Dans le contexte de la publication de documents de brevet, le fichier d'autorité se compose fondamentalement de la liste de tous les numéros de publication attribués par une autorité de brevets. Selon les spécifications IP5, "l'objectif premier des fichiers d'autorité est de permettre aux offices des brevets et aux fournisseurs tiers d'information brevets d'évaluer l'exhaustivité des collections de publications des autres offices de brevets".
Un fichier d'autorité comprend à la fois le numéro de publication et des informations complémentaires répondant aux conditions requises : "Afin de permettre des contrôles de cohérence, le fichier d'autorité EP comporte également les numéros de publication pour lesquels aucun document de brevet n'a été établi (en cas de retrait ou de suppression) ou aucun document de brevet n'est disponible (document manquant, nouvelle publication, publication internationale non republiée)" (voir la page Internet sur le fichier d'autorité de l'OEB.)
De nombreux offices de brevets dans le monde tiennent un registre de tous les numéros de publication qu'ils ont attribués, avec une indication de l'état de la publication en question. Les offices IP5 (Office européen des brevets, Office japonais des brevets, Office coréen de la propriété intellectuelle, Administration nationale de la propriété intellectuelle de la République populaire de Chine et Office des brevets et des marques des Etats-Unis) ont arrêté certaines normes et définitions concernant leurs fichiers d'autorité. On trouvera des informations correspondantes sur les fichiers d'autorité IP5 ainsi que des liens vers le fichier d'autorité de chacun des offices IP5 sur le site Internet IP5.
La mise en place d'un fichier d'autorité, lancée par les offices IP5, est considérée comme une mesure importante d'assurance de la qualité et a donné lieu à la norme ST.37 de l'OMPI intitulée "Recommandation concernant un fichier d'autorité des documents de brevet publiés". Aujourd'hui, 29 offices de PI du monde entier proposent des fichiers d'autorité. Pour un aperçu complet des offices, de la couverture et des fréquences de mise à jour, rendez-vous sur la page Internet de l'OMPI concernant le fichier d'autorité.
Le fichier d'autorité EP est publié tous les six mois. Il est disponible au format XML, CSV et JSON et peut être téléchargé gratuitement sur la page intitulée Fichier d'autorité EP du site Internet de l'OEB. Il se présente sous la forme d'un tableau comportant plusieurs colonnes pour chaque numéro de publication : code du pays, numéro de série, code de type du document, date de publication et, le cas échéant, "code d'exception".
La plupart des numéros de publication n'ont pas de code d'exception. Cela signifie que la publication en question est une publication "régulière", disponible sur le Serveur de publication européen.
Toutefois, si le numéro de publication ne correspond pas à une publication régulière, un code d'exception sera ajouté afin d'indiquer pourquoi. Le fichier d'autorité EP peut comprendre les codes d'exception suivants :
|
Code d'exception |
Signification |
|---|---|
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E |
Publication euro-PCT non republiée |
|
S |
Rapport complémentaire de recherche |
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W |
Retrait |
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R |
Nouvelle publication |
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N |
Numéro de publication non utilisé |
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M |
Document publié manquant |
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D |
Suppression après publication |
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U |
Numéro de publication inconnu |
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C |
Document incorrect |
De plus amples informations figurent dans la description technique du fichier d'autorité EP, qui donne aussi un aperçu du nombre de publications comportant un certain code de type et du nombre de documents auxquels ont été attribués chacun des codes d'exception.
La dernière mise à jour du fichier d'autorité EP a été publiée le 30 juin 2022. Pour répondre aux dernières recommandations de la Norme 37 de l'OMPI, la nouvelle édition du fichier d'autorité EP indique également si du texte intégral se prêtant à la recherche est disponible dans l'abrégé, la description et/ou les revendications du document de brevet. Les codes des langues dans lesquelles le texte intégral se prêtant à la recherche est disponible sont indiqués dans chacune des parties d'un document (abrégé, description et/ou revendications). L'absence de données se prêtant à la recherche dans le texte intégral est indiquée par le caractère N à la place du code de la langue. Si le code de langue est vide, cela signifie que cette partie du document ne devrait pas figurer dans le document publié. Par exemple, les document EP-B publiés n'ont pas d'abrégé et les corrections publiées des pages de titre ne contiennent pas de description ni de revendication.
L'image ci-contre montre l'entrée du fichier d'autorité au format XML pour le premier document de publication B1. Comme décrit ci-dessus, les publications B ne contiennent pas le texte intégral de l'abrégé mais le texte intégral de la description est disponible en allemand et celui des revendications est fourni dans les trois langues officielles de l'OEB.
