Communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 22 novembre 2022, concernant la tenue sous forme de visioconférence de procédures orales devant les divisions d'examen et d'opposition, la division juridique et la section de dépôt, ainsi que de consultations devant les divisions d'examen

Le présent texte est destiné à être publié au Journal officiel de l'OEB. Il est prépublié sur le site Internet de l'OEB, afin que son contenu soit rapidement accessible au public. Cependant, seule la version qui sera publiée dans le fichier PDF authentifié du Journal officiel de l'OEB fera foi. Il n'est pas garanti que la présente version prépubliée corresponde exactement à celle qui figurera dans le fichier PDF authentifié du Journal officiel de l'OEB.

1. Conformément à la décision du Président de l'Office européen des brevets, en date du 22 novembre 2022, les procédures orales devant les divisions d'examen, les divisions d'opposition, la division juridique et la section de dépôt (ci-après dénommées "la division") sont tenues sous forme de visioconférence[ 1 ]. De même, il est préférable de conduire les consultations au stade de l'examen sous forme de visioconférence[ 2 ].

2. Le présent communiqué fournit des informations actualisées concernant les conditions et la pratique afférentes aux procédures orales et aux consultations tenues sous forme de visioconférence. Il remplace le communiqué antérieur, en date du 10 novembre 2020, concernant la tenue, sous forme de visioconférence, de procédures orales devant les divisions d'examen et d'opposition, ainsi que de consultations (JO OEB 2020, A122).

Format des procédures orales

3. En règle générale, lorsqu'une procédure orale a été requise ou que la division juge utile d'en tenir une, les parties à la procédure sont citées à une procédure orale tenue sous forme de visioconférence.

4. La procédure orale ne peut avoir lieu dans les locaux de l'Office européen des brevets (OEB) que si des motifs sérieux s'opposent à la tenue de cette procédure sous forme de visioconférence[ 3 ]. Peuvent notamment faire partie des motifs sérieux les motifs liés à un participant à la procédure orale en tant qu'individu (par exemple, déficience visuelle avérée qui empêche un mandataire de suivre une procédure orale sur écran) et les motifs liés à la nature et à l'objet de la procédure (par exemple, lorsque cette procédure suppose la démonstration ou l'inspection d'un objet dont les caractéristiques haptiques sont essentielles, ou l'inspection d'un objet qui ne peut pas être mis à disposition à cette fin par visioconférence). Les objections d'ordre général fondées sur la fiabilité de la technologie de visioconférence ou la non-disponibilité de l'équipement de visioconférence ne seront, en règle générale, pas considérées comme des motifs sérieux à cet égard.

Requêtes visant à la tenue d'une procédure orale dans les locaux de l'OEB

5. Toute requête visant à la tenue à titre exceptionnel d'une procédure orale dans les locaux de l'OEB doit être présentée le plus tôt possible, de préférence en même temps que la requête en procédure orale.

6. S'il ne peut être fait droit à une requête visant à la tenue d'une procédure orale dans les locaux de l'OEB et que cette requête est reçue après l'envoi de la citation à la procédure orale, la division informera les parties que la procédure orale aura lieu par visioconférence comme indiqué dans la citation, et exposera brièvement les motifs pour lesquels il ne peut être fait droit à la requête. Si la requête est reçue avant l'envoi de la citation à la procédure orale, les motifs du rejet seront indiqués en annexe à ladite citation. Dans un cas comme dans l'autre, un rejet de ce type ne peut pas faire l'objet d'un recours indépendant.

7. S'il peut être fait droit à une requête visant à la tenue d'une procédure orale dans les locaux de l'OEB et que cette requête est reçue après l'envoi de la citation à la procédure orale par visioconférence, les parties seront informées que la procédure orale aura lieu dans les locaux de l'OEB selon les modalités de la requête ; la date de la procédure orale restera dans la mesure du possible inchangée.

Informations techniques

8. Des informations détaillées sur la technologie et les outils utilisés par l'OEB et sur les exigences techniques minimales sont mises à disposition sur le site Internet de l'OEB. Ces informations pouvant être mises à jour périodiquement, il est conseillé aux utilisateurs de consulter régulièrement le site Internet. Elles sont également communiquées aux parties avant la procédure orale tenue par visioconférence, habituellement avec la citation.

9. Tous les participants aux procédures orales ou aux consultations tenues par visioconférence doivent s'assurer que leur équipement de visioconférence répond aux critères techniques mentionnés. Il leur est recommandé d'effectuer un appel test bien avant la tenue de la procédure orale.

Date et heure des procédures orales et des consultations tenues par visioconférence

10. Les procédures orales et les consultations organisées sous forme de visioconférence se tiendront un jour ouvrable de l'OEB et lors des horaires de travail de l'OEB.

Courrier électronique de confirmation

11. En sus de la citation, les participants recevront un courrier électronique confirmant la date, l'heure, ainsi que les données de contact à utiliser pour établir la connexion en vue de la visioconférence (sous forme de lien ou de tout autre support approprié) et mentionnant toutes les informations supplémentaires pertinentes, y compris sur l'organisation de la visioconférence.

Connexion à distance des membres d'une division d'examen ou d'opposition

12. Les membres d'une division d'examen ou d'opposition peuvent se connecter depuis des lieux différents à une procédure orale tenue par visioconférence. Dans de tels cas, ils délibèrent et procèdent au vote entre eux via un canal de communication distinct ou ce que l'on appelle une "salle de délibération virtuelle".

Participation de parties et de leurs mandataires depuis des lieux différents

13. Les parties, leurs mandataires et toute personne qui les accompagne, ainsi que les témoins et experts, peuvent se connecter à la visioconférence depuis des lieux différents.

Interdiction des enregistrements

14. Tout enregistrement visuel ou sonore, ou toute retransmission, d'une quelconque partie d'une procédure orale ou d'une consultation tenue par visioconférence est interdit, à moins que l'OEB n'en soit l'auteur.

Présentation et transmission de documents

15. Au cours des procédures orales et des consultations tenues par visioconférence, les documents doivent être déposés par courrier électronique[ 4 ]. La division indiquera aux parties ou aux mandataires l'adresse électronique qui doit être utilisée.

16. Les courriers électroniques et les documents annexés en pièces jointes qui sont transmis par une partie pendant une procédure orale comportant plus d'une partie seront transférés par l'OEB aux autres parties présentes lors de la procédure, à moins que la partie en question ne les ait déjà envoyés directement à l'adresse électronique indiquée par les autres parties. Par conséquent, au début de la procédure orale, chacune des parties doit communiquer au président de la division et, dans la mesure du possible, aux autres parties l'adresse électronique qu'elle souhaite utiliser pour recevoir les copies de tels documents. Les parties et les mandataires doivent s'assurer de pouvoir prendre note sans délai de tout document envoyé à l'adresse électronique qu'ils ont indiquée.

17. Une partie peut présenter son écran à des fins d'illustration si la division donne son consentement à cet effet ; un élément présenté de cette manière ne sera pas considéré comme constituant un document soumis par ladite partie.

Problèmes techniques

18. Si, malgré tous les efforts déployés par les participants, des problèmes techniques empêchent de conduire ou de poursuivre la procédure orale sous forme de visioconférence, une nouvelle citation à une procédure orale sera émise. En règle générale, cette nouvelle procédure orale sera organisée sous forme de visioconférence, à moins qu'il n'existe des motifs sérieux s'y opposant.

Équipement et coûts

19. Seuls les agents de l'OEB peuvent utiliser les studios de visioconférence de l'OEB.

20. L'OEB n'exige le paiement d'aucune taxe particulière pour l'organisation d'une procédure orale ou d'une consultation sous forme de visioconférence. Les seuls coûts à la charge des participants sont ceux liés à leur connexion au réseau Internet et à leurs propres installations techniques ou logiciels.

Participation de membres du public aux procédures orales dans le cadre d'oppositions

21. La procédure orale est publique devant les divisions d'opposition, sauf décision contraire de celles-ci (article 116(4) CBE). Les procédures orales devant la section de dépôt, les divisions d'examen et la division juridique ne sont pas publiques (article 116(3) CBE).

22. Les membres du public peuvent assister à distance à une procédure orale via un lien qui leur est fourni sur demande. Une requête à cet effet doit être présentée à l'OEB par courrier électronique à l'adresse suivante : support@epo.org, au moins trois jours ouvrés avant la date indiquée dans la citation à la procédure orale concernée. Il est possible qu'une requête présentée ultérieurement ne soit pas traitée en temps utile et qu'il n'en soit donc pas tenu compte.

23. La requête doit être présentée par le membre du public souhaitant assister à distance à la procédure orale ("l'auteur de la requête"), ou au nom de celui‑ci, et doit contenir les indications suivantes :

  •  le numéro de la demande de brevet
  •  la date de la procédure orale
  •  le nom de l'auteur de la requête
  •  l'adresse électronique de l'auteur de la requête.

24. Toute requête visant à ce qu'un membre du public accède à distance à une procédure orale vaudra acceptation des conditions de participation à distance à une procédure orale, reproduites en annexe au présent communiqué.

25. Les données de connexion à la procédure orale seront envoyées par l'OEB à l'auteur de la requête à l'adresse de courrier électronique indiquée dans ladite requête.

26. L'accès peut exceptionnellement être refusé si le nombre de requêtes reçues dépasse la limite fixée et risque de perturber le déroulement de la procédure orale, ou s'il a été établi que, lors d'une participation à une procédure orale sous forme de visioconférence dans les six mois précédents, l'auteur de la requête a enfreint les conditions de participation à distance à une procédure orale tenue sous forme de visioconférence, reproduites en annexe au présent communiqué.

Informations supplémentaires

27. De plus amples informations sur la technologie et la procédure utilisées ainsi que sur le comportement à adopter pour la conduite de procédures orales et de consultations sous forme de visioconférence sont disponibles sur le site Internet de l'OEB.

Annexe

Conditions d'accès du public à une procédure orale devant les divisions d'opposition

La participation à distance d'un membre du public est soumise aux conditions suivantes :

1. Les membres du public qui souhaitent assister à une procédure orale à distance sont tenus de fournir des informations sur leur personne afin d'obtenir les données de connexion nécessaires à l'accès à distance.

2. La participation est limitée à l'écoute du son transmis, et au visionnement des images diffusées, lors de la procédure orale. Il est interdit aux membres du public d'allumer leur microphone ou leur caméra, à moins que le(la) président(e) de la division ne le leur demande. Il leur est également interdit de prendre la parole ou d'intervenir d'une autre manière au cours de la procédure orale, à moins d'y être expressément invités par le(la) président(e).

3. Si le/la président(e) de la division le demande, un membre du public doit temporairement allumer sa caméra afin que les participants puissent l'identifier, comme s'il assistait à la procédure orale en personne dans les locaux de l'OEB.

4. Il est interdit aux membres du public qui assistent à distance à une procédure orale, ainsi qu'à toute autre personne, de réaliser ou de retransmettre un enregistrement visuel et/ou sonore d'une partie quelconque de la visioconférence. Les membres du public qui souhaitent assister à une procédure orale doivent assumer l'entière responsabilité de veiller à ce que la connexion établie au moyen des données fournies par l'OEB ne soit pas utilisée à des fins d'enregistrement ou de retransmission.

5. Les données de connexion fournies par l'OEB pour permettre à des membres du public d'assister à une procédure orale à distance sont réservées à l'usage exclusif de l'auteur de la requête. Il est interdit aux membres du public de partager ces données avec un tiers quelconque ; les membres du public doivent assumer l'entière responsabilité des conséquences résultant de l'usage non autorisé des données de connexion par un tiers.

6. Les membres du public doivent observer toutes instructions qui leur sont adressées par le/la président(e) de la division en vue de garantir le déroulement efficace et sans heurts de la procédure orale.

7. Toute requête visant à ce qu'un membre du public accède à distance à une procédure orale vaudra acceptation des présentes conditions de participation à distance à une procédure orale.

8. Toute violation par un membre du public de ces conditions peut entraîner son exclusion de la procédure orale. Le (la) président(e) de la division peut demander au membre du public concerné de quitter la visioconférence et de se déconnecter s'il (si elle) estime que les conditions ci-dessus ont été enfreintes d'une manière qui pourrait compromettre le déroulement efficace de la procédure orale ou qui porte indûment préjudice aux droits des autres participants à la procédure orale, ou encore si des motifs sérieux l'exigent.

 

[ 1 ] Article premier, paragraphe 1 de la décision du Président de l'Office européen des brevets, en date du 22 novembre 2022, relative au format des procédures orales devant les divisions d'examen et d'opposition, la division juridique et la section de dépôt.

[ 2 ] Directives relatives à l'examen pratiqué à l'OEB, C-VII, 2.1.

[ 3 ] Article premier, paragraphe 2 de la décision du Président de l'Office européen des brevets, en date du 22 novembre 2022, relative au format des procédures orales devant les divisions d'examen et d'opposition, la division juridique et la section de dépôt.

[ 4 ] Article premier, paragraphe 1 de la décision du Président de l'Office européen des brevets, en date du 13 mai 2020, relative au dépôt de documents au cours d'entretiens téléphoniques et lors d'entrevues et de procédures orales organisées sous forme de visioconférence (JO OEB 2020, A71).

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