Journal officiel avril 2020

Référence: A40
Date de publication en ligne: 30.4.2020

OFFICE EUROPÉEN DES BREVETS


Communications de l'OEB

Communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 1er avril 2020, relatif à la tenue de procédures orales et d'entretiens sous forme de visioconférence

Conformément à la décision du Président de l'OEB, en date du 1er avril 2020, relative à la tenue de procédures orales sous forme de visioconférence devant les divisions d'examen (JO OEB 2020, A39), les procédures orales devant les divisions d'examen sont tenues sous forme de visioconférence. Le présent communiqué remplace le communiqué précédent concernant les entretiens et les procédures orales à organiser sous forme de visioconférence (JO OEB 2018, A96).

1. Statut

Les procédures orales organisées sous forme de visioconférence sont équivalentes à celles qui sont tenues dans les locaux de l'Office européen des brevets (OEB). Par conséquent, une requête tendant à recourir à nouveau à la procédure orale devant la même instance (que ce soit par visioconférence ou sous une autre forme) peut être rejetée pour autant que les parties ainsi que les faits de la cause soient les mêmes (article 116(1) CBE).

2. Requête visant à la tenue d'une procédure orale dans les locaux de l'OEB

En règle générale, lorsqu'une procédure orale a été requise, ou qu'elle est jugée utile par la division, le demandeur ou le mandataire sera cité à une procédure orale sous forme de visioconférence. De même, les entretiens organisés au cours de la procédure d'examen seront normalement tenus sous forme de visioconférence.

Toute requête visant à la tenue à titre exceptionnel d'une procédure orale dans les locaux de l'OEB doit être présentée le plus tôt possible, de préférence en même temps que la requête en procédure orale. La décision de faire droit à une requête visant à la tenue d'une procédure orale dans les locaux de l'OEB relève du pouvoir d'appréciation de la division compétente.

Si la requête visant à la tenue d'une procédure orale dans les locaux de l'OEB est reçue après l'envoi de la citation à la procédure orale et qu'il ne peut y être fait droit, la division informera le demandeur que la procédure orale aura lieu par visioconférence comme indiqué dans la citation, et exposera brièvement les motifs pour lesquels il ne peut être fait droit à la requête. Si la requête est reçue avant l'envoi de la citation à la procédure orale, les motifs du rejet seront indiqués en annexe à ladite citation. Dans un cas comme dans l'autre, il ne sera pas rendu de décision susceptible de recours.

Si une requête visant à la tenue d'une procédure orale dans les locaux de l'OEB est reçue après l'envoi de la citation à la procédure orale par visioconférence et qu'il y est fait droit, le demandeur sera informé que la procédure orale aura lieu dans les locaux de l'OEB selon les modalités de la requête ; la date de la procédure orale restera inchangée.

3. Exceptions

La procédure orale ne sera pas tenue par visioconférence s'il est nécessaire de procéder directement à des mesures d'instruction ou s'il existe d'autres motifs sérieux s'opposant à une visioconférence, par exemple lorsque, en raison d'un empêchement, un demandeur ou un mandataire ne peut pas participer à une procédure orale sous forme de visioconférence.

Les objections générales quant à la fiabilité de la technologie de visioconférence ou la non-disponibilité de l'équipement de visioconférence ne seront, en règle générale, pas considérées comme des motifs sérieux à cet égard. De même, la nécessité d'examiner des preuves écrites ne constitue pas un motif sérieux.

4. Instructions techniques pour les visioconférences

La technologie IP (SIP, H.323, systèmes basés sur le web et systèmes hérités sécurisés) sera utilisée pour les visioconférences.

Les entretiens et les procédures orales organisés sous forme de visioconférence se tiendront un jour ouvrable et lors des horaires de travail de l'OEB.

La date, l'heure, ainsi que les données de contact à utiliser pour établir la connexion en vue de la visioconférence (sous forme de lien ou de tout autre support approprié) seront confirmées par courrier électronique dans lequel seront mentionnées toutes les informations supplémentaires pertinentes. Une notification comportant les informations relatives à l'organisation de la visioconférence ne remplacera pas la citation à la procédure orale.

Les demandeurs et leurs mandataires doivent s'assurer que leur équipement de visioconférence répond aux critères techniques mentionnés dans la notification contenant les instructions techniques. Ils sont invités à établir une connexion avec un système de démonstration bien avant la tenue de la procédure orale.

De plus amples informations sur la technologie et la procédure utilisées pour la conduite d'entretiens et de procédures orales sous forme de visioconférence, ainsi qu'un code de conduite à destination des participants ("comportement à adopter en ligne") seront mis à disposition sur le site Internet de l'OEB.

5. Équipement et coûts 

Les studios de visioconférence de l'OEB sont destinés uniquement à un usage interne. Par conséquent, les demandeurs ou leurs mandataires ne peuvent pas les utiliser pour leurs propres besoins.

L'OEB n'exige le paiement d'aucune taxe particulière pour l'organisation d'un entretien ou d'une procédure orale sous forme de visioconférence. Les seuls coûts à la charge du demandeur ou de son mandataire sont ceux liés à leur connexion au réseau Internet et à leurs propres installations techniques.

6. Connexion à distance des membres d'une division

En cas de procédure orale organisée sous forme de visioconférence, les membres de la division d'examen peuvent se connecter à distance à la procédure depuis des lieux différents. Pour le délibéré et le vote, une visioconférence distincte sera organisée entre les membres de la division.

Le demandeur ou le mandataire sera informé de la participation à distance de membres de la division, soit dans le courrier électronique de confirmation contenant les informations relatives à l'organisation de la visioconférence, soit par le président de la division, une fois la connexion établie et avant l'ouverture de la procédure orale.

7. Participation de demandeurs et de mandataires depuis des lieux différents

Un demandeur et son mandataire peuvent être autorisés à se connecter depuis des lieux différents à une procédure orale tenue sous forme de visioconférence. Si telle est leur intention, ils doivent l'indiquer le plus rapidement possible.

8. Enregistrement

Tout enregistrement visuel ou sonore d'une quelconque partie de la procédure orale tenue sous forme de visioconférence est interdit.

9. Présentation de moyens

Au cours des entretiens et des procédures orales organisés sous forme de visioconférence, les moyens invoqués doivent être présentés par courrier électronique ou, à titre exceptionnel, par télécopie (cf. décision actuellement en vigueur du Président de l'OEB, en date du 20 avril 2012, relative au dépôt de documents par courrier électronique lors d'entretiens et de procédures orales organisés sous forme de visioconférence, JO OEB 2012, 348). Le président de la division, ou le premier examinateur dans le cas d'un entretien, indiquera au demandeur ou au mandataire l'adresse électronique qui doit être utilisée au début de la procédure orale.

10. Problèmes techniques

Si, malgré tous les efforts déployés par les participants, des problèmes techniques empêchent de conduire la procédure orale sous forme de visioconférence, une nouvelle citation à une procédure orale sera émise. En règle générale, cette nouvelle procédure orale sera organisée sous forme de visioconférence, à moins qu'il n'existe des motifs sérieux s'y opposant.

 

Quick Navigation