La Mailbox est le point unique d'arrivée des notifications électroniques envoyées par l'OEB aux mandataires agréés, aux avocats (article 134(8) CBE) ou aux demandeurs qui ont leur domicile ou leur siège dans un État partie à la CBE. Il s'agit d'un service proposé aux sociétés. Autrement dit, les notifications sont envoyées vers la Mailbox de la société et ne sont pas adressées individuellement aux membres du personnel de la société. Toutefois, tout membre du personnel disposant d'une carte à puce et autorisé par l'administrateur au sein de la société peut accéder à la Mailbox.
Une Mailbox est créée automatiquement lorsqu'un membre du personnel d'une société ne disposant pas encore de Mailbox s'inscrit pour obtenir une carte à puce. La Mailbox est créée pour la société dont le nom figure sur le formulaire de demande de carte à puce. La Mailbox appartient à la société et non pas à la personne concernée. Les mandataires agréés, les avocats (article 134(8) CBE) ou les demandeurs qui ont leur domicile ou leur siège dans un État partie à la CBE peuvent être ainsi ajoutés, dans la Mailbox, comme destinataires des notifications électroniques.
La Mailbox est une boîte aux lettres électronique vers laquelle l'OEB peut envoyer les versions PDF des notifications aux mandataires agréés, aux avocats (article 134(8) CBE) ou aux demandeurs qui ont leur domicile ou leur siège dans un État partie à la CBE. Lorsque l'OEB envoie une notification, il vérifie si la Mailbox est activée pour recevoir le fichier correspondant.
Pour pouvoir utiliser la Mailbox, les mandataires agréés ou groupements de mandataires agréés, les avocats ou les demandeurs doivent être tout d'abord ajoutés en tant qu'associés (le fait d'être inscrit en tant que groupement peut faciliter l'utilisation de la Mailbox).
Pour ajouter un associé, l'administrateur au sein de la société doit :
saisir le nom du mandataire agréé comme indiqué dans l'exemple ci-dessous ; dans le cas de groupements, saisir le nom de la société dans le champ Prénom et le numéro du groupement dans le champ Nom ; dans le cas d'avocats ou de demandeurs, contacter support@epo.org afin de recevoir de l'aide pour la configuration de la Mailbox ;
L'OEB reçoit une demande d'ajout de l'associé, qu'il accepte ou bien refuse. L'administrateur au sein de la société reçoit ensuite un message d'alerte.
Si l'OEB accepte la demande, l'administrateur doit :
À partir de là, la Mailbox est activée pour l'associé. Toute notification concernant ses dossiers sera directement envoyée ici, dans la mesure où la notification en question figure sur la liste des notifications disponibles via la Mailbox.
Le mandataire agréé qui se connecte à Mailbox avec sa carte à puce a également accès à My Files, où il peut consulter ses demandes non publiées (ou celles de son groupement) et gérer la représentation des dossiers. La fonction MyFiles n'est disponible que pour les mandataires agréés.
Oui. Pour qu'un associé puisse accéder à My Files, la Mailbox doit être activée et l'associé doit cliquer sur "Envoyer le courrier électronique à la messagerie de la société". La fonction MyFiles n'est disponible que pour les mandataires agréés.
Rendez-vous sur la page Internet de la Mailbox et connectez-vous avec votre carte à puce.
Tout détenteur d'une carte à puce au sein d'une société ayant accès à la Mailbox et pouvant visionner et télécharger les notifications et administrer la boîte de réception (par ex. : créer/supprimer des répertoires ou déplacer des éléments d'un répertoire à l'autre).
Les associés sont les destinataires des notifications électroniques envoyées à la Mailbox. Il peut s'agir de mandataires agréés, de groupements, d'avocats ou de demandeurs. Les associés (s'il s'agit de personnes physiques) n'ont pas besoin de détenir une carte à puce pour recevoir les notifications électroniques envoyées à la Mailbox, mais ils doivent avoir accès à une carte à puce pour pouvoir les lire.
C'est le numéro sous lequel un groupement de mandataires agréés auprès de l'OEB est inscrit auprès de la division juridique de l'OEB.
Toutes les notifications de l'OEB seront envoyées au groupement à l'adresse indiquée lors de son inscription et / ou à l'adresse indiquée pour la correspondance.
L'administrateur au sein de la société peut être toute personne de la société détenant une carte à puce et ayant accepté d'être administrateur.
Si la société n’a pas d’administrateur, tout détenteur d'une carte à puce dans cette société sera invité à devenir administrateur lorsqu'il se connectera au portail. Cette invitation s'affichera tant qu’aucun détenteur de carte à puce n'y aura répondu.
L'administrateur au sein de la société est l'utilisateur chargé de définir comment les utilisateurs peuvent accéder au paiement des taxes en ligne, à la Mailbox et à My Files. Il peut attribuer des droits d'administration à d'autres détenteurs de cartes à puce au sein de la société ou révoquer ces droits.
C'est l'administrateur au sein de la société qui est chargé de tenir à jour la liste des utilisateurs et des associés.
Toute modification apportée aux coordonnées des utilisateurs ou des associés, comme la modification du nom ou de l'adresse professionnelle, doit être communiquée par courrier électronique envoyé à support@epo.org ou au moyen du formulaire de contact.
L'administrateur de la Mailbox au sein de la société peut :
L'administrateur auprès de votre société doit informer l'OEB de tout changement intervenu dans la liste des associés de votre société. Toute modification dans les coordonnées des utilisateurs ou associés (mandataires agréés), par ex. : modification du nom ou de l'adresse professionnelle, doit être communiquée par courriel à l'adresse suivante : support@epo.org ou via le formulaire de contact.
Si un associé ne souhaite plus recevoir de notification via la Mailbox, l'administrateur au sein de votre société doit retirer cette personne de la liste des associés, via l'onglet Administration.
Non, seul un autre détenteur d'une carte à puce, également administrateur auprès de la société, peut le faire.
Voir les FAQ - Administration.
Pour ajouter un destinataire, l'administrateur au sein de la société doit :
L'OEB reçoit une demande d'ajout du destinataire, qu'il accepte ou bien refuse. L'administrateur au sein de la société reçoit ensuite un message d'alerte.
Si l'OEB accepte la demande, l'administrateur doit :
La Mailbox est alors activée pour le mandataire agréé ou groupement en question.
Voir les FAQ - Administration.
Tout détenteur d'une carte à puce (c'est-à-dire tout utilisateur) auquel l'administrateur au sein de la société a donné accès à la Mailbox peut accéder à la messagerie de la société et lire l'ensemble des notifications. Les associés peuvent "recevoir" des notifications, c'est-à-dire que les notifications qui leur sont adressées sont envoyées via la Mailbox.
Non, vous ne pouvez pas transférer des courriers depuis la Mailbox. Vous devez d'abord les télécharger sur votre ordinateur puis les envoyer comme pièces jointes avec votre propre système de messagerie ou les enregistrer sur un support de stockage partagé.
Non, vous ne pouvez pas répondre à l'OEB depuis la Mailbox. La version actuelle de la Mailbox ne prévoit qu'un seul sens de communication, de l'OEB vers l'utilisateur.
Qu'il ait été ouvert ou non, un courrier envoyé vers la Mailbox est réputé signifié le dixième jour suivant sa transmission électronique à la Mailbox, sauf si la notification arrive plus tard ou pas du tout. Voir la Décision du Conseil d'administration du 15 octobre 2014.
La liste des notifications actuellement disponibles via la Mailbox est publiée sur le site Internet de l'OEB :
Jusqu'à nouvel ordre, ces notifications continueront d'être envoyées par la poste.
Chaque Mailbox correspond à un nom de société. Si votre société comporte plusieurs entités juridiques dans un même pays ou dans des pays différents, vous pouvez avoir plusieurs Mailbox dans la mesure où vous indiquez différents noms de société sur les formulaires de demande de carte à puce (par ex. : "OEB La Haye", "OEB Munich", "OEB Berlin" et "OEB Vienne"). Vous ne pouvez attribuer un mandataire agréé, un groupement, un avocat ou un demandeur qu'à une seule Mailbox, et une carte à puce ne vous donne accès qu'à une seule Mailbox.
Non. Dès que votre administrateur aura activé la Mailbox de votre société et qu'il vous en aura donné l'accès, vous recevrez les notifications sous forme électronique et non plus sur papier. Les courriers envoyés électroniquement ne seront pas envoyés également par la poste.
L'administrateur peut choisir à quelle fréquence la corbeille sera vidée : une fois par jour, une fois par semaine, une fois tous les quatre semaines ou une fois toutes les douze semaines. Selon la fréquence choisie, vous pourrez donc récupérer les notifications se trouvant dans la corbeille depuis douze semaines au maximum.
Les descriptions des courriers s'affichent dans la langue de la procédure du dossier.
Non. La Mailbox ne propose pas ce service. Les utilisateurs ne sont pas prévenus de l'arrivée des courriers. Ils doivent donc consulter régulièrement la Mailbox pour voir s'ils ont des nouveaux messages.
Non. Vous ne pouvez être associé(e) qu'à une seule Mailbox.
C'est impossible. Vous ne pouvez être associé(e) qu'à une seule Mailbox. Si vous êtes déjà associé(e) à la Mailbox de la société A, toutes les notifications électroniques de l'OEB qui s'adressent à vous sont envoyés à cette Mailbox, mêmes les notifications concernant la société B.
Non. Vous ne pouvez être associé(e) qu'à une seule Mailbox. Toutes les notifications électroniques de l'OEB vous concernant en tant que mandataire agréé seront envoyées à la Mailbox à laquelle vous êtes associé(e), y compris les notifications relatives à d'autres sociétés.
Vous devez contacter l'administrateur au sein de cette société et lui demander qu'il vous donne accès à la Mailbox de la société.
Vous devez contacter l'administrateur auprès de votre société, lequel pourra vous retirer de la liste des associés de la Mailbox de votre société.
Les produits des services en ligne de l'OEB ont été testés avec tous les navigateurs les plus couramment utilisés. Assurez-vous que les fenêtres pop-up de www.epoline.org ne sont pas bloquées (certains navigateurs bloquent les pop-up par défaut après l'installation).
La Mailbox n'est accessible qu'avec une carte à puce. Vous êtes-vous connecté(e) avec une carte à puce ? Si oui, votre administrateur doit vous donner les droits d'accès en utilisant la fonction d'administration.
