Europäische Patentanmeldungen können in jeder beliebigen Sprache eingereicht werden. Bei Einreichungen in einer Nichtamtssprache muss eine Übersetzung vorgelegt werden. Die Sprachen, in denen eine Anmeldung abgefasst werden kann, gliedern sich demnach in drei Kategorien:
Außerdem können auch fristgebundene Schriftstücke in einer "zugelassenen Nichtamtssprache" eingereicht werden, wenn diese die Amtssprache eines Vertragsstaats ist, in dessen Hoheitsgebiet der Anmelder seinen Wohnsitz oder Sitz hat oder wenn der Anmelder Angehöriger eines solchen Staats ist. Siehe A‑VII, 1.1 und A-VII, 1.2.
Für bestimmte Anmelderkategorien gilt im Fall von ab dem 1. April 2014 eingereichten europäischen Patentanmeldungen und internationalen Anmeldungen, die ab diesem Tag in die europäische Phase eintreten, eine 30%ige Ermäßigung der Anmelde- und/oder Prüfungsgebühr (siehe die Mitteilung des EPA vom 10. Januar 2014, ABl. EPA 2014, A23). Die Gebühr wird jedoch nur ermäßigt, wenn die ursprünglich eingereichte Fassung der Anmeldung und/oder der Prüfungsantrag in einer zugelassenen Nichtamtssprache eingereicht wird/werden und die Übersetzung frühestens zum selben Zeitpunkt wie der Antrag vorgelegt wird (siehe G 6/91).
Anspruch auf die Gebührenermäßigung haben folgende Kategorien von Anmeldern:
mit Wohnsitz oder Sitz in einem Vertragsstaat des EPÜ, in dem eine andere Sprache als Deutsch, Englisch oder Französisch Amtssprache ist, sowie die Angehörigen dieses Staats mit Wohnsitz im Ausland.
Die Definition von KMU richtet sich nach der Empfehlung der Europäischen Kommission 2003/361/EG vom 6. Mai 2003 in der Fassung, in der sie im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht wurde. Als Unternehmen gilt nach dieser Empfehlung jede Einheit, unabhängig von ihrer Rechtsform, die eine wirtschaftliche Tätigkeit ausübt. Die Größenklasse der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) setzt sich aus Unternehmen zusammen, die weniger als 250 Personen beschäftigen, die entweder einen Jahresumsatz von höchstens 50 Mio. EUR erzielen oder deren Jahresbilanzsumme sich auf höchstens 43 Mio. EUR beläuft, und deren Kapital zu maximal 25 % direkt oder indirekt von einem anderen Unternehmen gehalten wird, das selbst kein KMU ist.
In Bezug auf die Anspruchsberechtigung der anderen in Regel 6 (4) genannten Einheiten gelten folgende Definitionen:
Falls es mehrere Anmelder gibt, wird die Ermäßigung nur gewährt, wenn jeder Anmelder eine natürliche oder juristische Person im Sinne von Regel 6 (4) ist; es ist jedoch ausreichend, wenn nur einer von ihnen berechtigt ist, eine zulässige Nichtamtssprache zu verwenden (Art. 14 (4), Regel 6 (3)).
Ein Anmelder, der die Ermäßigung der Anmelde- oder Prüfungsgebühr nach Art. 14 (1) GebO in Anspruch nehmen möchte, muss erklären, dass er eine natürliche oder juristische Person im Sinne von Regel 6 (4) ist.
Ändert sich der Status einer Einheit nach Regel 6 (4), nachdem die Erklärung eingereicht wurde, so hat dies keine Rückwirkung auf bereits gewährte Gebührenermäßigungen, die zum Zeitpunkt ihrer Gewährung berechtigt waren.
Das Amt führt Stichprobenkontrollen im Hinblick auf die Einhaltung der Anspruchskriterien nach Regel 6 (3) und Regel 6 (7) durch. Ergeben sich aufgrund dieser Kontrollen im Erteilungsverfahren berechtigte Zweifel an der Richtigkeit der Erklärung des Anmelders, kann das EPA entsprechende Nachweise verlangen.
Sollte sich herausstellen, dass die Erklärung des Anmelders falsch ist, so gilt die Gebühr als nicht entrichtet, da sie zu Unrecht ermäßigt wurde, und die Anmeldung gilt gemäß Art. 78 (2) und/oder Art. 94 (2) als zurückgenommen. Dasselbe gilt, wenn keine Erklärung eingereicht wird. Der aus einer falschen oder fehlenden Erklärung erwachsende Rechtsverlust kann durch einen Antrag auf Weiterbehandlung nach Art. 121 und Regel 135 – sofern der Fehlbetrag und die Gebühr für die Weiterbehandlung entrichtet werden (siehe E‑VIII, 2) – oder, falls zutreffend (siehe E‑VIII, 1.9.3), durch einen Antrag auf eine Entscheidung nach Regel 112 (2) überwunden werden.
Auf europäische Patentanmeldungen, die vor dem 1. April 2014 eingereicht wurden, auf internationale Anmeldungen, die vor diesem Tag in die europäische Phase eingetreten sind, auf Einsprüche und Beschwerden, die vor diesem Tag eingelegt wurden, sowie auf Überprüfungsanträge und Anträge auf Beschränkung oder Widerruf, die vor diesem Datum gestellt wurden, wurde die bis dahin geltende Gebührenermäßigung angewendet.