2.3
2.4 Informeller Charakter der RückspracheDurchführung einer telefonischen oder persönlichen Rücksprache

Die Rücksprache wird in der Regel allein von dem Prüfer geführt, der die Anmeldung bearbeitet. Es handelt sich hierbei Bei der Rücksprache handelt es sich nicht um ein formelles Verfahren (zur formellen mündlichen Verhandlung vor der Prüfungsabteilung siehe E‑III), und die Art der Niederschrift über die Rücksprache richtet sich nach der Art der erörterten Fragen (siehe C‑VII, 2.5). Es ist dem Anmelder immer klarzumachen, dass die Gültigkeit einer getroffenen Vereinbarung letztlich von der Ansicht der übrigen Mitglieder der Prüfungsabteilung abhängt. Im Rahmen einer Rücksprache kann keine Entscheidung getroffen werden.

Wird bei einer Rücksprache ein neuer wesentlicher Einwand erhoben und dabei keine Einigung über eine ausräumende entsprechende Änderung erzielt, so muss der Einwand durch Zustellung der Niederschrift dieser Rücksprache bestätigt und dem Anmelder eine neue Frist für seine Antwort gesetzt werden.

Erfolgt die Klärung offener Fragen telefonisch, so sollte der Prüfer in der Regel so vorgehen, dass er den Anmelder anruft, ihm die Nummer der Anmeldung nennt, die er mit ihm erörtern möchte, und ihn ersucht, zu einem bestimmten Zeitpunkt zurückzurufen. In der Niederschrift muss ein Vermerk gemacht werden, in dem Einzelheiten festgehalten und erörterte Fragen sowie erzielte Vereinbarungen beschrieben werden. Fragen, über die keine Einigung erzielt wurde, sind gleichfalls zu vermerken und die vom Anmelder vorgetragenen Gründe zusammenzufassen.

2.5
Wirkung von telefonisch oder in einer persönlichen Rücksprache abgegebenen Erklärungen

Telefonisch oder inIn einer persönlichen Rücksprache abgegebene mündliche Erklärungen müssen schriftlich bestätigt werden, um verfahrensrechtlich wirksam zu werden. Als solche sind sie nämlich im Allgemeinen nicht rechtsverbindlich. Solche Erklärungen haben z. B. für die Wahrung einer Frist keine Geltung (siehe jedoch C‑VII, 2.6C-VII, 2.4). Im europäischen Patenterteilungsverfahren, mit Ausnahme von mündlichen Verhandlungen, sind nur schriftliche Erklärungen wirksam, und zwar erst von ihrem Eingang beim Amt an. Mündliche Erklärungen, die inhaltlich auf die in einer früheren Mitteilung erhobenen Einwände eingehen, können jedoch dazu führen, dass der Prüfer eine laufende Frist aufhebt (siehe C-VII, 2.4 iv)). Gegebenenfalls ist deshalb der Anmelder/Vertreter aufzufordern, seine Stellungnahme oder Änderungen schriftlich vorzulegen.Ferner können Unterlagen, die während der Rücksprache rechtswirksam per E-Mail eingereicht werden (siehe C-VII, 3), tatsächlich ausreichen, um eine laufende Frist zu wahren (siehe C-IV, 3).

Wird bei einer Rücksprache ein neuer wesentlicher Einwand erhoben und dabei keine Einigung über eine ausräumende entsprechende Änderung erzielt, so muss der Einwand durch Zustellung der Niederschrift dieser Rücksprache bestätigt und dem Anmelder eine neue Frist für seine Antwort gesetzt werden (siehe C-VII, 2.4 iii)).

Zur Nutzung von E-Mail in Rücksprachen mit der Prüfungsabteilung, die als Videokonferenz durchgeführt werden, siehe E-III, 11.3.2 und C‑VII, 2.8.

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