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XI. DÉPÔT DE DEMANDES DE BREVET ET D'AUTRES PIÈCES

XI.2 - Dépôt électronique de documents

Initialement publiée au JO OEB 2018, A45 :

Décision du Président de l'Office européen des brevets, en date du 9 mai 2018, relative au dépôt électronique de documents

Le Président de l'Office européen des brevets,

vu la règle 2 CBE ainsi que les règles 89bis.1 et 2 PCT,

décide :

Article premier

Dépôt électronique

(1) Les documents peuvent, conformément à la présente décision et sans préjudice des autres modes de dépôt, être déposés sous forme électronique à l'aide du dépôt en ligne de l'OEB (dépôt en ligne), du système de gestion des dossiers de l'OEB (CMS) ou du service de dépôt par formulaire en ligne de l'OEB (dépôt par formulaire en ligne).

(2) Lorsque le dépôt en ligne est utilisé, les dépôts peuvent être effectués en ligne ou sur des supports de données électroniques autorisés par l'Office européen des brevets (OEB).1

Article 2

Admissibilité du dépôt électronique

(1) Sous réserve des articles 3 et 4 de la présente décision, les demandes de brevet européen, les demandes internationales (demandes PCT) et les autres documents relatifs à ces demandes ou aux brevets issus de telles demandes peuvent être déposés sous forme électronique auprès de l'OEB.

(2) Les demandes de brevet européen peuvent également être déposées sous forme électronique auprès des administrations nationales compétentes des États contractants qui autorisent cette forme de dépôt, à l'aide du dépôt en ligne ou d'autres services de dépôt électronique à condition qu'ils soient autorisés par l'OEB.

Article 3

Champ d'application limité du dépôt par formulaire en ligne

(1) Le dépôt par formulaire en ligne ne doit pas être utilisé pour déposer des pouvoirs, des documents relatifs aux procédures d'opposition, de limitation et de révocation (articles 99 à 105quater CBE), des documents relatifs aux procédures de recours (articles 106 à 112 CBE), ou des documents relatifs aux procédures de révision des décisions des chambres de recours par la Grande Chambre de recours (article 112bis CBE).

(2) Les documents dont le dépôt n'est pas conforme aux dispositions du paragraphe 1 sont réputés ne pas avoir été reçus. Leur expéditeur en est immédiatement avisé, dans la mesure où il peut être identifié.

Article 4

Documents de priorité

(1) Les documents de priorité ne peuvent être déposés sous forme électronique qu'à l'aide du dépôt en ligne et à condition qu'ils aient reçu une signature numérique de l'administration qui les a délivrés et que cette signature soit reconnue par l'OEB.2

(2) Le CMS et le dépôt par formulaire en ligne ne peuvent pas être utilisés pour le dépôt électronique de documents de priorité.

(3) Les documents de priorité dont le dépôt n'est pas conforme aux dispositions du paragraphe 1 ou 2 sont réputés ne pas avoir été reçus. Leur expéditeur en est immédiatement avisé, dans la mesure où il peut être identifié.

Article 5

Listages de séquences

Le dépôt de listages de séquences est soumis aux règles en vigueur pour le dépôt de listages de séquences.3

Article 6

Accès au dépôt électronique

(1) L'utilisation du dépôt en ligne auprès de l'OEB requiert une carte à puce.

(2) L'accès au CMS, disponible sur le site Internet de l'OEB, et son utilisation requièrent une carte à puce enregistrée pour le CMS.

(3) L'accès au dépôt par formulaire en ligne, disponible sur le site Internet de l'OEB, et son utilisation requièrent une inscription préalable sur ledit site. En cas de soupçon d'utilisation abusive ou non autorisée, l'OEB peut annuler ou refuser l'inscription d'un utilisateur.

Article 7

Certificats

(1) Le dépôt auprès de l'OEB à l'aide du dépôt en ligne requiert des certificats émis ou reconnus par l'OEB.4

(2) L'utilisation du CMS requiert des certificats émis par l'OEB.

Article 8

Exigences particulières pour le dépôt en ligne

(1) Les documents déposés à l'aide du dépôt en ligne doivent être regroupés et soumis en utilisant le logiciel fourni gratuitement par l'OEB5 et les certificats visés à l'article 7(1) de la présente décision. Sous réserve de l'accord préalable de l'OEB, il est également possible d'utiliser un autre logiciel.6

(2) Les documents déposés sur supports de données électroniques doivent être accompagnés d'une lettre sur papier identifiant le demandeur et/ou son mandataire, indiquant une adresse pour la correspondance et citant les fichiers stockés sur le support de données.

Article 9

Formats des documents

(1) Les documents déposés à l'aide du dépôt en ligne ou du CMS doivent être au format XML ou PDF, conformément à la septième partie et à l'annexe F des Instructions administratives du PCT et sans préjudice de la possibilité de joindre des documents dans leur format d'origine.7

(2) Les documents déposés à l'aide du dépôt par formulaire en ligne doivent être au format PDF conformément à la septième partie et à l'annexe F des Instructions administratives du PCT.

Article 10

Signature

(1) Dans la mesure où les documents déposés doivent être signés, la signature peut revêtir la forme d'une image en fac-similé ("facsimile signature") ou d'une signature alphanumérique ("text string signature"). Lorsque le dépôt en ligne est utilisé, la signature peut aussi revêtir la forme d'une signature électronique avancée ("enhanced electronic signature").

(2) Une signature sous forme d'image en fac-similé est la reproduction sous forme d'image de la signature de l'intervenant.

(3) Une signature alphanumérique est constituée d'une série de caractères qui a été choisie par le signataire pour prouver son identité et signifier son intention de signer ; cette série de caractères est précédée et suivie d'une barre oblique (/).

(4) Une signature électronique avancée est une signature électronique qui est émise ou reconnue par l'OEB et confirmée par des certificats tels que visés à l'article 7(1) de la présente décision.

Article 11

Accusé de réception

(1) La réception des documents déposés sous forme électronique, conformément à la présente décision, à l'aide du dépôt en ligne, du CMS ou du dépôt par formulaire en ligne, est confirmée électroniquement par l'OEB ou par l'administration nationale compétente de l'État contractant concerné (ci-après dénommés "l'office") lorsque la transmission a été effectuée avec succès. L'accusé de réception est fourni

a) avec une signature numérique de l'office émise pendant la session de transmission, pour les documents déposés à l'aide du dépôt en ligne ;

b) avec une signature numérique de l'OEB dans le CMS pour les documents déposés à l'aide du CMS ; et

c) sur le site Internet à l'issue de la transmission des fichiers lorsque le dépôt par formulaire en ligne est utilisé ; à la demande de l'expéditeur, un accusé de réception est également envoyé par courriel à l'adresse qu'il a indiquée.

(2) Si cette confirmation n'a pas été transmise avec succès à l'aide du dépôt en ligne ou du CMS, l'office la transmet rapidement par d'autres moyens, s'il dispose des informations voulues pour ce faire.

(3) L'accusé de réception indique l'identité de l'office, la date et l'heure de la réception du document, un numéro de référence ou le numéro de la demande attribué par l'office ainsi que la liste des fichiers transmis et, pour les dépôts effectués à l'aide du dépôt en ligne ou du CMS, la valeur de hachage ("message digest"), c'est-à-dire le message sous forme comprimée. Pour les documents déposés à l'aide du dépôt par formulaire en ligne, l'OEB peut renoncer à indiquer le numéro de la demande dans l'accusé de réception, afin de protéger ses systèmes informatiques.

(4) L'accusé de réception n'équivaut pas à l'attribution d'une date de dépôt.

(5) Les règles en vigueur pour le dépôt sur papier s'appliquent par analogie aux documents déposés sur supports de données électroniques.

Article 12

Documents illisibles ou incomplets et fichiers infectés

(1) Si les documents déposés ont été transmis sous une forme illisible ou incomplète, la partie des documents qui est illisible ou manquante est réputée ne pas avoir été déposée.

(2) Si les documents déposés sont infectés par un virus informatique ou qu'ils contiennent d'autres logiciels nuisibles, ils sont réputés illisibles. L'office n'est tenu ni de recevoir, ni d'ouvrir, ni de traiter des documents présentant une telle irrégularité.

(3) S'il s'avère que les documents déposés présentent les défauts visés au paragraphe 1 ou 2, l'expéditeur en est immédiatement avisé, dans la mesure où il peut être identifié.

Article 13

Annulation de décisions antérieures

À la date de son entrée en vigueur, la présente décision annule et remplace la décision du Président, en date du 10 novembre 2015, relative au dépôt électronique de documents (JO OEB 2015, A91), la décision du Président, en date du 11 mars 2015, relative au dépôt de pièces à l'aide du système de gestion des dossiers de l'OEB (JO OEB 2015, A27) et la décision du Président, en date du 10 septembre 2014, relative au dépôt de pièces à l'aide du service de dépôt par formulaire en ligne de l'OEB (JO OEB 2014, A98).

Article 14

Entrée en vigueur

La présente décision entre en vigueur le 1^er juin 2018.

Fait à Munich, le 9 mai 2018

Benoît BATTISTELLI

Président