Procédures orales devant les chambres de recours – mise à jour des mesures adoptées en raison de la pandémie de coronavirus (COVID 19) – accès aux bâtiments réservé aux personnes vaccinées, rétablies ou testées

Compte tenu des développements de la pandémie de coronavirus (COVID-19), les chambres de recours ont mis à jour certaines de leurs mesures concernant l'organisation et la tenue des procédures orales. À compter du 27 septembre 2021, seules les personnes vaccinées, rétablies ou testées pourront accéder aux bâtiments (voir la rubrique "Accès aux procédures orales devant les chambres de recours tenues dans les locaux de l'OEB") ; le formulaire de déclaration utilisé jusqu'à présent sera abandonné. S'agissant de la tenue de procédures orales sous forme de visioconférence, voir la rubrique "Procédures orales tenues par visioconférence" ci-dessous.

Veuillez noter que ces mesures diffèrent de celles décidées par le Président de l'Office européen des brevets pour les procédures orales devant les divisions d'examen et d'opposition.

Requête en changement de date

Si des parties ne peuvent pas assister à une procédure orale à laquelle elles sont citées, elles doivent requérir un changement de date (cf. article 15(2) RPCR 2020).

Accès aux procédures orales devant les chambres de recours tenues dans les locaux de l'OEB

Les parties, les mandataires, les personnes les accompagnant et les membres du public ne pourront accéder aux bâtiments que s'ils remplissent l'une des conditions suivantes :

• disposer d'une preuve écrite ou électronique qu'ils ont reçu toutes les doses nécessaires d'un vaccin contre la COVID‑19 qui figure dans la liste publiée sur le site Internet du Paul-Ehrlich-Institut, la dernière injection remontant à au moins 14jours; ou
• s'être rétablis d'une infection à la COVID-19 et pouvoir présenter le résultat d'un test PCR positif effectué entre 28jours et six mois auparavant; ou
• pouvoir présenter un résultat de test négatif, sur papier ou sous forme électronique, basé sur:

-        un test PCR, un test PCR rapide ou un test faisant appel à d'autres méthodes utilisant la technique d'amplification des acides nucléiques, effectué il y a 48 heures au maximum ;

-        un test antigénique rapide, effectué il y a 24 heures au maximum ; ou

-        un test antigénique à réaliser soi-même sous supervision (autotest) parmi ceux approuvés par le Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM), effectué il y a 24 heures au maximum.

Toute personne ne remplissant pas au moins l'une de ces conditions se verra refuser l'accès aux locaux de Haar et au bâtiment Isar. La chambre compétente en sera informée et établira ensuite si la procédure orale peut avoir lieu sans cette personne, ou si elle devra être reportée.

Par ailleurs, nous demandons aux personnes présentant des symptômes correspondant à ceux de la COVID‑19 de s'abstenir d'entrer dans les bâtiments, et ce, même si elles remplissent l'une des conditions mentionnées ci-dessus.

Procédures orales dans les locaux de Haar et au bâtiment Isar de Munich, et heures de début décalées

Seul un petit nombre de salles répondent à l'impératif de distanciation physique dans les locaux des chambres de recours à Haar, et il se peut donc que certaines procédures orales doivent se tenir au bâtiment Isar à Munich.

En outre, les heures de début des procédures orales peuvent être décalées (9 h 00, 9 h 30, 10 h 00, etc.), afin de garantir que les règles de distanciation physique minimale puissent être respectées.

En règle générale, les parties ne recevront pas de notification les informant d'un changement de lieu ou d'heure de début. Comme ces changements peuvent intervenir à brève échéance, elles doivent consulter le calendrier en ligne approximativement trois jours avant leur procédure orale pour savoir si celle-ci aura lieu dans les locaux de Haar ou au bâtiment Isar, et quand précisément elle débutera.

Participation maximale : deux personnes par partie

En raison, à nouveau, de l'impératif de distanciation physique, il est demandé aux parties de déterminer si les mandataires et les personnes qui les accompagnent doivent tous participer à la procédure orale. La participation est généralement limitée à un maximum de deux personnes par partie. Les parties qui souhaitent comparaître à plus de deux doivent présenter une requête motivée à cette fin avant la procédure orale. La chambre statuera sur cette requête.

Mesures d'hygiène

Des mesures strictes d'hygiène sont en place afin que les procédures orales puissent se dérouler dans des conditions optimales. Ces mesures incluent en particulier des règles en matière de distanciation physique minimale et l'obligation de porter un masque pour se rendre dans la salle de la procédure orale. Les chambres de recours peuvent également exiger le port du masque dans la salle de la procédure orale. Les parties, les mandataires et les autres visiteurs doivent apporter leur propre masque.

Membres du public

Le public peut assister aux procédures orales. Compte tenu des circonstances actuelles, seul un nombre de places limité est toutefois disponible. Les visiteurs désireux d'assister à une procédure orale sont donc encouragés à annoncer leur souhait longtemps à l'avance, par courriel adressé à reception-haar@epo.org. Veuillez également vous référer aux informations figurant dans la rubrique "Accès aux procédures orales devant les chambres de recours tenues dans les locaux de l'OEB" ci-dessus.

Procédures orales tenues par visioconférence

Les procédures orales organisées devant les chambres de recours peuvent se tenir aussi par visioconférence. Veuillez noter que le 16 juillet 2021, le dispositif de la décision G 1/21 de la Grande Chambre de recours a été publié.

Les procédures orales tenues sous forme de visioconférence sont également inscrites au calendrier électronique des procédures orales.

Pour en savoir plus sur l'utilisation de la technologie de visioconférence à l'OEB, veuillez consulter les directives techniques fournies par l'Office. Veuillez noter qu'à compter du 1^er octobre 2021, seule la plate-forme Zoom sera utilisée pour les procédures orales devant les chambres de recours tenues par visioconférence. Toutes les procédures orales déjà planifiées et devant se dérouler via Skype Entreprise se tiendront donc via Zoom à partir de cette date.

Les membres du public qui souhaitent suivre une procédure orale tenue par visioconférence peuvent le faire dans une salle prévue à cet effet dans les locaux de Haar. Compte tenu des circonstances actuelles, seul un nombre de places limité est toutefois disponible. Les membres du public sont encouragés à annoncer longtemps à l'avance leur intention d'assister à une procédure, par courriel adressé à reception-haar@epo.org. Veuillez également vous référer aux informations figurant dans la rubrique "Accès aux procédures orales devant les chambres de recours tenues dans les locaux de l'OEB" ci-dessus.

Les membres du public peuvent toujours suivre à distance une procédure orale tenue par visioconférence, en adressant préalablement un courriel à reception-haar@epo.org.

Il est demandé aux membres du public de se connecter à temps pour ne pas perturber la tenue de la procédure orale et d'éviter de rejoindre ou de quitter la procédure pendant qu'elle est en cours.

Il est interdit de prendre des photographies, d'effectuer des enregistrements sonores, ou encore de retransmettre une quelconque partie de la procédure orale. Il est également interdit de faire suivre le lien qui est envoyé aux participants afin qu'ils puissent se connecter à une procédure orale.

Suivi continu

Le Président des chambres de recours continuera de suivre la situation liée à la pandémie de COVID-19 et prendra toutes les mesures qui s'imposeront.

Comme cette situation évolue encore rapidement, toutes les parties aux procédures orales sont priées de consulter régulièrement le site Internet des chambres de recours pour obtenir des informations actuelles.