Artikel 22

Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 25. März 2026 über die Einreichung von Unterlagen im DOCX-Format

1. Einführung

1. Im Rahmen der kontinuierlichen Digitalisierung seiner Dienste und nach erfolgreichem Abschluss des Pilotprojekts zur DOCX-Einreichung lässt das Europäische Patentamt (EPA) mit Wirkung vom 1. April 2026 sowohl in Verfahren nach dem Europäischen Patentübereinkommen (EPÜ) als auch in Verfahren für europäische Patente mit einheitlicher Wirkung die Einreichung von Unterlagen im DOCX-Format zu. Diese Regelung bildet die Grundlage für eine durchgängig elektronische Bearbeitung und gilt für Anmeldungsunterlagen, Übersetzungen, Änderungen, Dokumente mit Markierungen zur Kennzeichnung von Änderungen, Schreiben und sonstige Einreichungen, einschließlich solcher von Dritten.

2. Die Beschlüsse des Präsidenten des Europäischen Patentamts über die elektronische Einreichung von Unterlagen (ABl. EPA 2025, A52), über den webbasierten Online-Dienst MyEPO Portfolio und die elektronische Zustellung an die Mailbox in Verfahren nach dem EPÜ und nach dem PCT (ABl. EPA 2024, A20) und über die Einreichung von Unterlagen bei telefonischen Rücksprachen und als Videokonferenz durchgeführten Rücksprachen und mündlichen Verhandlungen (ABl. EPA 2020, A71) sowie die Definition von "DOCX" für die Einreichung beim Europäischen Patentamt (ABl. EPA 2025, A50) wurden entsprechend aktualisiert. Der Beschluss des Präsidenten des Europäischen Patentamts über den webbasierten Online-Dienst MyEPO Portfolio und die elektronische Zustellung an die Mailbox in Verfahren für europäische Patente mit einheitlicher Wirkung (ABl. EPA 2024, A19) bleibt unverändert.

2. Geltungsbereich

3. Mit Wirkung vom 1. April 2026 können europäische Patentanmeldungen und andere in Verfahren nach dem EPÜ oder der Durchführungsordnung zum einheitlichen Patentschutz (DOEPS) eingereichte Unterlagen im DOCX-Format eingereicht werden.¹

4. Internationale Anmeldungen und andere in der internationalen Phase eingereichte Unterlagen können nicht per se im DOCX‑Format eingereicht werden, da dies kein zulässiges Format gemäß Anhang F der Verwaltungsvorschriften zum PCT ist.²

5. Anmelder können jedoch – wie bisher auch – ihre internationale Anmeldung im DOCX-Format erstellen und über die Online-Einreichung 2.0 oder im ePCT-Dienst der WIPO über DOCX format – for conversion to Application Body XML hochladen, damit das Einreichungstool die Dokumente vor ihrer Einreichung in das XML-Format konvertiert. Wird eine internationale Anmeldung im DOCX-Format hochgeladen, muss sie als eine einzelne Datei eingereicht werden, die die vollständigen Anmeldungsunterlagen (Beschreibung, Ansprüche, Zusammenfassung und gegebenenfalls Zeichnungen) enthält.

6. Die konvertierte XML-Datei gilt als originale Anmeldungsunterlage, während die DOCX-Quelldatei automatisch als unkonvertiertes Dokument aufgenommen wird, um etwaige Konvertierungsfehler leichter korrigieren zu können.

7. In der internationalen Phase nachgereichte Unterlagen (z. B. Änderungen nach Artikel 19 oder 34 PCT) können nicht im DOCX-Format hochgeladen, sondern müssen im vorgeschriebenen Format eingereicht werden.

8. Beim Eintritt in die europäische Phase muss keine Abschrift der internationalen Anmeldung eingereicht werden. Dementsprechend gibt es keine Vorschrift, die zu diesem Zeitpunkt eine erneute Einreichung der Anmeldungsunterlagen im DOCX-Format verlangt; das EPA als Bestimmungs- oder ausgewähltes Amt verwendet für seine Bearbeitung die Anmeldung im jeweils verfügbaren Format. Änderungen und andere Unterlagen, die bei Eintritt in die europäische Phase oder später vorgelegt werden, können jedoch im DOCX-Format eingereicht werden.

9. Folgendes kann nicht im DOCX-Format eingereicht werden:

3. Erfordernisse, Änderungen

10. Dokumente im DOCX-Format können elektronisch über die Online-Einreichung 2.0, MyEPO (sofern verfügbar), den EPO Contingency Upload Service oder während als Videokonferenz durchgeführter mündlicher Verhandlungen und Rücksprachen per E‑Mail eingereicht werden.⁶ Sie müssen der Definition von "DOCX" für die Einreichung beim Europäischen Patentamt (Version 3) vom 25. März 2026 (nachstehend "DOCX-Definition")⁷ entsprechen, unbeschadet etwaig anwendbarer Erfordernisse für die Form der Anmeldungsunterlagen gemäß Regel 49 EPÜ.⁸

11. Anmeldungsunterlagen oder ihre Übersetzung können entweder in einer einzigen DOCX-Datei eingereicht werden, die die vollständige, den speziellen Anforderung der DOCX-Definition⁹ genügende Anmeldungsunterlage (Beschreibung, Ansprüche, Zusammenfassung und gegebenenfalls Zeichnungen) enthält, oder in mehreren getrennten DOCX-Dateien für die einzelnen Abschnitte der Anmeldung (Beschreibung, Ansprüche, Zusammenfassung und gegebenenfalls Zeichnungen). Sie dürfen keine nachverfolgten Änderungen (Track Changes), Kommentare oder Ähnliches enthalten. Zeichnungen kann der Anmelder nach seinem Ermessen in die Anmeldungsunterlage aufnehmen, in einer separaten DOCX-Datei einreichen oder separat im PDF-Format einreichen.

12. Änderungen der Anmeldungsunterlagen dürfen nur wie folgt eingereicht werden:

13. Die Einreichung von Änderungen in Form von Austauschseiten wird nicht empfohlen, weil die Seitennummerierung von im DOCX-Format eingereichten Dokumenten je nach der zur ihrer Anzeige verwendeten Software variieren kann. Verweise auf Seitenzahlen sind keine verlässliche Art der Kennzeichnung geänderten Inhalts. Werden Änderungen dennoch mit Verweis auf bestimmte Seiten eingereicht, muss der Umfang des Austauschs klar und eindeutig durch Angabe der betreffenden Textpassagen identifiziert werden (z. B. durch Angabe von Überschriften oder des ersten und des letzten Satzes).

14. Für eine leichtere Bezugnahme wird empfohlen, jeden Absatz der Beschreibung fortlaufend zu nummerieren.

15. Zur Kennzeichnung von Änderungen, wie sie z. B. in Regel 137 (4) EPÜ gefordert ist, können zusätzlich zu einer Reinschrift der geänderten Unterlagen (siehe oben Nr. 12) auch Dokumente mit gekennzeichneten Änderungen (z. B. mit Änderungsverfolgung und/oder Kommentaren) im DOCX-Format eingereicht werden.¹¹

16. Für Schreiben, Erklärungen, ähnliche Dokumente und Einwendungen Dritter, die ebenfalls im DOCX-Format eingereicht werden können, gelten die in der DOCX-Definition genannten allgemeinen Erfordernisse. Als Beweismittel eingereichte Unterlagen müssen diesen Erfordernissen nicht genügen, sofern sie angezeigt und wiedergegeben werden können, ohne dass Informationen verloren gehen.

4. Rechtsgültige Fassung, PDF-Sicherungskopie

17. Die im DOCX-Format eingereichten Unterlagen bilden die rechtsgültige Fassung.

18. Zusammen mit dem DOCX-Dokument kann im Rahmen derselben Einreichung eine PDF-Sicherungskopie des DOCX-Dokuments eingereicht werden. Diese PDF-Sicherungskopie kann im Falle von Abweichungen, insbesondere wenn eine Berichtigung beantragt wird, als Nachweis des beabsichtigten Inhalts dienen und wird für die Akteneinsicht zugänglich gemacht.

5. Bearbeitung

19. Bei Einreichung der Unterlagen über die Online-Einreichung 2.0 wird eine etwaig fällige Zusatzgebühr für europäische Patentanmeldungen mit mehr als 35 Seiten ("Seitengebühr") automatisch berechnet. In allen anderen Fällen wird die Zusatzgebühr auf der Grundlage der aus den Anmeldungsunterlagen im DOCX-Format erstellten PDF-Datei berechnet.

20. Bis auf Weiteres wird das EPA für die Zwecke der Akteneinsicht, für die Ausstellung beglaubigter Abschriften und für die Bearbeitung in seinen älteren Tools, mit denen sich keine Dokumente im DOCX-Format bearbeiten lassen, von jedem Dokument eine PDF-Fassung erstellen.

21. Ist der vollständige Satz der dem Erteilungsbeschluss zugrunde liegenden Dokumente, d. h. Ansprüche, Beschreibung, Zusammenfassung und gegebenenfalls Zeichnungen, im DOCX-Format verfügbar und kann an die Mailbox zugestellt werden, so werden diese Dokumente in diesem Format zusammen mit der Mitteilung nach Regel 71 (3) EPÜ (EPA Form 2004) zugestellt. In der Anfangsphase nach dem 1. April 2026 und in allen Fällen, in denen nicht alle Dokumente im DOCX-Format beim EPA eingereicht worden sind, werden die für die Erteilung vorgesehenen Unterlagen für die Zwecke der elektronischen Zustellung und der Akteneinsicht weiterhin im PDF-Format erstellt.

6. Gemeinsamer Bereich

22. Im gemeinsamen Bereich können weiterhin Dokumente im DOCX-Format verwendet werden.¹² Nachdem DOCX jetzt ein zugelassenes Einreichungsformat ist, kann die Fassung, auf die sich Anmelder und Prüfer geeinigt haben, gegebenenfalls direkt als Reinschrift über die Online-Einreichung 2.0 oder MyEPO eingereicht werden, ohne dass sie weiterbearbeitet oder konvertiert werden müsste.

7. Akteneinsicht, Prioritätsunterlage

23. Sofern verfügbar, werden DOCX-Dokumente zusammen mit der vom EPA erstellten PDF-Fassung über die Akteneinsicht in MyEPO und im Europäischen Patentregister (gegebenenfalls einschließlich des Einheitspatentregisters) zugänglich sein.

24. 24. Im Einklang mit den technischen Spezifikationen für elektronische Prioritätsunterlagen gemäß Artikel 2 des Beschlusses des Präsidenten des Europäischen Patentamts vom 16. Januar 2025 betreffend die Ausstellung von elektronischen Prioritätsunterlagen¹³ werden vom EPA ausgestellte elektronische Prioritätsunterlagen die beglaubigte Abschrift im PDF-Format umfassen, selbst wenn die Anmeldung im DOCX-Format eingereicht worden ist.

---

1. 1 Siehe Beschluss des Präsidenten des Europäischen Patentamts vom 25. März 2026 über die elektronische Einreichung von Unterlagen (ABl. EPA 2026, A19).

2. 2 Verwaltungsvorschriften zum PCT, Anhang F, abrufbar unter wipo.int/documents/d/pct-system/docs-en-texts-ai-anf.pdf.

3. 3 Siehe ABl. EPA 2025, A64.

4. 4 Siehe Beschluss des Präsidenten des Europäischen Patentamts vom 25. März 2026 über die elektronische Einreichung von Unterlagen (ABl. EPA 2026, A19).

5. 5 WIPO Standard ST.92, Anhang III.

6. 6 Siehe Beschluss des Präsidenten des Europäischen Patentamts vom 25. März 2026 über die Einreichung von Unterlagen bei telefonischen Rücksprachen und als Videokonferenz durchgeführten Rücksprachen und mündlichen Verhandlungen (ABl. EPA 2026, A21).

7. 7 Siehe die Definition von "DOCX" für die Einreichung beim Europäischen Patentamt (Version 3) vom 25. März 2026 (ABl. EPA 2026, A23).

8. 8 Siehe den aktuell geltenden Beschluss des Präsidenten des Europäischen Patentamts vom 7. Juli 2025 über die Form von Anmeldungsunterlagen und anderen Schriftstücken (ABl. EPA 2025, A49).

9. 9 Siehe Nummer 2 der Definition von "DOCX" für die Einreichung beim Europäischen Patentamt (Version 3) vom 25. März 2026.

10. 10 Siehe Nummer 1 h) und g) der Definition von "DOCX" für die Einreichung beim Europäischen Patentamt (Version 3) vom 25. März 2026.

11. 11 Siehe Nummer 4 der Definition von "DOCX" für die Einreichung beim Europäischen Patentamt (Version 3) vom 25. März 2026.

12. 12 Siehe Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 31. Mai 2023 über die Einführung eines gemeinsamen Bereichs in MyEPO Portfolio, (ABl. EPA 2023, A59).

13. 13 Siehe ABl. EPA 2025, A8.