SACEPO-Arbeitsgruppe "Qualität" setzt offenen Dialog zur Verbesserung von Qualität und Dienstleistungen fort

In ihrer ersten Sitzung des Jahres erörterte die SACEPO-Arbeitsgruppe "Qualität" die jüngsten Entwicklungen im Bereich der Patentqualität, wobei ein Schwerpunkt auf den Auswirkungen der im Jahr 2024 umgesetzten Initiativen, dem Qualitätsaktionsplan 2025 und dem Einsatz von KI im Europäischen Patentamt (EPA) lag.​ 

Am Dienstag, den 3. Juni, kam das EPA mit der SACEPO-Arbeitsgruppe "Qualität" (WP/Q) zusammen, in der 72 internationale Mitglieder aus 38 Ländern in vier globalen Regionen vertreten sind.

Steve Rowan, Vizepräsident Patenterteilungsprozess des EPA, eröffnete die Sitzung, indem er die Teilnehmenden begrüßte und die zentrale Rolle der SACEPO WP/Q als führendes globales Forum für den Dialog mit der Nutzerschaft hervorhob. Er unterstrich, wie wichtig es ist, den verschiedenen Sichtweisen von Nutzerinnen und Nutzern Gehör zu schenken, und wies darauf hin, dass viele der Initiativen im Qualitätsaktionsplan 2025 auf frühere Diskussionen in dieser Gruppe zurückgehen.

In der außerordentlich interaktiven und konstruktiven Sitzung gaben die Mitglieder positives Feedback zu laufenden Initiativen und zeigten auch Bereiche auf, in denen Verbesserungsbedarf besteht.

Wichtigste Qualitätsmaßnahmen 2024 und ihre Auswirkungen

Die Vertreter der Nutzerschaft begrüßten den Bericht über die wichtigsten Qualitätsmaßnahmen des EPA im Jahr 2024. Die Mitglieder nahmen die positiven Ergebnisse der aktiven Recherchenabteilungen zur Kenntnis, insbesondere die verbesserte Abstimmung zwischen den schriftlichen Bescheiden in der Recherchenphase und den nachfolgenden Prüfungsbescheiden. Sie lobten die Fortschritte bei den Harmonisierungsinitiativen, die eine gemeinsame Praxis innerhalb der Teams sowie zwischen den Prüferteams und den operativen Dienstorten fördern.

Alle Einzelheiten zu den Qualitätsmaßnahmen und -ergebnissen für 2024 werden in den kommenden Wochen in unserem umfassenden Qualitätsbericht veröffentlicht, der auch eine Anlage mit den Ergebnissen der Stakeholder-Qualitätssicherungspanels (SQAPs) für 2024 enthalten wird.

Neueste Fortschritte beim Qualitätsaktionsplan 2025

Die Teilnehmenden bekundeten ihre Unterstützung für den Qualitätsaktionsplan 2025 des EPA und die bisherigen Fortschritte in diesem Jahr. Die wichtigsten Aspekte umfassen die Verbesserung der Patentqualität durch gezielte Investitionen in die Mitarbeiterqualifikation, in fortgeschrittene Tools und Technologien sowie in die Vereinheitlichung der Praktiken im gesamten Patenterteilungsprozess. Ein weiterer Schwerpunkt wird die Harmonisierung und einheitliche Anwendung des Europäischen Patentübereinkommens in Bezug auf die erfinderische Tätigkeit sein. Einige Mitglieder wiesen darauf hin, dass es noch Verbesserungsbedarf bei den in der Erteilungsphase vorgenommenen Änderungen gibt. Das EPA versicherte den Mitgliedern, dass die Bemühungen um eine vorherige Rücksprache mit den Anmeldenden in solchen Fällen fortgesetzt werden.

Die Überprüfung der Empfehlungen, die aus dem Workshop "Klarheit" im November 2024 hervorgingen, führte zu weiteren Diskussionen und Rückmeldungen, ebenso wie ein diesbezüglicher Bericht aus der jüngsten Sitzung der SACEPO-Arbeitsgruppe "Richtlinien". Dort wurde angekündigt, dass die von Nutzerinnen und Nutzern vorgeschlagenen Änderungen zur weiteren Prüfung aufgegriffen wurden und dass einige Klarstellungen in die Ausgabe der Richtlinien für 2026 aufgenommen werden sollen. Diese Entwicklungen wurden von den Mitgliedern der SACEPO WP/Q mit Befriedigung zur Kenntnis genommen.

KI-Tools zur Prüferunterstützung

Der digitalen Transformation und ihrer Rolle bei der Förderung der Qualität räumt das EPA weiterhin Priorität ein. Die Mitglieder diskutierten lebhaft und ausführlich über die positiv bewertete Berichterstattung über KI-gestützte Tools und Tools für maschinelles Lernen, und ihren Einsatz in den Bereichen Klassifizierung, Recherche, maschinelle Übersetzung und interaktive Rechtsplattform. Positiv aufgenommen wurden auch die laufenden Pilotprojekte mit KI-gestützten Tools, darunter eines, bei dem KI-Unterstützung für die Erstellung von Protokollen mündlicher Verhandlungen eingesetzt wird. Wie immer obliegt das Protokoll der mündlichen Verhandlung der Kontrolle und Zuständigkeit der Abteilung.

Die Mitglieder der SACEPO WP/Q unterstützten nachdrücklich den menschenzentrierten Ansatz des EPA bezüglich KI, der Rechenschaftspflicht und Rechtssicherheit gewährleistet. KI-gestützte Tools dienen lediglich der Unterstützung von Prüfer/innen und Formalprüfer/innen, alle Entscheidungen bleiben gemäß der KI-Politik des EPA unter menschlicher Kontrolle. Die Mitglieder sprachen sich dafür aus, dass das EPA weiterhin mit der Nutzerschaft und anderen Patentämtern am Einsatz und der Entwicklung von KI-Tools arbeitet.

SQAPs 2025: Ausweitung des Anwendungsbereichs auf Einsprüche

Das EPA bekräftigte, dass die Stakeholder-Qualitätssicherungspanels (SQAPs) auch künftig eine zentrale Rolle im Rahmen seiner Qualitätssicherung spielen werden.

Die folgenden drei Online-Sitzungen sind geplant:

• SQAPs zu Recherchenberichten und schriftlichen Bescheiden – 20. Oktober 2025
• SQAPs zu Erteilungen – 21. Oktober 2025
• (neu!) SQAPs zu Einsprüchen – 22. Oktober 2025

Wie in den vergangenen Jahren werden sich zwei Sitzungen auf die Kernprodukte konzentrieren: Recherchenberichte und schriftliche Stellungnahmen sowie Erteilungen. Auf diese Weise wird Kontinuität gewährleistet und ein Benchmarking ermöglicht. Zum Thema Einsprüche wird es zum ersten Mal eine eigene Sitzung geben, was eine erhebliche Weiterentwicklung des SQAP-Programms darstellt.

Die Aufnahme von Einsprüchen in das diesjährige SQAP-Programm beruht auf Vorschlägen des Instituts der beim EPA zugelassenen Vertreter (epi), von BusinessEurope und von Mitgliedern der SACEPO WP/Q.

Über die SACEPO WP/Q 

Die SACEPO WP/Q tritt zwei Mal jährlich zusammen und besteht aus Vertretern der Nutzerinnen und Nutzer des europäischen Patentsystems aus aller Welt. Die vom Präsidenten des EPA für einen Zeitraum von drei Jahren ernannten SACEPO-Mitglieder stehen in engem Kontakt mit dem EPA und geben wertvolle Einblicke in dessen jüngste Initiativen. Auf diese Weise tragen sie dazu bei, in jeder Phase des Patenterteilungsverfahrens die höchsten Qualitätsstandards zu gewährleisten.

Egänzend zu den SACEPO-Sitzungen holt das EPA Rückmeldungen über verschiedene Kanäle ein, z. B. unabhängige Befragungen zur Nutzerzufriedenheit, öffentliche Online-Konsultationen, die Ombudsstelle und regelmäßige Treffen mit Anmeldern aller Größenordnungen und mit Nutzerverbänden. Diese stetigen Beiträge ermöglichen es dem EPA, seine Produkte und Dienste mit Hilfe von Initiativen zu verfeinern, die den sich wandelnden Bedürfnissen der Anmelder gerecht werden. Die entsprechenden Arbeiten werden jährlich im Qualitätsaktionsplan und im Qualitätsbericht dokumentiert.