Artikel 106

EUROPÄISCHES PATENTAMT

Mitteilungen des EPA

Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 22. November 2022 über als Videokonferenz durchgeführte mündliche Verhandlungen vor Prüfungs- und Einspruchsabteilungen, der Rechtsabteilung und der Eingangsstelle sowie als Videokonferenz durchgeführte Rücksprachen vor Prüfungsabteilungen

1. Gemäß dem Beschluss des Präsidenten des Europäischen Patentamts vom 22. November 2022 (ABl. EPA 2022, A103) sind mündliche Verhandlungen vor Prüfungsabteilungen, Einspruchsabteilungen, der Rechtsabteilung und der Eingangsstelle (nachstehend "Abteilung" genannt) als Videokonferenz durchzuführen.1 Ebenso sind Rücksprachen im Prüfungsverfahren vorzugsweise als Videokonferenz durchzuführen.2

2. Die vorliegende Mitteilung enthält aktualisierte Informationen über die Bedingungen und die Praxis im Hinblick auf mündliche Verhandlungen sowie Rücksprachen als Videokonferenz. Sie hebt die frühere Mitteilung vom 10. November 2020 über die Durchführung von mündlichen Verhandlungen vor Prüfungs- und Einspruchsabteilungen sowie von Rücksprachen als Videokonferenz auf (ABl. EPA 2020, A122).

Format mündlicher Verhandlungen

3. Wurde eine mündliche Verhandlung beantragt oder von der Abteilung für zweckdienlich erachtet, so werden die Verfahrensbeteiligten in der Regel zu einer als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlung geladen.

4. Mündliche Verhandlungen können nur dann in den Räumlichkeiten des Europäischen Patentamts (EPA) durchgeführt werden, wenn ernsthafte Gründe gegen eine Durchführung als Videokonferenz sprechen.3 Dazu zählen insbesondere Gründe, die einen Teilnehmer der mündlichen Verhandlung individuell betreffen (z. B. eine nachgewiesene Sehschwäche, aufgrund deren ein Vertreter die mündliche Verhandlung nicht auf dem Bildschirm verfolgen kann), sowie Gründe, die mit Art und Sachverhalt des Verfahrens zu tun haben (etwa die Vorführung oder Augenscheinseinnahme eines Objekts, dessen haptische Merkmale essenziell sind, oder die Augenscheinseinnahme eines Objekts, das nicht für eine Augenscheinseinnahme per Videokonferenz verfügbar gemacht werden kann). Pauschale Einwände auf der Basis der Zuverlässigkeit der Videokonferenztechnologie oder die Nichtverfügbarkeit einer Videokonferenzanlage gelten in der Regel nicht als ernsthafte Gründe.

Anträge auf Durchführung einer mündlichen Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA

5. Ein Antrag auf Durchführung einer mündlichen Verhandlung ausnahmsweise in den Räumlichkeiten des EPA sollte so früh wie möglich gestellt werden, vorzugsweise zusammen mit dem Antrag auf mündliche Verhandlung.

6. Kann einem Antrag auf mündliche Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA nicht stattgegeben werden und geht er nach der Ladung zur mündlichen Verhandlung ein, so teilt die Abteilung den Beteiligten mit, dass die mündliche Verhandlung wie in der Ladung angegeben als Videokonferenz stattfindet, und begründet kurz, warum dem Antrag nicht stattgegeben werden kann. Geht der Antrag ein, bevor die Ladung ergangen ist, wird die Begründung der Ablehnung in der Anlage zur Ladung angegeben. In beiden Fällen kann eine Ablehnung nicht separat mit der Beschwerde angefochten werden.

7. Kann einem Antrag auf mündliche Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA stattgegeben werden und geht er ein, nachdem die Ladung zur mündlichen Verhandlung als Videokonferenz ergangen ist, so wird den Beteiligten mitgeteilt, dass die mündliche Verhandlung wie beantragt in den Räumlichkeiten des EPA durchgeführt wird; der Termin der mündlichen Verhandlung bleibt wenn möglich unverändert.

Technische Informationen

8. Detaillierte Informationen über die vom EPA genutzten Videokonferenztechnologien und Tools sowie über die technischen Mindestanforderungen sind auf der EPA-Website abrufbar. Diese Informationen können von Zeit zu Zeit aktualisiert werden, weshalb den Nutzern empfohlen wird, die Website regelmäßig zu konsultieren. Außerdem werden sie den Beteiligten vor der als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlung mitgeteilt, in der Regel zusammen mit der Ladung.

9. Alle Teilnehmer an als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlungen oder Rücksprachen müssen dafür sorgen, dass ihre Videokonferenzanlage die spezifizierten technischen Anforderungen erfüllt. Es wird empfohlen, rechtzeitig vor der mündlichen Verhandlung einen Probelauf durchzuführen.

Datum und Uhrzeit von als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlungen und Rücksprachen

10. Als Videokonferenz durchgeführte mündliche Verhandlungen und Rücksprachen finden an einem EPA-Arbeitstag zu den Dienstzeiten des EPA statt.

Bestätigungs-E-Mail

11. Neben der Ladung erhalten die Teilnehmer eine E-Mail zur Bestätigung von Datum, Uhrzeit und den zum Verbindungsaufbau zu verwendenden Kontaktdaten für die Videokonferenz (in Form eines Links oder anderer geeigneter Mittel) unter Angabe weiterer sachdienlicher Informationen, u. a. zur Organisation der Videokonferenz.

Fernverbindung von Mitgliedern einer Prüfungs- oder Einspruchsabteilung

12. Die Mitglieder einer Prüfungs- oder Einspruchsabteilung können von unterschiedlichen Orten aus per Fernverbindung an als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlungen teilnehmen. In diesen Fällen findet die Beratung und Abstimmung unter ihnen über einen separaten Kommunikationskanal oder in einem sogenannten "virtuellen Beratungsraum" statt.

Teilnahme von Beteiligten und Vertretern von unterschiedlichen Orten aus

13. Die Beteiligten, ihre Vertreter und Begleitpersonen der Beteiligten oder Vertreter sowie Zeugen und Sachverständige können von unterschiedlichen Orten aus per Fernverbindung an der Videokonferenz teilnehmen.

Aufzeichnungsverbot

14. Von mündlichen Verhandlungen oder Rücksprachen, die als Videokonferenz durchgeführt werden, dürfen außer durch das EPA keinerlei Bild- oder Tonaufzeichnungen angefertigt und keine Weiterübertragungen vorgenommen werden.

Einreichung und Übermittlung von Unterlagen

15. In mündlichen Verhandlungen und Rücksprachen, die als Videokonferenz durchgeführt werden, sind Unterlagen per E-Mail einzureichen.4 Die Abteilung gibt den Beteiligten oder Vertretern die zu verwendende E-Mail-Adresse bekannt.

16. Von einem Beteiligten in einer mündlichen Verhandlung mit mehr als einem Beteiligten eingereichte E-Mails und Anhänge werden vom EPA an die anderen in der Verhandlung anwesenden Beteiligten weitergeleitet, es sei denn, der betreffende Beteiligte hat sie bereits direkt an die von den anderen Beteiligten angegebenen E-Mail-Adressen geschickt. Deshalb muss jeder Beteiligte dem Vorsitzenden und nach Möglichkeit den anderen Beteiligten zu Beginn der mündlichen Verhandlung die E-Mail-Adresse übermitteln, unter der er die Kopien solcher Unterlagen erhalten möchte. Beteiligte und Vertreter müssen sicherstellen, dass sie Unterlagen, die an die von ihnen angegebene E-Mail-Adresse geschickt werden, unverzüglich zur Kenntnis nehmen können.

17. Sofern die Abteilung zustimmt, kann ein Beteiligter zur Veranschaulichung seinen Bildschirm präsentieren; ein so dargestellter Inhalt gilt nicht als von dem Beteiligten eingereichte Unterlage.

Technische Probleme

18. Wo technische Probleme ungeachtet der Bemühungen der Teilnehmer die Durchführung oder Fortsetzung der mündlichen Verhandlung als Videokonferenz verhindern, ergeht eine neue Ladung zur mündlichen Verhandlung. In der Regel wird die erneute mündliche Verhandlung als Videokonferenz durchgeführt, sofern nicht schwerwiegende Gründe dagegen sprechen.

Ausstattung und Kosten

19. Die Videokonferenzräume des EPA sind nur für den Gebrauch durch EPA-Bedienstete bestimmt.

20. Das EPA erhebt keine besondere Gebühr für die Durchführung von mündlichen Verhandlungen oder Rücksprachen als Videokonferenz. Die Teilnehmer tragen nur die Kosten für ihre Internetverbindung und die technischen Einrichtungen bzw. die Software bei ihnen.

Teilnahme von Mitgliedern der Öffentlichkeit an mündlichen Verhandlungen im Einspruchsverfahren

21. Mündliche Verhandlungen im Einspruchsverfahren sind öffentlich, sofern die Einspruchsabteilung nicht anderweitig entscheidet (Artikel 116 (4) EPÜ). Mündliche Verhandlungen vor der Eingangsstelle, den Prüfungsabteilungen und der Rechtsabteilung sind nicht öffentlich (Artikel 116 (3) EPÜ).

22. Mitglieder der Öffentlichkeit können eine mündliche Verhandlung per Fernverbindung anhand eines auf Antrag bereitgestellten Links verfolgen. Entsprechende Anträge sind spätestens drei Arbeitstage vor dem in der Ladung zur mündlichen Verhandlung angegebenen Termin per E-Mail unter [email protected] beim EPA einzureichen. Später eingereichte Anträge können nicht rechtzeitig bearbeitet werden und können folglich unberücksichtigt bleiben.

23. Der Antrag muss von dem Mitglied oder im Namen des Mitglieds der Öffentlichkeit eingereicht werden, das per Fernverbindung an der mündlichen Verhandlung teilnehmen möchte ("Antragsteller"), und muss Folgendes enthalten:

•  die Anmeldenummer
•  den Tag der mündlichen Verhandlung
•  den Namen des Antragstellers
•  die E-Mail-Adresse des Antragstellers.

24. Mit dem Antrag eines Mitglieds der Öffentlichkeit auf Fernteilnahme an einer mündlichen Verhandlung gelten die im Anhang zu dieser Mitteilung dargelegten Bedingungen für die Fernteilnahme an mündlichen Verhandlungen als akzeptiert.

25. Das EPA sendet dem Antragsteller die Verbindungsdaten für die mündliche Verhandlung an die im Antrag angegebene E-Mail-Adresse.

26. In Ausnahmefällen kann der Zugang verwehrt werden, wenn die Zahl der eingegangenen Anträge die festgelegte Obergrenze übersteigt und die Durchführung der mündlichen Verhandlung zu beeinträchtigen droht oder wenn der Antragsteller in den vorangegangenen sechs Monaten an mündlichen Verhandlungen per Videokonferenz teilgenommen hat und festgestellt wurde, dass er gegen die im Anhang zu dieser Mitteilung dargelegten Bedingungen für die Fernteilnahme an als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlungen verstoßen hat.

Weitere Informationen

27. Weitere Informationen über die Technik, die Vorgehensweise und die Etikette zur Durchführung von mündlichen Verhandlungen und Rücksprachen als Videokonferenz sind auf der EPA-Website verfügbar.

Anhang

Bedingungen für den Zugang der Öffentlichkeit zu mündlichen Verhandlungen vor Einspruchsabteilungen

Die Fernteilnahme von Mitgliedern der Öffentlichkeit unterliegt folgenden Bedingungen:

1. Wer als Mitglied der Öffentlichkeit per Fernteilnahme an einer mündlichen Verhandlung teilnehmen möchte, muss Informationen über sich bereitstellen, um die Verbindungsdaten für den Fernzugang zu erhalten.

2. Die Teilnahme beschränkt sich auf das Anhören der Ton- und das Ansehen der Bildübertragung während der mündlichen Verhandlung. Mitglieder der Öffentlichkeit dürfen weder ihr Mikrofon noch ihre Kamera einschalten, es sei denn, sie werden vom Vorsitzenden dazu aufgefordert. Sie sind nicht befugt, in der mündlichen Verhandlung etwas zu sagen oder sich anderweitig einzubringen, es sei denn, sie werden vom Vorsitzenden ausdrücklich dazu aufgefordert.

3. Wenn der Vorsitzende dazu auffordert, müssen Mitglieder der Öffentlichkeit ihre Kamera zeitweise einschalten, damit die Teilnehmer ihre Identität genauso feststellen können, als ob sie persönlich in den Räumlichkeiten des EPA an der mündlichen Verhandlung teilnehmen würden.

4. Mitgliedern der Öffentlichkeit sowie allen anderen Personen, die per Fernverbindung an einer mündlichen Verhandlung teilnehmen, ist es untersagt, Bild- und/oder Tonaufnahmen von Teilen der mündlichen Verhandlung anzufertigen oder weiter zu übertragen. Mitglieder der Öffentlichkeit, die an einer mündlichen Verhandlung teilnehmen möchten, übernehmen die volle Verantwortung dafür, dass die mit den vom EPA mitgeteilten Daten hergestellte Verbindung nicht zur Aufzeichnung oder Weiterübertragung verwendet wird.

5. Die Verbindungsdaten, die das EPA Mitgliedern der Öffentlichkeit für die Fernteilnahme an mündlichen Verhandlungen bereitstellt, sind ausschließlich zur Verwendung durch den Antragsteller bestimmt. Sie dürfen diese Daten nicht an Dritte weitergeben und müssen die volle Verantwortung für alle Folgen übernehmen, die aus der unberechtigten Nutzung der Verbindungsdaten durch Dritte entstehen.

6. Mitglieder der Öffentlichkeit haben allen Anweisungen Folge zu leisten, die der Vorsitzende ihnen im Interesse einer effizienten und ungestörten Durchführung der mündlichen Verhandlung erteilt.

7. Mit dem Antrag eines Mitglieds der Öffentlichkeit auf Teilnahme an einer mündlichen Verhandlung per Fernverbindung gelten diese Bedingungen für die Fernteilnahme an als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlungen als akzeptiert.

8. Ein Verstoß gegen diese Bedingungen kann dazu führen, dass Mitglieder der Öffentlichkeit von der mündlichen Verhandlung ausgeschlossen werden. Stellt der Vorsitzende einen Verstoß gegen die vorstehenden Bedingungen fest, der die effiziente Durchführung der mündlichen Verhandlung beeinträchtigt oder die Rechte der anderen Teilnehmer an der mündlichen Verhandlung verletzt, oder liegen andere triftige Gründe vor, so kann er das betreffende Mitglied der Öffentlichkeit auffordern, die mündliche Verhandlung zu verlassen und die Verbindung zu beenden.