SACEPO-Arbeitsgruppe "Qualität": Schwerpunkt auf den diesjährigen Qualitätsmaßnahmen und den Ergebnissen der SQAPs

Nutzervertreter erörterten die Ergebnisse des Qualitätsaktionsplans 2025 des EPA und der Stakeholder-Qualitätssicherungspanels (SQAPs), die Entwicklungen im Einheitspatentsystem und die Ergebnisse der jüngsten Umfrage zur Nutzerzufriedenheit. Diese Ergebnisse werden in den Qualitätsaktionsplan 2026 einfließen und weitere Verbesserungen vorantreiben.

Am 25. November kam die SACEPO-Arbeitsgruppe "Qualität" zu einer Online-Sitzung zusammen, um qualitätsbezogene Entwicklungen im europäischen Patentsystem zu erörtern. An der Sitzung nahmen über 100 externe Stakeholder und EPA-Fachleute teil.

In seiner Eröffnungsrede erinnerte EPA-Präsident António Campinos daran, dass "Qualität sowohl ein gemeinsamer Weg als auch eine gemeinsame Verantwortung von Patentämtern, Anwälten und Anmeldern ist", und gab damit den Ton für eine interaktive und anregende Sitzung vor.

Der Qualitätsaktionsplan 2025 liefert messbare Erfolge

Das EPA bestätigte, dass sich die positiven Auswirkungen der aktiven Recherchenabteilungen in den Rückmeldungen der Nutzer und in verbesserten Ergebnissen des Audits zur Recherchenqualität widerspiegeln. Hervorgehoben wurden weitere Maßnahmen, die zu weniger Feststellungen bei Qualitätsaudits in Bezug auf Erteilungen führten, darunter die verstärkte Dokumentation der Prüfungen betreffend hinzugefügten Gegenstand durch die Abteilungen. Auf Antrag der Mitglieder skizzierte das Amt auch Folgemaßnahmen aus dem Workshop zur Klarheit 2024, darunter aktualisierte Schulungsunterlagen und eine vorgeschlagene Überarbeitung des Abschnitts über Klarheit in den Richtlinien.

Weitere Aktualisierungen hoben die bedeutenden Fortschritte im Pilotprojekt hervor, bei dem künstliche Intelligenz (KI) zur Unterstützung der Protokollierung in mündlichen Verhandlungen eingesetzt wird. Seit seinem Start im Mai hat das Pilotprojekt etwa 100 Fälle abgedeckt und positive Rückmeldungen von Prüfungs- und Einspruchsabteilungen sowie von Parteien erhalten, insbesondere in Bezug auf Struktur, Sprache und Konsistenz. Die Protokollführenden berichten von einer Zeitersparnis von 35 %.

KI-gestützte Tools entwickeln sich auch in den Bereichen Klassifikation, Aktenzuweisung, Vorrecherche, maschinelle Übersetzung und der Legal Interactive Platform weiter und unterstützen die einheitliche Anwendung des Patentrechts. In Bezug auf die potenziellen Risiken der KI versicherte das EPA den Teilnehmenden, dass es sich einem menschenzentrierten Ansatz verpflichtet sieht, wie in unserer KI-Politik dargelegt. Das Amt investiert außerdem erheblich in die Einbettung von Sicherheitsvorkehrungen in seine Tools und in die Schulung seines Personals im angemessenen Umgang mit KI. Angesichts des Interesses an diesem Thema beantragten die Nutzer, es als Fortsetzungspunkt in die nächste Sitzung aufzunehmen.

Stakeholder-Qualitätssicherungspanels (SQAPs): wichtigste Ergebnisse und nächste Schritte

Ein wichtiger Höhepunkt war die Vorstellung der Ergebnisse der SQAPs vom Oktober. Achtzehn Panels bewerteten über 100 Akten mit 66 Assessoren von SACEPO WP/Q, epi, BusinessEurope und dem EPA. Neu für 2025 war eine Sitzung zu Einsprüchen, die von Nutzern beantragt wurde, als Ergänzung zu den jährlichen Sitzungen zu Recherche, schriftlichen Bescheiden und Erteilungen. Außerdem deckten die Panels ein breites Spektrum an technischen Gebieten ab, die auf die Technologiegemeinschaften des EPA abgestimmt waren.

Im Bereich der Recherche lobten die Assessoren Beispiele für gut strukturierte schriftliche Bescheide, die alle Ansprüche behandeln und klare, gut begründete und fundierte Einwände enthalten. Im Bereich der Prüfung hoben sie den Wert proaktiver Prüfungsabteilungen hervor, die mit fundierten Argumenten die Anmelder zu einem Anspruchssatz führen, der die Erfordernisse des Europäischen Patentübereinkommens (EPÜ) erfüllt. Im Bereich Einspruch schätzten die Nutzer insbesondere in sich geschlossene Entscheidungen, in denen die Gründe für das Ergebnis klar dargelegt werden.

Die Assessoren identifizierten auch mehrere Bereiche, in denen weitere Verbesserungen möglich sind, insbesondere eine vollständigere Bewertung abhängiger Ansprüche, die systematische Anwendung des Aufgabe-Lösungs-Ansatzes für die erfinderische Tätigkeit und eine stärkere Unterstützung von Begründungen, die allgemeines Fachwissen betreffen. Weiter wiesen sie auf die Notwendigkeit einer klareren und einheitlicheren Strukturierung der Mitteilungen des EPA, einer besseren Begründung von Einwänden – einschließlich einer detaillierteren Analyse bei hinzugefügtem Gegenstand – und einer verbesserten Pünktlichkeit im Einspruchsverfahren hin. Diese Feststellungen werden im Rahmen des Qualitätsaktionsplans 2026 durch gezielte Folgemaßnahmen und Workshops weiterverfolgt.

Neueste Ergebnisse der Befragung zur Nutzerzufriedenheit

Die hervorragenden Ergebnisse bei der Befragung zur Nutzerzufriedenheit 2024/2025 des EPA wurden vorgestellt und erörtert. Mit mehr als 8 000 Befragten verzeichnete die jüngste Befragung die höchste Teilnahmequote seit Beginn dieser Umfragen. Die Ergebnisse zeigen, dass die Nutzer die positiven Auswirkungen der Qualitätsaktionspläne von 2023 und 2024 anerkennen und mit Recherchen-, Prüfungs- und Einspruchsverfahren sehr zufrieden sind. In den Bereichen, in denen Qualitätsmaßnahmen ergriffen wurden, sind Verbesserungen sichtbar, beispielsweise bei der Einheitlichkeit der Prüfung, wo die sehr guten und guten Bewertungen von 59 % in der vorherigen Umfrage auf 73 % gestiegen sind.

Die Ergebnisse der Befragung zur Nutzerzufriedenheit weisen auch auf Bereiche hin, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen, insbesondere die Einheitlichkeit des Ansatzes bei der Recherche zu computerimplementierten Erfindungen (CII) und KI-bezogenen Erfindungen sowie die Pünktlichkeit in Einspruchsverfahren. Die Mitglieder wurden gebeten, Vorschläge für den nächsten Zyklus der Befragungen zur Nutzerzufriedenheit einzureichen.

Einheitspatent: weiterhin positive Entwicklung

Die Sitzung bot allen Beteiligten die Gelegenheit, sich über den Beitrag des EPA zum bevorstehenden Bericht der Europäischen Kommission über das Einheitspatent zu informieren. Die Mitglieder der Arbeitsgruppe begrüßten den Erfolg des Systems seit seiner Einführung im Juni 2023 und sprachen sich nachdrücklich für seine weitere positive Entwicklung aus. Dabei stellten sie fest, dass das System Vorteile für Nutzer in ganz Europa und darüber hinaus bietet, insbesondere für innovative kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Die anschließende Diskussion konzentrierte sich auf die Attraktivität des Einheitspatents für Nutzer, da die 2015 festgelegten Jahresgebühren für das Einheitspatent die seitdem angefallene Inflation nicht widerspiegeln.

Über die SACEPO WP/Q

Das SACEPO-Arbeitsgruppe "Qualität" trifft sich zweimal jährlich und bringt globale Nutzer des europäischen Patentsystems zusammen. Die Mitglieder werden vom Präsidenten des EPA für eine Amtszeit von drei Jahren ernannt, tauschen sich über neue Initiativen aus und tragen dazu bei, die hohe Qualität des Patenterteilungsprozesses aufrechtzuerhalten. An dieser Sitzung nahmen Vertreter wichtiger Stakeholder teil, darunter BusinessEurope, das Institut der beim EPA zugelassenen Vertreter (epi), die Internationale Föderation von Patentanwälten (FICPI), die Union der europäischen Berater für geistiges Eigentum (UNION-IP) und andere regionale Zusammenschlüsse aus aller Welt.

Ergänzend zu den SACEPO-Sitzungen holt das EPA Rückmeldungen über verschiedene Kanäle ein, z. B. unabhängige Befragungen zur Nutzerzufriedenheit, öffentliche Online-Konsultationen, die Ombudsstelle und regelmäßige Treffen mit Anmeldern aller Größenordnungen und mit Nutzerverbänden. Diese stetigen Beiträge ermöglichen es dem EPA, seine Produkte und Dienste mit Hilfe von Initiativen zu verfeinern, die den sich wandelnden Bedürfnissen der Anmelder gerecht werden. Die entsprechenden Arbeiten werden jährlich im Qualitätsaktionsplan und im Qualitätsbericht dokumentiert.