Beschaffungsverfahren

Das EPA wendet für seine Ausschreibungen in Abhängigkeit bestimmter Faktoren wie Art und Wert der zu beschaffenden Waren und Dienstleistungen oder ihrer Markteinführungszeit unterschiedliche Verfahren an, die nachstehend erläutert werden. Grundsätzlich können Verträge mit einem Wert von höchstens 15 000 EUR ohne Bekanntmachung vergeben werden. Die freihändige Vergabe nach Wettbewerb ist nur für Verträge mit einem Wert zwischen 15 000 und 200 000 EUR möglich.

Wettbewerbliches Verfahren

Ein wettbewerbliches Verfahren ist eine Beschaffungsmaßnahme, an der mehrere Bieter beteiligt sind. Das EPA macht die Ausschreibung bekannt (unbeschränktes Ausschreibungsverfahren) oder lädt ausgewählte Anbieter zur Teilnahme ein (freihändige Vergabe nach Wettbewerb). Es bewertet die Angebote und vergibt den Auftrag entweder auf der Grundlage des Preises oder einer Kombination aus Preis und anderen Faktoren (nach Ermessen, z. B. Qualität, Service, Pünktlichkeit).

Unbeschränkte Verfahren werden bevorzugt. Zunehmend einschränkende Verfahren wie beschränkte Ausschreibungen (mit oder ohne Bekanntmachung) und freihändige Vergaben mit oder ohne Wettbewerb bedürfen einer gesondert geprüften und dokumentierten Begründung und müssen die in den Ausschreibungsunterlagen genannten relevanten Bedingungen erfüllen.

Arten von Vergabeverfahren

Unbeschränkte Ausschreibung: Die Ausschreibungen werden im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union (Tenders Electronic Daily, TED) und im Bereich "Beschaffung" der EPA-Website veröffentlicht. Interessierte Anbieter können darauf reagieren.

Beschränkte Ausschreibung: Infrage kommende Anbieter, die die in der Bekanntmachung genannten Auswahlkriterien erfüllen, werden von der Zentralen Beschaffung eingeladen, ein Angebot abzugeben.

Alle Ausschreibungen, ob unbeschränkt oder beschränkt, werden in den EPÜ-Vertragsstaaten und gegebenenfalls auch in Nichtvertragsstaaten bekannt gemacht. Bei beschränkten Ausschreibungen kann die Bekanntmachung jedoch unterbleiben, wenn sie aufgrund der Art der jeweiligen Waren bzw. Dienst- oder Werkleistungen die Interessen der Organisation gefährden würde.

Wettbewerbliches Verhandlungsverfahren: Der Prozess zur Auswahl geeigneter Anbieter beginnt nach der Veröffentlichung des Aufrufs zum Wettbewerb im Beschaffungsbereich der EPA-Website, in dem der Verhandlungsrahmen festgelegt wird. Zur Teilnahme am wettbewerblichen Verhandlungsverfahren werden nur ausgewählte Bieter aufgefordert, die in der Lage sind, den Auftrag auszuführen.

Wettbewerbliches Verhandlungsverfahren: Aufträge können im wettbewerblichen Verhandlungsverfahren nach einem Aufruf zum Wettbewerb vergeben werden, wenn es bei technisch besonders komplexen Sachverhalten objektiv nicht möglich ist, die technischen Lösungen, die die Anforderungen und Ziele des Amts erfüllen, so hinreichend zu definieren, dass eine unbeschränkte oder beschränkte Ausschreibung möglich wäre. Der Aufruf zum Wettbewerb gibt den Verhandlungsrahmen an. Dieser darf nicht nachträglich erweitert werden.

Wettbewerbliche Beschaffungsverfahren, die eine Begründung erfordern:
a. Beschränkte Ausschreibung ohne Bekanntmachung (bei hohem Sicherheitsrisiko)
b. Freihändige Vergabe nach Wettbewerb

Außergewöhnliche Beschaffungen
a. Wettbewerbliches Verhandlungsverfahren (aufgrund technischer Komplexität sowie fehlender detaillierter Spezifikation und Vergleichbarkeit)
b. Freihändige Vergabe
c. Dynamisches Beschaffungssystem

Wesentliche Grundsätze bei der Vergabe öffentlicher Aufträge

Wettbewerb
a. Nur ein Angebot pro Anbieter (in bestimmten Situationen sind mehrere Angebote zulässig)
b. Vertrauliche Behandlung von Angebot und Bieteridentität

Gleichbehandlung/Nichtdiskriminierung
a. Alle Bieter werden gleich behandelt – Nichtdiskriminierung und Neutralität erforderlich
b. Informationen (oder deren Fehlen), die dem Wettbewerb schaden könnten, werden nicht berücksichtigt.
c. Nur vollständige Gebote entsprechen dem Grundsatz der Gleichbehandlung.
d. Unparteilichkeit bei der Bewertung der Angebote

Transparenz
a. Die Ausschreibungs-/Verdingungsunterlagen definieren die Eignungs- und Vergabekriterien.
b. Im Ausschreibungsverfahren getroffene Entscheidungen werden dokumentiert.

Das EPA stellt sicher, dass der Beschaffungsprozess der Finanzordnung und den Vergaberichtlinien der Organisation entspricht und die Beschaffungsverfahren professionell, korrekt, fair, zeitnah und transparent durchgeführt werden. Die Beschaffungsverfahren des EPA unterliegen den folgenden Grundsätzen:

• Integrität - Wettbewerbe werden fair und transparent unter Einhaltung grundlegender Best Practices durchgeführt
• Kosteneffizienz - hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis
• Ethik - Beschaffungsverfahren und -maßnahmen erfolgen nach ethischen Geschäftspraktiken
• Ökologische und soziale Nachhaltigkeit – Bewertungskriterien umfassen nun Nachhaltigkeitsaspekte
• Unparteilichkeit - Nichtdiskriminierung von Bietern, zum Beispiel aufgrund der Nationalität