Journal officiel octobre 2021

Référence: A79
Date de publication en ligne: 29.10.2021

OFFICE EUROPÉEN DES BREVETS


Communications de l'OEB

Communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 22 octobre 2021, concernant la délivrance de badges de l'OEB destinés aux mandataires agréés

Les mandataires agréés dont les noms figurent sur la liste tenue par l'OEB au titre de l'article 134(1) CBE peuvent obtenir un badge de l'OEB, qu'ils peuvent utiliser pour accéder aux bâtiments de l'OEB ainsi que pour prouver leur identité lors des procédures devant l'OEB (soit dans les locaux de l'OEB, soit sous forme de visioconférence). Pour obtenir ce badge, ils doivent présenter une demande correspondante soit dans les locaux de l'OEB à Munich, La Haye, Berlin ou Vienne, soit lors d'un appel vidéo, comme indiqué ci-après.

Obtention d'un badge sur demande présentée dans les locaux de l'OEB

Les badges de l'OEB destinés aux mandataires agréés peuvent être obtenus sur demande présentée dans les locaux de l'OEB, aux heures suivantes :

Munich (bâtiments PschorrHöfe et Isar) : du lundi au vendredi, de 9 h 00 à 11 h 00 et de 13 h 00 à 14 h 00

La Haye : les lundis, mercredis et vendredis, de 13 h 00 à 14 h 30
Pour obtenir un badge en dehors de ces plages horaires, veuillez envoyer un courriel à l'adresse serviceline@epo.org afin de prendre rendez-vous.

Berlin : veuillez envoyer un courriel à l'adresse serviceline@epo.org et l'OEB vous contactera afin de fixer un rendez-vous.

Vienne : veuillez envoyer un courriel à l'adresse servicepointvienna@epo.org et l'OEB vous contactera afin de fixer un rendez-vous.

Lorsque vous vous rendez dans les locaux de l'OEB pour faire votre demande de badge, veuillez vous adresser directement au personnel de sécurité à l'accueil. Vous devrez présenter une pièce d'identité, par exemple votre passeport ou votre carte nationale d'identité. Après avoir effectué les vérifications, le personnel de sécurité vous prendra en photo et établira votre badge. Si vous faites votre demande de badge dans les locaux de l'OEB à Berlin ou à Vienne, votre badge sera établi à Munich et vous sera envoyé par la poste.

Les toutes dernières informations concernant les mesures COVID-19 applicables dans les locaux de l'OEB se trouvent dans la rubrique Partenaires externes/visiteurs, sur le site Internet de l'OEB (epo.org/news-events/covid-19_fr.html).

Obtention d'un badge sur demande présentée lors d'un appel vidéo

Veuillez envoyer un courriel à l'adresse support@epo.org en y mentionnant ou en y joignant les renseignements ou éléments suivants vous concernant :

1. nom complet

2. coordonnées (numéro de téléphone et adresse électronique, ainsi qu'adresse professionnelle à laquelle le badge doit être envoyé)

3. photographie au format JPEG (résolution minimale 400 dpi, norme OACI, fond blanc).

Votre demande sera traitée de la manière suivante :

Une fois qu'elle aura été enregistrée par support@epo.org et pour autant que toutes les conditions énoncées aux points 1 à 3 ci-dessus soient remplies, le service de sécurité de l'OEB vous contactera afin de fixer un rendez-vous pour un appel vidéo.

Pendant l'appel vidéo, vous serez invité(e) à présenter une pièce d'identité (par exemple votre passeport ou votre carte nationale d'identité).

Une fois que le service de sécurité de l'OEB aura vérifié votre identité et que toutes les conditions sont remplies, votre badge sera établi et sera envoyé à votre adresse professionnelle par courrier recommandé.

Pour utiliser votre badge afin d'accéder aux bâtiments de l'OEB, vous devrez demander au service de sécurité de l'activer la prochaine fois que vous vous rendrez à l'OEB. Il n'est en revanche pas nécessaire de faire activer votre badge si vous souhaitez l'utiliser pour prouver votre identité.

DÉCLARATION RELATIVE À LA PROTECTION DES DONNÉES

Les données personnelles recueillies sont nécessaires aux fins de la délivrance du badge de l'OEB, qui vous permettra, en votre qualité de mandataire agréé(e), d'accéder aux bâtiments de l'OEB et de prouver votre identité lors des procédures devant l'OEB. Le personnel de sécurité de l'OEB vérifiera les informations fournies en se référant à la liste publique des mandataires agréés tenue par l'OEB au titre de l'article 134(1) CBE.

Si vous choisissez de fournir les informations demandées, l'OEB traitera vos données personnelles conformément à ses Directives pour la protection des données (DPD) et les conservera uniquement pendant la durée nécessaire à l'accomplissement des objectifs visés ci-dessus, en garantissant le niveau de sécurité adéquat. Les données seront conservées dans le système de gestion des cartes pendant la durée de validité du badge, dans le système de gestion de tickets CRM pendant la durée du contrat avec l'entreprise chargée de l'application, ainsi que dans les systèmes de gestion de tickets de l'OEB pendant la durée de validité du badge (cinq ans à compter de la date d'établissement du badge). L'OEB supprimera vos données personnelles dès qu'elles ne seront plus nécessaires. Vous pouvez choisir de ne pas fournir d'informations et de ne pas obtenir le badge de l'OEB destiné aux mandataires agréés. De cette façon, vos données personnelles ne seront pas traitées. Si vous choisissez de fournir ces informations à l'OEB, les règles de conservation et de sécurité susmentionnées s'appliqueront pendant toute la durée de conservation des données par l'OEB.

Vous avez le droit d'accéder à vos données personnelles, de les rectifier et de les effacer, ainsi que de restreindre leur traitement ou de vous opposer à celui-ci, comme le prévoit l'article 14 DPD. Si vous souhaitez exercer l'un de ces droits, veuillez adresser une demande en ce sens au responsable délégué du traitement, à l'adresse support@epo.org. Il sera normalement répondu à votre demande dans un délai de trois mois à compter de la réception de celle-ci. Toutefois, conformément à l'article 14(7) DPD, ce délai pourra être prorogé selon la complexité et le nombre de demandes reçues. Toute prorogation de délai correspondante vous sera notifiée.

Le responsable du traitement est l'Office européen des brevets (OEB). Le service de l'OEB responsable de cette opération de traitement (à savoir le responsable délégué du traitement) est la Direction principale Administration générale (DP 4.4).

Pour toutes questions, veuillez contacter la DP 4.4 à l'adresse support@epo.org.

Vous pouvez également contacter le responsable de la protection des données à l'OEB à l'adresse dpo@epo.org.

 

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