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Richtlinien für die Prüfung

 
 
2.5
Niederschrift über eine persönliche oder telefonische Rücksprache 

Dient die Rücksprache dazu, Unklarheiten zu beseitigen, Unbestimmtheiten auszuräumen oder die Anmeldung durch Klärung einiger untergeordneter Punkte in eine ordnungsgemäße Form zu bringen, so genügt es in der Regel, wenn der Prüfer in der Niederschrift einen Vermerk über die erörterten Fragen und die erzielten Ergebnisse oder über die vereinbarten Änderungen macht. Sollen jedoch durch die Rücksprache schwerwiegendere Probleme ausgeräumt werden, wie Fragen betreffend Neuheit und erfinderische Tätigkeit, Einheitlichkeit oder unzulässige Erweiterung, so ist in der Niederschrift ein ausführlicherer Vermerk über die erörterten Fragen zu machen (siehe unten).

In der Niederschrift sind die Namen der Teilnehmer anzugeben, die wichtigsten Besprechungsergebnisse zusammenzufassen und etwaige mündlich gestellte Anträge aufzuführen. Die Niederschrift ist vom Prüfer zu unterzeichnen. Bei der persönlichen Rücksprache eingereichte Unterlagen, wie neue Ansprüche oder eine geänderte Beschreibung, sind in der Niederschrift aufzuführen und vom Anmelder/Vertreter zu unterzeichnen.

Bei der Anfertigung einer Niederschrift über die Erörterung schwerwiegenderer Fragen sollte immer das Ziel verfolgt werden, konkret die erörterten Themen zu nennen sowie vereinbarte Änderungen, etwaige gegensätzliche Ansichten, die Gründe für eine Meinungsänderung und die Schlussfolgerungen anzuführen, wenn diese nicht anderweitig aus der Akte hervorgehen. Insbesondere sollten die Gründe für vom Prüfer gewünschte Änderungen klar angegeben werden.

Die Verwendung von unklaren, mehrdeutigen oder universell anwendbaren Formulierungen in der Niederschrift sollte vermieden werden. Beispielsweise sind Formulierungen wie "Es wurden Änderungen in den Patentansprüchen vorgeschlagen, um den im Recherchenbericht genannten Stand der Technik zu berücksichtigen" für die Öffentlichkeit, andere Mitglieder der Abteilung oder auch den beauftragten Prüfer selbst in späteren Phasen des Verfahrens keine Hilfe. Dasselbe gilt für Schlussfolgerungen, die in verallgemeinerter Form abgefasst sind.

In jedem Fall ist die Niederschrift über eine persönliche oder telefonische Rücksprache zur Akte zu nehmen und dem Anmelder oder seinem Vertreter eine Kopie der Niederschrift zur Unterrichtung zuzuleiten, selbst dann, wenn in einem Telefongespräch lediglich die Uhrzeit/das Datum einer persönlichen Rücksprache geändert/bestätigt/abgesagt wird. Werden im Rahmen einer telefonischen Rücksprache unmittelbar vor der Fertigstellung der Mitteilung nach Regel 71 (3) Änderungen vereinbart, so kann die Niederschrift jedoch ausnahmsweise in dieser Mitteilung erfolgen, vorausgesetzt, für die Öffentlichkeit bestehen keine Unklarheiten hinsichtlich der Vereinbarungen. Die Änderungen sind dabei möglichst genau zu kennzeichnen.

Aus der Niederschrift über persönliche Rücksprachen oder Telefongespräche sollte immer hervorgehen, ob der nächste Schritt vom Anmelder oder vom Prüfer auszugehen hat. Wenn die Niederschrift dann dem Anmelder übermittelt wird, kann dies folgenden Zweck haben:

i)
Zusendung nur zur Unterrichtung; läuft noch eine Frist, sollte sie eingehalten werden; läuft keine Frist mehr, muss er nicht tätig werden, 
ii)
Zusendung zur Verlängerung einer laufenden Frist, sodass der Anmelder innerhalb dieser verlängerten Frist antworten muss, oder 
iii)
Zusendung zur Setzung einer neuen Frist für eine Erwiderung, sodass der Anmelder innerhalb dieser neuen Frist antworten muss. 

Jedoch kann im Zusammenhang mit der Absendung einer Niederschrift über eine persönliche oder telefonische Rücksprache nur dann eine Frist gesetzt werden, wenn zuvor schon ein Bescheid der Prüfungsabteilung ergangen ist. Andernfalls ist die Niederschrift als Anlage zu einem Erstbescheid nach Art. 94 (3) abzusenden.

Wird ein Einwand wegen mangelnder Einheitlichkeit in der telefonischen oder persönlichen Rücksprache zum ersten Mal erhoben, kann die Zustellung der Niederschrift die Frist für die obligatorische Teilung nach Regel 36 (1) b) auslösen (weitere Einzelheiten siehe A-IV, 1.1.1.3).