OFFICE EUROPÉEN DES BREVETS
Représentation
Instructions aux candidats pour le déroulement de l'examen européen de qualification 2021
Le secrétariat d'examen,
vu le règlement relatif à l'examen européen de qualification des mandataires agréés (REE) entré en vigueur le 1er janvier 2009 (JO OEB 2009, 9), et notamment son article 9, paragraphe 2, lettre b, décide avec effet à compter du 1er mars 2021 :
I. Généralités
1. Les présentes instructions s'appliquent aussi bien à l'examen préliminaire qu'à l'examen principal, composé des quatre épreuves A, B, C et D, ainsi qu'à chaque partie de ces épreuves.
2. L'examen européen de qualification (EEQ) 2021 se tiendra en ligne au moyen de la plateforme WISEflow et du navigateur LockDown. La surveillance de l'examen est réalisée de manière informatique sur la base d'enregistrements vidéo et audio, avec le concours de l'intelligence artificielle et d'une surveillance humaine.
3. Pour la conduite de l'examen préliminaire et de l'examen principal, le secrétariat d'examen désigne des surveillants conformément à la règle 18(2) des dispositions d'exécution du règlement relatif à l'examen européen de qualification (DEREE).
4. Il est impératif de se conformer, à tout moment et sans réserve, aux instructions du système et des surveillants. Le personnel de surveillance note le nom des candidats qui ne se conforment pas aux présentes instructions et rend compte au jury d'examen de tout autre détail pertinent. Le jury d'examen peut prendre les sanctions correspondantes prévues aux règles 19 et 20 DEREE.
5. Les épreuves sont mises à la disposition des candidats dans les trois langues officielles de l'OEB, au format PDF.
6. Les candidats à l'examen préliminaire doivent soumettre leurs réponses exclusivement dans le champ prévu à cet effet dans WISEflow.
7. Les candidats à l'examen principal doivent utiliser exclusivement l'éditeur de texte mis à disposition dans WISEflow pour rédiger leurs réponses.
8. Les candidats ne doivent pas utiliser leurs nom ou initiales dans leurs réponses.
9. Les réponses sont corrigées telles qu'elles ont été remises par les candidats à la fin d'une épreuve ou d'une partie d'une épreuve. Par conséquent, il ne sera pas tenu compte d'éventuelles objections ultérieures.
10. Les candidats qui se connectent au navigateur LockDown après le début officiel d'une épreuve ou d'une partie d'une épreuve ne peuvent pas rattraper le temps perdu à la fin de cette épreuve ou de cette partie, à moins que le personnel de surveillance n'en décide autrement dans des cas exceptionnels.
11. Si un candidat entend faire une réclamation relative à la conduite de l'examen préliminaire ou de l'examen principal, il doit remettre cette réclamation accompagnée d'un écrit exposant les faits, en envoyant un courrier électronique au secrétariat d'examen (helpdesk@eqe.org) dès que possible et au plus tard le jour même de l'épreuve concernée.
II. Exigences techniques
12. Pour pouvoir passer l'examen, les candidats doivent disposer de l'équipement technique exigé, tel que décrit dans le guide d'utilisation. Les versions en vigueur du guide d'utilisation et des exigences concernant l'e-EEQ 2021 (disponible sur la page eqe.org) ont force obligatoire pour les candidats et complètent les présentes instructions.
13. Il incombe aux candidats de veiller à ce que la conduite de l'EEQ et la surveillance de leur ordinateur de bureau ou de leur ordinateur portable soient possibles de manière continue, et à ce que leur microphone et leur caméra fonctionnent.
14. Les candidats sont en particulier responsables des éléments suivants :
a) la connexion Internet ;
b) l'alimentation électrique ;
c) le bon fonctionnement du matériel et des logiciels sur l'ordinateur de bureau ou l'ordinateur portable qu'ils utilisent ;
d) le positionnement correct et stable de la caméra externe, afin que le candidat soit reconnaissable sur l'image de la caméra pendant toute la durée de l'examen ;
e) l'ordinateur de bureau ou l'ordinateur portable utilisé ; il convient en particulier de veiller à ce que son fonctionnement ne soit pas perturbé pendant l'examen par des mises à jour automatiques ni par d'autres programmes ;
f) lire tous les documents relatifs à l'e-EEQ, se familiariser avec les logiciels d'examen (WISEflow et Zendesk) et tester l'équipement technique exigé.
III. Préparation de l'examen
15. La participation à l'EEQ nécessite de créer un profil d'utilisateur dans WISEflow et Zendesk (application permettant de communiquer avec le personnel de surveillance pendant l'examen).
16. Les candidats ne doivent pas modifier les données personnelles (en particulier le nom et lʹadresse électronique) de leur profil dʹutilisateur dans WISEflow et Zendesk. Dans le cas contraire, le candidat ne peut pas être identifié et la communication avec le surveillant pendant lʹexamen ne peut pas être assurée. Dans ce cas, le candidat est réputé absent et ses réponses ne sont pas notées.
17. La participation à l'e-EEQ requiert également de se munir d'une pièce d'identité officielle valable (carte d'identité ou passeport) avec photographie. Celle-ci doit être présentée (à côté du visage) à la caméra avant le début de lʹexamen ou dʹune partie de lʹexamen (flux) l'examen afin d'identifier le candidat. À tout moment d'un examen, les surveillants peuvent en outre exiger d'un candidat qu'il présente sa carte d'identité ou son passeport à la caméra.
18. Les candidats sont responsables de l'agencement de leur bureau. Ils doivent veiller à ce que leur bureau soit bien éclairé et à ce qu'aucun matériel non autorisé (voir point 20) ne se trouve à portée de main. Par ailleurs, il incombe personnellement aux candidats de veiller à n'utiliser le matériel autorisé que dans une forme admise.
19. Les candidats doivent s'assurer que les dispositifs de surveillance (caméra et microphone), ainsi que la fonction de messagerie instantanée (Zendesk), restent activés tout au long de l'examen, comme indiqué dans le guide d'utilisation.
20. À l'exception du système informatique (ordinateur de bureau ou ordinateur portable, écran, clavier, souris, etc.), du routeur et de l'imprimante nécessaires pour passer l'examen, aucun autre dispositif électronique (calculatrices, montres à affichage numérique, tablettes, smartphones, montres connectées, etc.) n'est admis, sauf autorisation expresse préalable du secrétariat d'examen. L'utilisation d'écouteurs, d'un casque ou d'autres dispositifs de réduction du bruit qui ne sont pas électroniques, tels que des bouchons d'oreille, n'est pas autorisée.
21. Il appartient en outre aux candidats de veiller à ce que l'examen ne soit pas perturbé par des tiers, des animaux de compagnie, du bruit, etc. En particulier, aucune autre personne ne peut ni entrer, ni se trouver dans la pièce pendant la conduite de l'examen.
22. Il n'est pas permis d'écouter la radio ni de diffuser tout autre son ou musique.
23. La nourriture, les boissons et les médicaments sont autorisés.
IV. Surveillance de l'examen
24. Pour assurer le bon déroulement de la surveillance informatique par le logiciel, les candidats doivent effectuer toutes les étapes requises dans WISEflow par exemple présentation de la carte d'identité ou du passeport, rotation de la caméra, etc.
25. L'activité de la caméra et du microphone est contrôlée par les surveillants tout au long de l'examen.
26. L'identité des candidats est vérifiée dans WISEflow. Les candidats doivent passer les épreuves de manière autonome et sans l'aide de tiers.
27. Les candidats ne sont autorisés ni à communiquer leurs données d'accès à WISEflow et Zendesk à des tiers, ni à permettre à des tiers d'accéder à ces données d'une quelconque autre manière.
28. Les candidats doivent s'abstenir de parler pendant l'examen, car leurs paroles sont enregistrées par la surveillance audio. Les enregistrements liés à cette surveillance peuvent être contrôlés afin d'identifier tout manquement aux présentes instructions.
29. Les candidats n'ont le droit ni de copier, ni de photographier, ni de diffuser à l'écrit ou à l'oral les questions d'examen.
30. Le candidat doit être tourné vers l'ordinateur de bureau/l'ordinateur portable ou vers la caméra. Le visage et les oreilles du candidat doivent être facilement reconnaissables. Les lunettes sont autorisées, mais uniquement pour corriger ou améliorer la vue.
31. Les candidats ne sont pas autorisés à se lever pendant l'examen. Ils doivent se trouver dans le champ de vision de la caméra pendant l'examen, sauf durant les pauses.
a) Les pauses imprévues sont autorisées uniquement en cas d'urgence, au cours de l'épreuve A, de l'épreuve B, des deux parties de l'épreuve C et de la partie D2 de l'épreuve D, et au plus tôt 30 minutes après le début officiel de l'examen ou dʹune partie de lʹexamen (flux).
b) Une pause imprévue ne doit pas durer plus de trois minutes. Les candidats doivent informer le surveillant à l'aide de la fonction de messagerie instantanée (Zendesk) lorsqu'ils prennent une pause imprévue et lorsqu'ils reviennent à leur bureau. Ils n'ont toutefois pas besoin d'attendre une autorisation du personnel de surveillance pour quitter leur bureau.
c) Pendant une pause imprévue, les candidats sont considérés comme étant hors ligne. Le temps imparti pour l'examen n'est toutefois pas interrompu pendant une pause imprévue.
32. En cas de problème, les surveillants peuvent être contactés via la messagerie instantanée. Cependant, aucune réponse ne sera apportée aux questions relatives au contenu d'une épreuve ou à son interprétation.
33. Au cours des 30 premières minutes qui suivent le début de l'examen ou d'une partie de l'examen (flux), les candidats ne doivent ni fermer le navigateur LockDown, ni quitter la pièce, ni sortir du champ de vision de la caméra, peu importe qu'ils aient soumis leurs réponses ou décidé d'arrêter l'examen.
34. Si un candidat reçoit une autorisation particulière pour utiliser le mot de passe des surveillants, celui-ci ne doit être utilisé quʹune fois à cette fin précise. La permission dʹutiliser ce mot de passe est individuelle. L'utilisation du mot de passe à une autre fin ou sa diffusion est considérée comme une tentative de fraude.
V. Comportement fautif
35. Un comportement frauduleux ou fautif désigne entre autres, mais pas exclusivement, les actes suivants :
a) une usurpation d'identité – prétendre être quelqu'un d'autre ou se faire remplacer par une autre personne pendant un examen ;
b) l'utilisation de matériels ou de dispositifs électroniques ou autres non autorisés (voir point 20 des présentes instructions) ;
c) un manquement aux instructions du personnel de surveillance concernant le règlement relatif à l'examen ;
d) la réception, l'échange ou la diffusion d'informations qui pourraient avoir trait à l'examen, par la parole ou par l'utilisation de documents, notes ou supports écrits sur Internet à l'aide d'un ordinateur ou de tout autre appareil électronique ;
e) le fait de recopier sur un autre candidat et de se concerter ou de collaborer avec des tiers ;
f) tout comportement perturbateur, y compris l'utilisation d'un langage injurieux.
36. Les enregistrements vidéo et audio, ainsi que l'historique de messagerie peuvent être contrôlés ultérieurement pour constater d'éventuelles tentatives de fraude ou d'éventuels manquements au règlement et aux instructions concernant l'EEQ.
37. Si le contrôle ultérieur des enregistrements vidéo et audio permet de constater des faits suspects qui se sont produits pendant l'examen et qui laissent supposer une éventuelle fraude, ceux-ci peuvent être sanctionnés par le jury d'examen en vertu des règles 19 et 20 DEREE. Des sanctions peuvent également être prises après la notation et la publication des résultats d'examen. Il en va de même en cas de perturbation résultant d'une grave négligence ou d'un acte délibéré du candidat, en particulier lorsque celui-ci ne se conforme pas aux instructions.
38. Un manquement aux instructions qui ne constitue pas clairement une tentative de fraude peut également avoir des conséquences pour le candidat. Un premier manquement aux instructions peut faire l'objet d'un avertissement. En cas de récidive, un tel manquement peut donner lieu aux sanctions prévues aux règles 19 et 20 DEREE.
39. Toute perturbation pendant l'examen dont le candidat n'est pas responsable doit être communiquée au secrétariat d'examen dans un délai de 24 heures à compter de la fin de l'examen correspondant (par courrier électronique envoyé à helpdesk@eqe.org).
VI. Retrait de l'inscription
40. Les candidats peuvent se désinscrire d'une épreuve jusqu'au début officiel de celle-ci. Si une épreuve est composée de plusieurs parties (flux), la désinscription doit avoir lieu avant le début de la première partie (flux) et vaut alors pour l'ensemble de l'épreuve. Toute désinscription doit parvenir par écrit (par courrier électronique) au secrétariat d'examen et mentionner le numéro EEQReg.
41. Si un candidat ne passe pas une épreuve ou toutes les parties d'une épreuve, son inscription à cette épreuve est réputée retirée.
42. Tout retrait d'un examen déjà commencé est exclu. Dans ce cas, le candidat est réputé avoir participé à l'examen. Un examen est réputé commencé lorsque la partie correspondante (flux) ou, dans le cas de l'examen préliminaire ou des épreuves C et D, au moins une des parties correspondantes a été commencée et que, le cas échéant, les questions d'examen ont été validées pour l'impression.
VII. Dispositions finales
43. En participant à l'examen, les candidats déclarent se conformer aux présentes instructions et s'abstenir de tout comportement qui pourrait être considéré comme frauduleux ou qui perturbe le déroulement de l'examen.