz (DOEPS) in Verbindung mit Regel 2 (2) EPÜ zurückgewiesen.

Erneute Einreichung anderer Unterlagen

14. Werden andere Unterlagen ("nachgereichte Unterlagen") – einschließlich EPA-Formblatt 1200 "Eintritt in die europäische Phase (EPA als Bestimmungsamt/ausgewähltes Amt)" – durch Postdienste eingereicht, fordert das EPA den betroffenen Verfahrensbeteiligten auf, sie innerhalb von zwei Monaten durch eines der zulässigen Mittel für die elektronische Einreichung auf elektronischem Weg erneut einzureichen. Die Unterlagen behalten in diesem Fall ihr ursprüngliches Eingangsdatum. Kommt der Beteiligte dieser Aufforderung jedoch nicht rechtzeitig nach, so gelten sie als nicht eingegangen.
15. Weichen die auf elektronischem Weg erneut eingereichten Unterlagen inhaltlich ab, behandelt das EPA dies so, als wäre der betroffene Beteiligte der Aufforderung nicht fristgerecht nachgekommen, und die durch Postdienste eingereichten Unterlagen gelten als nicht eingegangen. Solche inhaltlich abweichenden elektronisch erneut eingereichten Unterlagen gelten als an dem Tag eingegangen, an dem sie tatsächlich empfangen wurden.

Rechtsmittel

16. Gegen eine Entscheidung, mit der eine europäische Anmeldung zurückgewiesen wird, weil die ursprünglich eingereichten Anmeldungsunterlagen nicht innerhalb von zwei Monaten auf elektronischem Weg erneut eingereicht wurden, kann nach Artikel 106 EPÜ Beschwerde eingelegt werden. Außerdem kann in Bezug auf die Frist für die erneute Einreichung auf elektronischem Weg die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand nach Artikel 122 EPÜ beantragt werden.
17. Entsteht in einem Verfahren nach dem EPÜ ein Rechtsverlust, weil nachgereichte Unterlagen nicht in der ursprünglich eingereichten Fassung auf elektronischem Weg erneut eingereicht wurden, so sind, soweit anwendbar, die Weiterbehandlung nach Artikel 121 EPÜ und die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand nach Artikel 122 EPÜ verfügbar. Ist der betroffene Verfahrensbeteiligte der Ansicht, dass die Feststellungen in der Mitteilung über den Rechtsverlust nicht zutreffend sind, kann er auch eine Entscheidung nach Regel 112 (2) EPÜ beantragen. Wird die Anmeldung zurückgewiesen, weil andere Unterlagen nicht in der ursprünglich eingereichten Fassung auf elektronischem Weg erneut eingereicht wurden, kann der betroffene Verfahrensbeteiligte auch Beschwerde einlegen.
18. In Verfahren nach dem PCT gelten die Bestimmungen des PCT.
19. In Verfahren für europäische Patente mit einheitlicher Wirkung ist die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand gemäß Regel 22 DOEPS verfügbar. Ist der betroffene Verfahrensbeteiligte der Ansicht, dass die Feststellungen in der Mitteilung über den Rechtsverlust nicht zutreffend sind, kann er auch eine Entscheidung nach Regel 20 (2) d) DOEPS in Verbindung mit Regel 112 (2) EPÜ beantragen.

Ausnahmen von der Verpflichtung zur erneuten Einreichung auf elektronischem Weg

20. Beglaubigte Papierabschriften, physische Gegenstände und Einreichungen durch nicht am Verfahren beteiligte Einzelpersonen sind von der Verpflichtung zur erneuten Einreichung auf elektronischem Weg ausgenommen. Als physische Gegenstände gelten unter anderem zugelassene Datenträger mit Sequenzprotokollen⁴, Multimedia-Anführungen oder Unterlagen, die aufgrund ihrer Größe oder aus anderen Gründen nicht online eingereicht werden können. Vom EPA zugelassene Datenträger sind CD-R gemäß dem Standard ISO 9660, DVD-R und DVD+R sowie USB-Speichermedien. Solche Datenträger müssen ohne Informationsverlust lesbar und frei von Computerviren oder sonstiger Schadsoftware sein.
21. Nicht am Verfahren beteiligte Einzelpersonen sind unter anderem Zeugen, Sachverständige, Erfinder, die weder Anmelder noch Patentinhaber sind, gerichtlich bestellte Treuhänder oder Verwalter sowie eingetragene Lizenznehmer oder Pfandnehmer. Anfragen nationaler Gerichte oder Behörden an das EPA, Anträge nach Regel 33 EPÜ sowie Unterlagen, die innerhalb von zwei Monaten vor dem Termin einer mündlichen Verhandlung vor den Beschwerdekammern des EPA durch Postdienste eingereicht werden, sind ebenfalls von der Verpflichtung zur erneuten Einreichung auf elektronischem Weg ausgenommen. Darüber hinaus kann das EPA ausnahmsweise auf das Erfordernis der erneuten Einreichung von Unterlagen verzichten, wenn besondere Umstände im Einzelfall dies erfordern.
22. Unbeschadet etwaiger nationaler Rechtsvorschriften gilt die Verpflichtung zur erneuten Einreichung auf elektronischem Weg nach Regel 2 (2) EPÜ weder für europäische Patentanmeldungen, die durch Postdienste nach Artikel 75 EPÜ bei einer zuständigen nationalen Behörde eines Vertragsstaats eingereicht werden, der dies zulässt, noch für internationale Anmeldungen, die durch Postdienste nach Regel 157 (3) EPÜ bei einer Behörde eines Vertragsstaats zur Weiterleitung an das EPA als Anmeldeamt eingereicht werden.

Unterschrift

23. Ist im EPÜ vorgesehen, dass Unterlagen zu unterzeichnen sind, kann dies mittels Faksimile-Signatur oder alphanumerischer Signatur erfolgen, so wie diese in Anlage F der Verwaltungsvorschriften zum PCT definiert sind. Dies gilt unbeschadet der für die Unterzeichnung von Verträgen und Erklärungen nach den Regeln 22 und 85 EPÜ sowie Regel 23 EPÜ und Regel 20 (2) b) DOEPS und für Vollmachten geltenden Vorschriften.⁵ Durch Postdienste eingereichte Unterlagen können auch handschriftlich unterzeichnet werden. In MyEPO können Unterlagen nur mittels alphanumerischer Signatur unterzeichnet werden.

Empfangsbescheinigung

24. Der Empfang von online eingereichten Unterlagen wird vom EPA nach der Übermittlung elektronisch bestätigt. Wird eine europäische Patentanmeldung oder eine internationale (PCT-)Anmeldung über den EPO Contingency Upload Service eingereicht, wird zusätzlich eine gesonderte Empfangsbescheinigung ausgestellt, aus der insbesondere die Anmeldenummer hervorgeht.
25. Der Empfang von durch Postdienste eingereichten europäischen Patentanmeldungen und internationalen (PCT-)Anmeldungen wird vom EPA durch die Zusendung einer Empfangsbescheinigung bestätigt, in der insbesondere die Anmeldenummer angegeben ist. Für nachgereichte Unterlagen, die durch Postdienste eingereicht werden, wird keine Empfangsbescheinigung versendet, aber das EPA vermerkt den Tag ihres Eingangs in der elektronischen Akte.

Abschaffung der Nachtbriefkästen und der unmittelbaren Übergabe

26. Die Nachtbriefkästen in Berlin und den PschorrHöfe-Gebäuden in München werden zum 1. April 2027 außer Betrieb genommen. Auch wird es nicht mehr möglich sein, Unterlagen an der Pforte der EPA-Annahmestellen abzugeben oder auf andere Weise durch unmittelbare Übergabe einzureichen. In der mündlichen Verhandlung vor einer Beschwerdekammer oder der Großen Beschwerdekammer kann die Einreichung von Unterlagen durch unmittelbare Übergabe zugelassen werden.

III. Einwendungen Dritter

27. Nach Regel 114 EPÜ in der mit Wirkung vom 1. April 2027 geänderten Fassung können Einwendungen Dritter nur elektronisch durch eine der verfügbaren Methoden der elektronischen Einreichung eingereicht werden.
28. Das EPA stellt für die elektronische Einreichung von Einwendungen Dritter ein gesondertes Online-Formblatt zur Verfügung. Das Online-Formblatt ist über verschiedene Bereiche der EPA-Website sowie über MyEPO zugänglich und ermöglicht es Dritten, Einwendungen elektronisch einzureichen, ohne die für andere Methoden der elektronischen Einreichung geltenden Unterschriftserfordernisse erfüllen zu müssen. Außerdem können sie auf diese Weise Einwendungen anonym einreichen. Weitere Informationen dazu enthält die Mitteilung des EPA vom 16. Dezember 2025 über das verbesserte Online-Formblatt, die aktualisierten Mittel zur Einreichung und die Bearbeitung von Einwendungen Dritter gemäß Artikel 115 EPÜ (ABl. EPA 2025, A71).
29. Neben dem Online-Formblatt stehen für die elektronische Einreichung von Einwendungen Dritter die Online-Einreichung 2.0 und gegebenenfalls der EPO Contingency Upload Service zur Verfügung, wobei die im Beschluss über die Einreichung von Unterlagen⁶ festgelegten Bedingungen und Erfordernisse für diese Einreichungsmethoden gelten.
30. In Papierform eingereichte Einwendungen Dritter werden nicht mehr angenommen. Wie in der geänderten Regel 114 (2) EPÜ festgelegt, gelten sie als nicht eingereicht und werden auch nicht in die Akte aufgenommen. Sie werden jedoch an die zuständige Stelle weitergeleitet, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen berücksichtigt werden können. Werden von einem Dritten in Papierform eingereichte Unterlagen oder Argumente als für die Beurteilung der Patentierbarkeit relevant angesehen, werden sie nach Artikel 114 (1) EPÜ in das Verfahren eingeführt; sie werden jedoch nicht als Einwendungen Dritter behandelt und führen nicht zu einer Beschleunigung des Verfahrens⁷.
31. Die geänderte Regel 114 EPÜ hat keine Auswirkungen auf das in den Abschnitten 801 ff. der Verwaltungsvorschriften zum PCT festgelegte Verfahren zur Behandlung von Einwendungen Dritter im Rahmen des PCT. Im Rahmen dieses Verfahrens können Dritte weiterhin ePCT für die elektronische Einreichung von Einwendungen nutzen, die sich auf Stand der Technik beziehen, den sie für die Beurteilung der Neuheit und/oder der erfinderischen Tätigkeit der in der internationalen Anmeldung beanspruchten Erfindung für relevant halten.

IV. Zustellung

32. Regel 125 EPÜ in der mit Wirkung vom 1. April 2027 geänderten Fassung sieht vor, dass die Zustellung elektronisch bewirkt wird, sofern nicht eine der begrenzten Ausnahmen greift, in denen auf die Zustellung durch Postdienste zurückgegriffen wird. Die Zustellung durch unmittelbare Übergabe ist nicht mehr verfügbar.
33. Dieser Ansatz gilt auch für Unterlagen, die nicht förmlich zuzustellen sind: solche Unterlagen werden ebenfalls elektronisch zugestellt, sofern nicht eine der begrenzten Ausnahmen greift.

Verpflichtende elektronische Zustellung durch die MyEPO-Mailbox

34. Die elektronische Zustellung erfolgt weiterhin durch die MyEPO-Mailbox nach Maßgabe des Beschlusses über die elektronische Zustellung⁸. Der Zugriff auf die MyEPO-Mailbox ist über MyEPO oder auf Anfrage über eine Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) möglich.
35. Bis 1. April 2027 wird die MyEPO-Mailbox für alle MyEPO-Portale aktiviert und für die elektronische Zustellung durch das EPA bereitgestellt. Da jedes MyEPO-Konto bei der Einrichtung mit einem MyEPO-Portal (auch als "MyEPO-Unternehmen" bezeichnet) verknüpft wird, werden Vertreter (d. h. zugelassene Vertreter und Rechtsanwälte, auch wenn sie als Mitglieder eines Zusammenschlusses gemäß Regel 152 (11) EPÜ handeln) und nicht vertretene Verfahrensbeteiligte, die bereits in einem MyEPO-Portal sind, deren Mailbox jedoch noch nicht aktiviert ist, oder die als Empfänger zu einer MyEPO-Mailbox hinzugefügt wurden, den Empfang elektronischer Mitteilungen aber noch nicht freigeschaltet haben, informiert, bevor die Mailbox für ihr MyEPO-Portal aktiviert oder der Empfang elektronischer Mitteilungen freigeschaltet wird. Die Mailbox und der Empfang elektronischer Mitteilungen durch die Mailbox können später nicht mehr deaktiviert werden.
36. Vertreter und nicht vertretene Verfahrensbeteiligte, die noch nicht in einem MyEPO-Portal sind bzw. noch nicht als Empfänger zu einer MyEPO-Mailbox hinzugefügt wurden, müssen ein Portal anlegen oder einem bestehenden beitreten und als Empfänger zu dessen Mailbox hinzugefügt werden, um Benachrichtigungen vom EPA zu erhalten. Bei ab 1. April 2027 angelegten Portalen wird die Mailbox automatisch aktiviert. Außerdem wird für alle ab 1. April 2027 zu einer MyEPO-Mailbox hinzugefügten Empfänger der Empfang elektronischer Mitteilungen automatisch aktiviert. Informationen und Anleitungen zur Einrichtung eines MyEPO-Kontos und dessen Verbindung mit einem MyEPO-Portal, zur Festlegung von Empfängern von Mitteilungen für eine Mailbox sowie zur Nutzung der Mailbox finden Sie auf der EPA-Website⁹.
37. Internationale Vertreter ("Anwälte") und Anmelder, die ihren Wohnsitz oder Sitz nicht in einem EPÜ-Vertragsstaat haben, aber zur Vertretung vor dem EPA in Verfahren in der internationalen Phase nach dem PCT zugelassen sind, können sich für die elektronische Zustellung durch die MyEPO-Mailbox registrieren, um Mitteilungen des EPA als Internationale Recherchenbehörde, für die ergänzende internationale Recherche bestimmte Behörde oder mit der internationalen vorläufigen Prüfung beauftragte Behörde in der internationalen Phase darüber zu empfangen ("PCT Link"-Dienst).

Elektronische Zustellung durch ePCT

38. Bei internationalen Anmeldungen können Mitteilungen des EPA in seiner Eigenschaft als Anmeldeamt, Internationale Recherchenbehörde oder mit der internationalen vorläufigen Prüfung beauftragte Behörde auch über den ePCT-Dienst der WIPO elektronisch zugestellt werden. Hat ein Anmelder oder ein internationaler Vertreter eine MyEPO-Mailbox aktiviert, können dieselben Mitteilungen parallel auch in der Mailbox bereitgestellt werden. Weitere Informationen zu diesem Dienst finden Sie in der Mitteilung des EPA vom 22. April 2026 über die elektronische Zustellung mittels ePCT (ABl. EPA 2026, A29).

Ausnahmen von der verpflichtenden elektronischen Zustellung

39. Es gibt nur begrenzte Ausnahmen von der elektronischen Zustellung. Gemäß Regel 125 (3) EPÜ und dem Beschluss des Präsidenten des EPA über die elektronische Zustellung (ABl. EPA 2026, A40) erfolgt die Zustellung unter anderem dann in Papierform, wenn der Empfänger eine Einzelperson ist, die weder ein Verfahrensbeteiligter noch ein noch ein nach Regel 130 EPÜ handelnder zugelassener Vertreter oder Rechtsanwalt ist, d. h. beispielsweise ein Zeuge, ein Sachverständiger, ein Erfinder, der weder Anmelder noch Patentinhaber ist, ein gerichtlich bestellter Treuhänder oder Verwalter, ein eingetragener Lizenznehmer oder ein Pfandnehmer. Außerdem sind beglaubigte Papierabschriften und physische Gegenstände von der elektronischen Zustellung ausgenommen.
40. Ausnahmen gelten ferner für Mitteilungen in Verfahren nach dem PCT (internationale Phase), wenn der internationale Vertreter oder der Anmelder keine MyEPO-Mailbox hat und der Abruf von Mitteilungen über ePCT nicht möglich ist.

Keine MyEPO-Mailbox – Folgen

41. Vertreter (d. h. zugelassene Vertreter und Rechtsanwälte) sowie nicht vertretene Verfahrensbeteiligte müssen jederzeit sicherstellen, dass sie als Empfänger zu einer MyEPO-Mailbox hinzugefügt sind und Zugriff darauf haben.
42. Wenn ein Vertreter oder ein nicht vertretener Verfahrensbeteiligter kein mit einem MyEPO-Portal verknüpftes MyEPO-Konto hat und nicht als Empfänger zu einer MyEPO-Mailbox hinzugefügt wurde, oder als Empfänger aus einer MyEPO-Mailbox gelöscht wurde, ohne zu einer anderen hinzugefügt worden zu sein, und keine der Ausnahmen von der verpflichtenden elektronischen Zustellung zutrifft (s. oben, Nr. 39 ff.), so greift das EPA auf die öffentliche Zustellung nach Regel 129 EPÜ zurück, es sei denn, es ist der Ansicht, dass die besonderen Umstände des Einzelfalls ausnahmsweise eine Zustellung durch Postdienste rechtfertigen. Besondere Umstände können beispielsweise vorliegen, wenn eine nicht vertretene Partei eine Anmeldung eingereicht oder die für den Eintritt in die europäische Phase erforderlichen Handlungen vorgenommen hat, ohne über ein MyEPO-Konto zu verfügen, oder wenn ein Vertreter die Vertretung niedergelegt hat und noch kein neuer Vertreter bestellt wurde.