Le dépôt au format DOCX est désormais accessible à tous les utilisateurs : une plus grande flexibilité et des processus de travail plus fluides
Ce nouveau format de dépôt s'inscrit dans le cadre de la transformation numérique de l'OEB et offre un moyen plus cohérent et tourné vers l'avenir de déposer des demandes de brevet et d'autres documents.
L'Office européen des brevets (OEB) a le plaisir d'annoncer la mise à disposition de tous les utilisateurs de la possibilité de déposer des demandes de brevet européen et des documents ultérieurs au format DOCX. Après une phase pilote couronnée de succès, cette option est désormais disponible parallèlement aux formats de dépôt existants, ce qui soutient encore davantage un processus de délivrance de brevets entièrement numérique, conformément au Plan stratégique 2028.
Le format DOCX permet des processus de travail plus fluides et une plus grande cohérence tout au long de la procédure, ce qui contribue à faire gagner du temps à toutes les parties concernées. Il est particulièrement bien adapté au traitement numérique et contribue à la mise en place d’un environnement numérique optimisé de bout en bout, compatible avec les outils et services futurs. Lors du dépôt d’une demande de brevet, les dessins peuvent être inclus directement dans le fichier DOCX ou, si préféré, déposés séparément au format PDF.
La décision du Président de l'Office européen des brevets concernant les documents de dépôt électronique et autres textes a été mise à jour en conséquence. Les détails pratiques relatifs à cette nouvelle pratique sont expliqués plus en détail dans le communiqué de l'Office européen des brevets. La définition du format DOCX a également été modifiée, afin de refléter les options supplémentaires offertes aux demandeurs lors du dépôt d'une demande de brevet européen au format DOCX.
Avantages du dépôt au format DOCX
Le format DOCX offre un certain nombre d'avantages pratiques tant pour les utilisateurs que pour l'OEB. Des informations détaillées sur l’utilisation du format DOCX sont disponibles dans le guide dédié accessible ci-dessous
Gain de temps
Le format DOCX évite la régénération répétée de fichiers PDF, les corrections de formatage de dernière minute et les vérifications manuelles des numérotations erronées. À long terme, cela peut se traduire par des gains d'efficacité significatifs, en particulier pour les portefeuilles plus importants.
Options flexibles pour la soumission des dessins
Les dessins peuvent être intégrés directement dans le document DOCX ou déposés séparément sous forme de fichiers PDF, selon les préférences de l'utilisateur.
Amélioration de la qualité du texte et des données
Le format DOCX réduit le risque de caractères manquants ou corrompus, de modifications inattendues de la mise en page, de polices masquées ou d'erreurs de formatage. Les caractères spéciaux, les formules et les symboles sont gérés de manière plus fiable, ce qui améliore la qualité lors de la recherche, de l'examen et de la publication.
Modifications facilitées tout au long de la procédure
Les références de paragraphes restent plus stables et le texte demeure en place lors du traitement, ce qui est particulièrement avantageux lorsque les demandes font l'objet de multiples modifications au cours de la procédure de délivrance.
Meilleure interaction avec les outils numériques de l'OEB
Le format DOCX s'intègre parfaitement aux services modernes de l'OEB tels que MyEPO et Online Filing 2.0, ainsi qu'à la nouvelle génération d'outils internes destinés aux examinateurs, ce qui réduit les problèmes techniques lors du dépôt et assure une plus grande cohérence tout au long des étapes de traitement ultérieures.
Alignement sur la stratégie numérique de l'OEB
Le contenu DOCX peut être utilisé tout au long du processus de délivrance des brevets sans conversions de format inutiles. Cela réduit la complexité, accroît la transparence et contribue à garantir une cohérence à toutes les étapes.
Remarque concernant l'utilisation du format DOCX pour les demandes PCT
Le format DOCX peut également être utilisé pour préparer des demandes internationales au titre du PCT et les téléverser sur Online Filing 2.0 ; contrairement à la procédure européenne, le document est alors converti par l'outil de dépôt au format XML avant soumission, comme avant.
À propos du format DOCX
Le format DOCX est un format de fichier moderne et ouvert destiné aux documents de traitement de texte. Basé sur le langage XML et normalisé par l’ISO/IEC, il stocke le texte, le formatage, les images et les métadonnées de manière structurée et lisible par machine, favorisant ainsi l’interopérabilité entre les systèmes et les environnements logiciels.
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Perspectives
À l'approche de 2026, nous restons déterminés à fournir des produits et des services de haute qualité en développant davantage nos services en ligne en collaboration avec notre communauté d'utilisateurs.
Les développements prévus pour MyEPO comprennent notamment :
- la possibilité de lier une entreprise MyEPO à une organisation dans Online Filing 2.0.
- la possibilité pour les utilisateurs autorisés de restreindre les droits d'accès en fonction des demandes (barrière éthique visant à prévenir les conflits d'intérêts)
- des informations sur les oppositions
- la possibilité pour les utilisateurs autorisés de se renseigner sur l'état d'avancement d'une demande
- la possibilité pour les utilisateurs autorisés de demander un examen accéléré (dans le cadre du programme PACE)
- nouvelle refonte des pages MyEPO, en phase avec la modernisation de la page d'accueil de MyEPO
- introduction d'une assistance par IA pour le portefeuille et diverses actions
- amélioration de l'espace partagé et son extension aux procédures PCT
