Article 50

OFFICE EUROPÉEN DES BREVETS

Communications de l'OEB

Communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 3 mai 2023, concernant de nouvelles étapes pour les services en ligne de l'OEB

I. Introduction

1. Le 1^er juillet 2023, l'OEB déploiera de nouvelles fonctionnalités dans le service en ligne basé sur Internet MyEPO Portfolio, il étendra aux mandataires internationaux et aux demandeurs d'États non parties à la CBE la signification par voie électronique via la Mailbox, et il introduira de nouveaux moyens d'authentification.

2. Dans le cadre de son Plan stratégique 2023, l'OEB a engagé une transformation numérique dans le but d'offrir de nouveaux outils en ligne qui répondent mieux aux besoins des utilisateurs. C'est dans le cadre de cet objectif qu'il a lancé MyEPO Portfolio en juin 2022. MyEPO Portfolio est un service en ligne sécurisé, basé sur Internet, à l'intention des parties aux procédures devant l'OEB, qui vise à améliorer l'accessibilité, à permettre l'échange d'informations numériques et à fournir de meilleures orientations sur les procédures. MyEPO Portfolio permet d'inspecter les documents dans le dossier électronique, fournit un accès aux notifications électroniques dans le cadre des procédures de l'OEB (Mailbox) et propose une approche moderne et simplifiée pour déposer des documents au titre de procédures. Il offre une interface qui est plus conviviale, plus intuitive et accessible à tous types d'utilisateurs.

3. MyEPO Portfolio a été amélioré depuis son lancement et comporte désormais de nouvelles fonctionnalités qui seront déployées le 1^er juillet 2023. Ces fonctionnalités supplémentaires ont fait (et font encore) l'objet de tests dans le cadre de la phase 2 du projet pilote MyEPO Portfolio, menée entre novembre 2022 et juin 2023. La phase 3 du projet pilote se déroulera jusqu'en novembre 2023.

4. Ce déploiement général couvrira les nouvelles fonctionnalités suivantes :

• autres solutions que la carte à puce pour l'authentification des utilisateurs ;
• extension de la signification par voie électronique aux grands groupes d'utilisateurs restants, à savoir aux mandataires internationaux et aux parties non européennes agissant devant l'OEB ;
• lancement d'une interface de programmation d'application interentreprises (API) ;
• intégration des dossiers d'opposition aux portefeuilles des utilisateurs ;
• nouvelles possibilités d'administration des droits d'accès ;
• possibilité d'accomplir des actes de procédure supplémentaires ;
• fonctionnalité d'espace partagé ;
• EPO Contingency Upload Service.

5. Le travail considérable investi pour mettre au point ces fonctionnalités supplémentaires dans MyEPO Portfolio aura aussi un effet bénéfique sur les autres services en ligne proposés par l'OEB. En particulier, de nouveaux moyens d'authentification seront autorisés dans d'autres services de dépôt en ligne et la Mailbox ne sera plus un projet pilote, que l'accès se fasse via MyEPO Portfolio ou via le service de Mailbox existant.

II. Nouveaux moyens d'authentification

6. De nouveaux moyens d'authentification seront proposés aux utilisateurs qui accèdent à MyEPO Portfolio, au dépôt en ligne 2.0 et au paiement centralisé des taxes. Il est prévu que ces nouveaux moyens d'authentification soient également à la disposition des utilisateurs du dépôt en ligne de l'OEB (OLF) au cours de l'année 2023. Les utilisateurs pourront choisir parmi plusieurs méthodes de vérification en deux étapes, ce qui fera l'objet d'une annonce sur le site Internet de l'OEB.1 Dans un premier temps, les méthodes suivantes seront proposées : Okta Verify, Google Authenticator, SMS ou courrier électronique. De nouvelles méthodes seront ajoutées par la suite après une nouvelle annonce sur le site Internet de l'OEB. Ces solutions autres que la carte à puce offrent le plus haut niveau de sécurité grâce à une vérification en deux étapes à la pointe de la technologie et à une flexibilité accrue. Les utilisateurs n'auront plus besoin de demander une carte à puce, d'installer l'équipement et les logiciels nécessaires à l'utilisation sur les systèmes de leur société ni de gérer les mises à jour ou les problèmes de compatibilité du logiciel de carte à puce. L'OEB prévoit de ne plus émettre de cartes à puce à compter du 1^er janvier 2024 et de procéder à l'abandon complet des cartes à puce de l'OEB à compter du 1^er janvier 2025. Jusqu'à cette date, les cartes à puce de l'OEB pourront encore être utilisées pour accéder aux services en ligne de l'OEB.

lll. Signification par voie électronique

7. Avant l'entrée en vigueur, le 1^er novembre 2023, du nouveau cadre juridique en matière de signification et de calcul des délais,2 la Mailbox de l'OEB aura fait l'objet d'améliorations considérables. La Mailbox sera désormais étendue aux deux grands groupes d'utilisateurs restants, à savoir aux mandataires et demandeurs internationaux qui n'ont pas leur domicile ou leur siège sur le territoire d'un État partie à la CBE, mais sont autorisés à assurer une représentation devant l'OEB durant la phase internationale des procédures selon le PCT. Ainsi, toutes les notifications de l'OEB agissant en qualité d'ISA, de SISA ou d'IPEA dans la phase internationale sont signifiées via la Mailbox. Ces notifications seront accessibles depuis MyEPO Portfolio ou via le service Mailbox existant. Les demandeurs et les mandataires situés en dehors des États parties à la CBE pourront ainsi profiter de cette signification rapide et sécurisée par voie électronique. Il est escompté que ce service permettra d'économiser jusqu'à 2 600 000 feuilles de papier par an, lesquelles sont actuellement signifiées par voie postale.

8. Afin de recevoir de telles notifications dans la Mailbox, les utilisateurs doivent faire une demande de lien PCT dans MyEPO Portfolio, indiquer une adresse électronique, puis la vérifier. Seront ainsi dirigées vers la Mailbox toutes les notifications de l'OEB relatives aux demandes internationales (PCT) pour lesquelles cette adresse électronique a été soit indiquée dans le formulaire PCT/RO/101, soit communiquée depuis au Bureau international de l'OMPI.

9. L'utilisation de la Mailbox est sans incidence sur la disponibilité des notifications dans ePCT.

10. Suite à l'extension de la Mailbox aux deux grands groupes d'utilisateurs restants, la Mailbox n'a plus le statut de projet pilote. Cela vaut que l'accès à la Mailbox se fasse via MyEPO Portfolio ou via le service de Mailbox existant.

11. Grâce à une nouvelle amélioration, en réponse à une demande formulée à cet effet par les utilisateurs, les notifications transmises à la Mailbox peuvent désormais être téléchargées via une API, ce qui permet l'échange automatisé de données entre des systèmes de gestion de la PI et les systèmes de l'OEB. Cela permet aux utilisateurs de gérer plus efficacement les notifications entrantes. À l'avenir, de nouvelles API permettront l'échange d'autres données entre des systèmes de gestion de la PI et les systèmes de l'OEB.

IV. MyEPO Portfolio

Administration

12. La rubrique Administration de MyEPO Portfolio intègre toutes les caractéristiques du portail d'administration, que l'OEB prévoit de mettre hors service en juin 2024. Tous les utilisateurs de la même société, y compris les assistants juridiques, peuvent devenir administrateurs. Les administrateurs peuvent accorder des droits d'administration à d'autres utilisateurs, donner accès à la Mailbox ainsi qu'au portefeuille de l'utilisateur, et accorder le droit d'acquitter des taxes et de consulter l'échéancier de paiement des taxes. Le guide d'utilisation de MyEPO Portfolio fournit de plus amples informations à ce sujet.

Inspection publique des dossiers relatifs aux demandes de brevet européen et aux brevets européens figurant dans le portefeuille de l'utilisateur

13. Grâce à une nouvelle fonctionnalité, les mandataires agréés et avocats européens ont désormais accès aux dossiers d'opposition dans leurs portefeuilles.

Dépôt électronique

14. Les utilisateurs peuvent accomplir des actes de procédure dans le délai prescrit en réponse à une notification de l'OEB ("actes de procédure en attente"), présenter des requêtes d'ordre procédural qui ne sont pas soumises à un délai et qui ne constituent pas une réponse à une notification de l'OEB ("actes de procédure"), et déposer des documents qui accompagnent ces actes de procédure. À compter du 1^er juillet 2023, de nouveaux actes de procédure seront disponibles.3

15. Les mandataires agréés ou les avocats peuvent déléguer la préparation et l'envoi de tout acte de procédure aux employés de la même société, comme indiqué dans le guide d'utilisation. Avant leur envoi, les pièces préparées par ces employés doivent être dûment signées par le mandataire désigné.

16. En réponse à un rapport de recherche européenne élargi, les utilisateurs se verront proposer une option procédurale applicable à leur situation, tenant compte du fait que la requête en examen a été déposée ou non avant la transmission du rapport de recherche au demandeur, et de ce que l'avis au stade de la recherche est favorable ou défavorable. La réponse à l'invitation au titre des règles 62bis ou 63 CBE permettra aux utilisateurs de préciser l'objet sur lequel doit porter la recherche. Il sera également possible de présenter une requête subsidiaire en procédure orale.

17. MyEPO Portfolio offre la possibilité de paiement direct via un compte courant. Les taxes peuvent également être acquittées via l'un des outils en ligne existants (paiement centralisé des taxes, Dépôt en ligne (OLF), Dépôt en ligne 2.0). Lorsqu'un acte de procédure nécessite d'acquitter une taxe, les utilisateurs en seront informés dans MyEPO Portfolio. Pour faciliter le paiement, une liste des taxes exigibles et un lien vers le paiement centralisé des taxes seront affichés pour l'utilisateur. Pour obtenir de plus amples informations sur le paiement centralisé des taxes, veuillez vous reporter au Communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 19 juillet 2022, concernant le paiement centralisé des taxes.

18. L'introduction de nouveaux actes de procédure dans MyEPO Portfolio sera annoncée dans une rubrique dédiée du site Internet de l'OEB ou dans le Journal officiel de l'OEB. Les actes de procédure suivants pourront notamment être ajoutés par la suite : requête en correction ou en mise à jour des données bibliographiques d'une demande, requête en correction ou en mise à jour des indications concernant le mandataire ou requête en retrait d'une demande.

Espace partagé

19. Une fonction d'espace partagé permettra aux utilisateurs et à l'OEB de charger et d'éditer des documents conjointement et en temps réel. Ils pourront ainsi interagir directement. Cette fonction vise à accroître l'efficacité et la qualité des consultations.4 Les documents chargés sur l'Espace partagé et les documents qui y sont édités conjointement, le cas échéant, ne seront pas considérés comme ayant été déposés auprès de l'OEB ou signifiés par l'OEB. Toutes pièces à déposer devront l'être à l'aide des autres moyens de dépôt. De plus amples informations relatives au cadre pratique et juridique de cette nouvelle fonction seront publiées en temps opportun.

V. EPO Contingency Upload Service

20. Le nouvel EPO Contigency Upload Service sera mis à disposition comme solution de repli dans le cas improbable d'une indisponibilité des services de dépôt en ligne de l'OEB ou dans les cas d'urgence. Ce service permettra aux utilisateurs de charger des documents PDF sans avoir à créer de compte OEB ou à se connecter à un tel compte. La transmission électronique sécurisée des documents sera garantie, mais sans les validations et avantages supplémentaires offerts par les services de dépôt en ligne de l'OEB. L'objectif est que ce service remplace en définitive le dépôt par formulaire en ligne et le dépôt par télécopie.

VI. Autres services de l'OEB

21. Dans l'espace MyEPO, des liens seront fournis vers les autres services en ligne de l'OEB, y compris le dépôt en ligne 2.0 et le paiement centralisé des taxes. Le lancement des nouvelles fonctionnalités de MyEPO Portfolio n'aura aucune incidence sur ces autres services en ligne de l'OEB. Les utilisateurs pourront notamment continuer d'utiliser My Files et le portail d'administration et d'accéder à la Mailbox selon la manière habituelle jusqu'à ce que ces services soient mis hors service. Cette mise hors service est actuellement prévue pour juin 2024. Les utilisateurs seront informés suffisamment à l'avance pour se préparer à ces changements.