Procédures orales devant les chambres de recours – poursuite des mesures adoptées en raison de la pandémie de coronavirus (COVID-19) et révision de la pratique relative aux procédures orales tenues par visioconférence
15 décembre 2020
Compte tenu des développements de la pandémie de coronavirus (COVID-19), les chambres de recours ont réévalué certaines de leurs mesures concernant l'organisation et la tenue des procédures orales. En particulier, la pratique relative aux procédures orales tenues par visioconférence a été révisée (voir ci-dessous).
Veuillez noter que ces mesures diffèrent de celles décidées par le Président de l'Office européen des brevets pour les procédures orales devant les divisions d'examen et d'opposition.
Requête en changement de date
Si des parties ne peuvent pas assister à une procédure orale à laquelle elles sont citées, elles doivent requérir un changement de date (cf. article 15(2) RPCR 2020).
Procédures orales dans les locaux de Haar et au bâtiment Isar de Munich, et heures de début décalées
Seul un petit nombre de salles répondent à l'impératif de distanciation physique dans les locaux des chambres de recours à Haar, et il se peut donc que certaines procédures orales doivent se tenir au bâtiment Isar à Munich. De même, certaines procédures orales qui ont déjà été programmées dans les locaux de Haar seront déplacées au bâtiment Isar.
En outre, s'il est nécessaire de garantir que les règles de distanciation physique minimale puissent être respectées, les heures de début des procédures orales peuvent être décalées (9 h 00, 9 h 30, 10 h 00, etc.).
En règle générale, les parties ne recevront pas de notification les informant d'un changement de lieu ou d'heure de début. Comme ces changements peuvent intervenir à brève échéance, elles doivent consulter le calendrier en ligne approximativement trois jours avant leur procédure orale pour savoir si celle-ci aura lieu dans les locaux de Haar ou au bâtiment Isar, et quand précisément elle débutera.
Participation maximale : deux personnes par partie
En raison, à nouveau, de l'impératif de distanciation physique, il est demandé aux parties de déterminer si les mandataires et les personnes qui les accompagnent doivent tous participer à la procédure orale. La participation est généralement limitée à un maximum de deux personnes par partie. Les parties qui souhaitent comparaître à plus de deux doivent présenter une requête motivée à cette fin avant la procédure orale. La chambre statuera sur cette requête.
Accès aux bâtiments
Les parties, les mandataires et les personnes les accompagnant qui souhaitent accéder aux bâtiments doivent compléter un formulaire de déclaration, et ce avant leur arrivée. En ce qui concerne la troisième déclaration du formulaire, veuillez vous référer à la liste des zones internationales à risque régulièrement mise à jour sur le site Internet du Robert Koch-Institut (RKI). Toute personne qui ne confirmera pas toutes les déclarations se verra refuser l'accès aux locaux de Haar et au bâtiment Isar. La chambre compétente en sera informée et établira ensuite si la procédure orale peut avoir lieu sans cette personne, ou si elle devra être reportée.
Membres du public
Le public peut assister aux procédures orales. Compte tenu des circonstances actuelles, seul un nombre de places limité est toutefois disponible. Les visiteurs désireux d'assister à une procédure orale sont donc encouragés à annoncer leur souhait longtemps à l'avance, par courriel adressé à reception-haar@epo.org. Ils devront compléter le même formulaire de déclaration que les parties et les mandataires, et se verront, eux aussi, refuser l'accès aux bâtiments s'ils ne confirment pas toutes les déclarations. En ce qui concerne la troisième déclaration du formulaire, veuillez vous référer à la liste des zones internationales à risque régulièrement mise à jour sur le site Internet du Robert Koch-Institut (RKI).
Procédures orales tenues par visioconférence
Les procédures orales organisées devant les chambres de recours peuvent se tenir aussi par visioconférence. Les procédures orales tenues sous forme de visioconférence sont également inscrites au calendrier en ligne des procédures orales. À compter du 1er janvier 2021, les chambres de recours pourront organiser des procédures orales sous forme de visioconférence même sans l'accord des parties, comme indiqué clairement dans le nouvel article 15bis RPCR arrêté par le Conseil des chambres de recours. Étant donné que cette nouvelle disposition ne fait que clarifier une possibilité existante, les chambres de recours pourront adapter leur pratique avant l'entrée en vigueur de cet article, en renonçant à recueillir l'accord des parties concernées. Les parties recevront une notification qui les informera suffisamment tôt avant en cas de changement de format d'une procédure orale initialement prévue en présentiel qui aura lieu finalement par visioconférence.
Pour en savoir plus sur l'utilisation de la technologie de visioconférence à l'OEB, veuillez consulter les directives techniques fournies par l'Office.
Les membres du public qui souhaitent suivre une procédure orale tenue par visioconférence peuvent le faire dans une salle prévue à cet effet dans les locaux de Haar. Compte tenu des circonstances actuelles, seul un nombre de places limité est toutefois disponible. Il est interdit d'effectuer des photographies ou des enregistrements sonores, ou encore de retransmettre une quelconque partie de la procédure orale en question. Comme pour les visiteurs qui se rendent dans les locaux de Haar, les membres du public qui souhaitent assister à une procédure orale tenue par visioconférence devront compléter un formulaire de déclaration avant leur arrivée (en ce qui concerne la troisième déclaration du formulaire, veuillez vous référer à la liste des zones internationales à risque régulièrement mise à jour sur le site Internet du Robert Koch-Institut (RKI)), et sont encouragés à annoncer longtemps à l'avance leur intention d'être présents.
Les membres du public peuvent toujours suivre à distance une procédure orale tenue par visioconférence, en adressant préalablement un courriel à reception-haar@epo.org. Certaines procédures orales peuvent aussi être suivies dans les locaux de Haar.
Il est interdit d'enregistrer une procédure orale et de faire suivre le lien qui est envoyé aux participants afin qu'ils puissent se connecter à une procédure orale.
Mesures d'hygiène
Des mesures strictes d'hygiène sont en place afin que les procédures orales puissent se dérouler dans des conditions optimales. Ces mesures incluent en particulier des règles en matière de distanciation physique minimale et l'obligation de porter un masque pour se rendre dans la salle de la procédure orale. Les chambres de recours peuvent également exiger le port du masque dans la salle de la procédure orale. Les parties, les mandataires et les autres visiteurs doivent apporter leur propre masque.
Suivi continu
Le Président des chambres de recours continuera de suivre la situation liée à la pandémie de COVID19 et prendra toutes les mesures qui s'imposeront.
Comme cette situation évolue encore rapidement, toutes les parties aux procédures orales sont priées de consulter régulièrement le site Internet des chambres de recours pour obtenir des informations actuelles.