FAQ  - My Files

My Files est un service en ligne fournissant aux mandataires agréés un accès sécurisé aux dossiers de brevets européens actifs publiés et non publiés dont ils ont la charge, via une liste chargée automatiquement.

My Files permet en particulier :

• d'accéder aux dossier publiés et non publiés ;
• d'accéder à l'intégralité du contenu des dossiers ;
• de gérer soi-même la représentation :
  • retirerun mandataire,
  • changer de mandataire ;
• de modifier soi-même les références utilisateurs.

Les mandataires agréés détenteurs d'une carte à puce et inscrits au service Mailbox de l'OEB peuvent accéder à My Files.

Malheureusement, en raison des contraintes techniques actuelles, seuls les mandataires agréés peuvent recevoir les courriers par voie électronique ou accéder à My Files. Les autres utilisateurs (par ex. les avocats chargés de la représentation auprès de l'OEB) n'ont pas accès à ces services pour l'instant.

Si vous n'êtes pas mandataire agréé, vous pouvez utiliser l'inspection publique en ligne (Registre européen des brevets) pour accéder aux dossier publiés.

En cliquant sur un détail du dossier affiché dans l'aperçu général du filtre, vous ouvrez l'inspection sécurisée des dossiers. Vous y trouverez une vue d'ensemble du contenu du dossier. Si vous cliquez sur un document du dossier, le fichier PDF correspondant s'ouvre dans une fenêtre séparée.

Les demandes déposées via le dépôt en ligne sont immédiatement enregistrées dans les systèmes de l'OEB. En revanche, les données liées à ces demandes ne sont téléchargées que pendant la nuit (traitement par lots). Ces demandes n'apparaîtront donc dans votre liste de dossiers que le lendemain ou exceptionnellement le surlendemain.

Les demandes PCT, y compris celles déposées auprès de l'OEB agissant comme office récepteur, sont administrées sur un système différent et ne sont pas visibles dans My Files. Elles seront visibles dès leur entrée dans la phase européenne (après le dépôt du formulaire EP 1200).

Les documents déposés ne sont visibles qu'après avoir été vérifiés et validés par l'OEB. On évite ainsi de mettre en ligne des documents comportant, par inadvertance, un numéro de demande erroné.

Les certificats médicaux ainsi que les demandes de copies certifiées, les requêtes en inspection publique, les attestations de paiement et les notifications à la division de recherche concernant l'accélération ou l'achèvement de la recherche ne sont jamais visibles, même pour les demandes dont vous avez la charge.

Vous pouvez personnaliser l'affichage dans My Files en cliquant sur le bouton Préférences en haut à droite de l'écran. Vous pourrez trier vos dossiers selon des rubriques spécifiques et prédéfinies et selon les en-têtes.

Non, vous ne pouvez pas retirer des dossiers de vos filtres. La liste des dossiers apparaissant dans ces filtres est générée par les systèmes de l'OEB. C'est un aperçu de tous les dossiers EP actifs dont vous êtes actuellement chargé(e) (ou dont le groupement de mandataires dont vous êtes membre est actuellement chargé).

Il peut y avoir plusieurs raisons à cela :

1. Actuellement, aucun dossier ne vous est attribué à vous directement en tant que mandataire agréé.
2. L'administrateur au sein de votre société n'a pas activé la Mailbox de la société.
   Veuillez contacter l'administrateur et lui demander de l'activer.
3. La Mailbox de votre société a été activée mais vous n'y avez pas encore été associé(e).
   Veuillez contacter l'administrateur et lui demander de faire le nécessaire pour que vous soyez associé(e) à la Mailbox.
4. Vous n'êtes pas mandataire agréé et donc vous n'avez pas été associé(e) à la Mailbox.
   Malheureusement, en raison des contraintes techniques actuelles, seuls les mandataires agréés ou les membres de groupements de mandataires agréés peuvent recevoir les courriers par voie électronique ou accéder à My Files. Les autres utilisateurs (par ex. les avocats chargés de la représentation auprès de l'OEB) n'ont pas accès à ces services pour l'instant.
5. Votre carte à puce ne vous identifie pas comme mandataire agréé car au moment où vous avez demandé votre carte à puce, vous n'avez pas indiqué que vous étiez mandataire et votre numéro d'identification ne figure pas dans nos archives de cartes à puce.
   Pour modifier, veuillez nous contacter.
6. Vous travaillez pour un groupement qui a demandé à recevoir les courriers par voie électronique via le service Mailbox mais les mandataires n'ont pas été ajoutés individuellement dans la Mailbox comme associés.
   Veuillez contacter l'administrateur de la société et lui demander de faire le nécessaire pour que vous soyez associé(e) à la Mailbox.

Pour qu'un associé apparaisse dans la liste des mandataires agréés possibles dans My Files, un dossier au moins doit lui avoir déjà été attribué. Si ce n'est pas le cas, il ne figurera pas dans la liste. Vous ne pouvez donc pas attribuer des dossiers à un nouveau mandataire de votre cabinet dans My Files. Vous devez d'abord envoyer une demande de changement de mandataire pour un dossier en particulier. Une fois le dossier attribué au mandataire, celui-ci apparaîtra dans la liste et vous pourrez alors lui transférer des dossiers.