Article 42

OFFICE EUROPÉEN DES BREVETS

Représentation

Code de conduite professionnelle de l'epi

Code de conduite professionnelle de l'Institut des mandataires agréés près l'Office européen de brevets

Ce code, adopté conformément aux articles 4 c) et 9 (3) du règlement de création, comprend les recommandations du Conseil concernant la conduite et les activités des membres, pour autant que celles-ci aient un rapport avec la profession des membres.

Dans ce code, les définitions suivantes sont applicables :

"Règlement de création"

désigne le "Règlement relatif à la création d'un institut des mandataires agréés auprès de l'Office européen des brevets", adopté à Munich le 21 octobre 1977, ainsi que toute modification de ce règlement, aussi longtemps qu'il reste en vigueur ;

"Institut" ou "epi"

signifie l'Institut des mandataires agréés auprès de l'Office européen des brevets, tel qu'établi par le règlement de création ;

"Membre"

désigne un membre de l'Institut ;

"Conseil"

signifie le Conseil de l'Institut ;

"Client"

désigne toute personne physique ou morale qui prend un conseil professionnel ou demande à bénéficier des services professionnels d'un membre, qui sont fournis volontairement par un membre ;

"Règlement en matière de discipline"

désigne le "Règlement en matière de discipline des mandataires agréés" adopté par le Conseil d'administration de l'Organisation européenne des brevets ;

"Règles de conduite professionnelle"

désigne les dispositions de la première partie (articles 1, 2 et 3) du règlement en matière de discipline ;

"Instances disciplinaires"

désigne les organes énumérés à l'article 5 du règlement en matière de discipline ;

"Commission de discipline"

désigne la commission instituée par l'article 11 du règlement de création et mentionnée à l'article 5 (a) du règlement en matière de discipline.

"Règlement de procédure additionnel"

désigne le règlement de procédure additionnel de la Commission de discipline de l'Institut des mandataires agréés auprès de l'Office européen des brevets, adopté par la Commission de discipline et approuvé par le Conseil d'administration de l'Organisation européenne des brevets ;

"Entité professionnelle"

désigne toute entreprise ou autre organisation dans laquelle un membre a une activité ou un emploi, notamment une entreprise de propriété intellectuelle, un cabinet juridique, un département interne de propriété intellectuelle d'une entreprise ou d'une institution ;

"Groupement de mandataires"

désigne un groupe de membres tel que visé à la règle 152(11) CBE ;

"Code"

désigne le présent code de conduite professionnelle ;

1. Généralités

a) Les obligations générales des membres sont fixées par le règlement en matière de discipline. En cas de conflit entre les dispositions du règlement en matière de discipline et celles du présent code, le règlement en matière de discipline prévaut.

b) Le présent code est adopté conformément aux articles 4 c) et 9(3), du règlement de création et contient des recommandations sur la conduite professionnelle des membres. Le non-respect de l'une des recommandations du présent code peut être considéré comme une violation des règles de conduite professionnelle. Ce code ne dégage pas un membre de sa responsabilité de respecter les règles de conduite professionnelle fixées dans le règlement en matière de discipline.

c) Le devoir fondamental d'un membre est d'agir en tant que conseil digne de confiance aux personnes s'intéressant aux questions des brevets. Le membre doit agir comme un conseil indépendant en servant les intérêts de ses clients d'une façon impartiale, sans tenir compte de ses sentiments et intérêts personnels. Il en va de la responsabilité de chaque membre de maintenir à jour ses connaissances professionnelles.

d) Un membre doit prendre des mesures pour sauvegarder les intérêts de ses clients pour le cas où ce membre serait empêché d'exercer ses fonctions.

e) Une bonne confraternité entre les membres est nécessaire pour préserver le renom de la profession et doit s'exercer indépendamment de sentiments personnels.

f) Chaque membre doit connaître ce code et les règles de conduite professionnelle et ne peut pas alléguer qu'il les ignorait.

g) Une infraction au code ou aux règles de conduite professionnelle ne peut être justifiée par son auteur en se référant aux instructions d'un client.

2. Publicité

a) La publicité est généralement autorisée, pour autant qu'elle soit véridique, objective et conforme aux principes essentiels notamment la loyauté et le respect du secret professionnel.

b) Des exceptions à la publicité autorisée sont :

(1) la mention de l'identité d'un client, sauf autorisation expresse dudit client ;

(2) la mention du nom d'un autre membre ou d'une autre entité professionnelle, à moins qu'un accord de collaboration écrit existe entre le membre et cet autre membre ou cette entité professionnelle ;

(3) la publicité, l'annonce ou la publication d'offres d'achat, de vente ou de négociation de droits de propriété industrielle, sauf sur instructions d'un client.

3. Rapports avec le public

a) Un membre doit maintenir le bon renom de l'Institut, de ses membres et de l'exercice de la représentation devant l'Office européen des brevets et la Juridiction unifiée du brevet.

b) Dans les locaux ou sur le papier à lettres ou autres articles de papeterie de l'entité professionnelle d'un membre, ou de toute autre manière, ce membre ne doit donner aucune indication qui puisse induire le public en erreur.

c) Un membre ne doit pas donner de commission à des tiers pour la transmission de travaux, mais ceci ne s'étend pas à l'acquisition partielle ou totale d'une entité professionnelle.

d) Un membre ne doit pas permettre, sans contrôle adéquat, à une personne qui n'est pas membre, d'exercer au nom de ce membre des activités professionnelles ayant un rapport avec des offices ou des juridictions. Un membre n'est pas exempté de cette obligation du fait qu'il exerce des activités professionnelles sous le nom d'un groupement de mandataires.

e) En ce qui concerne l'exercice de sa profession, le membre est responsable des actes des assistants qui ne sont pas membres.

4. Relations avec les clients

a) Un membre doit, à tout moment, consacrer le soin et l'attention convenables, et appliquer l'expertise nécessaire au travail qui lui est confié par les clients. Un membre doit tenir ses clients informés de l'état de leurs dossiers.

b) En principe, un membre n'est pas tenu de servir les intérêts d'un client dans des affaires sans relation avec le travail professionnel qui a été confié au membre par ce client.

c) Un membre a le droit de demander des provisions à un client.

d) Un membre doit décliner un ordre qui entre en conflit avec les intérêts propres du membre. Dans tous les cas de ce genre, si l'ordre ne peut être différé sans préjudice pour le client, le membre doit accepter et exécuter l'ordre seulement dans la limite de ce qui est immédiatement nécessaire pour éviter un tel préjudice ; ensuite le membre se démettra immédiatement du dossier.

e) Un membre ne doit pas acquérir d'intérêt financier dans un droit de propriété industrielle quelconque, dans des circonstances propres à donner naissance à un conflit entre ses obligations professionnelles et son intérêt. Le membre ne demandera pas d'honoraires en relation directe avec le résultat des services que le membre fournit.

f) Un membre ne doit engager aucune action contre une affaire particulière qui est en cours de traitement ou qui a été traitée par un tel membre ou par une autre personne de son entité professionnelle, à moins que le client concerné par cette affaire ne soit d'accord avec cette action ou à moins que ce membre n'ait pas connaissance de l'affaire en question, et ne soit plus en mesure d'en prendre connaissance. Le membre n'est pas autorisé à utiliser au cours de l'action des informations obtenues pendant la période où l'affaire avait été antérieurement traitée, à moins que ces informations ne soient publiques.

g) Un membre est automatiquement libéré de toute obligation de secret imposée par l'article 2 du Règlement en matière de discipline, si les informations secrètes sont devenues publiques.

h) Un membre doit constituer des dossiers organisés et précis. Les dossiers doivent être conservés pendant au moins cinq ans après que le membre a cessé d'avoir la responsabilité du dossier concerné. Le membre est libéré de cette obligation lorsqu'il transmet le dossier à un autre membre, ou en accord avec le client, ou par application de la loi, ou par décision de justice.

5. Rapports avec les autres membres

a) Un membre doit observer une bonne confraternité envers les autres, ce qui sous-entend la courtoisie et le fait qu'un membre ne doit pas parler d'un autre membre en termes discourtois ou blessants. Tout grief à l'égard d'un autre membre devrait être débattu en privé avec cet autre membre, soit directement, soit par l'intermédiaire d'un troisième membre. Si le grief n'est pas résolu, et seulement si nécessaire, le membre peut déposer une plainte par les voies officielles prescrites par l'Institut, dans le règlement en matière de discipline et dans le règlement de procédure additionnel.

b) Étant donné que l'un des principaux intérêts de l'Institut est de maintenir une profession unifiée, les membres ne doivent exercer ou favoriser aucune discrimination entre les membres.

c) Un membre doit éviter d'exprimer une quelconque opinion sur un cas spécifique que le membre sait, ou soupçonne, être ou avoir été traité par un autre membre, avec le client d'un tel cas, à moins que le client ne fasse état de son désir d'obtenir un avis indépendant, ou de changer de mandataire. Le membre peut informer l'autre membre seulement si le client est d'accord.

d) Quand un membre reçoit d'un client des instructions aux fins de prendre en charge un cas provenant d'un autre membre, le membre qui reçoit les instructions est libre d'accepter ces instructions mais doit alors s'assurer que l'autre membre est informé sans délai. Cet autre membre doit, sans délai, fournir au nouveau représentant, à un coût raisonnable pour le client, tous les renseignements et documents nécessaires au traitement du dossier. Le membre qui a repris la responsabilité d'un dossier doit, sur demande d'un membre précédemment responsable, donner accès à tous les documents transmis par ce dernier. Ces obligations ne s'appliquent pas aux renseignements et documents librement accessibles au public dans un registre électronique officiel ou judiciaire. Le risque de préjudice pour le client doit être minimisé lors de tout transfert d'une affaire.

6. Rapports avec les Offices et les Juridictions

Dans tous les rapports avec un office ou une juridiction devant lequel ou laquelle un membre est habilité à agir, incluant en particulier l'Office européen des brevets et la juridiction unifiée du brevet, ou avec tout employé de ceux-ci, un membre doit agir de façon courtoise, et faire tout son possible pour maintenir le renom de l'Institut et de ses membres.

7. Relations avec l'Institut

a) Les membres sont tenus d'aviser l'Institut de l'adresse (y compris l'adresse e-mail) à laquelle toute correspondance ou communication de l'Institut doit leur être transmise. Tout changement d'adresse (y compris l'adresse e-mail) devra être notifié sans délai au secrétaire général.

b) À moins d'y être autorisé par le Président de l'Institut, aucun membre ne peut faire de communication écrite ou orale au nom de l'Institut.

c) Un membre a le droit de solliciter par l'intermédiaire du secrétaire général un avis de la Commission de conduite professionnelle sur le caractère licite, selon ce code, de tout acte ou toute omission que ce membre propose. Un tel avis ne lie pas les instances disciplinaires.

d) Les infractions au présent code peuvent être portées à la connaissance de la commission de discipline conformément aux dispositions du règlement en matière de discipline et du règlement de procédure additionnel.

8. Dispositions relatives à la conduite des élections dans l'epi

Toutes les élections aux postes de président, de vice-présidents, de secrétaire général, de secrétaire général adjoint, de trésorier, de trésorier adjoint, à la commission de discipline et aux autres commissions de l'epi, ainsi que l'élection des commissaires aux comptes et les élections à tout organe de l'OEB ou à toute autre organisation où l'epi est représenté par ses membres, doivent être menées dans un esprit d'équité envers tous les candidats et de transparence des informations fournies, au vu notamment de l'art. 5, a) et b), du présent code. Chaque candidat à une élection est tenu de divulguer en temps utile, avant le début du scrutin, toute information concernant l'aptitude du candidat à être élu, même si cela n'est pas explicitement prévu dans les documents relatifs à l'élection en question.

Aucun aspect du respect de cet article ne peut justifier ou être considéré comme un consentement à une interférence avec le vote pour l'élection une fois que celui-ci a commencé.

Décidé par le Conseil de l'Institut le 13.11.1979, Bruxelles

complété le 5.11.1985, Munich

modifié le 7.05.1996, Dublin

modifié le 3.10.1997, Strasbourg

modifié le 8.05.2001, Madrid

complété le 23.11.2019, Lisbonne

complété le 7.05.2022, Munich

modifié le 11.11.2023, Ljubljana

modifié le 16.11.2024, Budapest

modifié le 10.05.2025, Vilnius