Procédures orales devant les chambres de recours – réévaluation des mesures adoptées en raison de la pandémie de coronavirus (COVID-19)

29 juillet 2020

Compte tenu des développements de la pandémie de coronavirus (COVID-19), les chambres de recours ont réévalué certaines de leurs mesures introduites récemment concernant l'organisation et la tenue des procédures orales.

Veuillez noter que ces mesures diffèrent de celles décidées par le président de l'Office européen des brevets pour les procédures orales devant les divisions d'examen et d'opposition.

Requête en changement de date

La pratique récente consistant à contacter les parties pour leur demander si elles sont en mesure d'assister à une procédure orale sera abandonnée. Si des parties ne peuvent pas assister à une procédure orale à laquelle elles sont citées, elles devront désormais requérir un changement de date (cf. article 15(2) RPCR 2020).

Procédures orales dans les locaux de Haar et au bâtiment Isar de Munich, et heures de début décalées

Seul un petit nombre de salles répondent à l'impératif de distanciation physique dans les locaux des chambres de recours à Haar, et il se peut donc que certaines procédures orales doivent se tenir au bâtiment Isar à Munich. De même, certaines procédures orales qui ont déjà été programmées dans les locaux de Haar seront déplacées au bâtiment Isar.

En outre, s'il est nécessaire de garantir que les règles de distanciation physique minimale puissent être respectées, les heures de début des procédures orales peuvent être décalées (9 h 00, 9 h 30, 10 h 00, etc.).

En règle générale, les parties ne recevront pas de notification les informant d'un changement de lieu ou d'heure de début. Comme ces changements peuvent intervenir à brève échéance, elles doivent consulter le calendrier en ligne approximativement trois jours avant leur procédure orale pour savoir si celle-ci aura lieu dans les locaux de Haar ou au bâtiment Isar, et quand précisément elle débutera.

Participation maximale : deux personnes par partie

En raison, à nouveau, de l'impératif de distanciation physique, il est demandé aux parties de déterminer si les mandataires et les personnes qui les accompagnent doivent tous participer à la procédure orale. La participation est généralement limitée à un maximum de deux personnes par partie. Les parties qui souhaitent comparaître à plus de deux doivent présenter une requête motivée à cette fin avant la procédure orale. La chambre statuera sur cette requête.

Accès aux bâtiments

Les parties et les mandataires qui souhaitent accéder aux bâtiments doivent compléter un formulaire de déclaration, et ce avant leur arrivée. En ce qui concerne la troisième déclaration du formulaire, veuillez vous référer à la liste des zones à risque régulièrement mise à jour sur le site Internet du Robert Koch-Institut (RKI). Toute personne qui ne confirmera pas l'une des déclarations se verra refuser l'accès aux locaux de Haar et au bâtiment Isar. La chambre compétente en sera informée et établira ensuite si la procédure orale peut avoir lieu sans cette personne, ou si elle devra être reportée.

Membres du public

Le public peut assister aux procédures orales. Compte tenu des circonstances actuelles, seul un nombre de places limité est toutefois disponible. Les visiteurs désireux d'assister à une procédure orale sont donc encouragés à annoncer leur souhait longtemps à l'avance, par courriel adressé à reception-haar@epo.org. Ils devront compléter le même formulaire de déclaration que les parties et les mandataires, et se verront, eux aussi, refuser l'accès aux bâtiments s'ils ne confirment pas l'une des déclarations. En ce qui concerne la troisième déclaration du formulaire, veuillez vous référer à la liste des zones à risque régulièrement mise à jour sur le site Internet du Robert Koch-Institut (RKI).

Procédures orales tenues par visioconférence

Les procédures orales organisées devant les chambres de recours peuvent maintenant se tenir aussi par visioconférence, à condition que les parties concernées donnent leur accord. Ces parties recevront préalablement une notification correspondante. Les procédures orales tenues sous forme de visioconférence sont également inscrites au calendrier des procédures orales.

Les membres du public qui souhaitent suivre une procédure orale tenue par visioconférence peuvent le faire dans une salle prévue à cet effet dans les locaux de Haar. Compte tenu des circonstances actuelles, seul un nombre de places limité est toutefois disponible. Il est interdit d'effectuer des photographies ou des enregistrements sonores, ou encore de retransmettre une quelconque partie de la procédure orale en question. Comme pour les visiteurs qui se rendent dans les locaux de Haar, les membres du public qui souhaitent assister à une procédure orale tenue par visioconférence devront compléter un formulaire de déclaration avant leur arrivée (en ce qui concerne la troisième déclaration du formulaire, veuillez vous référer à la liste des zones à risque régulièrement mise à jour sur le site Internet du Robert Koch-Institut (RKI)), et sont encouragés à annoncer longtemps à l'avance leur intention d'être présents.

Mesures d'hygiène

Des mesures strictes d'hygiène sont en place afin que les procédures orales puissent se dérouler dans des conditions optimales. Ces mesures incluent en particulier des règles en matière de distanciation physique minimale et l'obligation de porter un masque pour se rendre dans la salle de la procédure orale. Les chambres de recours peuvent également exiger le port du masque dans la salle de la procédure orale. Les parties, les mandataires et les autres visiteurs doivent apporter leur propre masque.

Suivi continu

Le Président des chambres de recours continuera de suivre la situation liée à la pandémie de COVID‑19 et prendra toutes les mesures qui s'imposeront.

Comme cette situation évolue encore rapidement, toutes les parties aux procédures orales sont priées de consulter régulièrement le site Internet des chambres de recours pour obtenir des informations actuelles.

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