Principaux résultats : Levier 2
Les technologies
Conformément au Plan stratégique 2028, nous sommes déterminés à nous appuyer sur la technologie pour renforcer l'efficacité, la qualité et la pérennité. Le cours de notre transformation numérique a été marqué, en 2024, par des avancées substantielles dans divers domaines.
Tout au long de l'année, nous avons axé nos travaux sur la simplification et l'automatisation des processus, sur la réduction des dépendances vis-à-vis d'anciens systèmes obsolètes, sur l'intégration de technologies sécurisées s'appuyant sur le nuage informatique et sur un niveau élevé de disponibilité des systèmes informatiques.
- Pipeline de la procédure de délivrance de brevets
Le pipeline de la procédure de délivrance de brevets vise à consolider cette procédure en vue de mettre à disposition des utilisateurs des produits et services de haute qualité avec davantage d'efficacité.
- Achèvement de la numérisation des actions des examinateurs et automatisation des tâches des agents des formalités : nous avons franchi une étape en parvenant à la numérisation intégrale des actions des examinateurs au moyen d'une gestion numérique des documents. Nous avons également fait progresser la numérisation de l'administration des brevets et renforcé l'efficacité en remplaçant des processus manuels par des traitements automatisés. Ainsi, par exemple, l'envoi des notifications constatant la perte d'un droit a été, selon la complexité de la notification, automatisé ou semi-automatisé, et le traitements des dites notifications est assuré sans intervention humaine dans la majorité des cas (environ 50 000 par an).
- Modernisation des services de publication : nous avons internalisé et rénové le Serveur de publication européen[1] ainsi que les services Linked Open EP Data[2]. Nous ne sommes donc plus dépendants de prestataires externes et économisons 320 000 euros par an du fait de la résiliation du contrat. Cette internalisation nous permet également de veiller à ce que ces deux services opèrent durablement dans le respect des normes les plus élevées et à ce que leur développement obéisse aux besoins variables des utilisateurs.
- Lancement du service Legal Interactive Platform (LIP) : le LIP, lancé en mai 2024, est un outil à intelligence artificielle qui répond aux demandes de renseignements des utilisateurs concernant le système du brevet européen. Il est facile d'utilisation, présente rapidement et sous une forme structurée les résultats de recherche accompagnés de résumés et de liens renvoyant aux textes juridiques, et peut produire des résumés de la jurisprudence des chambres de recours. La qualité des informations fournies et son utilité au quotidien ont permis à cet outil de s'imposer au sein de l'Office dès avant la fin de l'année. En ce qui concerne les parties prenantes externes, le LIP est entré en phase pilote à l'intention d'un office national des brevets et d'utilisateurs pilotes de MyEPO.
- Classification assistée par intelligence artificielle : à la suite du succès de la préclassification et de reclassification par intelligence artificielle, nous avons introduit en 2024 une classification assistée par intelligence artificielle dans la majorité des domaines techniques. Hormis la réduction des tâches manuelles et les gains d'efficacité, nous avons constaté des avantages du point de vue de l'exactitude et de la cohérence, facteurs qui, en fin d'analyse, contribuent à la qualité.
- Retrait du service d'anciens outils de classification : les projets entrepris dans le cadre du Plan stratégique 2023 ont conduit au développement d'un nouveau service de classification intégré à l'environnement de recherche d'ANSERA et couvrant un éventail complet de tâches de classification. Cela a permis de retirer du service les anciens outils[3] et ainsi d'optimiser le jeu d'outils à la disposition des examinateurs.
- Amélioration des recherches de littérature non-brevet : l'introduction de l'assistant de recherche sur le web a permis d'étendre les recherches au-delà du fonds de littérature non-brevet ANSERA interne et de donner accès à des milliards de documents issus des plus grands éditeurs scientifiques et universitaires. Ce renforcement de l'accès à l'état de la technique contribue, au final, à la qualité des recherches.
- Intégration complète à ANSERA des recherches de documents concernant les normes : l'importance des normes en tant qu'état de la technique est reconnue, en particulier dans le domaine des technologies de l'information et de la communication, et l'OEB a rassemblé un fonds exhaustif de normes qui comprend désormais des millions de documents. Grâce à l'intégration complète des recherches de normes, les examinateurs peuvent exploiter cette masse d'informations entièrement dans ANSERA et bénéficier ainsi de données de qualité et de pratiques de recherche modernes.
- Retrait du service d'EPOQUE pour les recherches internes et d'autres anciens outils de recherche : ces mesures ont permis de retirer du service d'anciennes applications auparavant employées dans les recherches de littérature non-brevet et de documents concernant des normes. ANSERA s'est vu attribuer toutes les bases de données plein texte d'EPOQUE ainsi que d'autres fonctions spécifiques de recherche, et le visionneur d'ANSERA offre un niveau d'ergonomie et de performance supérieur à celui de l'ancien visionneur. Toutes ces mesures nous ont permis de retirer EPOQUE du service pour les recherches internes à la fin de l'année 2024.
Figure 7 – Pipeline du Plan stratégique 2028 : Procédure de délivrance de brevets
[1] Le Serveur de publication européen constitue la source officielle de l'ensemble des demandes et fascicules de brevet publiés par l'OEB. Par ailleurs, le Serveur donne accès, gratuitement et en ligne, à tous ces documents à des fins de recherche, de traduction et de téléchargement instantané.
[2] Le service Linked Open EP Data (données liées ouvertes EP) permet de combiner des jeux de données liés à des demandes de brevet ainsi qu'à des brevets délivrés à d'autres ressources, telles que des données d'entreprise, sous des formes variées, y compris sous la forme d'une présentation sur des pages web.
- Pipeline des activités générales
Le pipeline des activités générales a pour but de moderniser et de simplifier les systèmes prenant en charge nos fonctions générales et de veiller à ce que nos systèmes informatiques internes et externes s'appuient sur une infrastructure résiliente et sécurisée.
En 2024, nous avons employé la technologie à des fins de renforcement des performances et de l'efficacité de notre fonction RH au moyen des mesures suivantes :
- Outil de déclaration de conflit d'intérêts : un point de contact unique a été créé pour permettre aux agents de déclarer des conflits d'intérêts réels, apparents ou potentiels et de demander que des activités accessoires soient autorisées. Il en a résulté une simplification et une plus grande transparence du processus de gestion des conflits d'intérêts qui contribuent à l'intégrité, à l'objectivité et à l'impartialité des agents et de l'Office.
- Outil de suivi du développement des compétences linguistiques : de nouvelles fonctions ont été introduites en vue d'aider les supérieurs hiérarchiques dans le cadre du suivi, au cours des cinq ou dix premières années d'activité, de la formation linguistique des agents dont le recrutement était assorti d'exigences linguistiques. Ce nouvel outil garantit la transparence en offrant un accès aisé à des informations actualisées.
- Actualisation d'outils aux fins de l'affinement de la politique relative au télétravail : s'appuyant sur les enseignements et sur les résultats du projet pilote de deux ans concernant les nouveaux modes de travail, l'Office a mis en œuvre la politique relative au télétravail approuvée par le Conseil d'administration en juin 2024. Nos outils ont été actualisés en vue de favoriser l'efficacité de la planification et de la coordination entre collègues et entre managers au moyen de tableaux d'informations, au bénéfice du caractère collaboratif de l'environnement de travail. D'autres perfectionnements permettent aux agents de gérer leur méthode de travail, y compris l'intégration de la réservation des postes de travail et les rappels automatisés concernant le respect des quotas applicables.
En ce qui concerne les finances et les achats, nous avons également introduit de nouveaux moyens destinés à renforcer l'efficacité de ces fonctions grâce à des technologies modernes :
- Mise en œuvre intégrale de la budgétisation par activité : après son introduction en 2023, nous avons appliqué le modèle de budgétisation par activité à nos systèmes de finances et d'achats, au bénéfice de la transparence et de l'efficacité dans le domaine financier. Des processus ont été ajustés concernant la déclaration par les unités opérationnelles des dépenses par activité, la comparaison de ces dépenses au budget et l'optimisation des procédures d'approbation. Nous avons également créé de nouveaux tableaux de bord de suivi des dépenses qui permettent à l'ensemble des unités de déclarer et de suivre de manière cohérente l'utilisation qu'elles font du budget.
- Mise en service du nouvel outil d'achat dans tous les services : le nouvel outil d'achats a été mis à la disposition de tous les services de l'OEB participant aux achats. Celui-ci renforce l'efficacité ainsi que la transparence et réduit les tâches manuelles. Cet outil centralise les données concernant les fournisseurs, les contrats et les demandes d'achat, accepte les signatures électroniques et simplifie le travail des fournisseurs grâce à un portail spécifique. Il garantit également une intégration harmonieuse des données aux systèmes financiers, ce qui réduit les erreurs au minimum.
- Nouvelle solution de facturation électronique : nous avons lancé à la fin de l'année une nouvelle solution de facturation électronique qui nous permet de remplir nos obligations légales tout en renforçant l'efficacité de nos processus de facturation.
En outre, un certain nombre d'améliorations ont bénéficié à toutes les fonctions de l'organisation :
- Mise en œuvre de la politique de conservation dans notre système de gestion des documents : en vue de garantir la sécurité administrative et de soutenir la pérennité à long terme, l'Office est déterminé à promouvoir une gestion fiable des documents. La nouvelle politique de conservation, essentielle à notre transformation numérique et aux efforts déployés en vue de réduire l'utilisation du papier, offre un cadre exhaustif à cette fin. Cette politique a été mise en œuvre sur la nouvelle plateforme de gestion des documents, et le premier examen a résulté en la suppression de 77 000 documents administratifs obsolètes dont la période de conservation avait expiré.
- Expansion du portail de requêtes de service de l'OEB : initialement prévue à la seule fin du traitement des requêtes liées à l'informatique, cette plateforme couvre désormais des services supplémentaires tels que les requêtes RH, la gestion des locaux et les services liés à la sécurité. L'ancien système de traitement des requêtes RH a par conséquent été supprimé.
- Évaluation de MS Copilot : conformément à notre démarche de prudence dans l'adoption des technologies les plus récentes, nous avons mené une étude pilote de cas spécifiques et contrôlés d'usage de MS Copilot, un assistant à intelligence artificielle favorisant la productivité et l'optimisation des tâches dans les applications Microsoft 365. Les résultats positifs nous ont conduit à rechercher les domaines dans lesquels l'usage de MS Copilot bénéficierait le plus à notre organisation.
- Retrait du service de l'ancienne plateforme d'analyse de données : la nouvelle plateforme libre d'analyse de données a été introduite en 2021. Au terme d'une migration graduelle de nos services de données, celle-ci est devenue l'outil de référence des analystes dans l'ensemble de l'Office. L'achèvement de la transition vers la nouvelle plateforme en 2024 nous a permis de mettre fin au contrat externe relatif à l'ancienne plateforme, pour une économie de 590 000 euros par an.
Enfin, un certain nombre d'initiatives nous permettront de poursuivre la modernisation de notre environnement informatique en contribuant à la simplification et à la pérennisation de la fonction informatique, aux fins de la disponibilité des systèmes et de la sécurité de l'environnement numérique de l'Office :
- Mises à niveau d'équipements destinés aux utilisateurs finaux : en vue d'améliorer notre environnement de travail, nous avons installé 1 600 nouveaux moniteurs et d'autres types d'équipement sur l'ensemble des sites, aux fins de l'optimisation et de la modernisation de l'espace de travail. Ces équipements correspondent aux équipements employés dans le cadre du télétravail afin de faciliter la transition entre le domicile et le bureau. Par ailleurs, 3 000 agents ont été dotés de nouveaux ordinateurs portables équipés des technologies les plus récentes en vue de renforcer la collaboration, les performances et l'ergonomie.
- Wi-Fi 6 dans l'agence de Vienne : notre bâtiment rénové de Vienne garantit des niveaux supérieurs de vitesse de transfert de données, de capacité, de rendement énergétique et de performance dans des environnements auxquels de nombreux appareils sont connectés.
- Renouvellement de la certification ISO en matière de sécurité de l'information : l'audit ISO 2024 a confirmé notre certification en matière de gestion de la sécurité de l'information ainsi que la réussite de la transition de notre cadre vers la nouvelle version 2022 de la norme ISO27001, en reconnaissance des efforts que nous déployons en vue de garantir les normes les plus élevées en matière de gestion de la sécurité de l'information.
Figure 8 – Pipeline du Plan stratégique 2028 : Activités générales
- Pipeline de l'engagement en ligne des utilisateurs
Le pipeline de l'engagement en ligne des utilisateurs vise à renforcer la qualité et la transparence par la mise à disposition de services en ligne intuitifs qui répondent aux divers besoins des utilisateurs. Nous fournissons également des moyens supplémentaires aux utilisateurs en élargissant la gamme de fonctions en libre-service.
- Mise en service complète des fonctions MyEPO de la phase pilote 4 : la version des services MyEPO mise en service en avril 2024 élargit l'éventail des requêtes que les utilisateurs peuvent déposer et des réponses qu'ils peuvent recevoir, et offrent de nouvelles options en matière d'administration, nous rapprochant ainsi de la numérisation complète de la procédure de délivrance de brevets. Les utilisateurs peuvent désormais déposer des modifications de demandes internationales, demander gratuitement des copies certifiées conformes de documents, gérer des licences et inscrire des transferts de droit au registre. Par ailleurs, les utilisateurs peuvent envoyer des requêtes groupées et ouvrir n'importe quelle demande de brevet publique.
- Mise en service complète des fonctions MyEPO de la phase pilote 5 : la version des services MyEPO mise en service en novembre a élargi les flux de travaux en proposant une fonction de sauvegarde de projets. La procédure de demande de remboursement a été simplifiée et elle est désormais entièrement numérique, ce qui élimine la nécessité d'envoyer des codes de remboursement et des codes PIN par courrier. La conception de MyEPO et ses fonctions d'autonomisation de l'utilisateur ont par ailleurs été améliorées, y compris par l'individualisation des droits d'accès. En concertation avec les groupes d'utilisateurs, nous œuvrons à une refonte de la page d'accueil de MyEPO et des pages suivantes, qui seront mises en service en 2025.
- Interfaces de programmation d'application interentreprises : considérant que de nombreuses sociétés disposent de leurs propres systèmes de gestion de la propriété intellectuelle, nous avons entamé le développement d'interfaces techniques interentreprises (interfaces de programmation d'application, ou API) fluidifiant l'échange de données entre les services MyEPO et divers systèmes de propriété intellectuelle. En 2024, nous avons mis en service deux nouvelles API, l'une permettant la récupération et la mise à jour du contenu et des informations de la Mailbox, et l'autre concernant le dépôt en ligne.
- Fin de la réception des télécopies : l'OEB a cessé d'accepter les documents envoyés par télécopie le 1er juillet. Après avoir cessé d'envoyer des télécopies en mars 2023, nous avons ainsi mis fin à l'intégralité des services de télécopie dans le cadre des procédures EP, PCT et de brevet unitaire. Ceux-ci sont remplacés par le service web de dépôt en ligne 2.0 et, en cas d'urgence, par le Contingency Upload Service disponible sur notre site web.
- Suppression des anciens services Mailbox, MyFiles et Admin : l'ancienne Mailbox a été supprimée et remplacée par MyEPO Mailbox, service offrant une multitude de fonctions dont ne disposait pas l'ancien système et qui est régulièrement enrichi. Les services MyFiles et Administration ont été remplacés par les fonctions de MyEPO Portfolio, qui facilitent l'accès aux dossiers et leur administration.
- Suppression des cartes à puce : conformément à notre ambition de proposer des services en ligne sécurisés et de haute qualité, nous avons introduit l'authentification à deux facteurs[1] dans le cadre de l'accès des utilisateurs externes à MyEPO. Cela a permis l'élimination graduelle des cartes à puce précédemment employées comme moyen d'authentification. Ces cartes ont été définitivement mises hors service le 31 décembre 2024. La suppression des cartes à puce n'offre pas seulement aux utilisateurs des moyens d'authentification plus sûrs et plus pratiques, elle entraîne également une économie de 660 000 euros par an.
- Mise hors service du dépôt par formulaire en ligne : le service de dépôt de documents par formulaire en ligne a été supprimé afin de regrouper nos outils de dépôt autour du dépôt en ligne 2.0 et de simplifier notre infrastructure informatique.
Figure 9 – Pipeline du Plan stratégique 2028 : Engagement en ligne des utilisateurs
[1] Le processus de connexion avec authentification à deux facteurs comporte, hormis le nom d'utilisateur et le mot de passe, une couche supplémentaire de sécurité pour laquelle les utilisateurs de MyEPO ont le choix entre téléphone, courrier électronique, Google Authenticator et Okta Verify.
Les indicateurs clés de performance relevant du levier 2 ont connu une progression substantielle en 2024 : trois d'entre eux sur cinq ont d'ores et déjà atteint les objectifs à long terme du Plan stratégique 2028.
Grâce à des investissements continus dans des outils de pointe, à la mise hors service d'anciens outils et à une gestion diligente des problèmes, les indicateurs relatifs à la disponibilité des systèmes informatiques internes et externes sont, en 2024, constamment demeurés au-dessus des niveaux prévus. Les objectifs pour 2025 seront donc relevés afin qu'ils demeurent ambitieux.
Les progrès effectués en matière de transformation et de simplification de nos processus, présentés ci-dessus, se reflètent également dans les indicateurs clés de performance concernés. Après la numérisation complète des processus de la procédure de délivrance de brevets, notre attention se portera sur la numérisation des processus d'administration des brevets, pour laquelle un nouvel indicateur clé de performance sera introduit en 2025. En ce qui concerne les activités générales, l'indicateur clé de performance progresse de manière satisfaisante. Il permettra de poursuivre l'évaluation du niveau de numérisation des processus, non seulement dans les services des ressources humaines et des finances, mais également dans l'administration générale et dans d'autres services généraux.
En janvier, 15 % des tâches de classification n'ont exigé aucune classification intellectuelle humaine. L'ensemble des efforts déployés en vue de garantir la qualité, l'efficacité et l'exactitude de la classification assistée par intelligence artificielle ont porté la valeur de l'indicateur clé de performance libellé "Exploitation de l'IA" à 46,7 % à la fin de l'année. Cet indicateur est en bonne voie d'atteindre l'objectif pour 2028, fixé à 90 %.