5.4.5 Obligation de vigilance dans la prise de dispositions concernant les absences d'employés

Dans l'affaire T 324/90 (JO 1993, 33), la chambre a estimé que dans une grande entreprise, où il faut contrôler en permanence le respect d'un nombre considérable de délais, il serait normal qu'il existe tout au moins un système efficace de remplacement des employés en cas de congé maladie ou en général de n'importe quelle absence, de manière que les documents officiels tels que les décisions envoyées par l'OEB, qui font courir des délais pour l'accomplissement des actes de procédure, puissent être traités correctement.

Dans l'affaire T 1401/05 du 20 septembre 2006, la chambre a suivi les décisions T 324/90, J 41/92 et J 5/94 et estimé qu'il était nécessaire de prendre des dispositions raisonnables en cas d'absence pour cause de maladie d'une personne chargée de surveiller les délais, à moins que dans des circonstances particulières, de telles dispositions représentent un fardeau excessif. Ce n'est que dans la mesure où toutes les dispositions nécessaires ont été prises qu'un système de contrôle des délais peut être jugé "normalement satisfaisant" (cf. T 324/90), faute de quoi il ne peut être considéré que la maladie est une excuse au non-respect d'un délai. En ce qui concerne la nécessité d'un système de remplacement dans le cas présent, la chambre a estimé qu'il y avait lieu de tenir compte du nombre peu élevé de délais à respecter (le requérant ne déposant que quelques demandes de brevet par an). Dans ces circonstances, la chambre a admis que, pour satisfaire à l'exigence de vigilance nécessaire, il n'était pas nécessaire de prendre des dispositions particulières pour le congé de maladie imprévisible, d'une durée de deux jours, de l'unique employé chargé de surveiller les délais, ni, plus précisément, de désigner un remplaçant.

Dans la décision T 122/91, la chambre a déclaré qu'il n'avait pas été fait preuve de toute la vigilance nécessitée par les circonstances, le gérant compétent ayant omis, avant de partir en voyage, d'informer au préalable son représentant qu'il risquait, pendant son absence, de devoir accomplir des actes dans un délai déterminé, qu'il convenait de traiter immédiatement.

Dans la décision J 41/92 (JO 1995, 93), la chambre juridique était d'avis que si un mandataire agréé exerce seul, il devrait prendre des dispositions appropriées de façon à s'assurer, en cas d'absence pour raison de maladie, que d'autres personnes veillent au respect des délais. Si le mandataire n'a pas de remplaçant ou d'assistant à son cabinet, il pourrait, par exemple, chercher à coopérer avec des collègues ou une association professionnelle à cette fin. Voir également l'affaire T 387/11, dans laquelle le mandataire, qui exerçait seul, avait pris des dispositions afin de s'assurer que s'il était absent pour raison de santé, un collègue s'occuperait en temps normal à sa place de l'observation des délais ; en s'organisant de cette manière, le mandataire avait donc fait preuve de toute la vigilance nécessaire.

Dans l'affaire T 677/02, la chambre a estimé qu'une grande entreprise n'avait pas agi avec toute la vigilance nécessitée par les circonstances en omettant de désigner un mandataire suppléant pour le double contrôle de la saisie des délais dans le système de surveillance des délais, alors que le mandataire compétent était au chômage partiel.

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