Communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 10 novembre 2020, concernant la tenue, sous forme de visioconférence, de procédures orales devant les divisions d'examen et d'opposition, ainsi que de consultations

Le présent texte est destiné à être publié au Journal officiel de l'OEB. Il est prépublié sur le site Internet de l'OEB, afin que son contenu soit rapidement accessible au public. Cependant, seule la version qui sera publiée dans le fichier PDF authentifié du Journal officiel de l'OEB fera foi. Il n'est pas garanti que la présente version prépubliée corresponde exactement à celle qui figurera dans le fichier PDF authentifié du Journal officiel de l'OEB.

1. Depuis le 1er avril 2020, les procédures orales devant les divisions d'examen sont tenues sous forme de visioconférence.[ 1 ] Les consultations au stade de l'examen (dénommées auparavant "entrevues") peuvent, elles aussi, se tenir par visioconférence.

2. De plus, les procédures orales devant les divisions d'opposition sont organisées sous forme de visioconférence dans le cadre d'un projet pilote lancé le 4 mai 2020.[ 2 ]

3. L'Office européen des brevets (OEB) a amélioré et étendu les technologies et outils qu'il utilise pour les procédures orales tenues par visioconférence. Depuis septembre 2020, il est en mesure de fournir des services d'interprétation au cours de procédures orales, s'ils sont souhaités, et d'organiser des procédures orales sous forme de visioconférence qui font intervenir un plus grand nombre de participants.

4. Compte tenu de l'expérience acquise au cours de la première phase du projet pilote lancé le 4 mai 2020, le Président de l'OEB a décidé de prolonger jusqu'au 15 septembre 2021 le projet pilote relatif à la tenue de procédures orales sous forme de visioconférence devant les divisions d'opposition.[ 3 ] De plus, afin de garantir un accès approprié à la justice et d'éviter une augmentation continue du nombre d'oppositions non réglées, l'accord des parties en vue de la tenue de procédures orales par visioconférence dans le cadre d'oppositions ne sera plus requis au titre de ce projet pilote en ce qui concerne les procédures orales qui doivent avoir lieu le 4 janvier 2021 ou ultérieurement.

5. Le présent communiqué fournit des informations actualisées et consolidées sur les nouvelles conditions et pratique relatives à la tenue, sous forme de visioconférence, de procédures orales devant les divisions d'examen et d'opposition, ainsi que de consultations. Il remplace les communiqués précédents du 1er avril 2020, concernant la tenue de procédures orales et d'entretiens sous forme de visioconférence (JO OEB 2020, A40), et du 14 avril 2020, concernant le projet pilote relatif à la tenue de procédures orales sous forme de visioconférence devant les divisions d'opposition (JO OEB 2020, A42), tels que révisés par le communiqué en date du 13 mai 2020 (JO OEB 2020, A72).

Tenue de procédures orales sous forme de visioconférence devant les divisions d'examen et d'opposition

6. En règle générale, lorsqu'une procédure orale a été requise, ou qu'elle est jugée utile par la division d'examen ou - dans le cadre du projet pilote susmentionné - par la division d'opposition, les parties seront citées à une procédure orale qui aura lieu par visioconférence.

7. Une procédure orale devant une division d'examen ou une division d'opposition ne peut avoir lieu dans les locaux de l'OEB que si des motifs sérieux s'opposent à la tenue de cette procédure sous forme de visioconférence.[ 4 ] Par motifs sérieux on entend notamment, à titre d'exemple, des motifs liés sur un plan personnel à un participant à une procédure orale (par exemple une déficience visuelle avérée qui empêche un mandataire de suivre la procédure orale sur écran) ou des motifs liés à la nature et à l'objet de la procédure (par exemple si celle-ci nécessite la démonstration ou l'inspection d'un objet dont les propriétés haptiques sont essentielles, dans la mesure où cela est possible conformément aux dispositions applicables). Les objections générales quant à la fiabilité de la technologie de visioconférence ou la non-disponibilité de l'équipement de visioconférence ne seront, en règle générale, pas considérées comme des motifs sérieux à cet égard.

Requêtes visant à la tenue d'une procédure orale dans les locaux de l'OEB

8. Toute requête visant à la tenue à titre exceptionnel d'une procédure orale dans les locaux de l'OEB doit être présentée le plus tôt possible, de préférence en même temps que la requête en procédure orale. La décision de faire droit à une requête visant à la tenue d'une procédure orale dans les locaux de l'OEB relève du pouvoir d'appréciation de la division concernée.

9. S'il ne peut être fait droit à la requête visant à la tenue d'une procédure orale dans les locaux de l'OEB et que cette requête est reçue après l'envoi de la citation à la procédure orale, la division informera les parties que la procédure orale aura lieu par visioconférence comme indiqué dans la citation, et exposera brièvement les motifs pour lesquels il ne peut être fait droit à la requête. Si la requête est reçue avant l'envoi de la citation à la procédure orale, les motifs du rejet seront indiqués en annexe à ladite citation. Dans un cas comme dans l'autre, un rejet de ce type ne peut pas faire l'objet d'un recours indépendant.

10. S'il peut être fait droit à une requête visant à la tenue d'une procédure orale dans les locaux de l'OEB et que cette requête est reçue après l'envoi de la citation à la procédure orale par visioconférence, les parties seront informées que la procédure orale aura lieu dans les locaux de l'OEB selon les modalités de la requête ; la date de la procédure orale restera dans la mesure du possible inchangée.

Statut

11. Les procédures orales organisées sous forme de visioconférence sont équivalentes à celles qui sont tenues dans les locaux de l'OEB.[ 5 ] Par conséquent, une requête tendant à recourir à nouveau à la procédure orale devant la même instance (que ce soit par visioconférence ou sous une autre forme) peut être rejetée pour autant que les parties ainsi que les faits de la cause soient les mêmes (article 116(1) CBE).

Informations techniques

12. La technologie IP sera utilisée pour les visioconférences. Des informations détaillées sur la technologie et les outils utilisés par l'OEB et sur les exigences techniques minimales sont mises à disposition sur le site Internet de l'OEB et seront communiquées aux parties. Ces informations peuvent être mises à jour périodiquement. Il est donc conseillé aux utilisateurs de consulter régulièrement le site Internet.

13. Tous les participants aux procédures orales ou aux consultations doivent s'assurer que leur équipement de visioconférence répond aux critères techniques mentionnés. Il leur est recommandé d'effectuer un appel test bien avant la tenue de la procédure orale.

Date et heure des procédures orales et des consultations tenues par visioconférence

14. Les procédures orales et les consultations organisées sous forme de visioconférence se tiendront un jour ouvrable et lors des horaires de travail de l'OEB.

Courrier électronique de confirmation

15. En sus de la citation, les participants recevront un courrier électronique confirmant la date, l'heure, ainsi que les données de contact à utiliser pour établir la connexion en vue de la visioconférence (sous forme de lien ou de tout autre support approprié) et mentionnant toutes les informations supplémentaires pertinentes, y compris sur l'organisation de la visioconférence.

Connexion à distance des membres d'une division

16. Les membres de la division peuvent se connecter à distance, depuis des lieux différents, à la procédure orale organisée sous forme de visioconférence.

17. Les participants seront informés de la participation à distance de membres de la division au début de la procédure orale, une fois la connexion établie et avant l'ouverture officielle de la procédure orale.

Participation de parties et de leurs mandataires depuis des lieux différents

18. Une partie et son mandataire peuvent être autorisés à se connecter depuis des lieux différents à la visioconférence, à condition que cela n'influe pas sur la stabilité de la connexion à la visioconférence. Si telle est leur intention, ils doivent l'indiquer le plus rapidement possible.

Enregistrement

19. Tout enregistrement visuel ou sonore, ou toute retransmission, d'une quelconque partie de la procédure orale ou de la consultation tenue sous forme de visioconférence est interdit, à moins que l'OEB n'en soit l'auteur.

Présentation et transmission de documents

20. Au cours des procédures orales et des consultations organisées sous forme de visioconférence, les documents doivent être déposés par courrier électronique.[ 6 ] La division indiquera aux parties ou aux mandataires l'adresse électronique qui doit être utilisée.

21. Les courriers électroniques et les documents annexés en pièces jointes qui sont transmis par une partie pendant une procédure orale dans le cadre d'une opposition seront transférés par l'OEB aux autres parties, à moins que la partie en question ne les ait déjà envoyés directement à l'adresse électronique indiquée par les autres parties. Par conséquent, au début de la procédure orale, chacune des parties devra communiquer au président de la division et, dans la mesure du possible, aux autres parties l'adresse électronique qu'elle souhaite utiliser pour recevoir les copies de tels documents. Les parties et les mandataires doivent s'assurer de pouvoir prendre note sans délai de tout document envoyé à l'adresse électronique qu'ils ont indiquée.

Problèmes techniques

22. Si, malgré tous les efforts déployés par les participants, des problèmes techniques empêchent de conduire ou de poursuivre la procédure orale sous forme de visioconférence, une nouvelle citation à une procédure orale sera émise. En règle générale, cette nouvelle procédure orale sera organisée sous forme de visioconférence, à moins qu'il n'existe des motifs sérieux s'y opposant.

Équipement et coûts

23. Seuls les agents de l'OEB peuvent utiliser les studios de visioconférence de l'OEB.

24. L'OEB n'exige le paiement d'aucune taxe particulière pour l'organisation d'une procédure orale ou d'une consultation sous forme de visioconférence. Les seuls coûts à la charge des participants sont ceux liés à leur connexion au réseau Internet et à leurs propres installations techniques ou logiciels.

Participation de membres du public aux procédures orales dans le cadre d'oppositions

25. La procédure orale est publique devant les divisions d'opposition, sauf décision contraire de celles-ci (article 116(4) CBE). Les membres du public peuvent recevoir un lien leur permettant de se connecter à la visioconférence s'ils signalent préalablement leur intention d'y assister à distance. Il leur est également possible d'assister aux procédures orales publiques organisées sous forme de visioconférence depuis les locaux de l'OEB, dans une salle prévue à cet effet. Les modalités selon lesquelles les membres du public peuvent assister à une procédure orale organisée sous forme de visioconférence seront communiquées sur le site Internet de l'OEB.

Informations supplémentaires

26. De plus amples informations sur la technologie et la procédure utilisées ainsi que sur le comportement à adopter pour la conduite de procédures orales et de consultations sous forme de visioconférence sont disponibles sur le site Internet de l'OEB.

 

[ 1 ] Décision du Président de l'Office européen des brevets, en date du 1er avril 2020, relative à la tenue de procédures orales sous forme de visioconférence devant les divisions d'examen (JO OEB 2020, A39).

[ 2 ] Décision du Président de l'Office européen des brevets, en date du 14 avril 2020, concernant le projet pilote relatif à la tenue de procédures orales sous forme de visioconférence devant les divisions d'opposition (JO OEB 2020, A41).

[ 3 ] Décision du Président de l'Office européen des brevets, en date du 10 novembre 2020, concernant la modification et la prolongation du projet pilote relatif à la tenue de procédures orales sous forme de visioconférence devant les divisions d'opposition.

[ 4 ] Article 1(2) de la Décision du Président de l'Office européen des brevets, en date du 1er avril 2020, relative à la tenue de procédures orales sous forme de visioconférence devant les divisions d'examen (JO OEB 2020, A39) ; article 2(2) de la Décision du Président de l'Office européen des brevets, en date du 10 novembre 2020, concernant la modification et la prolongation du projet pilote relatif à la tenue de procédures orales sous forme de visioconférence devant les divisions d'opposition.

[ 5 ] Article 1(3) de la Décision du Président de l'Office européen des brevets, en date du 1er avril 2020, relative à la tenue de procédures orales sous forme de visioconférence devant les divisions d'examen (JO OEB 2020, A39) ; article 2(3) de la Décision du Président de l'Office européen des brevets, en date du 10 novembre 2020, concernant la modification et la prolongation du projet pilote relatif à la tenue de procédures orales sous forme de visioconférence devant les divisions d'opposition.

[ 6 ] Article 1(1) de la Décision du Président de l'Office européen des brevets, en date du 13 mai 2020, relative au dépôt de documents au cours d'entretiens téléphoniques et lors d'entrevues et de procédures orales organisées sous forme de visioconférence (JO OEB 2020, A71).

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