Einreichung im DOCX-Format jetzt für alle Nutzer verfügbar – mehr Flexibilität und reibungslosere Arbeitsabläufe

Das neue Einreichungsformat baut auf der digitalen Transformation des EPA auf und bietet eine konsistentere und zukunftssichere Möglichkeit, Patentanmeldungen und andere Dokumente einzureichen.

Das Europäische Patentamt (EPA) freut sich, die Einführung der Möglichkeit bekannt zu geben, europäische Patentanmeldungen und nachfolgende Unterlagen im DOCX-Format für alle Nutzer einzureichen. Nach einer erfolgreichen Pilotphase steht diese Option nun neben den bestehenden Einreichungsformaten zur Verfügung und unterstützt damit einen vollständig digitalen Patentierungsprozess im Einklang mit dem Strategieplan 2028.

Das DOCX-Format ermöglicht reibungslosere Arbeitsabläufe und eine größere Einheitlichkeit während des gesamten Verfahrens, was allen Beteiligten Zeit spart. Es eignet sich besonders gut für die digitale Bearbeitung und trägt zu einer optimierten, durchgängig digitalen Umgebung bei, die mit zukünftigen Tools und Diensten kompatibel ist. Bei der Einreichung einer Patentanmeldung können Zeichnungen direkt im DOCX-Format beigefügt oder, falls gewünscht, separat im PDF-Format eingereicht werden.

Der Beschluss des Präsidenten des Europäischen Patentamts über die elektronische Einreichung von Unterlagen und anderen Texten wurde entsprechend aktualisiert. Praktische Einzelheiten zur neuen Praxis werden in der beigefügten Mitteilung des Europäischen Patentamts näher erläutert. Die Definition von DOCX wurde ebenfalls geändert, um den zusätzlichen Optionen für Anmelder bei der Einreichung einer europäischen Patentanmeldung im DOCX-Format Rechnung zu tragen.

Vorteile der Einreichung im DOCX-Format

DOCX bietet sowohl für die Nutzer als auch für das EPA eine Reihe praktischer Vorteile. Detaillierte Informationen zur Verwendung des DOCX-Formats finden Sie im unten zugänglichen Leitfaden zur entsprechenden Funktion.

Zeitersparnis

DOCX vermeidet die wiederholte Neuerstellung von PDF-Dateien, Formatierungskorrekturen in letzter Minute und manuelle Überprüfungen auf fehlerhafte Nummerierungen. Auf lange Sicht kann dies zu erheblichen Effizienzgewinnen führen, insbesondere bei größeren Portfolios.

Flexible Optionen für die Einreichung von Zeichnungen

Zeichnungen können je nach Wunsch des Anwenders direkt in das DOCX-Dokument integriert oder separat als PDF-Dateien eingereicht werden.

Verbesserte Text- und Datenqualität

DOCX verringert das Risiko fehlender oder beschädigter Zeichen, unerwarteter Layoutänderungen, versteckter Schriftarten oder Formatierungsfehler. Sonderzeichen, Formeln und Symbole werden zuverlässiger verarbeitet, was die Qualität bei der Suche, Prüfung und Veröffentlichung verbessert.

Reibungslosere Änderungen während des gesamten Verfahrens

Absatzverweise bleiben stabiler und der Text verschiebt sich während der Verarbeitung weniger, was besonders dann von Vorteil ist, wenn Anmeldungen während des Erteilungsverfahrens mehrfach geändert werden.

Bessere Interaktion mit den digitalen Tools des EPA

DOCX lässt sich nahtlos mit modernen EPO-Diensten wie MyEPO und Online Filing 2.0 sowie der neuen Generation interner Prüfer-Tools kombinieren, was zu weniger technischen Problemen bei der Einreichung und zu mehr Konsistenz in den nachfolgenden Bearbeitungsphasen führt.

Abstimmung auf die digitale Strategie des EPA

DOCX-Inhalte können während des gesamten Patentierungsverfahrens ohne unnötige Formatkonvertierungen verwendet werden. Dies verringert die Komplexität, erhöht die Transparenz und trägt dazu bei, eine Einheitlichkeit in allen Phasen sicherzustellen.

Hinweis zur Verwendung von DOCX bei PCT-Anmeldungen

DOCX kann auch zur Erstellung internationaler Anmeldungen nach dem PCT und zum Hochladen in Online Filing 2.0 verwendet werden; anders als im europäischen Verfahren wird das Dokument dann, wie zuvor, vom Einreichungstool vor der Einreichung in das XML-Format konvertiert.

Über das DOCX-Format

DOCX ist ein modernes, offenes Dateiformat für Textverarbeitungsdokumente. Es basiert auf XML und ist von ISO/IEC standardisiert. Es speichert Text, Formatierungen, Bilder und Metadaten auf strukturierte, maschinenlesbare Weise und unterstützt so die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen und Softwareumgebungen.

Nutzen Sie unsere MyEPO-Dienste noch nicht?

Entdecken Sie die Vorteile der Online-Dienste des EPA bei der Einreichung und Verwaltung Ihrer Patentanmeldungen.

Ausblick

Auch im Jahr 2026 bleiben wir unserem Ziel verpflichtet, qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen anzubieten, indem wir unsere Online-Dienste in Zusammenarbeit mit unserer Nutzergemeinschaft weiterentwickeln. 

Zu den geplanten Weiterentwicklungen für MyEPO gehören:

• die Möglichkeit, ein MyEPO-Unternehmen mit einer Organisation in Online Filing 2.0 zu verknüpfen.
• die Möglichkeit für autorisierte Nutzer, Zugriffsrechte je nach Anmeldung einzuschränken (Ethikbarriere zur Vermeidung von Interessenkonflikten)
• Informationen zu Einsprüchen
• Möglichkeit für autorisierte Nutzer, sich nach dem Stand der Anmeldung zu erkundigen
• Möglichkeit für autorisierte Nutzer, eine beschleunigte Prüfung zu beantragen (im Rahmen des PACE-Programms)
• weitere Neugestaltung der MyEPO-Seiten im Einklang mit der Modernisierung der MyEPO-Startseite
• Einführung von KI-Unterstützung für das Portfolio und verschiedene Maßnahmen
• Verbesserung des gemeinsamen Bereichs und dessen Ausweitung auf PCT-Verfahren