Den digitalen Wandel vorantreiben: Neues von der eSACEPO
Bei ihrer 11. jährlichen Sitzung am 24. März 2026 befasste sich die Arbeitsgruppe "e-Patent-Prozess" des Ständigen Beratenden Ausschusses beim Europäischen Patentamt (eSACEPO) mit den jüngsten digitalen Entwicklungen beim Europäischen Patentamt (EPA). Gesprächsthemen waren unter anderem der papierlose Patenterteilungsprozess (PGP) im Jahr 2027, MyEPO-Dienste, Einreichungen im DOCX-Format und künstliche Intelligenz (KI). Die Mitglieder der Arbeitsgruppe bekundeten ihre breite Unterstützung für den laufenden Übergang zu effizienten, nutzerfreundlichen und vollständig digitalen Workflows.
Auf dem Weg zum papierlosen PGP: Vorhaben für 2027
Die Sitzung begann mit einem Bericht über die Fortschritte des EPA bei der Umsetzung eines vollständig digitalisierten und papierlosen Patenterteilungsprozesses, mit besonderem Schwerpunkt auf den wichtigsten Meilensteinen und geplanten Implementierungsmaßnahmen für das Jahr 2027. Diskutiert wurden außerdem die rechtlichen Änderungen, die für eine verstärkte Nutzung digitaler Dienste erforderlich sind.
Grundsätzlich wird die elektronische Einreichung zur Norm werden; Einreichungen in Papierform werden nur noch in Ausnahmefällen möglich sein. Auch die elektronische Zustellung wird zum Standard werden.
Auf Fragen der Nutzervertretung nach Vorkehrungen für Einreichungen am letztmöglichen Tag und IT-Ausfälle bekräftigte das EPA, dass der Rechtsrahmen ausdrückliche Regelungen hierfür vorsehe.
Die Arbeitsgruppenmitglieder begrüßten die erzielten Fortschritte und äußerten ihr Interesse an weiteren Entwicklungen wie der Einführung strukturierter XML-Daten.
Updates zu MyEPO, zu Einreichungen im DOCX-Format und zur Legal Interactive Platform
Nach Aussage des EPA findet ein sanfter, unterstützender Übergang statt, der einen inklusiven Zugang gewährleisten soll. Ziel sei es, MyEPO zunehmend als zentrale Plattform für die digitale Interaktion zu etablieren.
In diesem Kontext wurden eine Reihe von Verbesserungen an MyEPO vorgestellt, darunter die optionale Einreichung von Farbzeichnungen, eine überarbeitete Benutzeroberfläche und die neue Zeitleistenfunktion. Die Plattform wird auf der Grundlage von Nutzerrückmeldungen kontinuierlich weiterentwickelt. Die Mitglieder begrüßten sowohl die erzielten Fortschritte als auch die für 2026 geplanten Schritte. Dabei verwiesen sie insbesondere auf die Bedeutung von Selbstbedienungsfunktionen, z. B. für Anträge auf beschleunigte Bearbeitung und Anfragen, als wesentliche Voraussetzungen für vollständig papierlose Workflows.
Wie ebenfalls erwähnt wurde, ist die durchgängige Einreichung im DOCX-Format bereits vor ihrer offiziellen Einführung am 1. April 2026 möglich. Die Verwendung des DOCX-Formats wird nicht verpflichtend sein, und die Nutzerinnen und Nutzer können zusätzlich eine PDF-Version einreichen. Sicherheitsvorkehrungen wie diese stoßen bei der Nutzerschaft auf ein sehr positives Echo. Neue Informationen gab es auch zur Legal Interactive Platform (LIP), die durch Nutzerfeedback und Aktualisierungen des KI-Modells fortlaufend verbessert wird. Demnach stützt sich die LIP zwar weiterhin ausschließlich auf Rechtstexte des EPA und stellt Quellenangaben bereit, wird jedoch schrittweise auf nationale Patentämter ausgedehnt. Die Mitglieder der Arbeitsgruppe bestätigten den Nutzen der Plattform und stellten ein starkes Interesse seitens der nationalen Patentämter fest.
KI-gestützter Patenterteilungsprozess unter menschlicher Kontrolle
Das Thema künstliche Intelligenz führte zu lebhaften Diskussionen im Teilnehmerkreis. Die zugehörigen Präsentationen behandelten den Einsatz von KI im Patenterteilungsprozess, von der Recherche und Klassifikation über die Unterstützung bei der Ausarbeitung von Anmeldungen bis hin zur Erstellung von Niederschriften über mündliche Verhandlungen.
Während der gesamten Debatte wurde immer wieder die Wichtigkeit eines menschenzentrierten Ansatzes hervorgehoben. Das EPA bekräftigte diese Herangehensweise und betonte, entsprechende Tools würden im Einklang mit seiner KI-Politik zur Unterstützung und Ergänzung menschlicher Entscheidungsprozesse eingesetzt, wobei die letzte Verantwortung weiter fest in den Händen menschlicher Akteure liege.
Ausblick
Abschließend dankte das EPA den Teilnehmenden für ihre wertvollen Beiträge und erklärte, dass mit dieser Sitzung der eSACEPO-Sitzungszyklus 2024–2026 beendet sei. Die Ernennungen für den nächsten Dreijahreszyklus finden im weiteren Jahresverlauf statt.
Über die SACEPO-Arbeitsgruppe "e-Patent-Prozess"
Die SACEPO-Arbeitsgruppe "e-Patent-Prozess" ist ein spezielles Nutzerforum, das einmal jährlich tagt und die Bemühungen des EPA um die digitale Transformation begleitet. Sie setzt sich aus Expertinnen und Experten auf dem Gebiet der Patentverfahren zusammen und ermöglicht den Austausch über die Digitalisierung des Patenterteilungsprozesses, über Online-Dienste wie MyEPO sowie über relevante rechtliche und technische Entwicklungen. Das Feedback der Arbeitsgruppenmitglieder unterstützt das EPA bei der fortlaufenden Verbesserungen seiner digitalen Tools und Dienste.
