11.2.1
Réservations de salles et communication avec le demandeur

Tous les sites disposent de salles équipées pour la visioconférence. L'agent des formalités sera chargé de procéder à la réservation, comme c'est le cas pour une procédure orale traditionnelle.

En ce qui concerne les procédures orales, les salles de visioconférence seront en principe réservées pour une durée minimum d'une demi-journée. Pour les entretiens, il conviendra d'indiquer l'heure du début de la visioconférence et l'heure à laquelle il est prévu de la terminer.

Il est important que l'agent des formalités communique au demandeur l'heure du début ainsi que le numéro d'appel de visioconférence,L'agent des formalités communique la date, l'heure, ainsi que les données de contact à utiliser pour établir la connexion par une notification écrite, par télécopie ou par courrier électronique avec mention de toutes les informations supplémentaires pertinentes. car c'C'est le demandeur qui, à l'heure ainsi convenue, compose le numéro pour établir la liaison de visioconférencedoit établir la connexion avec l'OEB sous sa propre responsabilité, les coûts de sa connexion Internet étant à sa charge. (les coûts de transmission étant à la charge du déposant ayant fait la demande de visioconférence).

Dans le cas des entretiens, l'heure à laquelle la réservation prend fin doit aussi être notifiée au demandeur.

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