Artikel 21

EUROPÄISCHES PATENTAMT

Mitteilungen des EPA

Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 19. Februar 2019 über die Änderung der Vorschriften über das laufende Konto (VLK)

Einführung

Um die Qualität der EPA-Dienstleistungen für Kontoinhaber weiter zu verbessern und Zahlungsvorgänge zu erleichtern, wurden einige Änderungen an den VLK vorgenommen. Insbesondere wurde die Validierungsfunktion der Online-Gebührenzahlung ausgedehnt (Nr. 1), die Transparenz der Verwaltung von laufenden Konten verbessert (Nrn. 2 und 3), die Verfügbarkeit laufender Konten mit der derzeitigen Praxis in Einklang gebracht (Nr. 4) und die Reihenfolge der Bearbeitung von Abbuchungsaufträgen klargestellt (Nr. 5).

1. Erweiterung der Validierungsfunktion

1.1 Hintergrund

Um Kontoinhabern mehr Flexibilität und Sicherheit zu bieten und das Rückerstattungsverfahren noch zu verbessern, hat das EPA eine Validierungsfunktion in die Online-Gebührenzahlung aufgenommen. Mit der seit 5. Juli 2017 verfügbaren Validierungsfunktion1 kann das EPA Abbuchungsaufträge, die in einem über die Online-Gebührenzahlung eingereichten Sammelabbuchungsauftrag enthalten sind, automatisch zurückweisen, wenn sie die Zahlung von Jahresgebühren (oder Zuschlagsgebühren) für "endgültig abgeschlossene" europäische Patentanmeldungen oder erteilte Patente oder die Zahlung von Gebühren für einen Rechtsübergang in Bezug auf solche Anmeldungen betreffen (s. Nr. 5.3 VLK).

Aufgrund der überaus positiven Rückmeldungen der Kontoinhaber hat das EPA beschlossen, diese Funktionalität unter bestimmten Umständen auf weitere Zahlungsfälle auszudehnen.

1.2 Erweiterung des Anwendungsbereichs der Validierungsfunktion

Mit Wirkung vom 1. April 2019 wird die Validierungsfunktion in den folgenden Fällen auf Einzelzahlungen und andere Kategorien von Sammelzahlungen ausgedehnt:

• Einzelzahlungen von Jahresgebühren für erteilte Patente oder europäische Patentanmeldungen, die endgültig abgeschlossen sind;
• Sammel- und Einzelzahlungen von Jahresgebühren, die vor dem frühestmöglichen wirksamen Zahlungstag nach Regel 51 (1) EPÜ2 vorgenommen werden, d. h. Jahresgebühren für das dritte Jahr, die mehr als sechs Monate vor Fälligkeit entrichtet werden, und andere Jahresgebühren, die mehr als drei Monate vor Fälligkeit entrichtet werden;
• doppelte Entrichtung von Gebühren mit Ausnahme der im neuen Anhang A.3 der VLK genannten (s. auch Nr. 1.3);
• Einzelzahlungen von Gebühren für einen Rechtsübergang in Bezug auf "endgültig abgeschlossene" europäische Patentanmeldungen.

Die erweiterte Validierungsfunktion hat den Vorteil, dass Gebühren, die nicht fällig sind oder bereits entrichtet wurden, nicht abgebucht werden und der mit Rückerstattungen verbundene Aufwand für die Nutzer und das EPA reduziert wird.

Wie bei der jetzigen Validierungsfunktion generiert das System nach der Validierung eine Mitteilung, dass der Abbuchungsauftrag nicht ausgeführt wurde, und speichert sie im Kontoverlauf der Online-Gebührenzahlung. Um alle Zahlungsvorgänge für die Verfahrensbeteiligten und Dritte transparenter zu machen, nimmt das EPA die Bestätigung der Zurückweisung auch in den öffentlichen Teil der elektronischen Akte auf.

Nummer 5.3 VLK wurde entsprechend geändert.

1.3 Von der Validierungsfunktion ausgenommene Gebühren

Gebühren, die im Verfahren vor dem EPA mehrmals gezahlt werden können, sind von der Validierungsfunktion ausgenommen. Dies betrifft Gebühren wie die Einspruchsgebühr, die Anspruchsgebühr und die Recherchengebühr; sie sind im neuen Anhang A.3 der VLK aufgeführt.

Ebenfalls ausgenommen sind Doppelzahlungen am selben Tag und Doppelzahlungen in Bezug auf Abbuchungsaufträge mit einem späteren Ausführungstermin.

2. Änderung von Nummer 4.2 VLK – Saldenbestätigung am Jahresende

Über die Online-Gebührenzahlung können sich Kontoinhaber stets einen aktuellen Überblick über ihre Kontobewegungen verschaffen: sie können den Kontostand überwachen, alle (noch ausstehenden und ausgeführten) Zahlungsvorgänge einsehen und Kontoauszüge herunterladen. Darüber hinaus sendet das EPA Inhabern laufender Konten nach Abschluss des Geschäftsjahres eine jährliche Saldenbestätigung per Post. Nummer 4.2 VLK wurde entsprechend geändert.

3. Kontoauflösung bzw. -deaktivierung von Amts wegen

Aus verwaltungstechnischen Gründen sollten laufende Konten möglichst transparent sein. Aus diesem Grund löst das EPA von Amts wegen laufende Konten auf, deren Saldo gleich Null ist und für die in den vergangenen vier Jahren keine Kontobewegungen verzeichnet wurden. Laufende Konten, die einen positiven Saldo aufweisen und für die in den vergangenen vier Jahren keine Kontobewegungen verzeichnet wurden, versetzt das EPA von Amts wegen in den Status "inaktiv". Solche Konten werden auf Antrag aufgelöst, und das Guthaben wird gemäß Nummer 2.4 VLK an den Kontoinhaber erstattet. Geht ein Abbuchungsauftrag für ein "inaktives" laufendes Konto ein, so wird das Konto von Amts wegen ohne Verwaltungsaufwand für den Kontoinhaber reaktiviert.

Ein aufgelöstes Konto kann wiedereröffnet werden. In diesem Zusammenhang wird auf Nummer 2.5 VLK verwiesen.

In beiden Fällen setzt das EPA den Kontoinhaber einen Monat im Voraus von der Deaktivierung bzw. Auflösung in Kenntnis.

Inaktive Konten werden in der Online-Gebührenzahlung und in der Saldenbestätigung mit XXX vor dem Namen des Kontoinhabers gekennzeichnet.

Dieses Vorgehen spiegelt sich nun in der neuen Nummer 4.3 VLK wider.

4. Änderung von Nummer 1 VLK – Allgemeine Bestimmungen

Laut der derzeitigen Fassung von Nummer 1 VLK werden laufende Konten insbesondere für die Entrichtung der an das EPA zu zahlenden Gebühren, Auslagen und Verkaufspreise zur Verfügung gestellt. Auslagen für Amtshandlungen des EPA und Verkaufspreise für Veröffentlichungen nach Artikel 3 GebO können jedoch nur per Kreditkarte oder Banküberweisung gezahlt werden. Nummer 1 VLK wurde daher geändert, um der aktuellen Situation Rechnung zu tragen.

5. Änderung von Nummer 5.2 VLK – Reihenfolge der Bearbeitung von Abbuchungsaufträgen

Das EPA hat Nummer 5.2 VLK geändert, um klarzustellen, in welcher Reihenfolge es Abbuchungsaufträge bearbeitet, die am selben Tag eingehen oder ausgeführt werden sollen.

Aus der geänderten Nummer 5.2.1 geht eindeutig hervor, dass automatische Abbuchungsaufträge zuerst bearbeitet werden.

In der geänderten Nummer 5.2.2 wird darauf hingewiesen, dass in Fällen, in denen ein Abbuchungsauftrag wegen unzureichender Deckung nicht vollständig in aufsteigender Reihenfolge der Gebührencodes ausgeführt werden kann, weder für diesen noch für weitere Abbuchungsaufträge Gebühren abgebucht werden, bis das Konto entsprechend aufgefüllt wurde. Etwaige weitere noch ausstehende Abbuchungsaufträge werden erst nach der Auffüllung in der vorgegebenen Reihenfolge bearbeitet.

Das folgende Beispiel veranschaulicht die Bearbeitung von Abbuchungsaufträgen bei einem Fehlbetrag:

Am 12. Juni 2018 wird eine europäische Anmeldung mit 35 Seiten eingereicht. Am selben Tag werden die Anmelde-, die Recherchen-, die Benennungs- und die Prüfungsgebühr per Abbuchungsauftrag über die neue Online-Einreichung (CMS) entrichtet. Das laufende Konto weist ein Guthaben von 950 EUR auf.

Am 14. Juni 2018 legt dieselbe Partei Einspruch ein und zahlt die entsprechende Gebühr per Abbuchungsauftrag über die neue Online-Einreichung (CMS).

Gemäß der in Nummer 5.2.1 VLK festgelegten Bearbeitungsreihenfolge wird zunächst der Abbuchungsauftrag vom 12. Juni 2018 bearbeitet. Das Guthaben auf dem Konto reicht jedoch nicht aus, um alle Gebühren abzubuchen, die am 12. Juni 2018 entrichtet werden sollen (Fehlbetrag). Die Gebühren werden beginnend mit der Anmeldegebühr (001) in aufsteigender Reihenfolge der Gebührencodes abgebucht, solange das Guthaben ausreicht. Da auf dem Konto nur 950 EUR sind, kann keine der anderen vom Abbuchungsauftrag abgedeckten Gebühren (002, 005 und 006) abgebucht werden, bis das Konto entsprechend aufgefüllt wurde. Dies gilt auch für die Benennungsgebühr (005), obwohl der nach Abbuchung der Anmeldegebühr auf dem Konto verbleibende Betrag (830 EUR) grundsätzlich für die Zahlung dieser Gebühr ausreichen würde.

Wie in Nummer 5.2.2 klargestellt, wird auch kein weiterer, danach eingereichter Abbuchungsauftrag bearbeitet, auch wenn das Guthaben dafür ausreichen würde. Das heißt, die Einspruchsgebühr des Abbuchungsauftrags vom 14. Juni 2018 wird erst abgebucht, wenn das Konto so aufgefüllt wurde, dass alle Gebühren des Abbuchungsauftrags vom 12. Juni 2018 abgedeckt sind.