Article 22

Communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 25 mars 2026, relatif au dépôt de documents au format DOCX

1. Introduction

1. Poursuivant la numérisation de ses services et s'appuyant sur la conclusion réussie du projet pilote relatif au dépôt en DOCX, l'Office européen des brevets (ci-après dénommé l'"OEB") accepte à compter du 1er avril 2026 le dépôt des documents au format DOCX dans le cadre des procédures au titre de la Convention sur le brevet européen (CBE) ainsi que de celles concernant les brevets européens à effet unitaire. Cette nouvelle possibilité, qui pose les fondements d'un traitement électronique de bout en bout, s'applique aux pièces des demandes de brevet, aux traductions, modifications, versions annotées mettant en évidence les modifications, aux lettres et autres éléments soumis, y compris lorsque ce sont des tiers qui en sont à l'origine.

2. Les décisions du Président de l'OEB relatives au dépôt électronique de documents (JO OEB 2025, A52), au service en ligne basé sur Internet MyEPO Portfolio et à la signification par voie électronique via la Mailbox dans les procédures au titre de la CBE et du PCT (JO OEB 2024, A20) et au dépôt de documents au cours d'entretiens téléphoniques et lors d'entrevues et de procédures orales organisées sous forme de visioconférence (JO OEB 2020, A71), ainsi que la définition du format "DOCX" aux fins des dépôts auprès de l'OEB (JO OEB 2025, A50) ont été mises à jour en conséquence. La Décision du Président de l'OEB relative au service en ligne basé sur Internet MyEPO Portfolio et à la signification par voie électronique via la Mailbox dans le cadre des procédures relatives aux brevets européens à effet unitaire (JO OEB 2024, A19) n'est pas modifiée.

2. Champ d'application

3. À compter du 1er avril 2026, les demandes de brevet européen et les autres documents qui seront soumis dans le cadre des procédures au titre de la CBE et du règlement d'application relatif à la protection unitaire conférée par un brevet (RPU) pourront être déposés au format DOCX.¹

4. Les demandes internationales et les autres documents qui seront soumis pendant la phase internationale ne pourront pas être déposés au format DOCX proprement dit, celui-ci n'étant pas autorisé, en vertu de l'annexe F des Instructions administratives du Traité de coopération en matière de brevets (PCT), pour le dépôt de pièces et de documents.²

5. Les déposants pourront toutefois, comme jusqu'à présent, préparer leur demande internationale au format DOCX et la charger au moyen du dépôt en ligne 2.0 ou d'ePCT – le système de dépôt de l'OMPI – en sélectionnant Format DOCX : pour conversion en corps de demande XML, auquel cas l'outil de dépôt convertira le document au format XML avant l'envoi. Au moment de charger une demande internationale au format DOCX, il sera impératif de soumettre la demande sous la forme d'un fichier unique, contenant l'intégralité des pièces de la demande (description, revendications, abrégé et, le cas échéant, dessins).

6. Le fichier XML converti sera considéré comme le corps d'origine de la demande, tandis que le fichier DOCX source sera automatiquement inclus en tant que document au format de pré-conversion, de manière à ce que d'éventuels problèmes de conversion puissent être corrigés plus facilement.

7. Les documents produits ultérieurement pendant la phase internationale (par exemple des modifications au titre de l'article 19 ou de l'article 34 PCT) ne pourront pas être chargés au format DOCX et devront être déposés au format prescrit.

8. Les demandeurs ne sont pas tenus de fournir une copie de la demande internationale lors de l'entrée dans la phase européenne. Il n'y a donc pas de disposition prévoyant que les pièces des demandes de brevet doivent être déposées à nouveau, au format DOCX, à ce stade. L'OEB agissant en qualité d'office désigné ou d'office élu procédera au traitement de ces pièces sur la base des demandes telles que dans le format qui est à sa disposition. Les modifications et les autres documents déposés lors de l'entrée dans la phase européenne ou ultérieurement pourront toutefois être soumis au format DOCX.

9. Les éléments suivants ne pourront pas être déposés au format DOCX :

3. Conditions applicables, modifications

10. Les documents au format DOCX pourront être déposés sous forme électronique au moyen du dépôt en ligne 2.0, de MyEPO le cas échéant et de l'EPO Contingency Upload Service, ainsi que par courrier électronique pendant une procédure orale ou une entrevue organisée sous forme de visioconférence.⁶ Ils devront être conformes à la définition du format "DOCX", en date du 25 mars 2026, aux fins des dépôts auprès de l'OEB (version 3), ci-après dénommée "définition du format "DOCX"",⁷ sans préjudice des exigences visées à la règle 49 CBE en matière de présentation des pièces des demandes, le cas échéant.⁸

11. Les pièces des demandes ou leur traduction pourront être déposées soit sous forme de fichier DOCX unique, contenant l'intégralité du corps de la demande (description, revendications, abrégé et, le cas échéant, dessins), conformément aux exigences spécifiques énoncées dans la définition du format "DOCX",⁹ soit sous forme de fichiers DOCX distincts pour chaque élément de la demande (description, revendications, abrégé et, le cas échéant, dessins). Elles ne devront pas contenir de marques de révisions, de commentaires ou d'éléments similaires. Les dessins pourront, au choix, être inclus dans le fichier unique contenant le corps de la demande, être déposés sous forme de fichier DOCX distinct ou, à titre d'alternative, être soumis séparément au format PDF.

12. Les modifications des pièces des demandes ne pourront être soumises que :

13. Il est déconseillé de soumettre des modifications sous la forme de pages de remplacement, étant donné que la pagination des documents déposés au format DOCX peut varier en fonction du logiciel utilisé pour l'affichage. Les références à des numéros de page ne sont pas un moyen fiable d'identifier des éléments modifiés. S'il est malgré tout fait référence à des pages pour soumettre des modifications, il sera impératif d'indiquer clairement et sans ambiguïté l'étendue du remplacement effectué en faisant référence au texte concerné (par exemple en citant des rubriques ou la première et la dernière phrases).

14. Afin de faciliter la consultation, il est recommandé de numéroter de manière consécutive tous les paragraphes de la description.

15. En ce qui concerne l'identification des modifications, qui est requise par exemple au titre de la règle 137(4) CBE, il sera possible de déposer, outre la version au propre des documents modifiés (cf. paragraphe 12 ci-dessus), des versions annotées (à savoir des versions avec marques de révision et/ou commentaires) au format DOCX.¹¹

16. Les lettres, déclarations, pièces similaires et observations de tiers, qui pourront elles aussi être déposées au format DOCX, sont assujetties aux conditions générales applicables qui sont énoncées dans la définition du format "DOCX". Ces conditions ne sont pas applicables aux pièces justificatives, dès lors que celles-ci peuvent être visionnées et représentées sans perte d'information.

4. Version juridiquement contraignante, copie de sauvegarde au format PDF

17. Les documents déposés au format DOCX constitueront la version juridiquement contraignante.

18. Une copie de sauvegarde au format PDF d'un document au format DOCX pourra être déposée par le demandeur avec le document au format DOCX dans le même envoi. Cette copie de sauvegarde au format PDF, qui, en cas de divergences, pourra servir de preuve du contenu voulu, notamment si une correction est demandée, sera ouverte à l'inspection publique.

5. Traitement

19. Le cas échéant, la taxe additionnelle pour une demande de brevet européen comportant plus de 35 pages ("taxe de page") sera calculée lors du dépôt par le dépôt en ligne 2.0. Dans tous les autres cas, l'éventuelle taxe additionnelle aura pour base la représentation, au format PDF, des pièces de la demande telles qu'en DOCX.

20. Jusqu'à nouvel avis, l'OEB générera des versions au format PDF de tout document aux fins de l'inspection publique, en vue de la création de copies certifiées conformes et du traitement dans les outils hérités de l'OEB qui ne prennent pas en charge le traitement de documents au format DOCX.

21. Si le jeu complet de documents sur lequel sera fondée la décision de délivrance du brevet – à savoir revendications, description, abrégé et, le cas échéant, dessins – est disponible au format DOCX et qu'il peut être signifié à la Mailbox, ces documents seront notifiés dans ce format avec la notification au titre de la règle 71(3) CBE (formulaire 2004 de l'OEB). Dans les premiers temps après le 1er avril 2026, et dans tous les cas où les documents n'auront pas tous été déposés auprès de l'OEB au format DOCX, les documents envisagés pour la délivrance du brevet continueront d'être générés au format PDF en vue de la signification par voie électronique et de l'inspection publique.

6. Espace partagé

22. Les documents au format DOCX pourront continuer à être utilisés dans l'espace partagé.¹² DOCX étant désormais un format de dépôt accepté, toute version arrêtée d'un commun accord entre un demandeur et un examinateur pourra, sous la forme d'une version au propre, être déposée directement à l'aide du dépôt en ligne 2.0 ou de MyEPO, le cas échéant, sans qu'il soit nécessaire de la modifier ou de la convertir.

7. Inspection publique, document de priorité

23. Le cas échéant, les documents au format DOCX seront accessibles dans le cadre de l'inspection publique au moyen de MyEPO et du Registre européen des brevets (y compris, le cas échéant, du Registre du brevet unitaire) avec les versions au format PDF générées par l'OEB.

24. Les documents de priorité électroniques délivrés par l'OEB comprendront le document au format PDF de la copie certifiée conforme, et ce, même si la demande de brevet a été déposée au format DOCX, conformément aux spécifications techniques relatives aux documents de priorité électroniques visées à l'article 2 de la décision du Président de l'OEB, en date du 16 janvier 2025, relative à la délivrance de documents de priorité électroniques.¹³

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1. 1 Voir la Décision du Président de l'OEB, en date du 25 mars 2026, relative au dépôt électronique de documents (JO OEB 2026, A19)

2. 2 Annexe F des Instructions administratives du Traité de coopération en matière de brevets (PCT), disponible à l'adresse https://www.wipo.int/documents/d/pct-system/docs-fr-texts-ai-anf.pdf.

3. 3 Voir le JO OEB 2025, A64.

4. 4 Voir la Décision du Président de l'OEB, en date du 25 mars 2026, relative au dépôt électronique de documents (JO OEB 2026, A19).

5. 5 Norme ST.92 de l'OMPI, annexe III.

6. 6 Voir la Décision du Président de l'OEB, en date du 25 mars 2026, relative au dépôt de documents au cours d'entretiens téléphoniques et lors d'entrevues et de procédures orales organisées sous forme de visioconférence (JO OEB 2026, A21).

7. 7 Voir la définition du format "DOCX", en date du 25 mars 2026, aux fins des dépôts auprès de l'OEB (version 3), JO OEB 2026, A23.

8. 8 Voir, actuellement, la Décision du Président de l'OEB, en date du 7 juillet 2025, relative à la présentation des pièces des demandes et des autres documents, JO OEB 2025, A49.

9. 9 Voir la définition du format "DOCX", en date du 25 mars 2026, aux fins des dépôts auprès de l'OEB (version 3), partie 2.

10. 10 Voir la définition du format "DOCX", en date du 25 mars 2026, aux fins des dépôts auprès de l'OEB (version 3), partie 1, lettres h et g.

11. 11 Voir la définition du format "DOCX", en date du 25 mars 2026, aux fins des dépôts auprès de l'OEB (version 3), partie 4.

12. 12 Voir le communiqué de l'OEB, en date du 31 mai 2023, concernant l'introduction d'un espace commun dans MyEPO Portfolio, JO OEB 2023, A59.

13. 13 Voir le JO OEB 2025, A8.