Journal officiel septembre 2019

Référence: A82
Date de publication en ligne: 30.9.2019

OFFICE EUROPÉEN DES BREVETS


Communiqués de l'OEB

Communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 20 août 2019, concernant la révision des modalités de remboursement des taxes

Dans son communiqué du 27 février 2019 (JO OEB 2019, A26), l'OEB a informé ses utilisateurs au sujet des nouvelles procédures de remboursement de taxes entrant en vigueur le 1er avril 2019. Il y a annoncé que dans un avenir proche, les instructions de remboursement devraient obligatoirement être déposées dans un format permettant un traitement électronique (cf. point I, lettre b) du communiqué).

L'OEB a maintenant achevé les préparatifs techniques nécessaires au traitement électronique complet des instructions de remboursement.

Dans le cadre des procédures de remboursement de taxes applicables à compter du 1er octobre 2019, les utilisateurs seront tenus de déposer des instructions de remboursement claires et actuelles dans un format permettant un traitement électronique (XML). Du fait de ce changement qui vise à améliorer encore les processus de remboursement, l'OEB invitera les parties qui ne se conforment pas à cette exigence à demander en ligne le remboursement comme décrit au point II ci-dessous. Les aspects des procédures de remboursement relatifs au destinataire du remboursement et au dépôt et à la mise à jour des instructions de remboursement ont été modifiés en conséquence.

Dans un souci de transparence, les procédures de remboursement de taxes sont reproduites intégralement dans le présent communiqué, qui remplace donc le communiqué du 27 février 2019. Les exigences concernant le dépôt et le format des instructions de remboursement ont également été incluses dans la version révisée de la réglementation applicable aux comptes courants (RCC). [ 1 ]

I. Remboursements sur un compte courant détenu auprès de l'OEB

a) Destinataire du remboursement

L'OEB rembourse les taxes sur tout compte courant indiqué par la partie à une procédure dans ses instructions de remboursement. [ 2 ] Les parties peuvent donc indiquer également un compte courant détenu par un tiers. En cas de divergence entre le nom du titulaire du compte courant et le numéro de compte indiqué, le numéro de compte fait foi.

De manière générale, l'OEB conserve les instructions de remboursement qui lui sont fournies et continue de les appliquer jusqu'à ce que les parties les mettent à jour (cf. lettre b) ci-dessous). Par conséquent, les parties doivent s'assurer que l'OEB dispose en tout temps d'instructions de remboursement claires et actuelles. Si l'OEB ne dispose d'aucune instruction alors qu'un remboursement doit être effectué, ou si ces instructions sont ambiguës, l'OEB traite le remboursement conformément au point II ci-dessous.

Dans le cas exceptionnel où le remboursement concerne une taxe qui ne doit pas être acquittée par le demandeur, par le titulaire du brevet ou par le requérant (s'il s'agit du demandeur ou du titulaire du brevet), par exemple la taxe d'opposition, l'OEB examinera d'office si le remboursement peut être effectué sur un compte courant de la personne qui a effectué le paiement ou du mandataire agréé qu'elle a éventuellement désigné. Dans le cas contraire, il traitera le remboursement conformément au point II ci-dessous.

Comme actuellement, l'OEB émettra une notification ("avis de remboursement") lorsqu'un remboursement doit être effectué. Celle-ci avisera la partie du remboursement en attente et sur quel compte courant il sera effectué, sur la base des informations conservées.

b) Dépôt et mise à jour des instructions de remboursement

Comme énoncé au point 8 RCC, les instructions de remboursement doivent être déposées dans un format permettant un traitement électronique (XML), et ce de préférence le plus tôt possible dans la procédure auprès de l'OEB :

‒ en ce qui concerne les demandes européennes ou les brevets européens, les instructions doivent être déposées au moyen du dépôt en ligne de l'OEB ou du nouveau dépôt en ligne (CMS), à l'aide des formulaires OEB 1001E, 1200E ou 1038E ;

‒ pour ce qui est des demandes internationales, les instructions doivent être déposées au moyen du dépôt en ligne de l'OEB, du nouveau dépôt en ligne (CMS) ou d'ePCT, à l'aide du formulaire PCT/RO/101[ 3 ]. Dans le cadre du dépôt en ligne de l'OEB, elles peuvent également être déposées à l'aide du plugiciel PCT-SFD ou PCT-DEMAND.

Les instructions de remboursement déposées par un moyen non autorisé ou dans un format non valable, ou par un tiers, ne seront pas traitées. [ 4 ] L'OEB en informera de sa propre initiative la partie concernée.

Les remboursements seront traités conformément au point II ci-dessous jusqu'à ce que des instructions valables soient déposées.

Les instructions de remboursement peuvent être mises à jour à tout moment à l'aide du formulaire OEB 1038E (pour les demandes de brevet européen et les brevets européens) ou du plugiciel PCT-SFD (pour les demandes internationales de brevet). Les formulaires pertinents peuvent être soumis pour une simple mise à jour des instructions.

c) Validité des instructions de remboursement

Les instructions de remboursement déposées pour une demande internationale pour laquelle l'OEB agit en qualité d'office récepteur ou d'administration internationale au titre du PCT s'appliqueront uniquement aux remboursements dus dans la phase internationale. Afin d'obtenir des remboursements sur le même compte courant dans la phase européenne, une partie à une procédure devra déposer de nouvelles instructions de remboursement, de préférence à l'aide du formulaire OEB 1200E.

Il est recommandé aux parties de mettre à jour leurs instructions de remboursement en cas de changement de mandataire ou de transfert de droits. En ce qui concerne les demandes de brevet européen, si de nouvelles instructions de remboursement sont déposées avec une requête en changement de mandataire ou en transfert de droits, elles ne s'appliqueront généralement qu'une fois que l'OEB aura traité cette requête (c'est-à-dire pas avant qu'il n'ait émis la notification confirmant le changement). S'agissant des demandes internationales, une requête en changement de mandataire ou en transfert de droits peut être présentée auprès de l'office récepteur ou du Bureau international (BI) et est enregistrée par ce dernier. Les instructions de remboursement reflétant un tel changement doivent, cependant, être déposées directement auprès de l'OEB agissant en qualité d'office récepteur ou d'administration internationale au titre du PCT. Il est recommandé aux parties de déposer leurs instructions soit en même temps que la requête en changement de mandataire ou en transfert de droits[ 5 ], soit dès que le BI a traité la requête[ 6 ].

Si aucune nouvelle instruction de remboursement n'est déposée avec une requête en changement de mandataire ou en transfert de droits, l'OEB vérifiera la validité des instructions de remboursement conservées une fois qu'il aura traité la requête. Dans le cas des demandes internationales pour lesquelles l'OEB agit en qualité d'office récepteur ou d'administration internationale au titre du PCT, il vérifiera la validité des instructions de remboursement conservées une fois que le BI l'aura informé d'un changement de mandataire ou d'un transfert de droits. Afin de garantir la sécurité juridique, l'OEB supprimera d'office toute instruction visant à effectuer les remboursements sur un compte courant détenu par un demandeur ou un mandataire qui s'est retiré de la procédure. Il supprimera également d'office toute instruction provenant d'un demandeur ou d'un mandataire qui s'est retiré de la procédure et visant à effectuer les remboursements sur un compte courant détenu par un tiers.

Après avoir supprimé d'office des instructions de remboursement, l'OEB traitera les remboursements conformément au point II ci-dessous jusqu'à ce que de nouvelles instructions de remboursement soient déposées par la nouvelle partie ou le nouveau mandataire.

II. Remboursements sur un compte bancaire

Si l'OEB ne peut effectuer de remboursement sur un compte courant détenu auprès de l'Office, il invitera la partie à la procédure à demander le remboursement via son site Internet.

Pour ce faire, il enverra deux notifications distinctes :

‒ la première, similaire à l'avis de remboursement mentionné au point I, informera la partie qu'un remboursement est en attente et qu'il peut être demandé en ligne ;

‒ la seconde contiendra le code de remboursement nécessaire pour identifier et demander le remboursement. [ 7 ]

Pour des raisons de sécurité, la seconde notification ne sera pas versée dans la partie publique du dossier et ne comprendra pas le numéro de la demande de brevet ou du brevet concerné(e). Les deux notifications indiqueront les références de la partie qui figurent au dossier et la date de dépôt de la demande ou du brevet, ce qui permettra de faire le lien entre elles.

Pour demander le remboursement, la partie devra ensuite aller à l'adresse epo.org/fee-payment-service/fr/refund et s'inscrire avec une adresse électronique et un mot de passe. Comme cette adresse électronique sera le nom d'utilisateur de la partie, il ne sera pas possible d'associer plusieurs adresses électroniques à un compte.

Après s'être inscrite et avoir ouvert une session, la partie devra saisir :

‒ le numéro de la demande mentionné dans la première notification ;

‒ le code de remboursement mentionné dans la seconde notification ; et

‒ les détails d'un compte bancaire.

En ce qui concerne les comptes au sein de l'espace unique de paiement en euros (SEPA), les seuls détails requis seront l'IBAN et le nom du titulaire du compte. Dans le cas des virements bancaires non-SEPA, les parties peuvent devoir fournir plus d'informations, en fonction du pays dans lequel le remboursement doit être effectué. L'OEB acquittera les frais de virement.

Les parties pourront sauvegarder leurs détails bancaires aux fins de futurs remboursements. Lors d'une demande future de remboursement, elles pourront récupérer ces détails en cochant la case correspondante, après s'être valablement identifiées. Elles pourront également saisir des détails bancaires différents. Les informations relatives aux remboursements précédents seront disponibles dans l'historique des remboursements.

Lorsqu'elles demanderont un remboursement en ligne, les parties pourront également indiquer un compte courant détenu auprès de l'OEB pour le remboursement, ce qui donnera plus de flexibilité. Cependant, seul le remboursement en question sera effectué sur ce compte.

Si des parties souhaitent que tous leurs remboursements soient effectués sur un compte courant détenu auprès de l'OEB, elles devront soumettre des instructions de remboursement distinctes, à l'aide d'une des méthodes indiquées au point I, lettre b) ci-dessus. L'OEB ne suivra ces instructions que pour les remboursements à venir, ce qui signifie qu'elles ne s'appliqueront pas aux remboursements que les parties ont déjà été invitées à demander en ligne.

III. Entrée en vigueur

Les procédures de remboursement de taxes décrites dans le présent communiqué entreront en vigueur le 1er octobre 2019 et s'appliqueront à tous les remboursements traités à compter de cette date. Le présent communiqué remplace le Communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 27 février 2019, relatif aux modalités de remboursement des taxes.

 

 

[ 1 ] Cf. point 8 RCC, publication supplémentaire 4, JO OEB 2019.

[ 2 ] Un compte bancaire ne peut pas encore être indiqué dans les instructions de remboursement.

[ 3 ] Ce formulaire a été modifié pour permettre le dépôt d'instructions de remboursement.

[ 4 ] Cela vaut pour les instructions de remboursement déposées sur papier, par télécopie, au moyen du service de dépôt par formulaire en ligne, ou dans un autre format, par exemple en tant que pièce jointe au format PDF, ou en utilisant le champ d’annotation dans les formulaires en ligne.

[ 5 ] Cela vaut si la requête est présentée par le demandeur ou le mandataire figurant au dossier.

[ 6 ] Cela vaut si la requête est présentée par le nouveau demandeur ou mandataire, étant donné que les instructions de remboursement ne peuvent être modifiées que par le demandeur ou le mandataire figurant au dossier.

[ 7 ] Les parties qui ont des questions concernant la seconde notification sont invitées à contacter le Service clientèle de l'OEB via epo.org/contact_fr.

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