Communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 19 juillet 2022, concernant le paiement centralisé des taxes

Le présent texte est destiné à être publié au Journal officiel de l'OEB. Il est prépublié sur le site Internet de l'OEB, afin que son contenu soit rapidement accessible au public. Cependant, seule la version qui sera publiée dans le fichier PDF authentifié du Journal officiel de l'OEB fera foi. Il n'est pas garanti que la présente version prépubliée corresponde exactement à celle qui figurera dans le fichier PDF authentifié du Journal officiel de l'OEB.

Le paiement centralisé des taxes sera entièrement déployé et le paiement des taxes en ligne mis hors service le 10 septembre 2022.

1. Comme annoncé dans le communiqué du Journal officiel en date du 2 mars 2022 (JO OEB 2022, A25), le déploiement complet du paiement centralisé des taxes (CFP) aura lieu le 10 septembre 2022. Toutes les fonctionnalités du paiement des taxes en ligne (OFP) qui n'avaient pas encore été migrées vers le CFP - y compris le dépôt d'ordres de prélèvement automatique ‒ seront disponibles à compter de cette date, si bien que l'OFP sera désactivé à cette même date. Il vous est donc vivement conseillé de commencer à utiliser le CFP afin de vous familiariser avec ce service le plus tôt possible avant la mise hors service de l'OFP.

2. Le présent communiqué vise à servir de texte de référence concernant les fonctionnalités offertes par le CFP. Il intègre donc toutes les informations encore pertinentes des précédents communiqués concernant le CFP (JO OEB 2020, A130 ; JO OEB 2021, A61 ; et JO OEB 2022, A25), tout en présentant de surcroît les nouvelles fonctionnalités.

I. Accès au paiement centralisé des taxes et conditions d'utilisation

3. Il est possible d'accéder au CFP soit par une simple inscription, à lʹaide d'un identifiant (adresse électronique) et d'un mot de passe, soit avec une carte à puce de lʹOEB. Cependant, si vous souhaitez recourir à la fonctionnalité permettant d'effectuer des paiements au moyen du compte courant, vous devrez y accéder avec votre carte à puce de lʹOEB, qui seule permet le paiement au moyen du compte courant au stade du paiement. Les autorisations pour les cartes à puce liées à des comptes courants dans l'OFP seront migrées automatiquement vers le CFP et vous n'aurez donc aucune démarche à effectuer à cet égard.

II. Gestion des comptes courants dans le CFP

4. Lorsque vous accédez au CFP avec votre carte à puce de l'OEB, vous pourrez choisir d'acquitter des taxes, de demander des remboursements, de gérer des comptes courants ou de gérer des ordres de prélèvement automatique. Vous pourrez alors soit consulter la page d'aperçu de votre compte courant en sélectionnant Gestion des comptes courants soit choisir l'option Gérer les droits d'utilisateur des comptes courants afin d'accéder aux fonctions standard[ 1 ] pour attribuer ou réaffecter les droits d'utilisateur concernant votre compte courant.

5. L'onglet Aperçu affiche les détails de votre compte courant ainsi que le solde de votre compte et le montant total devant être prélevé dans les 40 prochains jours (ordres de prélèvement automatique et ordres de débit avec une date de paiement différée) au moment de votre connexion. Si votre carte à puce est liée à plusieurs comptes courants, vous pouvez choisir entre les différents comptes dans le menu déroulant.

6. L'onglet Opérations affiche une liste de toutes les opérations comptabilisées dans les 40 derniers jours. Vous pouvez accéder aux opérations comptabilisées au cours des deux dernières années en utilisant la fonction de filtrage. Les ordres en suspens sont affichés pour les 40 jours suivants. Vous pouvez alterner entre ordres exécutés et ordres en suspens via le menu déroulant associé. Le CFP n'émet pas automatiquement d'extraits de compte périodiques, mais vous pouvez créer des extraits individuels de compte courant selon vos besoins, en définissant la période souhaitée à l'aide du menu de filtrage, et les télécharger ensuite au format pdf, xml ou csv. Vous pouvez également filtrer vos opérations, par exemple par numéro de demande, par code de taxe ou par procédure (PCT, EP et, une fois disponible, UP).

7. L'onglet Paiements rejetés affiche un aperçu de tous les paiements qui ont été rejetés par la fonction de validation au stade du paiement pour le compte courant sélectionné. Cet aperçu affiche la date du rejet, le numéro de la demande concernée par le paiement, le code de la taxe devant être acquittée et le motif du rejet du paiement lors de la validation. Lorsque vous consultez les paiements rejetés, vous pouvez appliquer les mêmes filtres que pour les opérations exécutées (voir point 6).

III. Fonctions du CFP

8. Après avoir sélectionné la procédure concernée (PCT, CBE ou, une fois disponible, UP) et saisi le numéro de demande correspondant à la demande de brevet ou au brevet en question, vous pouvez sélectionner les taxes que vous souhaitez acquitter. Vous pouvez effectuer des paiements groupés pour plusieurs demandes en chargeant un fichier au format csv ou xml. Le mode de paiement - par carte de crédit,[ 2 ] par virement bancaire ou au moyen du compte courant - peut être sélectionné en dernier lieu, au stade du paiement. Vous ne pourrez choisir de payer au moyen de votre compte courant que si vous accédez au CFP avec une carte à puce de l'OEB.

9. La fonction de paiement des taxes au moyen du compte courant, y compris pour les ordres de prélèvement automatique, est décrite au point a) ci-dessous. Les points b) et c) présentent les caractéristiques particulières du service. La procédure à suivre en cas de paiement par virement bancaire est décrite au point d).

a) Paiements au moyen du compte courant

10. À compter du 10 septembre 2022, vous pourrez accéder dans le CFP à la gamme complète des ordres de débit prévus par la réglementation applicable aux comptes courants (RCC) et ses annexes. Vous pourrez déposer des ordres de débit et des ordres de prélèvement automatique pour des taxes afférentes à une ou à plusieurs demandes, à savoir des i) ordres uniques ou collectifs de débit, ii) des ordres uniques ou collectifs de prélèvement automatique, et iii) des ordres de débit avec une date de paiement différée.

i) Ordres uniques ou collectifs de débit

11. Pour acquitter des taxes par ordre de débit, sélectionnez Compte courant comme mode de paiement au stade du paiement (voir point 8). Tous les comptes courants liés à la carte à puce de l'OEB utilisée pour accéder au CFP pourront être sélectionnés dans un menu déroulant. Vous pourrez ainsi sélectionner le compte courant sur lequel vous souhaitez que les taxes sélectionnées soient prélevées. Une fois que vous aurez sélectionné le compte courant, le solde de ce compte au moment de la connexion au CFP s'affichera. [ 3 ]

12. Dès que vous aurez confirmé et soumis un ordre de débit, l'OEB prélèvera immédiatement les taxes sur le compte courant sélectionné et une confirmation de l'ordre (en version imprimable) s'affichera dans l'historique des ordres de paiement. Sous réserve que le compte courant sélectionné soit suffisamment approvisionné à la date de dépôt de votre ordre au moyen du CFP, cette date sera considérée comme étant la date à laquelle le paiement est effectué. Si l'ordre de débit inclut des paiements de taxes pour plusieurs demandes, l'OEB prélèvera toutes les taxes immédiatement dans l'ordre prévu au point 7.3 RCC. Si le compte courant n'est pas suffisamment approvisionné, l'OEB prélèvera les taxes dans cet ordre jusqu'à l'épuisement du crédit disponible. Cependant, le paiement ne sera considéré comme ayant été effectué et la confirmation de paiement imprimable ne sera disponible qu'une fois que vous aurez suffisamment réapprovisionné le compte et que toutes les taxes sélectionnées pour l'ordre de débit concerné auront été prélevées conformément au point 7.4.2 RCC.

13. Au lieu de sélectionner des taxes individuelles pour le paiement, vous pouvez charger des fichiers de paiement des taxes ("paiements groupés") en cliquant sur Charger le fichier de paiement des taxes dans l'onglet Taxes. Ces fichiers peuvent être chargés au format xml ou csv. Une fois le fichier chargé, vous pouvez encore modifier les montants de taxes et ajouter des paiements individuels supplémentaires en cliquant sur Poursuivre le paiement des taxes.

14. Pour soumettre des paiements groupés au format xml via le CFP, vous devez utiliser le format batch-payment-v2-00.dtd.[ 4 ] Nous vous encourageons donc vivement à effectuer vos paiements groupés dans ce format dès que possible. Si vous rencontrez des problèmes pour charger des fichiers de paiements groupés, veuillez vous assurer que vous utilisez le format xml correct. N'hésitez pas à nous contacter via le formulaire de contact[ 5 ] si vous avez besoin d'aide. Le service Multipay Tool pour la création de paiements groupés sera désactivé le 10 septembre 2022 en même temps que l'OFP.

ii) Ordres uniques ou collectifs de prélèvement automatique

15. À compter du 10 septembre 2022, vous pourrez soumettre, révoquer et gérer vos ordres de prélèvement automatique uniques ou collectifs dans le CFP. Si vous sélectionnez l'option Gérer les ordres de prélèvement automatique, un aperçu de toutes les demandes faisant l'objet d'un ordre de prélèvement automatique actif s'affichera pour le compte courant sélectionné. Si votre carte à puce est liée à plusieurs comptes courants, vous pourrez choisir l'aperçu d'un autre compte courant en le sélectionnant dans le menu déroulant correspondant. La liste des ordres de prélèvement automatique actifs dans l'aperçu indique le numéro de demande correspondant à la demande de brevet européen, au brevet européen ou, une fois disponible, au brevet européen à effet unitaire concerné, la procédure pour laquelle l'ordre de prélèvement automatique a été déposé (PCT, EP ou, une fois disponible, UP), ainsi qu'un numéro de référence de votre choix.

16. Vous pouvez révoquer un ordre de prélèvement automatique affiché dans cette liste en cliquant sur le bouton Révocation à côté du numéro de demande et en confirmant la révocation. Veuillez noter qu'une fois qu'un ordre de prélèvement automatique a été révoqué, il n'y aura plus de prélèvement automatique d'aucune taxe dont la date à laquelle le paiement est réputé effectué correspond ou est postérieure à la date de révocation (voir point 10 RPA).

17. Pour soumettre un nouvel ordre de prélèvement automatique, sélectionnez Émettre de nouveaux ordres de prélèvement automatique ou cliquez sur Ordre unique dans l'aperçu.

18. Vous pouvez aussi soumettre de nouveaux ordres de prélèvement automatique ou révoquer des ordres de prélèvement automatique pour plusieurs demandes de manière groupée. À cette fin, sélectionnez l'option Charger un fichier d'émission/de révocation d'ordre de prélèvement automatique ou cliquez sur le bouton Dépôt/révocation d'un ordre collectif. Veuillez noter que les fichiers de dépôt ou de révocation d'ordres de prélèvement automatique collectifs ne peuvent être chargés qu'au format csv.

19. Un aperçu de tous les ordres de prélèvement automatique émis et révoqués par le passé figure dans l'Historique des émissions/révocations.

iii) Ordres de débit avec date de paiement différée

20. Si vous sélectionnez le compte courant comme mode de paiement pour un ordre de débit au stade du paiement, vous pouvez choisir une date ultérieure à la date de transmission de l'ordre comme date d'exécution souhaitée (date de paiement différée). Un intervalle maximum de 40 jours est possible entre la date de transmission de l'ordre et la date de paiement différée (voir point 10.2 RCC). Veuillez noter, toutefois, que la date de paiement différée s'applique à toutes les taxes sélectionnées lors de l'étape précédente. Si vous souhaitez que la date de paiement différée ne s'applique qu'à certaines taxes, vous devrez préparer un ordre de débit séparé n'incluant que ces taxes.

21. Une fois que vous aurez déposé l'ordre de débit avec une date de paiement différée, il sera affiché comme ordre en suspens sous l'onglet Opérations. Vous pourrez le révoquer dans le CFP au plus tard un jour avant la date de paiement différée que vous avez choisie, en cliquant sur le bouton Révocation et en confirmant la révocation. Vous aurez encore la possibilité de révoquer l'ordre le jour même de la date de paiement différée, mais, pour ce faire, vous devrez suivre la procédure énoncée au point 13.1 RCC.

b) Aperçu des taxes de procédure (groupe de taxes TAXES EXIGIBLES)

22. Dans le CFP, l'aperçu standard fait apparaître les taxes de procédure exigibles pour la demande de brevet sélectionnée ou pour le brevet sélectionné, sur la base des informations présentes dans le dossier. Ce groupe de taxes est intitulé TAXES EXIGIBLES dans le menu déroulant des groupes de taxes.

23. Les informations affichées dans ce groupe de taxes comprennent le code de taxe,[ 6 ] une description de la taxe, le montant de la taxe, ainsi que la date d'échéance. La date indiquée comme Date d'échéance correspond au dernier jour du délai de paiement.[ 7 ] Certaines taxes, telles que la taxe d'examen (code de taxe 006) ou la taxe de désignation (code de taxe 005), sont affichées sans date d'échéance, sauf si l'événement déclenchant le calcul du délai de paiement de la taxe a déjà eu lieu.

24. Certaines taxes, par exemple la taxe d'opposition (code de taxe 010) et la taxe de recours (code de taxe 011), ne sont pas affichées dans le groupe de taxes TAXES EXIGIBLES et doivent donc être sélectionnées dans le groupe de taxes approprié.

25. Les montants de taxes affichés sont calculés sur la base des informations présentes dans le dossier et vous pouvez les modifier en cliquant sur Modifier. Cette fonction peut, par exemple, être utilisée si vous ne souhaitez pas acquitter toutes les taxes de recherche additionnelles en cas de constatation d'absence d'unité de l'invention. Votre attention est toutefois attirée sur le fait que c'est à vous qu'il incombe en définitive de vous assurer que les montants modifiés sont corrects.

c) Fonction de validation

26. Le CFP comprend une fonction de validation qui rejette automatiquement les ordres relatifs à des taxes incluses dans un paiement groupé ou sélectionnées individuellement dans le cas où ils impliqueraient le double paiement de taxes ou s'ils concernent des taxes annuelles (et des surtaxes) afférentes à des demandes "définitivement closes" ou à des brevets délivrés, ou encore des taxes de transfert de droits afférentes à de telles demandes ou brevets. Elle rejette aussi les ordres relatifs à des taxes annuelles acquittées avant la première date de paiement valable applicable (règle 51(1) CBE). Une demande de brevet est considérée comme définitivement close i) si la demande est retirée, est définitivement réputée retirée ou est définitivement rejetée et qu'il n'a été présenté aucun moyen de recours, autre qu'une requête en restitutio in integrum, ii) si la décision concernant le moyen de recours est négative et qu'aucun recours n'a été formé, ou iii) si la décision concernant le recours est négative ou si le recours est retiré. Le processus de validation a lieu au stade du paiement, avant que le mode de paiement voulu ne soit sélectionné.

d) Procédure de préparation des paiements par virement bancaire

27. Dans le CFP, vous pouvez acquitter des taxes pour plusieurs demandes au moyen d'un seul virement bancaire en donnant d'abord un ordre de paiement des taxes sélectionnées, puis en suivant la procédure décrite ci-dessous. Les taxes sélectionnées et regroupées dans cet ordre sont ensuite rattachées à une seule référence de paiement, qui permet à l'OEB d'affecter automatiquement le paiement reçu aux demandes, aux brevets et aux taxes correspondants, tels que sélectionnés.

28. Si vous sélectionnez le mode de paiement Virement bancaire au stade du paiement et que vous confirmez ensuite l'ordre, un numéro d'ordre est généré et affiché avec un récapitulatif de l'ordre. Vous recevez une confirmation de l'ordre (en version imprimable) avec une référence de paiement composée du numéro d'ordre, d'un chiffre de contrôle et d'un préfixe. Cette référence permet à l'OEB d'affecter le paiement aux taxes que vous avez sélectionnées au stade Sélectionner un groupe et les taxes pour une ou plusieurs demandes ou pour un ou plusieurs brevets. Il est donc essentiel d'indiquer correctement, dans le virement bancaire, la référence de paiement telle que figurant dans la confirmation de l'ordre. La confirmation de l'ordre comprend la date de l'ordre, le montant total des taxes sélectionnées, le nom du donneur d'ordre, le ou les numéros de demande correspondant aux demandes de brevet et/ou aux brevets concernés, une liste de toutes les taxes individuelles sélectionnées en vue du paiement, ainsi que l'état d'avancement de l'ordre. L'état d'avancement de l'ordre affiche la mention Soumis jusqu'à la réception du paiement sur le compte bancaire de l'OEB.[ 8 ] Une fois le paiement reçu, l'état d'avancement de l'ordre est automatiquement mis à jour et affiche la mention Payé, et vous pouvez télécharger une confirmation de paiement via la fonction d'historique des ordres de paiement de taxes. Dès que la confirmation de paiement est disponible, vous pouvez avoir la certitude que l'OEB a reçu le paiement. Vous pourrez utiliser cette confirmation de paiement comme preuve de paiement dans le cadre de relations avec des tiers, tels que des administrations fiscales.

29. Une référence de paiement ne peut être utilisée qu'une seule fois et reste valable deux mois après la confirmation de l'ordre. Si aucun paiement ne peut être affecté à l'ordre dans ce délai, l'ordre sera automatiquement annulé. Un ordre ne peut pas être annulé par l'utilisateur. L'état d'avancement de l'ordre sera mis à jour dans l'historique des ordres de paiement de taxes et affichera la mention Annulé. Les paiements reçus pour des ordres annulés ou pour des ordres dépourvus de références de paiement ou contenant des références erronées ne peuvent pas être affectés automatiquement à un ordre particulier et seront donc traités manuellement par l'OEB. En pareil cas, le traitement du paiement est ralenti, ce qui peut retarder la procédure de délivrance d'un brevet. Il vous est donc vivement recommandé d'effectuer vos virements bancaires dès que possible après avoir confirmé l'ordre.

30. Si le paiement reçu sur le compte bancaire de l'OEB ne couvre pas le montant total des taxes sélectionnées dans l'ordre, les taxes seront prélevées dans l'ordre croissant des numéros de demandes (PCT avant EP) et des codes de taxe, jusqu'à épuisement du crédit correspondant au paiement reçu. La confirmation de paiement indiquera les taxes qui ont été acquittées et celles qui ne l'ont pas été ou qui ne l'ont été que partiellement en raison du paiement insuffisant. Si la confirmation de paiement signale une insuffisance de paiement non intentionnelle, vous devez soumettre un nouvel ordre afin de garantir le bon rapprochement des paiements bancaires. Il en va de même si le nombre de taxes dont le paiement est souhaité change après la finalisation de l'ordre. Dans ce cas, vous devez soumettre un nouvel ordre pour toute taxe supplémentaire non incluse dans le premier ordre.

31. Le présent communiqué entre en vigueur le 10 septembre 2022 et remplace le communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 13 juillet 2021, concernant le paiement centralisé des taxes (JO OEB 2021, A61) et le communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 2 mars 2022, relatif à l'extension des fonctionnalités du paiement centralisé des taxes (JO OEB 2022, A25).


[ 1 ] Pour en savoir plus sur ces fonctions, veuillez consulter la FAQ sur le site Internet de l'OEB à l'adresse epo.org/applying/online-services/administration/faq_fr.html.

[ 2 ] En ce qui concerne les paiements par carte de crédit, veuillez vous reporter aux points 8 à 12 du communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 13 mai 2020, relatif au paiement des taxes par carte de crédit (JO OEB 2020, A62). Les conditions énoncées dans la Décision du Président de l'Office européen des brevets, en date du 22 août 2017, relative au paiement des taxes par carte de crédit (JO 2017, A72) et dans le communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 23 septembre 2021, relatif au paiement des taxes par carte de crédit (JO OEB 2021, A73) continuent de s'appliquer aux paiements par carte de crédit.

[ 3 ] Les ordres de prélèvement automatique sont exécutés à la fin de la journée qui correspond à la date applicable à laquelle le paiement est réputé effectué (voir point 4.4 RCC).

[ 4 ] Des informations techniques supplémentaires concernant le format à utiliser pour les paiements groupés figurent sur le site Internet de l'OEB à l'adresse epo.org/applying/online-services/fee-payment/batch-payments-documentation_fr.html.

[ 5 ] new.epo.org/fr/contact-us.

[ 6 ] Voir la description des codes de taxes publiée dans le barème des taxes et redevances applicable à compter du 1er avril 2022 (JO OEB 2022, Publication supplémentaire 2). Comme la taxe additionnelle due pour une demande de brevet européen comportant plus de 35 pages (codes de taxe 501 et 520) fait partie de la taxe de dépôt, elle est prélevée avec la taxe de dépôt.

[ 7 ] Veuillez noter que la définition de la "date d'échéance" dans le contexte du CFP diffère de celle retenue dans la CBE, où "l'échéance" correspond au premier jour du délai de paiement.

[ 8 ] Les paiements doivent être effectués en euro sur le compte bancaire de l'Office européen des brevets ouvert auprès de la Commerzbank (IBAN : DE20 7008 0000 0333 8800 00 ; BIC : DRESDEFF700 ; Commerzbank AG, Leopoldstrasse 230, 80807 Munich, Allemagne).

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