Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 10. Oktober 2022 über Phase 2 des Pilotprojekts MyEPO Portfolio

Dieser Text ist zur Veröffentlichung im Amtsblatt des EPA bestimmt. Um die Öffentlichkeit frühzeitig zu informieren, wird er vorab auf der Webseite des EPA veröffentlicht. Authentisch ist jedoch allein der Text, der in der offiziell zertifizierten PDF-Datei des Amtsblatts des EPA veröffentlicht werden wird. Es kann nicht gewährleistet werden, dass die Vorveröffentlichung wortgetreu mit dem in der offiziell zertifizierten PDF-Datei des Amtsblatts des EPA veröffentlichten Text übereinstimmt.

I. Einführung

1. Gemäß dem Strategieplan 2023 arbeitet das EPA im Rahmen seiner digitalen Transformation an neuen Online-Diensten, die den Nutzerbedürfnissen besser gerecht werden. Entsprechend diesem Ziel hat das EPA nach einer siebenmonatigen Pilotphase mit 180 Teilnehmern aus Industrie und Patentanwalts­kanzleien im Juni 2022 MyEPO Portfolio in Betrieb genommen. MyEPO Portfolio ist ein sicherer webbasierter Online-Dienst, der Einsicht in die Unterlagen der elektronischen Akte ermöglicht, Zugang zu elektronischen Mitteilungen in EPA-Verfahren (Mailbox) gibt und ein zeitgemäßes vereinfachtes Konzept für die Einreichung von Verfahrensanträgen bietet.

2. Nutzer benötigen eine EPA-Smartcard für den Zugriff auf MyEPO Portfolio und zur Authentifizierung, um bestimmte Handlungen vornehmen zu können.

3. Aufbauend auf der erfolgreichen ersten Phase des Pilotprojekts und der anschließenden allgemeinen Freigabe von MyEPO Portfolio im Juni dieses Jahres wurde eine Reihe neuer Funktionen und Dienste entwickelt. Nun wird Phase 2 des Pilotprojekts gestartet, um Rückmeldungen zu diesen zusätzlichen Funktionen und Diensten einzuholen, bevor sie allgemein freigegeben werden (s. Beschluss des Vizepräsidenten Generaldirektion Rechtsfragen und internationale Angelegenheiten (Generaldirektion 5) des Europäischen Patentamts vom 10. Oktober 2022).

4. Diese Mitteilung enthält nähere Informationen über Phase 2 des Pilotprojekt.

II. In Phase 2 enthaltene Dienste

5. In Phase 2 des Pilotprojekts wird neben den bereits in MyEPO Portfolio verfügbaren Diensten und Funktionen eine Vielzahl weiterer Funktionen bereitgestellt (s. ABl. EPA 2022, A51, A52 und die Informationen zu MyEPO Portfolio auf der EPA-Website).

Elektronische Zustellung für internationale Vertreter und Anmelder

6. Fast der gesamte Schriftverkehr des EPA im europäischen Verfahren kann elektronisch an die Mailbox zugestellt werden. Die Entscheidungen, Ladungen, Mitteilungen und Bescheide, die elektronisch zugestellt werden können, sind auf der EPA-Website aufgelistet.

7. Die elektronische Zustellung erfolgt durch Übermittlung an die Mailbox. Der Tag der Übermittlung ist der Tag, auf den das Dokument datiert ist, sofern es zu diesem Zeitpunkt in der Mailbox zugänglich war. 

8. Bisher beschränkte sich die elektronische Zustellung auf zugelassene Vertreter und Anmelder mit Sitz in einem EPÜ-Vertragsstaat sowie nach Artikel 134 (8) EPÜ vertretungsberechtigte Rechtsanwälte. In Phase 2 des Pilotprojekts können teilnehmende internationale Vertreter und Anmelder, die keinen Wohnsitz oder Sitz in einem EPÜ-Vertragsstaat haben, aber zur Vertretung vor dem EPA in Verfahren in der internationalen Phase nach dem PCT zugelassen sind, von der elektronischen Zustellung Gebrauch machen. Für registrierte Teilnehmer am Pilotprojekt bedeutet diese neue Funktionalität, dass alle Mitteilungen, die das EPA als (S)ISA oder IPEA in der internationalen Phase erlässt, über die Mailbox zugestellt werden.[ 1 ] Der Zugriff auf diese Mitteilungen kann über MyEPO Portfolio oder über den bestehenden Mailbox-Dienst erfolgen.

9. Die Verfügbarkeit von Mitteilungen in ePCT bleibt von der Nutzung der Mailbox unberührt.

Elektronische Einreichung: Neue Aufgaben

10. In MyEPO Portfolio können Nutzer fristgerecht Verfahrenshandlungen in Erwiderung auf eine Mitteilung des EPA vornehmen ("Aufgaben") und bestimmte Verfahrensanträge ("Aktionen") zusammen mit Begleitunterlagen einreichen. In Phase 2 des Pilotprojekts wird eine Reihe neuer Aufgaben und Aktionen aufgenommen. Insbesondere kommen zusätzlich zur Erwiderung auf eine Mitteilung nach Regel 71 (3) EPÜ und der Erwiderung auf eine Mitteilung nach Artikel 94 (3) EPÜ die folgenden neuen Aufgaben und Aktionen hinzu: Erwiderung auf den erweiterten europäischen Recherchenbericht (Regel 70a EPÜ), Erwiderung auf die Aufforderung zur Angabe des zu recherchierenden Gegenstands (Regel 62a oder 63 EPÜ) sowie zu gegebener Zeit und nach entsprechender Bekanntmachung Anträge in Bezug auf die Verwaltung der Liste der zugelassenen Vertreter.

11. Diese neuen Aufgaben und Aktionen stehen Teilnehmern am Pilotprojekt zur Verfügung, die europäische zugelassene Vertreter oder Rechtsanwälte nach Artikel 134 (8) EPÜ sind. Der Zugriff kann beispielsweise an Rechtsassistenten delegiert werden, deren Smartcard mit demselben Unternehmen verknüpft ist. Sonstige Tools und Optionen für die Einreichung stehen weiterhin allen Nutzern zur Verfügung.

12. Mitteilungen des EPA, die innerhalb einer vorgeschriebenen Frist eine Reaktion erfordern, werden sowohl über die Mailbox zugestellt als auch in Form von Aufgaben in einer entsprechenden Liste (Bereich Anstehende Aufgaben) dargestellt. Als Serviceleistung wird dabei das letztmögliche Datum für die Erledigung der jeweiligen Aufgabe angegeben. Bei diesem Datum sind die EPÜ-Bestimmungen für die Berechnung von Fristen und die Tage nach Regel 134 (1) EPÜ berücksichtigt, an denen die Annahmestellen des EPA geschlossen sind.

13. In dem Ausnahmefall, dass eine Aufgabe in der Aufgabenliste nicht aufgeführt ist, die entsprechende Mitteilung des EPA aber rechtswirksam über die Mailbox zugestellt wurde, sollten die Teilnehmer am Pilotprojekt ihre Erwiderung mittels eines der bestehenden Tools für die Einreichung übermitteln, um einen Rechtsverlust zu vermeiden.

14. Aufgaben werden automatisch aus der Aufgabenliste entfernt, sobald sie abgeschlossen sind bzw. sobald eine Mitteilung über einen Rechtsverlust nach Regel 112 (1) EPÜ ergeht, wenn eine Aufgabe bis zum Ablauf der einzuhaltenden Frist nicht erledigt wird. Spätere ergänzende Einreichungen, die gegebenenfalls während der Frist für eine Verfahrenshandlung vorzunehmen sind, müssen auf anderem Wege übermittelt werden.

15. Bei der Erwiderung auf eine Mitteilung des EPA können Nutzer alle Handlungen vornehmen und alle Anträge einreichen, die direkt mit dieser Erwiderung zusammenhängen. Beispielsweise erhalten Nutzer bei der Erwiderung auf einen erweiterten europäischen Recherchenbericht eine auf die jeweilige Situation anwendbare Verfahrensoption, je nachdem, ob der Prüfungsantrag eingereicht wurde, bevor der europäische Recherchenbericht dem Anmelder übermittelt wurde und ob die Stellungnahme zur Recherche positiv oder negativ ist. In Erwiderung auf eine Aufforderung nach Regel 62a oder 63 EPÜ können Nutzer Angaben zu dem zu recherchierenden Gegenstand machen.

16. Wenn ein Nutzer eine Beantwortungsfrist nicht einhält und als Rechtsbehelf die Möglichkeit der Weiterbehandlung besteht, kann er unmittelbar einen Antrag auf Weiterbehandlung und/oder eine Entscheidung nach Regel 112 (2) EPÜ stellen. Nachdem die entsprechende Mitteilung über den Rechtsverlust versandt und über die Mailbox zugestellt wurde, wird eine neue Aufgabe generiert ("Reaktion auf die Feststellung eines Rechtsverlusts"), womit ein Antrag auf Weiterbehandlung gestellt werden kann.

17. Wenn Teilnehmer am Pilotprojekt Aufgaben oder Aktionen erledigen, können sie Begleitunterlagen als Anhang hochladen - beispielsweise eine Begründung zur Stützung eines Antrags oder Änderungen der Anmeldungsunterlagen. "PDF" und "TIFF" sind die zulässigen Dokumentenformate für diese Anhänge.

18. In einem letzten Schritt im Übertragungsvorgang werden die Teilnehmer am Pilotprojekt aufgefordert, die Einreichung auf der Grundlage eines automatisch generierten Einreichungspakets zu bestätigen, in dem alle elektronisch eingereichten Unterlagen festgehalten werden (d. h. ein Antrag oder eine Erwiderung auf eine Mitteilung des EPA zusammen mit allen Begleitunterlagen). Nach der Übermittlung wird die Einreichung unverzüglich in die Akte aufgenommen und der Öffentlichkeit für die Akteneinsicht gemäß Artikel 128 EPÜ zugänglich gemacht.

19. Während des Pilotprojekts können Gebühren über einen der bestehenden Online-Dienste (Zentrale Gebührenzahlung, Online-Einreichung oder Online-Einreichung 2.0) entrichtet werden. Wenn eine Verfahrenshandlung die Zahlung einer Gebühr erfordert, werden die Teilnehmer am Pilotprojekt entsprechend unterrichtet. Als Zwischenlösung erhalten die Teilnehmer am Pilotprojekt Informationen über fällige Gebühren angezeigt und haben die Möglichkeit, die Zentrale Gebührenzahlung zu öffnen, um die Gebühren zu entrichten. In MyEPO Portfolio sehen die Teilnehmer anschließend, dass die Übersicht der fälligen Gebühren aktualisiert wurde. Weitere Informationen zur Zentralen Gebührenzahlung sind der Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 19. Juli 2022 (ABl. EPA 2022, A81) zu entnehmen.

20. Zugelassene Vertreter und Rechtsanwälte können die Erstellung von Einreichungen im Rahmen von Aufgaben und Aktionen wie im Nutzerleitfaden beschrieben an Angestellte desselben Unternehmens delegieren. Von solchen Angestellten erstellte Einreichungen müssen dann vom bestellten Vertreter überprüft, unterzeichnet und gesendet werden.

21. In sonstiger Hinsicht sind die im Pilotprojekt enthaltenen Aufgaben, sofern nichts anderes bestimmt ist, wie im Beschluss des Präsidenten vom 11. Mai 2022 über den webbasierten Online-Dienst MyEPO Portfolio (ABl. EPA 2022, A51) und der entsprechenden Mitteilung des EPA (ABl. EPA 2022, A52) angegeben zu erledigen.

Elektronische Einreichung: Verwaltung der Daten von zugelassenen Vertretern

22. Zu gegebener Zeit und nach entsprechender Bekanntmachung werden europäische zugelassene Vertreter, die am Pilotprojekt teilnehmen, die Möglichkeit erhalten, Anträge in Bezug auf die Verwaltung der Liste der zugelassenen Vertreter einzureichen. Sie können dann

die Eintragung in die Liste der beim Europäischen Patentamt zugelassenen Vertreter beantragen,

die Löschung aus der Liste der beim Europäischen Patentamt zugelassenen Vertreter beantragen,

Änderungen der personenbezogenen Daten von zugelassenen Vertretern beantragen.

III. Andere EPA-Dienste

23. Die Teilnehmer am Pilotprojekt können MyFiles[ 2 ] und die bestehenden Mailbox[ 3 ]-Dienste während der Dauer des Projekts weiter nutzen. Die Dienste des EPA zur Online-Einreichung[ 4 ] bleiben vom Pilotprojekt unberührt.

IV. Dauer des Pilotprojekts und weitere Schritte

24. Phase 2 des Pilotprojekts beginnt am 1. November 2022 und dauert bis 30. Juni 2023. Das EPA wird die Rückmeldungen der Teilnehmer am Pilotprojekt nutzen, um die in MyEPO Portfolio angebotenen Dienste weiter zu verbessern. Es kann sein, dass Phase 2 des Pilotprojekts erweitert oder ihr Umfang geändert wird oder dass bestimmte Funktionen entfernt werden. Über derartige Änderungen werden die Teilnehmer am Pilotprojekt im Voraus informiert. Diese Änderungen werden auch auf der EPA-Website bekannt gegeben.

 

[ 1 ] epo.org/applying/online-services/mailbox_de.html.

[ 2 ] Beschluss des Präsidenten des Europäischen Patentamts vom 26. April 2012 über die Mitteilung von Änderungen der Vertreterangaben durch zugelassene Vertreter (ABl. EPA 5/2012, 352).

[ 3 ] Beschluss des Präsidenten des Europäischen Patentamts vom 11. März 2015 über das Pilotprojekt zur Einführung neuer Einrichtungen zur elektronischen Nachrichtenübermittlung für Verfahren vor dem Europäischen Patentamt (ABl. EPA 2015, A28).

[ 4 ] Beschluss des Präsidenten des Europäischen Patentamts vom 14. Mai 2021 über die elektronische Einreichung von Unterlagen (ABl. EPA 2021, A42).

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