Artikel 34

BESCHLUSS DES VERWALTUNGSRATS vom 30. Juni 2026 zur Genehmigung der Verfahrensordnung der Beschwerdekammer für die justizielle Verarbeitung personenbezogener Daten (CA/D 10/26)

DER VERWALTUNGSRAT DER EUROPÄISCHEN PATENTORGANISATION,

gestützt auf den Beschluss CA/D 19/24 zur Einrichtung eines unabhängigen Aufsichtsverfahrens für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Beschwerdekammern in ihrer justiziellen Tätigkeit (nachstehend "UAV-Beschluss" genannt), insbesondere auf Artikel 6 Satz 2,

gestützt auf die Verfahrensordnung der Beschwerdekammer für die justizielle Verarbeitung personenbezogener Daten (nachstehend "VOBKJVD" genannt), die vom Beschwerdekammerausschuss am 2. Juni 2026 gemäß Artikel 6 UAV-Beschluss in Verbindung mit Regel 12c Absatz 2 der Ausführungsordnung zum Europäischen Patentübereinkommen erlassen wurde,

auf Vorschlag des Präsidenten der Beschwerdekammern,

BESCHLIESST:

Artikel 1

Genehmigung der erlassenen VOBKJVD

Die im Anhang zu diesem Beschluss enthaltene VOBKJVD wird hiermit genehmigt.

Artikel 2

Inkrafttreten

Dieser Beschluss tritt am 1. August 2026 in Kraft.

Geschehen zu München am 30. Juni 2026

Für den Verwaltungsrat

Der Präsident

Josef KRATOCHVÍL

Anhang

BESCHLUSS DES BESCHWERDEKAMMERAUSSCHUSSES

vom 2. Juni 2026

über den Erlass der Verfahrensordnung der Beschwerdekammer für die justizielle Verarbeitung personenbezogener Daten

DER BESCHWERDEKAMMERAUSSCHUSS,

gestützt auf das Europäische Patentübereinkommen (nachstehend "EPÜ" genannt), insbesondere auf Artikel 23 Absatz 3,

gestützt auf die Ausführungsordnung zum EPÜ, insbesondere auf Regel 12c Absatz 2,

gestützt auf den Beschluss CA/D 5/21 zur Einführung eines neuen Datenschutzrahmens im Europäischen Patentamt,

gestützt auf den Beschluss CA/D 19/24 zur Einrichtung eines unabhängigen Aufsichtsverfahrens für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Beschwerdekammern in ihrer justiziellen Tätigkeit (nachstehend "UAV-Beschluss" genannt), insbesondere auf Artikel 6,

auf Vorschlag des Präsidenten der Beschwerdekammern,

nach Beratung durch das Präsidium der Beschwerdekammern gemäß Regel 12b Absatz 3 Buchstabe c der Ausführungsordnung zum EPÜ,

nachdem der Präsident des Europäischen Patentamts gemäß Regel 12c Absatz 2 der Ausführungsordnung zum EPÜ in Verbindung mit Artikel 6 UAV-Beschluss Gelegenheit zur Stellungnahme hatte,

BESCHLIESST:

Es wird die folgende Verfahrensordnung der Beschwerdekammer für die justizielle Verarbeitung personenbezogener Daten erlassen.

Alle personenbezogenen Formulierungen in dieser Verfahrensordnung sind geschlechtsneutral zu verstehen.

Artikel 1

Zusammensetzung der Beschwerdekammer für die justizielle Verarbeitung personenbezogener Daten

1. Für Beschwerden gegen Entscheidungen des Verantwortlichen ist die Beschwerdekammer für die justizielle Verarbeitung personenbezogener Daten (nachstehend "BKJVD" genannt) zuständig. Im jeweiligen Beschwerdeverfahren setzt sich die BKJVD aus drei Mitgliedern zusammen (nachstehend "Kammer" genannt).
2. Der Vorsitzende der BKJVD bestimmt nach Maßgabe des Geschäftsverteilungsplans die Zusammensetzung einer Kammer. Der Vorsitzende bestimmt sich selbst oder ein anderes rechtskundiges Mitglied zum Vorsitzenden einer Kammer.
3. Der Vorsitzende der BKJVD kann höchstens ein externes Mitglied für eine Kammer bestimmen. Der Vorsitzende einer Kammer ist ein internes Mitglied.

Artikel 2

Ersetzung der Mitglieder

1. Ein Mitglied oder der Vorsitzende einer Kammer ist zu ersetzen, wenn dieses Mitglied oder der Vorsitzende an der Mitwirkung verhindert ist, insbesondere infolge von Krankheit, Arbeitsüberlastung oder unvermeidbaren Verpflichtungen.
2. Will ein Mitglied oder der Vorsitzende einer Kammer ersetzt werden, so hat dieses Mitglied oder der Vorsitzende unverzüglich den Vorsitzenden der BKJVD von seiner Verhinderung zu unterrichten.
3. Kann ein Mitglied oder der Vorsitzende einer Kammer an einer Beschwerdesache, für die dieses Mitglied oder dieser Vorsitzende bestimmt wurde, nicht oder nicht mehr mitwirken, bestimmt der Vorsitzende der BKJVD ein anderes Mitglied der BKJVD, um dieses Kammermitglied oder diesen Kammervorsitzenden zu ersetzen.
4. Bei der Bestimmung der neuen Zusammensetzung berücksichtigt der Vorsitzende der BKJVD insbesondere die Arbeitsbelastung der Kammermitglieder und die sprachlichen Anforderungen der Beschwerdesache.

Artikel 3

Ausschließung und Ablehnung

1. Mitglieder der BKJVD, einschließlich des Vorsitzenden, die unmittelbar an dem Datenverarbeitungsvorgang beteiligt waren, der als Verletzung der Rechte der betroffenen Person gemäß den Datenschutzvorschriften geltend gemacht wird, oder die ein persönliches Interesse an der Sache haben, dürfen nicht an dem anschließenden Verfahren vor der BKJVD mitwirken. Artikel 24 Absätze 2 bis 4 EPÜ gilt entsprechend für Verfahren vor der BKJVD.
2. Erhält eine Kammer von einem möglichen Ausschließungs- oder Ablehnungsgrund auf andere Weise als von dem betroffenen Mitglied oder dem Beschwerdeführer Kenntnis, so entscheidet sie ohne Mitwirkung dieses Mitglieds. Bei dieser Entscheidung wird das betroffene Mitglied durch seinen Vertreter ersetzt.
3. Das betroffene Mitglied wird aufgefordert, sich zu dem Ausschließungs- oder Ablehnungsgrund zu äußern.
4. Vor der Entscheidung über die Ausschließung oder Ablehnung eines Mitglieds wird das Verfahren in der Sache nicht weitergeführt.
5. Der Vertreter des Vorsitzenden oder eines anderen Mitglieds ist das nächste auf der Liste nach Maßgabe des relevanten Geschäftsverteilungsplans, wobei das erste Mitglied auf der Liste der Vertreter des letzten Mitglieds auf der Liste ist.

Artikel 4

Berichterstatter

1. Der Vorsitzende der BKJVD bestimmt für jede Beschwerde ein Mitglied oder den Vorsitzenden der Kammer als Berichterstatter.
2. Der Berichterstatter kann Ermittlungen durchführen; er entwirft Bescheide, führt sonstige Vorarbeiten durch und entwirft Entscheidungen.
3. Der Berichterstatter bereitet die Sitzungen und mündlichen Verhandlungen der Kammer vor.

Artikel 5

Geschäftsstelle

Der Geschäftsstellenbeamte der Juristischen Beschwerdekammer des Europäischen Patentamts wird als Geschäftsstellenbeamter der BKJVD tätig.

Artikel 6

Form und Inhalt von Beschwerden

1. Eine Beschwerde bei der BKJVD ist innerhalb der Frist nach Artikel 4 Absatz 1 UAV-Beschluss elektronisch per E-Mail an das offizielle Postfach bei der Geschäftsstelle einzureichen.
2. Die Beschwerde muss datiert und vom Beschwerdeführer oder von seinem Vertreter im Sinne von Artikel 134 EPÜ signiert sein; sie ist in einer der drei Amtssprachen des Europäischen Patentamts einzureichen, d. h. Deutsch, Englisch oder Französisch. Wird der Beschwerdeführer durch einen Vertreter im Sinne von Artikel 134 EPÜ vertreten, muss er eine unterzeichnete Vollmacht einreichen. Die Unterschrift kann mittels jeder Art von elektronischer Signatur erfolgen.
3. Die Beschwerde

1. enthält den Namen, die Anschrift und die E-Mail-Adresse des Beschwerdeführers;
2. enthält gegebenenfalls den Namen, die Anschrift und die E-Mail-Adresse des Vertreters;
3. bezeichnet die Entscheidung des Verantwortlichen, die angefochten wird;
4. gibt die geforderte Abhilfe an;
5. führt alle Tatsachen, Argumente und Beweismittel an, auf die der Antrag auf Aufhebung oder Änderung der angefochtenen Entscheidung gestützt wird.

4. Die Geschäftsstelle kann den Beschwerdeführer oder seinen Vertreter per E-Mail auffordern, Mängel oder Unvollständigkeiten hinsichtlich der Erfordernisse nach den Absätzen 2 und 3 Buchstaben a bis c innerhalb einer zu bestimmenden Frist zu beheben.

Artikel 7

Verfahren vor der BKJVD

1. Außer in Fällen, in denen die Beschwerde nach Ablauf der Frist nach Artikel 4 Absatz 1 UAV-Beschluss eingereicht wurde, sendet die Geschäftsstelle eine elektronische Kopie der Beschwerde per E-Mail an den Verantwortlichen, der nach Artikel 5 Absatz 3 UAV-Beschluss die Möglichkeit hat, dazu Stellung zu nehmen.
2. Die Kammer verwirft die Beschwerde als unzulässig, wenn ein Erfordernis nach Artikel 6 Absatz 1 oder Absatz 3 Buchstabe d oder e nicht erfüllt ist oder wenn ein Mangel oder eine Unvollständigkeit, der bzw. die gemäß Artikel 6 Absatz 4 mitgeteilt wurde, nicht fristgerecht behoben wurde.
3. Ist die Beschwerde zulässig, fordert die Kammer den Beschwerdeführer auf, sich innerhalb einer zu bestimmenden Frist zur Stellungnahme des Verantwortlichen zu äußern und gegebenenfalls weitere erforderliche Beweismittel vorzulegen.
4. Bei der Prüfung der Beschwerde wird die Kammer im Rahmen der Zuständigkeit des Verantwortlichen gemäß Artikel 3 UAV-Beschluss tätig. Sie erlässt eine Mitteilung mit einer vorläufigen Einschätzung der Begründetheit der Beschwerde. Wenn sie eine mündliche Verhandlung nicht für sachdienlich erachtet, unterrichtet sie den Beschwerdeführer entsprechend und fordert ihn auf, sich innerhalb einer zu bestimmenden Frist zur Mitteilung zu äußern.
5. Wenn eine mündliche Verhandlung anberaumt wird, setzt die Kammer eine Ladungsfrist von mindestens vier Wochen. Mündliche Verhandlungen werden in der Regel als Videokonferenz durchgeführt. Die Kammer kann auf Antrag des Beschwerdeführers oder von Amts wegen beschließen, die mündliche Verhandlung in den Räumlichkeiten des Europäischen Patentamts durchzuführen, wenn sie dies für zweckmäßig erachtet. Einem Antrag des Beschwerdeführers auf Verlegung der mündlichen Verhandlung kann stattgegeben werden, wenn er schwerwiegende Gründe vorbringt, die die Festlegung eines neuen Termins rechtfertigen.

Artikel 8

Verfahrenssprache

1. Die in der Beschwerde verwendete Sprache gemäß Artikel 6 Absatz 2 ist die Verfahrenssprache. Regel 3 Absatz 3 EPÜ gilt entsprechend für schriftliche Beweismittel.
2. Regel 4 EPÜ gilt entsprechend für mündliche Verhandlungen vor der Kammer.

Artikel 9

Zurücknahme der Beschwerde

1. Die Beschwerde kann während des Verfahrens jederzeit durch schriftliche Mitteilung an die Kammer zurückgenommen werden.
2. Fordert die Kammer den Beschwerdeführer im Falle seiner lang anhaltenden Untätigkeit auf, eine bestimmte Maßnahme zur Fortsetzung des Verfahrens durchzuführen, setzt die Kammer eine angemessene Frist, innerhalb der der Beschwerdeführer der Aufforderung Folge leisten muss. Kommt der Beschwerdeführer der Aufforderung nicht innerhalb der gesetzten Frist nach und ist dies nicht durch zwingende Gründe gerechtfertigt, gilt die Beschwerde als zurückgenommen.

Artikel 10

Entscheidungen

1. Nach der Prüfung der Beschwerde erlässt die Kammer eine begründete Entscheidung. Stellt die Kammer fest, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der betroffenen Person durch die Beschwerdekammern in ihrer justiziellen Tätigkeit unrechtmäßig war, so kann sie entscheiden, dass ein Ersatz für materiellen und/oder immateriellen Schaden gewährt wird.
2. Die Entscheidung ist vom Vorsitzenden der Kammer und vom zuständigen Bediensteten der Geschäftsstelle durch ihre Unterschrift oder andere geeignete Mittel als authentisch zu bestätigen. Die Entscheidung enthält:

1. die Feststellung, dass sie von der BKJVD erlassen worden ist;
2. den Tag, an dem die Entscheidung erlassen worden ist;
3. die Namen des Vorsitzenden und der übrigen Mitglieder der Kammer, die mitgewirkt haben;
4. den Namen des Beschwerdeführers und gegebenenfalls seines Vertreters;
5. die Anträge des Beschwerdeführers;
6. eine kurze Darstellung des Sachverhalts;
7. die Entscheidungsgründe;
8. die Formel der Entscheidung, gegebenenfalls einschließlich der Entscheidung über einen Ersatz für materiellen und/oder immateriellen Schaden.

3. Die Entscheidung wird zugestellt und eine Kopie bereitgestellt nach Maßgabe von Artikel 5 Absätze 7 und 8 UAV-Beschluss.
4. Eine anonymisierte Fassung der endgültigen Entscheidung wird veröffentlicht, sofern die Kammer nicht etwas anderes beschließt.

Artikel 11

Inkrafttreten

Diese Verfahrensordnung der BKJVD tritt am 1. August 2026 in Kraft.

Geschehen zu München am 2. Juni 2026

Für den Beschwerdekammerausschuss

Der Vorsitzende

Alexander PFISTER