Im Antrag auf einheitliche Wirkung müssen neue Rückerstattungsanweisungen erteilt werden. Bestehende Rückerstattungsanweisungen für europäische Patentanmeldungen oder Patente gelten nicht für das Einheitspatentverfahren.
Das EPA nimmt Rückerstattungen von unrichtigen oder nicht fälligen Gebühren grundsätzlich auf dasjenige laufende Konto vor, das der Verfahrensbeteiligte in seinen Rückerstattungsanweisungen genannt hat. Es kann auch das laufende Konto eines Dritten angegeben werden. Rückerstattungsanweisungen müssen in einem elektronisch verarbeitbaren Format (XML), nämlich über die Online-Einreichung des EPA oder über die Online-Einreichung 2.0, möglichst früh und vorzugsweise mithilfe des EPA-Formblatts 7000 erteilt werden. Rückerstattungsanweisungen können jederzeit mit dem EPA-Formblatt 7038 aktualisiert werden.
Kann das EPA die Rückerstattung nicht auf ein laufendes Konto vornehmen und ist der Verfahrensbeteiligte oder sein bevollmächtigter Vertreter Nutzer von MyEPO Portfolio, so kann die Rückerstattung direkt in der Zentralen Gebührenzahlung eingelöst werden. Das EPA teilt dem Verfahrensbeteiligten durch eine Mitteilung an dessen Mailbox in MyEPO Portfolio mit, dass eine Rückerstattung ansteht und in der Zentralen Gebührenzahlung eingelöst werden kann.
Kann das EPA die Rückerstattung nicht auf ein laufendes Konto vornehmen und ist der Erstattungsempfänger kein Nutzer von MyEPO Portfolio, so fordert es den Verfahrensbeteiligten auf, die Rückerstattung in der Zentralen Gebührenzahlung mit Rückerstattungscode einzulösen.
Wenn keine Rückerstattungsanweisungen vorliegen und eine Rückerstattung ansteht oder gegebenenfalls eine Kompensation von Übersetzungskosten einem Bankkonto gutgeschrieben werden soll, wird der Verfahrensbeteiligte aufgefordert, die Rückerstattung in der Zentralen Gebührenzahlung mit einem Rückerstattungscode einzulösen (ABl. EPA 2024, A23).