Principaux résultats: Levier 2

Les technologies

En 2025, l'OEB a poursuivi, conformément au Plan stratégique 2028, sa transformation numérique axée sur la simplification des processus, sur la modernisation des plateformes, sur la réduction de la complexité ainsi que sur la préservation de la sécurité, de la disponibilité et de la confiance des utilisateurs. 

Les outils modernes destinés aux examinateurs et aux agents des formalités, l'intensification de l'automatisation et l'intégration de l'assistance à intelligence artificielle ont permis de consolider les flux de travaux numériques de bout en bout et l'évolutivité de la procédure de délivrance de brevets tout en préservant intégralement la responsabilité humaine à l'égard des décisions. Dans le même temps, la mise hors service d'anciens systèmes a réduit la fragmentation et le risque opérationnel. 

Les services aux utilisateurs et les capacités en matière d'activités générales ont évolué en parallèle. Le perfectionnement des services MyEPO a contribué à l'objectif de l'OEB d'abandon complet du papier d'ici 2027, tandis que les améliorations apportées aux systèmes financiers et de ressources humaines ainsi que les investissements dans l'infrastructure et dans la cybersécurité ont renforcé l'efficacité, la qualité des données et l'excellence opérationnelle.

Pipeline de la procédure de délivrance de brevets

Le pipeline de la procédure de délivrance de brevets de l'OEB vise à consolider cette procédure. Il englobe tous les changements qui concernent directement les examinateurs et les agents des formalités en matière de simplification des processus, de nouveaux outils, d'intégration de l'assistance à intelligence artificielle et de mise hors service d'anciens systèmes. 

• Perfectionnements de la gestion des tâches : le Patent Workbench (PWB)⁸, principale interface de travail des examinateurs, a été encore amélioré. Grâce à une plus forte intégration à d'autres outils, les pièces reçues ont, dans une plus grande mesure, pu être converties en tâches structurées dans l'interface. Les agents des formalités ont pu constater en 2025 des évolutions plus conséquentes des outils et des flux de travaux, l'accent ayant été mis sur l'automatisation, sur la facilité d'utilisation et sur la mise hors service d'anciennes interfaces telles que CasexPrima⁹. La généralisation des formulaires FO numérisés et la plus forte intégration au PWB ont permis la conversion en tâches structurées d'une plus large gamme de pièces reçues. Cela a contribué à l'automatisation de certaines étapes de la procédure, telles que l'envoi de notifications, le traitement des annexes et, dans certains cas, la clôture de la procédure. Les interventions humaines dans les formalités administratives sont désormais en grande partie limitées au traitement des exceptions, ce qui réduit substantiellement les activités courantes. 
• Soutien à la gestion de la charge de travail : l'outil d'attribution numérique des dossiers¹⁰ a été consolidé, au bénéfice tant de l'autonomie des examinateurs que de la supervision qu'assurent les managers. L'introduction de l'allocation à flux tiré a permis aux examinateurs qui y sont autorisés de demander de nouveaux dossiers lorsque la capacité le permet, les supérieurs hiérarchiques conservant dans le même temps la responsabilité du suivi des délais et de l'équilibrage de la charge de travail. Cette démarche a été combinée à l'allocation manuelle appuyée par des tableaux de bord offrant un aperçu en temps réel de la charge de travail. Conjointement, ces évolutions ont contribué à la gestion des arriérés et au respect des délais. 
• Intégration d'ANSERA aux outils d'examen et autres perfectionnements : la plus forte intégration d'ANSERA¹¹ aux outils d'examen permet l'automatisation de la recherche d'informations concernant les citations aux fins des rapports de recherche, réduisant ainsi la charge de travail manuel des examinateurs. Le traitement de l'état de la technique dans ANSERA a bénéficié de perfectionnements supplémentaires. Ainsi, par exemple, les figures d'environ cent millions de documents, nouveaux et antérieurs, ont été automatiquement réorientées, sans nécessité d'intervention manuelle. L'ergonomie d'ANSERA a par ailleurs été perfectionnée, en particulier les raccourcis clavier et la commande vocale. 
• Soutien en matière de rédaction des notifications : les groupes de parties prenantes sur l'assurance de la qualité ont constaté que les notifications de l'OEB pouvaient être perfectionnées du point de vue de leur exhaustivité, de leur structure, qui pourrait être plus claire et plus cohérente, et de la motivation des objections. En réponse à cela, la première version d'un nouvel outil de rédaction des notifications plus intelligent, qui permet la réutilisation directe d'informations en provenance d'ANSERA, a été mise à disposition d'utilisateurs choisis. Cet outil est actuellement employé dans les tâches de recherche EP, mais son usage sera, à terme, étendu à toutes les phases d'examen quant au fond de l'ensemble des procédures. Le déploiement graduel du nouvel outil de rédaction se poursuivra en 2026. 
• Rédaction assistée par IA des procès-verbaux des procédures orales : certaines divisions ont testé l'usage de l'intelligence artificielle en vue d'une structuration et d'une rédaction plus efficaces des procès-verbaux. Des enregistrements sonores des auditions des parties ont été effectués puis transcrits exclusivement à cette fin, et ils ont été supprimés après publication des procès-verbaux. Cette méthode a été appliquée à environ 150 procédures orales en 2025, pour une économie estimée à 15 jours de travail des examinateurs.  
• Marqueurs générés par IA pour PreSearch : de nouvelles fonctions à intelligence artificielle s'appuyant sur l'apprentissage à partir de requêtes réelles d'examinateurs aident le système à proposer des jeux de termes de recherche plus pertinents et plus précis dans plusieurs langues. Par ailleurs, une fonction PreSearch concernant les figures a été introduite qui perfectionne la recherche d'informations techniques importantes dans les dessins. L'exactitude globale de PreSearch a atteint environ 72 % pour 80 documents examinés.  
• IA explicable aux fins de la classification : les évolutions liées à la classification ont principalement concerné le renforcement de la qualité et de la transparence de la classification assistée par intelligence artificielle. Le mois de septembre a vu l'introduction d'explications générées par intelligence artificielle concernant les symboles de classification proposés. Ces explications justifient, dans un langage clair et en s'appuyant sur des citations, les propositions formulées par l'outil à intelligence artificielle, ce qui renforce la confiance et l'auditabilité. 
• Assistance à IA intégrée au DFR : le projet pilote d'intégration au Référentiel de fichiers numériques (DFR)¹² d'une assistance à intelligence artificielle permet aux examinateurs, au quotidien, d'analyser la teneur des dossiers et de poser des questions contextuelles dans un langage naturel. Cette assistance à intelligence artificielle contribue à des tâches telles que le résumé, la traduction, la rédaction et l'analyse de documents, mais la responsabilité humaine demeure pleine et entière en ce qui concerne les résultats. Tous les éléments produits sont vérifiés, et la responsabilité des décisions incombe intégralement aux examinateurs et aux agents des formalités. L'accès à cet outil sera progressivement élargi en 2026. 

Figure 4 – Pipeline du Plan stratégique 2028 : procédure de délivrance de brevets

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⁸ Le Patent Workbench est un outil destiné à la gestion de différents flux de travaux et processus liés aux brevets. Il offre aux examinateurs, aux agents des formalités et aux responsables d'équipe une interface unique de gestion des tâches liées aux demandes reçues.
⁹ CasexPrima est un ancien système employé par les agents des formalités en vue de traiter et d'envoyer des notifications structurées relatives aux dossiers de brevet.
¹⁰ L'outil d'attribution numérique des dossiers est un système d'allocation des tâches aux examinateurs et aux agents des formalités. Il utilise l'intelligence artificielle et d'autres technologies pour parvenir à la meilleure adéquation technique possible entre un dossier et une division d'examen.
¹¹ ANSERA est la plateforme intégrée de recherche et d'analyse de l'état de la technique de l'OEB. Cet outil permet aux examinateurs de recenser et d'évaluer avec efficacité la littérature brevet et non-brevet pertinente, au bénéfice de la qualité des brevets délivrés.
¹² Le Référentiel de fichiers numériques (DFR, Digital File Repository) est à la fois une archive numérique qui contient tous les documents pertinents d'un dossier et un outil de collaboration et de partage du travail intellectuel.

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Pipeline de l'engagement en ligne des utilisateurs

Le pipeline de l'engagement en ligne des utilisateurs est axé sur la qualité et sur la transparence des services numériques de l'OEB. Il vise à renforcer l'autonomie de l'utilisateur en élargissant le champ des fonctions en libre-service et à optimiser les interactions avec l'Office à tous les stades du cycle de vie du brevet. Les principales évolutions en 2025 ont été les suivantes :

• Mise à la disposition de tous les utilisateurs de MyEPO de la Legal Interactive Platform : la mise à la disposition de tous les utilisateurs de MyEPO de la Legal Interactive Platform permet à ceux-là de recenser les informations juridiques pertinentes dans plus de 6 000 pages de textes juridiques relatifs aux brevets issus de l'OEB et des chambres de recours. Cette plateforme permet d'accéder aux informations juridiques relatives aux procédures de brevet européen par des requêtes formulées en langage naturel et fournit des réponses structurées et s'appuyant sur des sources. Un projet pilote d'intégration d'autres fonctions à intelligence artificielle à MyEPO commencera en 2026.  
• Perfectionnement de l'interface MyEPO et accroissement du nombre d'actions numériques et disponibles en libre-service : la révision, sur la base des commentaires de groupes d'utilisateurs, de la page d'accueil de MyEPO facilite la navigation et accélère la gestion des tâches quotidiennes. Le nombre de fonctions en libre-service a été accru dans l'objectif d'autonomiser les utilisateurs et de favoriser une collaboration plus étroite. Les administrateurs de société peuvent ainsi désormais créer de nouveaux groupements directement dans MyEPO, modifier les informations relatives aux groupements et administrer les membres sans assistance externe. Depuis octobre 2025, les avocats sont également en mesure d'adhérer à des groupements ou de créer des groupements par l'intermédiaire de leur profil MyEPO, et ils peuvent également demander leur inscription au registre au moyen de cette même interface, ce qui simplifie ce processus. 
• Base de données consultable des mandataires agréés : cette base de données permet aux utilisateurs de rechercher des mandataires qualifiés à l'aide de critères de recherche multiples. En remplaçant la publication mensuelle des modifications au Journal officiel, elle renforce l'accessibilité, garantit l'actualisation ainsi que la cohérence des informations présentées et contribue à un recensement plus efficace des mandataires agréés près l'OEB. 
• Relations interentreprises – Perfectionnement et utilisation accrue des API aux fins de la transition vers MyEPO : le perfectionnement des interfaces de programmation d'application interentreprises et la promotion de leur usage contribueront au bon déroulement de la transition d'eOLF à MyEPO. Le recours à des API facilite l'établissement d'une liaison sécurisée entre MyEPO et les systèmes internes de gestion de la propriété intellectuelle et favorise l'automatisation ainsi que la normalisation des échanges de données. 
• Perfectionnement de l'espace partagé et intégration aux processus d'arrière-guichet : l'espace partagé favorise les interactions en temps réel avec les examinateurs dans le cadre de consultations en direct, pour des échanges plus ouverts et plus efficaces susceptibles de renforcer la qualité et de réduire la nécessité d'une longue correspondance formelle. Depuis 2025, cet espace partagé permet l'envoi de notifications d'utilisateur et l'échange de documents PDF, au bénéfice de la transparence et de la facilité d'utilisation. Les travaux préparatoires en vue de son extension, en 2026, à d'autres procédures, par exemple la procédure PCT, ont également progressé.  
• Dépôt de pièces en couleurs et dépôt au format DocX de bout en bout : l'OEB a introduit, en octobre 2025, le traitement des demandes de brevet et des documents associés en couleur en vue de minimiser les erreurs, de favoriser la clarté et de contribuer ainsi à l'efficacité de l'examen. Dans le même temps, la préparation du dépôt au format DocX de bout en bout a progressé, en vue d'une mise en œuvre en avril 2026. Celui-ci permettra de déposer, de modifier et de transmettre des documents sous un format normalisé, ce qui réduira la charge administrative, favorisera l'exactitude des données et optimisera les flux de travaux numériques.  
• Mise hors service d'eOLF : la mise hors service d'eOLF, qui a permis de regrouper toutes les activités de dépôt sur une plateforme à la pointe de la technologie, la plateforme MyEPO, a marqué une étape importante dans la transformation numérique de l'OEB. Cette transition a bénéficié à l'efficacité et a réduit les coûts de maintenance, et les utilisateurs disposent désormais d'une plateforme de dépôt intégrée et plus intuitive. 

Figure 5 – Pipeline du Plan stratégique 2028 : engagement en ligne des utilisateurs 

 

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Pipeline des activités générales

Le pipeline des activités générales vise à moderniser et à simplifier les systèmes sur lesquels s'appuient les fonctions liées aux activités générales tout en veillant à la résilience, à la sécurité et à la pérennité de l'infrastructure numérique sur laquelle reposent les services informatiques internes et externes. Au sein des RH, l'accent a été mis sur le renforcement de l'expérience utilisateur, de la transparence et de l'efficacité :  

• Création d'un Centre d'intelligence des talents : le Centre d'intelligence des talents offre un aperçu des compétences des agents qui se fonde davantage sur les données et va au-delà des profils d'emploi formels. Cela aide, d'une part, les agents à gérer activement leur développement du point de vue des compétences et de la carrière et permet, d'autre part, aux managers de recenser les lacunes en matière de compétences et de planifier des initiatives ciblées de renforcement des compétences et de recyclage professionnel.  
• Simplification et numérisation des processus RH : de nouvelles procédures numériques simplifiées ont remplacé les procédures manuelles d'inscription des partenaires et d'actualisation des données ainsi que les déclarations de parentalité. Elles facilitent l'échange d'informations entre le personnel et le service des RH et garantissent l'actualisation de ces informations tout en réduisant la charge administrative pesant sur l'un et sur l'autre. La mise à niveau de notre système de gestion des affaires médicales a progressé, et le portail en libre-service, qui offre de nouvelles fonctions telles que la prise de rendez-vous automatique et le traitement sécurisé des documents médicaux, devrait être mis en service en 2026.  
• Perfectionnement des processus et outils en cas de départ d'agents : le processus applicable en cas de départ d'un agent a été perfectionné par le traitement numérique des demandes de départ et au moyen de listes de contrôle structurées et prédéfinies directement intégrées aux flux de travaux RH. Veuillez consulter le levier 1 pour plus de détails. 
• Création d'un simulateur de pension pour les familles et agents affiliés au nouveau régime de pensions : le simulateur de pension des agents dans le cadre du nouveau régime de pensions a été mis en service, et ses fonctions en libre-service ont permis de réduire le nombre de demandes traitées par les services RH.  

En ce qui concerne les services Finances et Achats, de nouvelles technologies ont conduit à des gains d'efficacité :  

• Optimisation du processus de clôture d'exercice comptable : la migration vers la nouvelle plateforme de services liés aux activités générales (SAP S4/HANA) a permis de renforcer la transparence et la prévisibilité en matière financière. Les processus de clôture d'exercice comptable mensuel ont été optimisés, et les préparatifs liés à l'outil SAP Advanced Financial Closing, qui accélérera, normalisera et fiabilisera les processus financiers à compter de son introduction prévue en 2026, ont progressé. 
• Perfectionnement du processus de prévision des recettes : la prévision des recettes a été perfectionnée par l'intégration de données de la procédure de délivrance de brevets au modèle de prévision, ce qui renforce le lien entre activité opérationnelle et planification financière. Cela contribue également à la gestion financière grâce à une meilleure compréhension des flux de recettes, y compris l'incidence du portefeuille de produits. 

En outre, plusieurs des perfectionnements apportés ont bénéficié à tous les services de l'OEB et aux parties prenantes : 

• Perfectionnement des flux de travaux du Conseil d'Administration : de nouveaux services en ligne ont été mis à la disposition du secrétariat du Conseil d'administration sur le portail d'accès unique en vue de renforcer l'efficacité de la préparation des sessions, du traitement des inscriptions et des remboursements. Un agent à intelligence artificielle a été spécifiquement créé afin d'optimiser et d'accélérer la préparation des procès-verbaux des sessions. 
• Traduction et rédaction en libre-service de certains textes non confidentiels : des progrès ont été constatés dans la mise à disposition de solutions en libre-service permettant à l'ensemble des agents de traduire des textes non confidentiels à l'aide d'outils de traduction à intelligence artificielle et de rédiger des documents à la terminologie précise avec l'aide d'assistants intelligents. Cela permet aux équipes de traduction et d'édition de concentrer leurs efforts sur des tâches plus exigeantes et plus complexes. Ces services seront, au terme d'un projet pilote, mis à la disposition de tous les agents en 2026.  
• Requêtes en langage naturel pour les tableaux de bord de données : parallèlement à la migration des outils de suivi de Tableau à PowerBI, l'OEB examine actuellement le potentiel de l'assistance à intelligence artificielle en ce qui concerne les tableaux de bord de données. Le premier tableau de bord d'analyse acceptant les requêtes en langage naturel, qui couvre les données relatives au brevet unitaire, a été lancé en 2025. Il permet aux utilisateurs d'obtenir des informations en utilisant un langage clair plutôt que des filtres prédéfinis ou des requêtes techniques. 
• Migration vers le nouvel outil de gestion des documents et mise hors service d'anciens systèmes : la nouvelle plateforme OpenText de gestion des documents de l'OEB constitue un référentiel moderne basé sur le nuage informatique qui regroupe des documents administratifs auxquels peut accéder l'ensemble du personnel. À la suite de la migration des documents administratifs de l'ensemble de l'OEB, les anciennes solutions d'archivage ont été mises hors service, ou leur usage a été substantiellement réduit, afin de simplifier l'environnement et de renforcer la sécurité de l'information ainsi que la gouvernance des documents administratifs. 

Enfin, un certain nombre d'initiatives ont permis de poursuivre la modernisation de l'environnement informatique en contribuant à simplifier et à rendre plus pérenne une fonction informatique qui garantisse une disponibilité élevée et la sécurité numérique de l'OEB : 

• Nouvelle technologie SAP : la migration vers SAP S/4HANA, la nouvelle plateforme basée sur le nuage informatique de l'Office, a permis de rendre l'environnement numérique plus intégré, plus évolutif et plus adapté aux évolutions futures. Cette mesure a renforcé la cohérence des données entre les RH, le service des finances, les achats et les processus connexes d'activités générales, pour un suivi plus rapide et plus fiable, tout en réduisant la complexité des systèmes grâce à la mise hors service de fonctions obsolètes. Elle a également posé les fondations de l'intégration future de fonctions avancées et à intelligence artificielle.  
• Wi-Fi 6 à Berlin : l'usage de cette technologie sans fil moderne dans le bâtiment que nous louons à Berlin garantit des niveaux supérieurs de vitesse de transfert de données, de capacité, de rendement énergétique et de performance dans des environnements auxquels de nombreux appareils sont connectés.  
• Mise hors service de l'ancien outil de gestion des dossiers juridiques : une nouvelle solution de gestion des dossiers est en préparation afin de soutenir les juristes en améliorant l'efficacité et le suivi. L'ancien outil (MatterSphere) sera mis hors service après le déploiement de cette solution prévu en 2026.  
• Mise hors service d'anciennes technologies : conformément aux priorités du Plan stratégique 2028, d'anciennes technologies ont été progressivement éliminées en faveur de solutions modernes. Lotus Notes¹³ a été mis hors service à la suite de l'introduction du nouveau système OpenText de gestion de documents dans l'ensemble de l'Office. Dans le domaine de la gestion financière, la mise hors service de PGVal a marqué une étape importante dans la modernisation de l'environnement informatique en aval de la délivrance. Il en va de même de la mise hors service graduelle de VMware¹⁴, qui permet l'optimisation des capacités des centres de données.

Figure 6 – Pipeline du Plan stratégique 2028 : activités générales

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¹³ Lotus Notes est une ancienne plateforme d'entreprise développée par IBM et largement employée à des fins de gestion de documents qui comporte des services de courriel et de calendrier ainsi que des applications axées sur les documents.
¹⁴ VMWare est un logiciel permettant l'installation d'un système d'exploitation virtuel sous n'importe quel autre système d'exploitation, au profit de l'efficacité de l'usage de l'infrastructure informatique et des performances des applications.

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Indicateurs clés de performance du levier 2

 

Les indicateurs clés de performance relevant du levier 2 (les technologies) ont connu une progression substantielle en 2025 : deux d'entre eux sur cinq ont d'ores et déjà atteint les objectifs à long terme fixés par le Plan stratégique 2028.

Grâce à des investissements continus dans des outils de pointe, à la mise hors service, toujours en cours, d'anciens outils et à une gestion diligente des problèmes, les indicateurs relatifs à la disponibilité des systèmes informatiques internes et externes sont constamment demeurés largement au-dessus des objectifs en 2025. Les objectifs fixés par le Plan stratégique 2028 ont donc été relevés pour 2026 afin qu'ils demeurent ambitieux. 

Les progrès effectués en matière de transformation et de simplification de nos processus, présentés ci-dessus, se reflètent également dans les indicateurs clés de performance concernés. Les processus de la procédure de délivrance de brevets ayant été entièrement numérisés dès juin 2024, notre attention s'est tournée vers la numérisation des processus d'administration des brevets. L'indicateur clé de performance dans ce domaine affiche une progression constante depuis son introduction début 2025, et il a terminé l'année à 32,1 %. Du côté des activités générales, l'indicateur évaluant la numérisation des processus dans les services RH, Finances et Administration générale ainsi que dans d'autres services d'activités générales ont progressé de manière constante durant l'année 2025, pour atteindre 78,1 % à la fin de l'année.

Le pourcentage de tâches de classification ne nécessitant pas d'intervention intellectuelle humaine a oscillé entre 46 % et 47 % durant toute l'année. Des efforts sont toujours déployés en vue de garantir la qualité, l'efficacité et l'exactitude de la classification assistée par intelligence artificielle et de porter la valeur de l'indicateur clé de performance libellé "Exploitation de l'IA" vers son objectif de 90 % en 2028.

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