Die Mailbox ist ein zentraler Posteingang für elektronische Mitteilungen des EPA an zugelassene Vertreter, Rechtsanwälte (Art. 134 (8) EPÜ) oder Anmelder mit Wohnsitz oder Sitz in einem EPÜ-Vertragsstaat. Der Dienst ist unternehmensbezogen, d. h. Mitteilungen werden nicht direkt an Einzelpersonen zugestellt, sondern an die Mailbox des Unternehmens. Auf die Mailbox zugreifen können alle Smartcard-Inhaber des Unternehmens, die vom Verwalter Zugriffsrechte erhalten haben.
Eine Mailbox wird automatisch erstellt, wenn jemand in einem Unternehmen ohne Mailbox eine Smartcard beantragt. Die Mailbox wird dem auf dem Registrierungsantrag angegebenen Unternehmen zugeordnet. Sie gehört also dem Unternehmen und nicht der Person. Zugelassene Vertreter, Rechtsanwälte (Art. 134 (8) EPÜ) oder Anmelder mit Wohnsitz oder Sitz in einem EPÜ-Vertragsstaat können dann als Empfänger elektronischer Mitteilungen in der Mailbox festgelegt werden.
Die Mailbox ist ein Posteingang, über den das EPA zugelassenen Vertretern, Rechtsanwälten (Art. 134 (8) EPÜ) oder Anmeldern mit Wohnsitz oder Sitz in einem EPÜ-Vertragsstaat Mitteilungen im PDF-Format zur Verfügung stellt. Wenn das EPA eine Mitteilung zu einer Akte sendet, prüft es, ob die Mailbox aktiviert ist.
Damit die Mailbox genutzt werden kann, müssen zugelassene Vertreter oder Zusammenschlüsse von Vertretern, Rechtsanwälte oder Anmelder als Empfänger festgelegt werden. (Eine Registrierung als Zusammenschluss kann die Nutzung der Mailbox erleichtern.)
Empfänger werden hinzugefügt, indem der Verwalter
Der Antrag auf Hinzufügung des Empfängers wird an das EPA übermittelt, das ihm stattgibt oder ihn ablehnt. Der Verwalter wird entsprechend benachrichtigt.
Hat das EPA dem Antrag stattgegeben, muss der Verwalter
Dieser Empfänger ist nun aktiviert, und alle an ihn gerichteten Mitteilungen, die über die Mailbox zugänglich gemacht werden können (s. Mitteilungsliste), werden direkt an die Mailbox gesendet.
Die Anmeldung mit der Smartcard ermöglicht auch den Zugriff auf My Files, wo Sie Ihre unveröffentlichten Anmeldungen (bzw. die Ihres Zusammenschlusses) einsehen und die Vertretung für Ihre Akten verwalten können. My Files ist nur für zugelassene Vertreter verfügbar.
Ja. Für den Zugriff auf My Files muss die Mailbox eingeschaltet sein und der Empfänger muss "Elektronische Mitteilungen an Mailbox des Unternehmens schicken" aktivieren. My Files ist nur für zugelassene Vertreter verfügbar.
Rufen Sie die Mailbox-Website auf und melden Sie sich mit Ihrer Smartcard an.
Ein Nutzer ist jeder Smartcard-Inhaber eines Unternehmens, der Zugang zur Mailbox hat, Mitteilungen ansehen und herunterladen sowie den Posteingang verwalten kann (z. B. Ordner anlegen/löschen oder Nachrichten in einen anderen Ordner verschieben).
Mailbox-Empfänger sind Empfänger elektronischer Mitteilungen, die an die Mailbox verschickt werden. Zugelassene Vertreter, Zusammenschlüsse von Vertretern, Rechtsanwälte und Anmelder können als Empfänger hinzugefügt werden. Empfänger (sofern sie eine natürliche Person sind) benötigen keine eigene Smartcard, um Mitteilungen empfangen zu können, brauchen aber Zugang zu einer Smartcard, um sie lesen zu können.
Das ist die Nummer, unter der ein Zusammenschluss zugelassener Vertreter vor dem EPA bei der Rechtsabteilung des EPA registriert ist.
Alle Mitteilungen des EPA werden an die registrierte Anschrift oder Zustellanschrift des Zusammenschlusses geschickt.
Dies kann jeder im Unternehmen sein, der eine Smartcard besitzt und die Rolle übernimmt.
Wenn für ein Unternehmen noch kein Verwalter bestimmt wurde, wird jeder Smartcard-Inhaber dieses Unternehmens bei der Anmeldung im Portal aufgefordert, sich als Verwalter registrieren zu lassen. Die Aufforderung erscheint so lange, bis jemand der Aufforderung folgt.
Der Verwalter legt die Zugriffsrechte für die Online-Gebührenzahlung, die Mailbox und My Files fest. Er kann anderen Smartcard-Inhabern des Unternehmens Verwalterrechte zuweisen oder wieder entziehen.
Dafür ist der Verwalter des Unternehmens zuständig.
Alle Änderungen der Kontaktdaten von Nutzern und Empfängern, d. h. Namens- und Adressänderungen, sind per E-Mail an support@epo.org oder über das Kontaktformular mitzuteilen.
Der Verwalter kann
Der Verwalter muss dem EPA Änderungen in der Liste der Empfänger im Unternehmen mitteilen. Alle Änderungen der Kontaktdaten von Nutzern und Empfängern (zugelassenen Vertretern), d. h. Namens- und Adressänderungen, sind per E-Mail an support@epo.org oder über das Kontaktformular mitzuteilen.
Möchte jemand keine Mitteilungen mehr über die Mailbox erhalten, so muss der Verwalter diese Person unter "Verwaltung" aus der Liste der Empfänger löschen.
Nein, dies kann nur durch einen anderen Smartcard-Inhaber geschehen, der ebenfalls Verwalter ist.
Siehe die FAQs unter Verwaltung.
Um einen Mailbox-Empfänger hinzuzufügen, muss sich der Administrator Ihres Unternehmens
Der Antrag auf Hinzufügung des Empfängers wird an das EPA übermittelt, das ihm stattgibt oder ihn ablehnt. Der Administrator des Unternehmens wird entsprechend benachrichtigt.
Hat das EPA dem Antrag stattgegeben, muss der Verwalter
Damit ist die Mailbox für diesen zugelassenen Vertreter oder Zusammenschluss aktiviert.
Siehe die FAQs unter Verwaltung.
Alle Smartcard-Inhaber (Nutzer), die vom Verwalter Zugriffsrechte erhalten haben, können auf die Mailbox des Unternehmens zugreifen und alle Mitteilungen lesen. Empfänger können Mitteilungen "erhalten", d. h. an sie gerichtete Mitteilungen werden über die Mailbox zugestellt.
Nein, das ist nicht möglich. Wenn Sie eine Nachricht weiterleiten möchten, müssen Sie sie auf Ihren Rechner herunterladen und mit Ihrem eigenen E-Mail-Dienst als Anhang übermitteln oder über ein gemeinsames Laufwerk bereitstellen.
Nein. Die aktuelle Version der Mailbox ermöglicht lediglich eine einseitige Kommunikation vom EPA zum Nutzer.
Unabhängig davon, ob die Nachricht geöffnet wurde, gilt eine an die Mailbox geschickte Nachricht mit dem zehnten Tag nach Übermittlung der elektronischen Benachrichtigung an die Mailbox als zugestellt, es sei denn, diese ist nicht oder an einem späteren Tag zugegangen. Siehe hierzu den Beschluss des Verwaltungsrats vom 15. Oktober 2014.
Die Liste der Mitteilungen, die derzeit über die Mailbox zugänglich gemacht werden, kann auf der EPA-Website eingesehen werden:
Diese Mitteilungen werden bis auf Weiteres auf dem Postweg versandt.
Jede Mailbox trägt den Namen des betreffenden Unternehmens. Wenn Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen in einem Land oder in verschiedenen Ländern hat, können Sie sicherstellen, dass es mehr als eine Mailbox erhält, indem Sie auf den einzelnen Registrierungsanträgen für Smartcards unterschiedliche Namen des Unternehmens angeben, z. B. "EPA Den Haag", "EPA München", "EPA Berlin" und "EPA Wien". Jeder zugelassene Vertreter, Zusammenschluss, Rechtsanwalt oder Anmelder kann nur in eine Mailbox aufgenommen werden, und mit jeder Smartcard kann nur auf eine Mailbox zugegriffen werden.
Nein. Nachdem Ihr Verwalter die Mailbox Ihres Unternehmens aktiviert und Ihnen Zugriffsrechte erteilt hat, erhalten Sie Ihre Mitteilungen in elektronischer Form anstatt in Papierform. Auf elektronischem Wege versandte Mitteilungen werden nicht zusätzlich per Post versandt.
Der Verwalter kann entscheiden, ob der Papierkorb täglich, wöchentlich, alle vier Wochen oder alle zwölf Wochen geleert werden soll. Je nach der gewählten Einstellung können Sie Ihre Nachrichten also bis zu zwölf Wochen lang aus dem Papierkorb zurückholen.
Die Beschreibungen der Nachrichten werden in der Verfahrenssprache der Akte angezeigt.
Nein, diesen Dienst bietet die Mailbox nicht an. Mailbox-Nutzer müssen daher regelmäßig prüfen, ob neue elektronische Nachrichten eingegangen sind.
Nein. Sie können nur in eine Mailbox als Empfänger aufgenommen werden.
Das ist nicht möglich. Sie können nur in eine Mailbox als Empfänger aufgenommen werden. Wenn Sie bereits Empfänger der Mailbox A sind, werden all Ihre elektronischen Mitteilungen des EPA an die Mailbox A geschickt, auch wenn sie das Unternehmen B betreffen.
Nein. Sie können nur in eine Mailbox als Empfänger aufgenommen werden. Alle elektronischen Mitteilungen des EPA an Sie als zugelassenen Vertreter werden an die Mailbox geschickt, in die Sie als Empfänger aufgenommen wurden, auch Mitteilungen, die sich auf andere Unternehmen beziehen.
Kontaktieren Sie den Verwalter und beantragen Sie Zugangsrechte zur Mailbox.
Sie müssen den Verwalter informieren. Er kann Sie aus der Liste der Empfänger der Mailbox löschen.
Die Online-Dienste des EPA wurden für alle gängigen Browser getestet. Stellen Sie dennoch sicher, dass Popup-Fenster aus www.epoline.org nicht blockiert sind (Hinweis: Manche Browser sind so voreingestellt, dass sie Pop-up-Fenster standardmäßig blockieren).
Auf die Mailbox können Sie nur zugreifen, wenn Sie eine Smartcard besitzen. Sind Sie mit einer Smartcard angemeldet? Wenn ja, muss Ihnen der Verwalter in Ihrem Unternehmen Zugriffsrechte erteilen.
