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Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 20. August 2019 über die Änderung der Vorschriften über das laufende Konto und ihrer Anhänge

Seit der letzten vollständigen Veröffentlichung der Vorschriften über das laufende Konto (VLK) und ihrer Anhänge im Jahr 20171 sind mehrere Vorschriften geändert worden, so auch Nummer 5.3 VLK über die Validierungsfunktion.2 Weitere Änderungen, die eine durchgängig elektronische Bearbeitung von Rückerstattungen erleichtern und die Transparenz der Kontenverwaltung erhöhen sollen, treten am 1. Oktober 2019 in Kraft. Um all diesen Änderungen Rechnung zu tragen, veröffentlicht das EPA nun eine neue, konsolidierte Fassung der VLK und ihrer Anhänge.

Der erste Abschnitt dieser Mitteilung befasst sich mit den am 1. Oktober 2019 in Kraft tretenden Änderungen der VLK, wobei die wichtigste Änderung darin besteht, dass Rückerstattungsanweisungen künftig in einem elektronisch verarbeitbaren Format eingereicht werden müssen.

Der zweite Abschnitt konzentriert sich auf die überarbeiteten Vorschriften für das automatische Abbuchungsverfahren. Insbesondere der Wortlaut der Anhänge A.1 (Vorschriften für das automatische Abbuchungsverfahren (VAA)) und A.2 zu den VLK ist im Interesse einer besseren Lesbarkeit und Klarheit gestrafft worden. In der Sache hat sich am automatischen Abbuchungsverfahren jedoch nichts geändert.

Der dritte Abschnitt gibt einen Überblick über die wichtigsten Bestimmungen, die durch separate Beschlüsse des Präsidenten geändert und nun in die konsolidierte Fassung der VLK und ihrer Anhänge übernommen wurden.

In Anbetracht der Vielfältigkeit der Änderungen wird den Nutzern empfohlen, die einzelnen geänderten Vorschriften sorgfältig zu lesen.

I. VLK

1. Erteilungs- und Formaterfordernisse für Rückerstattungsanweisungen (Nr. 8 VLK)

Im März 2019 hat das EPA seine neuen Verfahren zur Gebührenrückerstattung veröffentlicht3 und angekündigt, dass die Erteilung von Rückerstattungsanweisungen in einem elektronisch verarbeitbaren Format demnächst obligatorisch sein wird. Mittlerweile hat es die nötigen technischen Vorbereitungen für den nächsten Schritt abgeschlossen, der die Arbeitsabläufe weiter straffen und die Bearbeitung von Rückerstattungen vereinfachen wird.

Dementsprechend werden in der neuen Nummer 8 VLK die Erteilungs- und Formaterfordernisse für Rückerstattungsanweisungen festgelegt. Diese müssen gemäß Nummer 8.2 VLK in einem elektronisch verarbeitbaren Format (XML) auf einem der zugelassenen elektronischen Einreichungswege eingereicht werden, d. h.

• über die Online-Einreichung des EPA, das CMS oder ePCT mit den Formblättern EPA 1001E, 1200E oder 1038E oder PCT/RO/101 oder über PCT-SFD (eOLF) oder PCT-DEMAND (eOLF).

Anweisungen, die diesen Erfordernissen nicht genügen oder von Dritten erteilt werden, werden nicht bearbeitet. Dem betroffenen Verfahrensbeteiligten wird dies als Serviceleistung mitgeteilt (Nr. 8.3 VLK). Es ist darauf hinzuweisen, dass ungültige Rückerstattungsanweisungen zu keinem Rechtsverlust für den betroffenen Verfahrensbeteiligten führen, sondern lediglich zur Folge haben, dass das EPA ihn, solange keine gültigen Anweisungen vorliegen, auffordert, die Rückerstattung über die EPA-Website einzulösen.

Nähere Informationen zu den ab 1. Oktober 2019 geltenden Rückerstattungsverfahren entnehmen Sie bitte der Mitteilung des EPA vom 20. August 20194 über die geänderten Verfahren zur Gebührenrückerstattung.

2. Löschung hinfälliger Abbuchungsaufträge (Nr. 5.2.5 VLK)

Reicht das Guthaben des laufenden Kontos am Tag des Eingangs eines Abbuchungsauftrags bzw. an dem gemäß Nummer 5.4.1 Absatz 2 VLK angegebenen späteren Ausführungstermin für die Ausführung dieses Auftrags nicht aus, so bleibt der Auftrag anhängig, bis das Konto wieder entsprechend aufgefüllt ist. In bestimmten Fällen können solche anhängigen Abbuchungsaufträge hinfällig werden, z. B. wenn der Anmelder die betreffende Gebühr über einen anderen Zahlungsweg entrichtet oder die Patentanmeldung, für die die Gebühr zu entrichten wäre, fallen gelassen wird.

Um zu vermeiden, dass solche hinfälligen Abbuchungsaufträge dauerhaft anhängig bleiben, wurde mit Nummer 5.2.5 VLK eine Rechtsgrundlage für deren Löschung geschaffen. Es ist ausdrücklich darauf hinzuweisen, dass sich die Anwendung dieser Bestimmung auf Abbuchungsaufträge beschränkt, deren Löschung keine negativen Rechtsfolgen für die Beteiligten an Verfahren vor dem EPA nach sich zieht.

Nummer 5.2.5 VLK gilt entsprechend für das automatische Abbuchungsverfahren (Nr. 6 VAA), d. h. für automatische Abbuchungen von Gebühren, die zwei Monate nach dem maßgebenden Zahlungstag noch anhängig sind.

3. Sonstige geringfügige Änderungen und Klarstellungen

– Bearbeitungsreihenfolge von Abbuchungsaufträgen (Nr. 5.2.2 VLK)

Reicht das Guthaben des laufenden Kontos am Tag des Eingangs eines Abbuchungsauftrags bzw. an dem gemäß Nummer 5.4.1 Absatz 2 VLK angegebenen späteren Ausführungstermin für eine bestimmte Anmeldung nicht aus, so werden die Gebühren in aufsteigender Reihenfolge der Gebührencodes abgebucht, solange das Guthaben ausreicht. Abweichend von dieser Bestimmung wird die Zusatzgebühr für europäische Patentanmeldungen mit mehr als 35 Seiten (Gebührencode 501 oder 520) zusammen mit der Anmeldegebühr (Gebührencode 001 oder 020) abgebucht, weil sie Teil der Anmeldegebühr ist.

‒ Unterrichtung über eine ungenügende Deckung (Nr. 5.2.2 VLK)

Kann ein Abbuchungsauftrag wegen mangelnder Deckung des laufenden Kontos nicht ausgeführt werden, wird der Kontoinhaber mittels EPO Form 9004 darüber unterrichtet. Im Rahmen der neuen Arbeitsabläufe des EPA wird dieses Formblatt nicht mehr per Fax, sondern nur noch per E-Mail oder Post versandt. Nummer 5.2.2 VLK wurde geändert, um dem Rechnung zu tragen. Inhaber laufender Konten sollten deshalb dafür sorgen, dass eine aktuelle E-Mail-Adresse vorliegt, indem sie auf der Website des EPA im Antrag für laufende Konten die Option Aktualisieren wählen.

– Rückzahlungen vom laufenden Konto (Nr. 3.4 VLK)

Rückzahlungen vom laufenden Konto können nur an den Kontoinhaber erfolgen. Nummer 3.4 VLK wurde umformuliert, um klarzustellen, dass das EPA zur Erfüllung dieses Erfordernisses einen Nachweis verlangen kann, dass die die Rückzahlung beantragende Person bevollmächtigt ist, im Namen des Kontoinhabers zu handeln, und dass das angegebene Bankkonto dem Inhaber des laufenden Kontos gehört.

– Formaterfordernisse für Abbuchungsaufträge (Nr. 5.1.3 VLK)

Die für die Erteilung von Abbuchungsaufträgen zu verwendenden Online-Formblätter umfassen ein Feld für Anmerkungen, über das der Verfahrensbeteiligte dem EPA zusätzliche Informationen übermitteln kann. Entsprechend der Praxis des EPA sind über dieses Feld erteilte Abbuchungsaufträge ungültig und werden nicht ausgeführt. Dies wurde nun in Nummer 5.1.3 VLK ausdrücklich klargestellt.

II. Anhänge A.1 und A.2 zu den VLK betreffend das automatische Abbuchungsverfahren

1. Straffung des Wortlauts der Anhänge A.1 und A.2 zu den VLK

In den letzten Jahren wurde der Anwendungsbereich des automatischen Abbuchungsverfahrens beträchtlich erweitert, sodass er mittlerweile die meisten in europäischen und in PCT-Verfahren vor dem EPA zu zahlenden Gebühren abdeckt. Gleichzeitig wurde eine begrenzte Zahl von Ausnahmen vom automatischen Abbuchungsverfahren eingeführt, so z. B. die Ausnahme im Falle des Verzichts auf eine weitere Mitteilung nach Regel 71 (3) EPÜ.

Alle diese Änderungen haben auch den Wortlaut der Anhänge A.1 und A.2 zu den VLK komplexer werden lassen. Daher wurde der Wortlaut beider Anhänge im Interesse einer besseren Lesbarkeit und Klarheit gestrafft und somit die Rechtssicherheit für die EPA-Nutzer erhöht. Die Funktionsweise des automatischen Abbuchungsverfahrens, beispielsweise die Tage, an denen die einzelnen Gebühren automatisch abgebucht werden, bleiben von dieser Vereinfachung unberührt.

– Anhang A.1 zu den VLK

Die wichtigste strukturelle Änderung in Anhang A.1 ist die Zusammenführung der Bestimmungen über die automatische Abbuchung der Gebühren im europäischen und im PCT-Verfahren, weil beide auf denselben Grundprinzipien beruhen, z. B. was den maßgebenden Zahlungstag angeht.

Abgesehen von dieser Umstrukturierung legt der vereinfachte Wortlaut von Anhang A.1 fest, dass sämtliche europäischen und PCT-Verfahren und die entsprechenden Gebühren abgedeckt sind, und listet die Ausnahmen von dieser allgemeinen Regel auf, statt wie bisher alle zum automatischen Abbuchungsverfahren zugelassenen Verfahren und Gebühren aufzuzählen (Nrn. 2 und 3 VAA).

Die Bestimmungen über den maßgebenden Zahlungstag beim automatischen Abbuchungsverfahren wurden zu einer einzigen Bestimmung zusammengefasst (Nr. 5 VAA). Sämtliche Ausnahmen von der allgemeinen Regel, wonach beim automatischen Abbuchungsverfahren Gebühren als am letzten Tag der jeweiligen Frist eingegangen gelten, sind nun in dieser Bestimmung aufgelistet.

Der maßgebende Zahlungstag für die Weiterbehandlungsgebühr hängt von den Umständen des Einzelfalls ab, z. B. von der versäumten Handlung oder dem Zeitpunkt der Erteilung des automatischen Abbuchungsauftrags. Für mehr Transparenz sind die verschiedenen möglichen maßgebenden Zahlungstage der Weiterbehandlungsgebühr nun in einer separaten Bestimmung aufgeführt (Nr. 5.2 VAA).

Reicht das Guthaben des laufenden Kontos nicht zur Zahlung aller für eine bestimmte Anmeldung automatisch abzubuchender Gebühren aus, so werden die Gebühren in aufsteigender Reihenfolge der Gebührencodes abgebucht, solange das Guthaben ausreicht. Dieselben allgemeinen Grundsätze, die auch in Nummer 5.2 VLK vorgesehen sind, gelten also entsprechend. Deswegen wurde Nummer 6 VAA über die unzureichende Deckung vereinfacht und nimmt nur noch auf die allgemeine, in den VLK enthaltene Bestimmung Bezug.

Ebenfalls gestrafft und vereinfacht wurden die Bestimmungen zum Widerruf von Abbuchungsaufträgen und zur Beendigung des Verfahrens. So wurde die Verpflichtung eines aus dem europäischen oder dem PCT-Verfahren ausscheidenden Beteiligten bzw. seines Vertreters (Anwalts), den automatischen Abbuchungsauftrag separat zu widerrufen, in die VAA-Bestimmung über den Widerruf von Abbuchungsaufträgen überführt (neue Nr. 10.2 VAA).

– Anhang A.2 zu den VLK

Anhang A.2 zu den VLK soll den Nutzern zusätzliche Informationen und Erläuterungen zum automatischen Abbuchungsverfahren liefern. Der Inhalt von Anhang A.2 zu den VLK wurde daher so gestrafft, dass er sich auf diejenigen Informationen konzentriert, die für das Verständnis der Funktionsweise der einzelnen für das automatische Abbuchungsverfahren geltenden Regelungen notwendig sind. Sämtliche für das automatische Abbuchungsverfahren irrelevanten Einzelheiten wurden gestrichen.

Die "Hinweise zu Nummer 3 VAA" im aktualisierten Anhang A.2 zu den VLK wurden dahin gehend überarbeitet, dass sie sich auf diejenigen im europäischen oder im PCT-Verfahren fälligen Gebühren beschränken, bei denen es spezielle Aspekte des automatischen Abbuchungsverfahrens zu beachten gilt, z. B. bei den Anspruchsgebühren nach Regel 162 EPÜ oder den zusätzlichen Recherchengebühren nach Artikel 17 (3) a) PCT.

2. Spätere wirksame Abbuchung zusätzlicher Gebühren im Fall einer nicht einheitlichen Anmeldung (Hinweise zu Nummer 3 VAA, I.2 und II.4)

Stellt das EPA im europäischen oder im PCT-Verfahren fest, dass eine Anmeldung nicht einheitlich ist, so fordert es den Anmelder zur Zahlung weiterer Recherchengebühren nach Regel 64 (1) bzw. 164 (1) oder (2) EPÜ oder zusätzlicher Recherchengebühren nach Artikel 17 (3) a) PCT auf. Damit solche Gebühren korrekter abgebucht werden können, z. B. angesichts von bei Fristablauf vorgelegten Schriftsätzen des Anmelders, werden sie erst zehn Tage nach dem maßgebenden Zahlungstag wirksam abgebucht. Dieselbe Praxis verfolgt das EPA bereits bei der automatischen Abbuchung von Anspruchsgebühren nach Regel 162 EPÜ.

Ill. Redaktionelle Änderungen

Die VLK und ihre Anhänge wurden konsolidiert, um die durch verschiedene Beschlüsse des Präsidenten aus dem Jahr 2019 geänderten Vorschriften zu integrieren. So wurde mit dem Beschluss des Präsidenten des EPA vom 19. Februar 2019 (ABl. EPA 2019, A20)5 insbesondere Nummer 5.3 VLK geändert und der Anwendungsbereich der Validierungsfunktion erweitert, und die VLK wurden um einen neuen Anhang A.3 ergänzt, in dem die von der Überprüfung auf doppelte Zahlung ausgenommenen Gebühren aufgelistet sind. Mit diesem Beschluss wurden auch einige weitere Änderungen und Klarstellungen bezüglich der Verwaltung laufender Konten und der Bearbeitungsreihenfolge von Abbuchungsaufträgen vorgenommen (geänderte Nrn. 1, 4.2, 4.3, 5 und 5.2 VLK).

Außerdem wurde mit dem Beschluss des Präsidenten des EPA vom 22. Mai 2019 (ABl. EPA 2019, A46) der maßgebende Zahlungstag für die automatische Abbuchung der Gebühr für die internationale vorläufige Prüfung und der Bearbeitungsgebühr geändert; dies ist nicht mehr der letzte Tag der jeweiligen Frist, sondern der Tag des Eingangs des Antrags auf vorläufige Prüfung. Diese Änderungen wurden nun in Nummer 5.1 c) fünfter Absatz VAA und in Anhang A.2, Hinweis zu Nummer 3 VAA, II.8 aufgenommen.

Nähere Informationen zu diesen Änderungen entnehmen Sie bitte den jeweiligen Amtsblattpublikationen.

IV. Inkrafttreten

Die Neufassung tritt am 1. Oktober 2019 in Kraft und ersetzt die Fassung vom 1. Dezember 2017 (Zusatzpublikation 5, ABl. EPA 2017) in der durch die Beschlüsse des Präsidenten des EPA vom 19. Februar 2019 (ABl. EPA 2019, A20) und vom 22. Mai 2019 (ABl. EPA 2019, A46) geänderten Fassung.