2.3
2.4 Nature informelle des consultationsConduite d'une entrevue ou d'un entretien téléphonique

Une consultation n'est pas une En principe, l'entrevue sera menée par l'examinateur qui instruit la demande. Il ne s'agit pas d'une procédure prévue expressément par la CBE (en ce qui concerne la procédure orale devant la division d'examen, cf. E‑III), et l'établissement du procès-verbal dépend de la nature des questions examinées (cf. C‑VII, 2.5). Il convient toujours de préciser au demandeur que l'accord qui a été obtenu doit en dernier ressort être soumis à l'examen des autres membres de la division d'examen. Aucune décision ne peut être prise pendant une consultation.

Si une nouvelle objection de fond est soulevée lors d'une entrevue, sans que l'on convienne à ce moment-là d'une modification permettant d'y remédier, cette objection doit être confirmée par une notification du procès-verbal y afférent, dans laquelle un nouveau délai est imparti au demandeur afin qu'il puisse répondre.

Si l'on a recours au téléphone pour régler des questions en suspens, la procédure normale devrait être la suivante : l'examinateur téléphone au demandeur en indiquant le numéro de la demande dont il souhaite discuter et lui demande de le rappeler à un moment déterminé. L'examinateur doit ensuite verser au procès-verbal une note qui mentionne les renseignements nécessaires et indique les points dont il a été discuté ainsi que les arrangements conclus. Il convient de mentionner également les points qui n'ont pas fait l'objet d'un accord et de résumer les arguments invoqués par le demandeur.

2.5
Effet des déclarations faites pendant l'entrevue ou par téléphone

Les déclarations orales faites lors d'une consultation au téléphone ou oralement lors d'une entrevue doivent être confirmées par écrit afin qu'elles produisent des effets sur le plan procédural, puisque, normalement, elles n'ont pas de valeur juridique en tant que telles. Elles n'ont par exemple pas de valeur pour le respect des délais (cf. toutefois C-VII, 2.4C‑VII, 2.6). Dans la procédure de délivrance des brevets européens, exception faite du cas des procédures orales, les déclarations écrites sont les seules à produire effet, et cela uniquement à compter de la date de leur réception par l'Office. Les déclarations orales abordant sur le fond les objections soulevées dans une notification antérieure peuvent toutefois conduire l'examinateur à annuler tout délai en cours (cf. C-VII, 2.4 iv)). Il convient donc, le cas échéant, d'inviter le demandeur ou son représentant à présenter par écrit ses observations ou ses modifications.De plus, les pièces valablement produites par courrier électronique lors de la consultation (cf. C-VII, 3) peuvent en effet avoir une valeur pour le respect d'un délai en cours (cf. C-IV, 3).

Si une nouvelle objection de fond est soulevée lors d'une consultation, sans que l'on convienne à ce moment-là d'une modification permettant d'y remédier, cette objection doit être confirmée par une notification du procès-verbal y afférent, dans laquelle un nouveau délai est imparti au demandeur afin qu'il puisse répondre (cf. C-VII, 2.4 iii)).

En ce qui concerne l'utilisation du courrier électronique lorsque l'entrevue devant la division d'examen est organisée sous forme de visioconférence, voir le point E-III, 11.3.2 et C‑VII, 2.8.

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