Vorschriften über das laufende Konto (VLK)
INHALT
1. Allgemeine Bestimmungen
2. Formvorschriften für die Eröffnung eines laufenden Kontos
3. Führung der laufenden Konten
4. Zahlungen und Rückzahlungen
5. Funktionieren des laufenden Kontos
6. Belastung des laufenden Kontos
7. Widerruf des Abbuchungsauftrags
8. Automatisches Abbuchungsverfahren
9. Online-Gebührenzahlung im Rahmen der Online-Dienste
10. Auflösung des laufenden Kontos
11. Abbuchung von Jahresbeiträgen von Mitgliedern des Instituts der beim Europäischen Patentamt zugelassenen Vertreter
1. Allgemeine Bestimmungen
Nach Artikel 5 (2) und 7 (2) der Gebührenordnung (GebO) stellt das EPA interessierten natürlichen oder juristischen Personen sowie Gesellschaften, die nach dem für sie maßgebenden Recht einer juristischen Person gleichgestellt sind, laufende Konten für die Entrichtung der an das Amt zu zahlenden Gebühren, Auslagen und Verkaufspreise zur Verfügung.
2. Formvorschriften für die Eröffnung eines laufenden Kontos
Zur Eröffnung eines laufenden Kontos muss ein Antrag gestellt werden, in dem alle zweckdienlichen Angaben zur Person, zum Beruf und zur Anschrift desjenigen mitzuteilen sind, für den das Konto eröffnet werden soll. Zu diesem Zweck ist
a) das Online-Antragsformblatt auf der Website des EPA unter https://forms.epo.org/service-support/ordering/deposit-order-form_de.html auszufüllen und abzusenden oder
b) ein unterzeichneter Antrag, der die oben genannten Angaben enthält, auf dem Postweg, per Fax oder per E-Mail an die nachstehende Anschrift zu richten:
Europäisches Patentamt
Dienststelle Wien
Direktion 5.4.3
Postfach 90
1031 Wien
ÖSTERREICH
Fax +43 (0)1 52126-2495
[email protected]
3. Führung der laufenden Konten
Die laufenden Konten werden am Sitz des EPA in München ausschließlich in Euro geführt.
4. Zahlungen und Rückzahlungen
4.1 Nach Eröffnung des laufenden Kontos wird dem Kontoinhaber die Nummer des Kontos mitgeteilt. Er hat dann eine erste Zahlung zu leisten, die er entsprechend seinen Bedürfnissen und mit Rücksicht darauf bestimmt, in welchen Abständen er das Konto aufzufüllen beabsichtigt, sodass eine ausreichende Deckung des Kontos sichergestellt ist.
4.2 Zahlungen zur Auffüllung des laufenden Kontos haben auf das Bankkonto des EPA zu erfolgen, wobei im Verwendungszweck der Überweisung folgende Angaben zu machen sind: "Auffüllung" (oder kurz "Auff") oder "Deposit", gefolgt von der achtstelligen Nummer (beginnend mit 28) des betreffenden laufenden Kontos beim EPA.1 Mit Wirkung des Tages der Gutschrift auf dem Bankkonto des EPA wird der gezahlte Betrag dem laufenden Konto gutgeschrieben. Zahlungen sind nur in der Währung möglich, in der das betreffende Bankkonto des EPA geführt wird. Im Falle einer Zahlung auf ein Bankkonto des EPA, das in einer anderen Währung als Euro geführt wird, wird der gezahlte Betrag zu dem am Tag der Zahlung gültigen Wechselkurs in Euro umgerechnet und der entsprechende Eurobetrag dem laufenden Konto gutgeschrieben.
4.3 Rückzahlungen vom laufenden Konto sind aus spezifischen geschäftsbezogenen Gründen möglich, wie z. B. Auflösung des laufenden Kontos, Beendigung der Tätigkeit als zugelassener Vertreter vor dem EPA oder Abschluss des Patentverfahrens.
4.4 Rückzahlungen vom laufenden Konto können nur an den Kontoinhaber erfolgen. Dazu muss dieser dem EPA auf dem Postweg, per Fax oder als E-Mail-Anhang einen unterzeichneten begründeten Antrag mit allen für die Überweisung erforderlichen Angaben zur Bankverbindung vorlegen. Das EPA kann weitere Nachweise zur Bestätigung der Identität des Kontoinhabers und der Angaben zur Bankverbindung verlangen.
5. Funktionieren des laufenden Kontos
5.1 Die Kontonummer des laufenden Kontos ist bei allen Zahlungen anzugeben.
5.2 Der Kontoinhaber hat rechtzeitig dafür zu sorgen, dass auf dem Konto stets eine ausreichende Deckung vorhanden ist. Artikel 7 (1) GebO, die 10-Tage-Sicherheitsregel nach Artikel 7 (3) a) und b) GebO, zweiter Halbsatz sowie Artikel 7 (4) GebO sind auf Zahlungen zur Auffüllung des laufenden Kontos entsprechend anzuwenden.
5.3 Die Abbuchungsaufträge werden vom EPA in der folgenden Reihenfolge bearbeitet:2
a) Zahlungen durch automatischen Abbuchungsauftrag,
b) online eingereichte Abbuchungsaufträge, sei es mithilfe der Software des EPA für die Online-Einreichung, mit PCT-Safe oder über die Online-Gebührenzahlung im Rahmen der Online-Dienste,
c) alle weiteren Abbuchungsaufträge einschließlich solcher, die gemäß Nummer 6.6 eingereicht wurden.
Vorbehaltlich dessen werden Abbuchungsaufträge in aufsteigender Reihenfolge der Anmeldenummern verbucht ("PCT" vor "EP"), sofern nichts anderes angegeben ist. Bei Euro-PCT-Anmeldungen ist die EP-Nummer ausschlaggebend.
5.4 Registrierte Nutzer der Online-Dienste können über die Online-Gebührenzahlung3 die Kontobewegungen einsehen und ihre Kontoauszüge herunterladen. Andere registrierte Kontoinhaber erhalten mehrmals monatlich durch Postdienste eine schriftliche Aufstellung über die Buchungen, die auf dem Konto vorgenommen worden sind. Haben keine Kontobewegungen stattgefunden, so wird diese Aufstellung nur am Jahresende verschickt. Werden Fehler in der Aufstellung festgestellt, so teilt der Kontoinhaber dies dem EPA unverzüglich mit. Das EPA überprüft diese Angaben und nimmt erforderliche Korrekturen rückwirkend zum ursprünglichen maßgebenden Zahlungstag vor.
6. Belastung des laufenden Kontos
6.1 Das laufende Konto kann vorbehaltlich Nummer 11 nur mit Beträgen belastet werden, die sich auf an das EPA in Verbindung mit europäischen und PCT-Verfahren zu entrichtende Gebühren, Auslagen oder Verkaufspreise beziehen.
6.2 Die Belastung des laufenden Kontos erfolgt ausschließlich auf der Grundlage eines vom Kontoinhaber unterzeichneten Abbuchungsauftrags.
Dabei kann es sich handeln um:
- einen Abbuchungsauftrag für einzelne Gebühren oder
- einen automatischen Abbuchungsauftrag nach dem automatischen Abbuchungsverfahren4, der für eine bestimmte europäische oder internationale Patentanmeldung erteilt wurde und die automatische Abbuchung von im Verfahren anfallenden Gebühren vorsieht.
Der Abbuchungsauftrag kann folgendermaßen eingereicht werden:
- über die Online-Einreichung des EPA oder das Case-Management-System des EPA (neue Online-Einreichung, CMS) mit den Formblättern 1001E und 1200E
- auf Papier, per Fax oder über die Web-Einreichung mit den Formblättern 1001 und 1200
- über die Online-Einreichung des EPA, PCT-SAFE, das CMS oder ePCT mit dem PCT-Gebührenberechnungsblatt (Anhang zu Formblatt PCT/RO/101 - PCT-Antrag - oder zu Form PCT/IPEA/401)
- über die Online-Gebührenzahlung im Rahmen der Online-Dienste5; in diesem Fall gilt die Nutzerberechtigung der Smartcard als Unterschrift
- über die Online-Einreichung des EPA und das CMS mit dem Formblatt 1038E
- auf Papier, per Fax oder über die Web-Einreichung mit den Formblättern EPA Form 1010, PCT/RO/101 (PCT-Antrag) oder PCT/IPEA/401 für jede einzelne Anmeldung.
Bei Abbuchungsaufträgen, die auf Papier eingereicht werden, ist die Verwendung der PCT- bzw. EPA-Standardformblätter zwingend vorgeschrieben.
Es sollten keine Papierunterlagen zur Bestätigung des Abbuchungsauftrags nachgereicht werden, da sonst die Gefahr einer Doppelbuchung besteht.
Abbuchungsaufträge, die per Fax eingereicht werden, sind an die zentrale Faxnummer des EPA in München6 zu senden.
6.3 Der Abbuchungsauftrag muss klar, eindeutig und vorbehaltlos sein. Er hat die notwendigen Angaben über den Zweck der Zahlung, einschließlich der Höhe der betreffenden Gebühren oder Auslagen, sowie die Nummer des zu belastenden Kontos zu enthalten. Sofern am Eingangstag des Abbuchungsauftrags beim EPA eine ausreichende Deckung auf dem Konto vorhanden ist, gilt die Zahlung als an diesem Tag erfolgt.
Bei Zahlungsaufträgen, die im Rahmen der Online-Einreichung oder der Online-Gebührenzahlung des EPA übermittelt werden, kann der Kontoinhaber aber angeben, dass diese zu einem späteren Termin als ihrem Eingangstag ausgeführt werden sollen. In diesem Fall gilt die Zahlung als am angegebenen Ausführungstermin erfolgt. Zahlungsaufträge können bis zu 40 Tage nach dem Eingangstag ausgeführt werden.
6.4 Reicht das Guthaben des laufenden Kontos am Tag des Eingangs eines Abbuchungsauftrags bzw. an dem gemäß Nummer 6.3 Absatz 2 angegebenen Tag nicht für alle Gebührenzahlungen aus, die für eine Anmeldung angegeben sind (Fehlbetrag), so wird der Abbuchungsauftrag nicht ausgeführt und der Kontoinhaber hiervon unterrichtet. Die Mitteilung kann durch Postdienste, Fax oder E-Mail erfolgen. Die Zahlung gilt als an dem Tag erfolgt, an dem das laufende Konto entsprechend aufgefüllt worden ist.
6.5 Geht ein durch Postdienste übermittelter Abbuchungsauftrag erst nach Ablauf einer Zahlungsfrist beim EPA ein, so gilt diese Frist gemäß Artikel 7 (3) und (4) GebO als eingehalten, wenn dem Amt nachgewiesen wird, dass der Einzahler
a) einem Postamt in einem Vertragsstaat innerhalb der Frist, in der die Zahlung hätte erfolgen müssen, einen an das EPA gerichteten Brief übergeben hat, in dem der Abbuchungsauftrag enthalten ist, sofern zum Zeitpunkt des Fristablaufs eine ausreichende Deckung auf dem Konto vorhanden war, und
b) eine Zuschlagsgebühr in Höhe von 10 % der betreffenden Gebühr oder Gebühren, höchstens jedoch 150 Euro, entrichtet hat; die Zuschlagsgebühr wird nicht erhoben, wenn der Brief spätestens zehn Tage vor Ablauf der Zahlungsfrist übergeben worden ist.
Zur Beweissicherung sollten derartige Briefe als Einschreiben aufgegeben werden.
6.6 Wird die europäische Patentanmeldung nach Artikel 75 (1) b) EPÜ bei der zuständigen nationalen Behörde eingereicht, so kann der Anmeldung ein Abbuchungsauftrag über die Gebühren beigefügt werden, die bei Einreichung der Anmeldung entrichtet werden können.
6.7 Geht ein gemäß Nummer 6.6 erteilter Abbuchungsauftrag erst nach Ablauf der für die Entrichtung der Gebühren vorgesehenen Frist beim EPA ein, so gilt diese Frist als eingehalten, wenn der Nachweis vorliegt oder dem EPA erbracht wird, dass der Abbuchungsauftrag gleichzeitig mit der Anmeldung bei der zuständigen Behörde des Vertragsstaats eingereicht worden ist, sofern zum Zeitpunkt des Fristablaufs eine ausreichende Deckung auf dem Konto vorhanden war.
6.8 Geht ein nicht automatischer Abbuchungsauftrag gemäß Nummer 6.6 vor dem Tag bei der zuständigen nationalen Behörde ein, an dem eine Erhöhung der in Artikel 2 GebO festgelegten Gebührenbeträge wirksam wird, und geht der Auftrag beim EPA jedoch erst an oder nach diesem Tag ein, so gilt die Zahlung am Tag des Eingangs des Auftrags bei der zuständigen nationalen Behörde als eingegangen, sofern an diesem Tag eine ausreichende Deckung auf dem Konto vorhanden war.
6.9 Für internationale Anmeldungen, die gemäß Artikel 151 Satz 2 EPÜ und Artikel 75 (2) b) EPÜ über ein nationales Amt eines EPÜ-Vertragsstaats beim EPA als Anmeldeamt eingereicht werden, finden die Nummern 6.6 und 6.7 Anwendung.
7. Widerruf des Abbuchungsauftrags
Ein Abbuchungsauftrag kann durch eine auf dem Postweg, per Fax7 oder als E-Mail-Anhang eingereichte unterzeichnete schriftliche Mitteilung des Kontoinhabers widerrufen werden, die die Nummer des laufenden Kontos, das Aktenzeichen der Anmeldung oder des Patents sowie alle betreffenden Gebühren und Auslagen enthält. Ein Widerruf, der nach dem Tag des Eingangs des Abbuchungsauftrags beim EPA eingeht, ist nicht wirksam.
Dieses Widerrufsverfahren gilt entsprechend für Abbuchungsaufträge mit späterem Ausführungstermin gemäß Nummer 6.3 Absatz 2.
8. Automatisches Abbuchungsverfahren
Das Amt bietet Inhabern eines laufenden Kontos die Möglichkeit, durch einen automatischen Abbuchungsauftrag automatische Abbuchungen zu veranlassen. Die Bedingungen für dieses Verfahren, insbesondere die Verfahrens- und Gebührenarten, für die das Verfahren zugelassen ist, sind in den Vorschriften für das automatische Abbuchungsverfahren (VAA)8 festgelegt.
9. Online-Gebührenzahlung im Rahmen der Online-Dienste
Abbuchungsaufträge vom laufenden Konto können auch mittels der Online-Gebührenzahlung im Rahmen der Online-Dienste eingereicht werden. Die Bedingungen für die Teilnahme an diesem Zahlungsverfahren sind in den Vorschriften über die Online-Gebührenzahlung im Rahmen der Online-Dienste9 festgelegt.
10. Auflösung des laufenden Kontos
10.1 Das laufende Konto wird auf schriftlichen unterzeichneten Antrag des Kontoinhabers oder gegebenenfalls seiner Rechtsnachfolger aufgelöst. Der Antrag kann auf dem Postweg, per Fax oder als E-Mail-Anhang eingereicht werden. Rechtsnachfolger müssen dem EPA ihre Ansprüche mittels einer Urkunde nachweisen.10
10.2 Das EPA behält sich jedoch vor, Konten, bei denen die VLK, und insbesondere deren Nummer 5.2 nicht eingehalten werden, von Amts wegen aufzulösen.
10.3 Bei Auflösung des Kontos wird der Guthabensaldo durch Überweisung an den Kontoinhaber oder seine Rechtsnachfolger zurückerstattet, sobald die erforderlichen Kontodaten schriftlich mitgeteilt worden sind.
11. Abbuchung von Jahresbeiträgen von Mitgliedern des Instituts der beim Europäischen Patentamt zugelassenen Vertreter
11.1 In Ausführung der Verwaltungsvereinbarung vom 5. April 1993 zwischen dem Europäischen Patentamt und dem Institut der beim Europäischen Patentamt zugelassenen Vertreter (epi)11 können laufende Konten nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen gegen Vorlage eines vom epi unterzeichneten Abbuchungsauftrags mit Jahresbeiträgen von epi-Mitgliedern belastet werden. Dem Abbuchungsauftrag liegen eine oder mehrere dem epi erteilte Einzugsermächtigungen des Kontoinhabers zugrunde, die dem EPA nicht vorgelegt werden.
11.2 Abbuchungsaufträge nach Nummer 11.1 werden jährlich nur mit Wirkung vom 25. Februar und 25. Juni als festen Abbuchungstagen ausgeführt; Regel 134 (1) EPÜ über die Verlängerung von Fristen findet keine Anwendung. Sie werden dem EPA in Form eines vom EPA festgelegten Datenträgers übermittelt und umfassen alle einem laufenden Konto zu belastenden Jahresbeiträge in einem Gesamtbetrag. Der Abbuchungstag gilt als Zahlungstag.
11.3 Reicht am Abbuchungstag das Guthaben eines laufenden Kontos nach vorrangiger Berücksichtigung der Gebühren oder Auslagen für Veröffentlichungen und Dienstleistungen des EPA für den Abbuchungsauftrag des epi nicht aus, so wird er nicht ausgeführt und an das epi zurückgegeben.
11.4 Die Nummern 5.3, 6.2 bis 6.9 und 7 finden auf Abbuchungsaufträge nach Nummer 11.1 keine Anwendung.
1 Beispiele: "Auffüllung 28XXXXXX", "Auff 28XXXXXX" oder "Deposit 28XXXXXX".
2 In der Regel werden die unter 5.3 a) und b) genannten automatischen Abbuchungen vom EPA innerhalb von zwei bis drei Arbeitstagen nach dem maßgebenden Zahlungstag oder dem Eingang des Abbuchungsauftrags ausgeführt. Die unter c) genannten Abbuchungen werden in der Regel innerhalb von vier bis fünf Arbeitstagen nach Eingang des Abbuchungsauftrags ausgeführt, weil nicht automatische, d. h. per Post oder Fax eingereichte Abbuchungsaufträge, eine längere Bearbeitungszeit erfordern. Inhaber laufender Konten, die parallel das automatische und das nicht automatische Zahlungsverfahren nutzen, sollen deshalb dafür sorgen, dass ihr Konto stets für sämtliche eingereichten Abbuchungsaufträge ausreichend gedeckt ist.
3 Näheres zur Abbuchung und zu den weiteren über die Online-Gebührenzahlung verfügbaren Funktionen siehe Nummer 9 VLK und Anhang B in dieser Zusatzpublikation.
4 Siehe Nummer 8 VLK und die Vorschriften über das automatische Abbuchungsverfahren im Anhang A.1 in dieser Zusatzpublikation und die Hinweise des EPA zum automatischen Abbuchungsverfahren im Anhang A.2 in dieser Zusatzpublikation.
5 Siehe Fußnote 3.
6 +49 89 2399 4465.
7 An die zentrale Faxnummer in München - siehe Fußnote 6. Zum Widerruf des automatischen Abbuchungsauftrags siehe Nummer 12 VAA (im Anhang A.1 in dieser Zusatzpublikation).
8 Siehe Anhang A.1 in dieser Zusatzpublikation. Siehe auch Anhang A.2 in dieser Zusatzpublikation (Hinweise des EPA zum automatischen Abbuchungsverfahren).
9 Siehe Anhang B in dieser Zusatzpublikation.
10 Anträge auf Auflösung des laufenden Kontos sind an die Direktion Finanz- und Rechnungswesen des EPA (bei Einreichung per Fax unter der Nummer +49 89 2399 2528) in München zu richten.
11 Siehe Anhang C in dieser Zusatzpublikation.