Procédures orales devant les chambres de recours – mise à jour des mesures adoptées en raison de la pandémie de coronavirus (COVID-19)

Compte tenu des développements de la pandémie de coronavirus (COVID-19), les chambres de recours ont mis à jour certaines de leurs mesures régissant l'organisation et la tenue des procédures orales. Des règles concernant l'accès aux bâtiments continuent de s'appliquer - voir la section « Accès aux procédures orales devant les chambres de recours » ci-après. S'agissant de la tenue de procédures orales sous forme de visioconférence, voir la section "Procédures orales tenues par visioconférence" également ci-dessous.

Veuillez noter que ces mesures diffèrent de celles décidées par le Président de l'Office européen des brevets pour les procédures orales devant les divisions d'examen et d'opposition.

Accès aux procédures orales devant les chambres de recours

Les parties, les mandataires, les personnes les accompagnant et les membres du public ne pourront accéder aux locaux de Haar que s'ils peuvent présenter un résultat de test négatif, sur papier ou sous forme électronique, basé sur :

•  un test PCR, un test PCR rapide ou un test faisant appel à d'autres méthodes utilisant la technique d'amplification des acides nucléiques, effectué il y a 48heures au maximum; ou

• un test antigénique rapide, effectué il y a 24heures au maximum; ou

• un test antigénique à réaliser soi-même sous supervision (autotest) parmi ceux approuvés par le Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM), effectué il y a 24heures au maximum.

Toute personne ne remplissant pas au moins l'une de ces conditions se verra refuser l'accès aux locaux de Haar. Si l'accès est refusé à une personne, la chambre compétente en sera informée et établira ensuite si la procédure orale peut avoir lieu sans cette personne, ou si elle doit être reportée.

Il est demandé aux personnes présentant des symptômes correspondant à ceux de la COVID‑19 de s'abstenir d'entrer dans les bâtiments, et ce, même si elles remplissent l'une des conditions mentionnées ci-dessus.

Procédures orales dans les locaux de Haar/au bâtiment Isar et heures de début décalées

Seul un petit nombre de salles répondent à l'impératif de distanciation physique dans les locaux des chambres de recours à Haar. Il se peut donc que certaines procédures orales doivent se tenir au bâtiment Isar à Munich.

En outre, les heures de début des procédures orales peuvent être décalées (9 h 00, 9 h 30, 10 h 00, etc.), afin de garantir que les règles de distanciation physique minimale puissent être respectées.

En règle générale, les parties ne recevront pas de notification les informant d'un changement de lieu ou d'heure de début. Comme ces changements peuvent intervenir à brève échéance, elles doivent consulter le calendrier en ligne approximativement trois jours avant leur procédure orale pour savoir si celle-ci aura lieu dans les locaux de Haar ou au bâtiment Isar, et quand précisément elle débutera.

Participation maximale : deux personnes par partie

En raison, à nouveau, de l'impératif de distanciation physique, il est demandé aux parties de déterminer si les mandataires et les personnes qui les accompagnent doivent tous participer à la procédure orale. La participation est généralement limitée à un maximum de deux personnes par partie. Les parties qui souhaitent comparaître à plus de deux doivent présenter une requête motivée à cette fin avant la procédure orale. La chambre statuera sur cette requête.

Mesures d'hygiène

Des mesures strictes d'hygiène sont en place afin que les procédures orales puissent se dérouler dans des conditions optimales. Ces mesures incluent en particulier des règles en matière de distanciation physique minimale. Le port du masque est obligatoire lorsqu'il est impossible de maintenir une distance de 1,5 m. Dans les locaux de Haar, il est obligatoire de porter un masque FFP2 pour se rendre dans la salle de la procédure orale. Les chambres de recours peuvent également exiger le port d'un masque FFP2 dans la salle de la procédure orale. Les parties, les mandataires et les autres visiteurs doivent apporter leur propre masque FFP2.

Membres du public

Le public peut assister aux procédures orales. Compte tenu des circonstances actuelles, seul un nombre de places limité est toutefois disponible. Les visiteurs désireux d'assister à une procédure orale sont donc encouragés à annoncer leur souhait longtemps à l'avance, par courriel adressé à reception-haar@epo.org. Veuillez également vous référer aux informations figurant dans la rubrique ci-dessus relative à l'accès aux procédures orales devant les chambres de recours tenues dans les locaux.

Procédures orales tenues par visioconférence

Il appartient à la chambre de décider, au cas par cas, si elle citera les parties à une procédure orale se tenant en présentiel ou par visioconférence. Les parties peuvent, avant et/ou après la citation, indiquer à la chambre les motifs qui leur font préférer un type de procédure orale en particulier. La décision en la matière revient à la chambre.

Les procédures orales tenues sous forme de visioconférence sont également inscrites au calendrier des procédures orales, disponible en ligne.

Pour en savoir plus sur l'utilisation de la technologie de visioconférence à l'OEB, veuillez consulter les directives techniques fournies par l'OEB.

Les membres du public peuvent toujours suivre à distance une procédure orale tenue par visioconférence, en adressant préalablement un courriel à reception-haar@epo.org.

Il est demandé aux membres du public de se connecter à temps pour ne pas perturber la tenue de la procédure orale et d'éviter de rejoindre ou de quitter la procédure pendant qu'elle est en cours.

Il est interdit de prendre des photographies, d'effectuer des enregistrements sonores, ou encore de retransmettre une quelconque partie de la procédure orale. Il est également interdit de faire suivre le lien qui est envoyé aux participants afin qu'ils puissent se connecter à une procédure orale.

Procédures orales en mode hybride

Dans les procédures orales en mode hybride, certains participants parmi les parties, mandataires et/ou personnes les accompagnant participent par visioconférence à la procédure orale, tandis que d'autres sont physiquement présents dans la salle de la procédure orale avec les membres de la chambre. Il est possible de demander qu'une procédure orale soit tenue sous forme hybride ; la décision de faire droit ou non à cette requête revient à la chambre. Les membres du public ne peuvent assister à la procédure orale qu'en personne. Les personnes participant à une procédure orale dans les locaux sont invitées à se référer à la rubrique relative à l'accès aux procédures orales devant les chambres de recours tenues dans les locaux.

Suivi continu

Le Président des chambres de recours continuera de suivre la situation liée à la pandémie de COVID‑19 et prendra toutes les mesures qui s'imposeront.

Comme cette situation évolue encore, toutes les parties aux procédures orales sont invitées à consulter régulièrement la rubrique dédiée aux chambres de recours du site Internet de l'OEB pour obtenir des informations actuelles.

Carl Josefsson
Président des chambres de recours