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3.
2.8 Nutzung von E-Mail

Derzeit ist E-Mail nur zulässig für die Nachreichung von Unterlagen gemäß Regel 50 EPÜ bei Rücksprachen und als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlungen (nähere Einzelheiten, insbesondere zur Unterzeichnung und zum Format von Anhängen, enthalten der Beschluss des Präsidenten des EPA vom 13. Mai 2020, ABl. EPA 2020, A71 und E-III, 8.5.2).

Abgesehen von den vorstehend genannten Fällen hat E‑Mail hat derzeit in den Verfahren nach dem EPÜ keine RechtskraftRechtswirkung und kann somit für die wirksame Vornahme von Verfahrenshandlungen und insbesondere die wirksame Einhaltung von Fristen nicht benutzt werden (siehe ABl. EPA 2000, 458 und A‑VIII, 2.5). Wenn z. B. der Anmelder kurz vor einer mündlichen Verhandlung neue Anträge und/oder geänderte Unterlagen einreichen möchte, sollte er dies über die elektronische Einreichung oder per Fax erledigen. Erfahrungsgemäß sind elektronisch eingereichte Unterlagen in der Regel am selben Tag in der elektronischen Akte einsehbar.

Ausnahme: Werden Rücksprachen oder mündliche Verhandlungen vor einer Prüfungsabteilung als Videokonferenz durchgeführt, so kann die Nachreichung von Unterlagen, auf die in Regel 50 Bezug genommen wird (außer Vollmachten), per E-Mail erfolgen (nähere Einzelheiten, insbesondere zur Unterzeichnung und zum Format von Anhängen, enthalten der Beschluss des Präsidenten des EPA vom 20. April 2012, ABl. EPA 2012, 348 und E‑III, 11.3.2).

In der vorstehend genannten Mitteilung im Amtsblatt und im Beschluss des Präsidenten wird ferner betont, dass jeder Informationsaustausch in der Akte ordnungsgemäß dokumentiert werden muss und die Vertraulichkeit unbedingt zu beachten ist.

Beispielfälle, in denen E-Mail nützlich sein kann:

2.8.1
Beispiele für Fälle, in denen E-Mail genutzt werden könnte

Typische Beispielfälle, in denen E-Mail nützlich sein kann:

i)
Terminvereinbarung für eine persönliche Rücksprache;
ii)
Wenn bei einer telefonischen Rücksprache möglichebestimmte Änderungen der Ansprüche erörtert werden, könnte der Anmelder diese sofort formlos noch während des Telefongesprächs dem Prüfer übermitteln, um die Diskussion zu erleichtern;
iii)
Kurz vor der mündlichen Verhandlung könnten die geänderten Ansprüche zusätzlich zur offiziellen Einreichung (z. B. per Fax) auch elektronisch versendet werden, damit die Prüfungsabteilung die Unterlagen frühzeitig zur Vorbereitung auf die mündliche Verhandlung erhält.
iv)
In Rücksprachen oder mündlichen Verhandlungen vor einer Prüfungsabteilung, die als Videokonferenz durchgeführt werden: Nachreichung von Unterlagen einschließlich geänderter Anmeldungsunterlagen gemäß Regel 50 (Näheres siehe E‑III, 11.3.2).

E‑Mails können eine offizielle Mitteilung nach Art. 94 (3) nicht ersetzen.

3.1 Aufnahme der E-Mail-Korrespondenz
3.2 Vertraulichkeit
3.3 Aufnahme der E-Mail-Korrespondenz in die Akte

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