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Directives relatives à l'examen pratiqué

 
 

2.5 Procès-verbal d'une entrevue ou d'un entretien téléphonique

Si l'entrevue a pour objectif d'éclaircir des points obscurs, de lever des ambiguïtés ou de régulariser la demande en précisant un certain nombre de questions d'importance mineure, il suffit en principe que l'examinateur mentionne dans le procès-verbal les points examinés et qu'il note les conclusions qui ont été dégagées ainsi que les modifications décidées. Toutefois, si l'entrevue porte sur des questions plus importantes, telles que la nouveauté, l'activité inventive, l'unité ou encore si la modification proposée est de nature à étendre l'objet de la demande, un procès-verbal plus détaillé des questions examinées doit être versé au dossier (cf. ci-dessous).

Le procès-verbal mentionne les noms des participants, fait le bilan de la discussion, et expose les requêtes orales qui ont pu être présentées. Le procès-verbal doit être signé par l'examinateur. Les documents produits lors de l'entrevue, par exemple de nouvelles revendications ou une description modifiée, doivent toutefois être mentionnés dans le procès-verbal et signés par le demandeur ou son représentant.

S'agissant des questions plus importantes qui sont abordées, il faut toujours s'efforcer, lors de l'établissement du procès-verbal, de préciser les sujets dont il a été discuté, ainsi que les modifications dont il a été convenu, les éventuelles divergences d'opinions, les raisons qui ont amené à un changement d'avis, et les conclusions auxquelles on est parvenu si elles ne ressortent pas par ailleurs du dossier. En particulier, il convient d'indiquer clairement les raisons pour lesquelles l'examinateur a souhaité apporter des modifications.

Il importe d'éviter des formulations imprécises, ambiguës ou à caractère général dans le procès-verbal. Par exemple, des expressions telles que "Il a été proposé d'apporter des modifications dans les revendications pour tenir compte de l'état de la technique cité dans le rapport de recherche" ne sont d'aucune aide pour le public, les autres membres de la division d'examen, ni même pour le premier examinateur, aux stades ultérieurs de la procédure. Il en va de même des conclusions formulées en termes généraux.

Dans tous les cas, le procès-verbal d'une entrevue ou d'un entretien téléphonique doit être versé au dossier et une copie de ce procès-verbal doit être communiquée au demandeur ou à son représentant pour information, même si l'entretien téléphonique a conduit simplement à modifier, confirmer ou annuler l'heure ou la date de l'entrevue proposée. Cependant, si juste avant d'établir la notification conformément à la règle 71(3), il a été convenu de modifications dans le cadre d'un entretien téléphonique, le procès-verbal de cet entretien peut à titre exceptionnel être rédigé dans la notification en question, à condition que le public puisse discerner clairement ce qui a été convenu. Ces modifications doivent être indiquées de manière aussi précise que possible.

Les procès-verbaux des entrevues ou des entretiens téléphoniques devraient toujours faire ressortir si l'initiative de la démarche suivante appartient au demandeur ou à l'examinateur. Les procès-verbaux peuvent être envoyés au demandeur :

i)
à titre purement informatif. Si un délai continue de courir, il doit être observé ; si aucun délai ne court, le demandeur ne doit prendre aucune mesure. 
ii)
de manière à prolonger un délai en cours, auquel cas le demandeur doit répondre dans ce délai prolongé, ou  
iii)
de manière à impartir un nouveau délai de réponse, auquel cas le demandeur doit répondre dans ce nouveau délai. 

Cependant, il ne peut être fixé de délai lié à l'envoi du procès-verbal d'une entrevue ou d'un entretien téléphonique que si la division d'examen a envoyé une notification. Sinon, le procès-verbal doit être envoyé sous forme d'annexe à une première notification au titre de l'article 94(3).

Si une objection pour absence d'unité est soulevée pour la première fois au cours de l'entretien téléphonique ou de l'entrevue, la signification du procès-verbal peut déclencher le délai relatif à la division obligatoire, conformément à la règle 36(1)b) (pour plus de détails, cf. A‑IV, 1.1.1.3).